Integritetspolicy

I denna integritetspolicy förklarar vi hur OwlApply Oy (”OwlApply”, ”vi”, ”oss”) behandlar personuppgifter när du använder våra webbplatser owlapply.com och app.owlapply.com och servrarna bakom dem, webbläsartillägget OwlApply, AI-intervjun och de e-postmeddelanden som vi skickar (gemensamt ”Tjänsterna”).

Denna version gäller från och med den 3 oktober 2026. I vår cookiepolicy förklarar vi närmare hur vi använder cookies.

Vem som ansvarar för dina uppgifter

Personuppgiftsansvarig för dina personuppgifter är OwlApply Oy, ett finskt aktiebolag (FO-nummer 3622413-7), Tiistinkallio 6, 02230 Espoo, Finland.

Du kan kontakta oss i alla frågor som rör dataskydd på [email protected]. Vår kontaktperson för dataskyddsfrågor är Tufan Yavaş.

Vad vi samlar in, varför och med vilken rättslig grund

För varje typ av personuppgifter nedan förklarar vi vad vi samlar in, varför, vilken rättslig grund vi har enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR) och hur länge vi sparar uppgifterna. De rättsliga grunder som vi stöder oss på är:

• Avtal (artikel 6.1 b i dataskyddsförordningen): behandlingen är nödvändig för att tillhandahålla en tjänst som du har begärt enligt våra användarvillkor, eller för att vidta åtgärder som du begär innan du registrerar dig.
• Rättslig förpliktelse (artikel 6.1 c): behandlingen krävs enligt lag, till exempel bokföringslagstiftningen.
• Berättigade intressen (artikel 6.1 f): behandlingen är nödvändig för ett intresse som vi anger nedan, och dina intressen och rättigheter väger inte tyngre än det intresset. Du kan invända mot behandlingen; se ”Din rätt att invända”.
• Samtycke (artikel 6.1 a): du har samtyckt, till exempel till analyscookies eller marknadsföringsmejl. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke.
• Uttryckligt samtycke (artikel 9.2 a): för känsliga uppgifter som du själv väljer att lämna till oss; se ”Känsliga uppgifter”.

Ditt konto

• Vad vi samlar in: din e-postadress, ditt lösenord (som endast lagras i hashad form) och, om du anger det, ditt namn. Om du loggar in med Google, Facebook eller LinkedIn får vi från den leverantören ditt konto-ID, namn, e-postadress och profilbild. Vi sparar också vilken plan du har, din abonnemangsstatus och dina krediter, din hänvisningskod och vem som hänvisade dig, de uppgifter som håller dig inloggad, när du senast loggade in, om din e-postadress är verifierad, när du godkände våra användarvillkor och om du har samtyckt till att ta emot marknadsföringsmejl.
• Varför: för att skapa och sköta ditt konto, logga in dig, skydda ditt konto och ge dig de funktioner som ingår i din plan.
• Rättslig grund: avtal. Uppgifterna om att du har godkänt villkoren och om ditt val i fråga om marknadsföring sparar vi för att kunna styrka dem (rättslig förpliktelse och berättigade intressen).
• Hur länge: tills du raderar ditt konto.

CV:n, personliga brev och andra dokument

• Vad vi samlar in: CV-filer som du laddar upp (PDF-, Word- eller bildfiler), den text som vi extraherar ur dem, eventuella foton i dem (som vi automatiskt identifierar och beskär) och förhandsgranskningsbilder; de CV:n och personliga brev som du skapar eller redigerar, inklusive kontaktuppgifter, foto, arbetslivserfarenhet, utbildning, kompetenser, språk, projekt, utmärkelser, certifikat, publikationer, fritidsintressen, referenser och egna avsnitt; samt varje CV:s ATS-poäng och språk. Om du importerar en LinkedIn-profil hämtar vi från LinkedIn namn, rubrik, erfarenhet, utbildning, kompetenser och foto för profilen på den adress som du anger.
• Varför: för att tillhandahålla CV-verktyget, ATS-poäng, personliga brev, nedladdningar och jobbmatchning. För jobbmatchningen omvandlar vår jobbsökningstjänst texten i ditt CV till en numerisk representation som kan jämföras med jobbannonser.
• Rättslig grund: avtal.
• Hur länge: tills du raderar dokumentet eller ditt konto. Foton i CV:n som har skapats med CV-verktyget tas för närvarande inte bort när du raderar ditt konto; se ”Så raderar du dina uppgifter”.

Autofyllprofil

• Vad vi samlar in: de uppgifter som du sparar för jobbansökningar: namn, e-postadress, telefonnummer, kön, ort, länkar till LinkedIn, GitHub och webbplats, om du har rätt att arbeta och om du behöver visumsponsring, när du kan börja, önskemål om distansarbete, språk, löneanspråk samt dina egna frågor och svar.
• Varför: för att webbläsartillägget ska kunna fylla i ansökningsformulär åt dig; se ”Webbläsartillägget”.
• Rättslig grund: avtal; uttryckligt samtycke för känsliga uppgifter som du väljer att lägga till.
• Hur länge: tills du ändrar eller raderar uppgifterna eller raderar ditt konto.

Jobbsökning, ansökningsspårare och uppföljningar

• Vad vi samlar in: dina inställningar för jobbsökning; jobb som du blockerar i jobbsökningen; jobb som du sparar i ansökningsspåraren (titel, företag, status, ort, länk, annonstext samt det CV och personliga brev som du använde); och de uppföljningsmeddelanden som du skapar.
• Varför: för att visa dig matchande jobb, hjälpa dig att hålla ordning på dina ansökningar och skriva utkast till uppföljningsmeddelanden. För att skriva ett utkast till ett uppföljningsmeddelande skickar vi företaget, jobbtiteln, ansökningsstatusen, antalet dagar sedan du sökte, den ton som du valde och ditt namn till Google.
• Rättslig grund: avtal.
• Hur länge: tills du ändrar eller raderar uppgifterna eller raderar ditt konto. Listan över jobb som du har blockerat tas för närvarande inte bort när du raderar ditt konto; vi raderar den på begäran.

AI-chatt

• Vad vi samlar in: dina konversationer med AI-assistenterna i webbappen, inklusive de CV- och jobbuppgifter som de arbetar med och de ändringar som de gör; samt de frågor som du ställer i AI-chatten i tillägget.
• Varför: för att besvara dina frågor och redigera dina dokument när du ber om det, och för att du ska kunna fortsätta en konversation eller ångra en ändring.
• Rättslig grund: avtal.
• Hur länge: konversationer i webbappen: tills du raderar ditt konto. Konversationer i tilläggets AI-chatt lagras inte på våra servrar; tillägget skickar dina senaste meddelanden på nytt med varje ny fråga.

AI-intervju

• Vad vi samlar in: din röst medan intervjun pågår (endast mikrofonen; kameran används inte), transkriptet i realtid, den jobbannons som du övar inför, en sammanfattning av ditt CV, intervjuns språk och typ, din intervjurapport samt hur länge sessionen pågick och hur den avslutades.
• Så fungerar det: ditt ljud strömmas via Daily och transkriberas i realtid av Deepgram; intervjuarens frågor formuleras av OpenAI och läses upp av Googles tjänst för text till tal. OwlApply spelar inte in ditt ljud.
• Varför: för att genomföra övningsintervjun och ge dig en rapport.
• Rättslig grund: avtal.
• Hur länge: transkriptet och rapporten: tills du raderar ditt konto. Vårt intervjusystem skriver också tekniska loggar för varje session, och de kan innehålla delar av samtalet; loggarna raderas för närvarande inte automatiskt, och vi raderar dem på begäran.

ATS-kontroll och användning utan konto

• Vad vi samlar in: för den kostnadsfria ATS-kontrollen av CV: den fil som du laddar upp, en förhandsgranskningsbild, de uppgifter som vi extraherar ur filen (inklusive dina kontaktuppgifter), resultatet och din IP-adress. För ett CV som du skapar utan konto: utkastet, dess layout, eventuellt foto och din IP-adress.
• Varför: för att granska ditt CV och visa dig resultatet, för att du ska kunna börja på ett CV innan du registrerar dig och för att förhindra missbruk.
• Rättslig grund: avtal (åtgärder som du begär innan du registrerar dig); berättigat intresse av att förhindra missbruk (IP-adress).
• Hur länge: ATS-kontroller kopplas inte till något konto, inte ens om du var inloggad, och sparas tills du ber oss att radera dem; skicka oss i så fall länken till kontrollen. Utkast som har skapats utan konto raderas 30 dagar efter din senaste ändring, men ett foto i ett sådant utkast sparas för närvarande tills du ber oss att radera det.

Alla som har länken till en ATS-kontroll eller ett utkast kan öppna kontrollen eller utkastet, så dela sådana länkar endast med personer som du litar på.

Betalningar

• Vad vi samlar in: Stripe samlar in dina kortuppgifter eller andra betalningsuppgifter direkt; vi ser aldrig ditt fullständiga kortnummer och lagrar inga kortuppgifter. Stripe samlar också in namn och adress för fakturering, e-postadress och, om du anger ett sådant, ditt skatteregistreringsnummer. Vi lagrar dina kund- och abonnemangsidentifierare hos Stripe, din plan och datumen för ditt abonnemang. Varje gång du går till kassan skickar vi också följande till Stripe: ditt användar-ID hos OwlApply, dina identifierare för Google Analytics, uppgifter om den kampanj som du registrerade dig via och en eventuell klickreferens från en OpenAI-annons.
• Varför: för att ta emot betalningar, beräkna skatt, hantera ditt abonnemang, sköta bokföringen och förstå vilka kanaler som leder till köp.
• Rättslig grund: avtal; rättslig förpliktelse i fråga om bokförings- och skatteuppgifter; berättigat intresse av att analysera köp.
• Hur länge: abonnemangsuppgifter: tills du raderar ditt konto. Fakturerings- och transaktionsuppgifter: så länge som den finska bokföringslagstiftningen kräver, i regel sex år efter räkenskapsårets utgång. Därför behåller vi dina kunduppgifter hos Stripe även efter att du har raderat ditt konto.

Affiliateprogram

• Vad vi samlar in: om du går med i vårt affiliateprogram: dina utbetalningsuppgifter (kontoinnehavarens namn, bank, kontonummer, IBAN, SWIFT/BIC-kod eller e-postadress för PayPal) samt dina intäkter och utbetalningar. När någon besöker OwlApply via en affiliatelänk registrerar vi besöket med besökarens IP-adress, webbläsarens användaragent, hänvisande sida och land, och vi sätter en hänvisningscookie som gäller i 30 dagar.
• Varför: för att hänvisningar ska tillgodoräknas korrekt och för att betala ut provision.
• Rättslig grund: avtal (affiliatepartner); berättigat intresse av att hänvisningar tillgodoräknas korrekt (besöksuppgifter); rättslig förpliktelse (betalningsuppgifter).
• Hur länge: affiliateuppgifter och intäkter: tills du raderar ditt konto; betalningsuppgifter: så länge som bokföringslagstiftningen kräver (se ”Betalningar”); besöksuppgifter: tills du ber oss att radera dem.

Meddelanden, återkoppling och e-post

• Vad vi samlar in: meddelanden som du skickar till oss via e-post eller via vårt kontaktformulär (namn, e-postadress, ämne, meddelande och, för formuläret, din IP-adress); återkoppling och enkätsvar (betyg, kommentarer, skäl och, om du anger den, din e-postadress), inklusive det återkopplingsformulär som vi visar när du avinstallerar tillägget; din prenumeration på nyhetsbrevet (e-postadress och namn); samt uppgifter om de e-postmeddelanden som vi skickar till dig (mottagare, ämne, uppgifter om innehållet och leveransstatus).
• Varför: för att svara dig, förbättra Tjänsterna, skicka e-postmeddelanden om tjänsten (till exempel om registrering, återställning av lösenord, exporter och ditt abonnemang), skicka det nyhetsbrev eller de marknadsföringsmejl som du har bett om och hålla reda på vad vi har skickat. Vårt kontaktformulär använder Google reCAPTCHA för att stoppa skräppost.
• Rättslig grund: berättigat intresse av att besvara förfrågningar, förbättra Tjänsterna, förhindra skräppost och dokumentera vår e-post; avtal för e-postmeddelanden om tjänsten; samtycke för nyhetsbrevet och marknadsföringsmejl.
• Hur länge: tills du ber oss att radera dem. Du kan när som helst avsluta nyhetsbrevet och marknadsföringsmejlen i dina kontoinställningar, via den avregistreringsmöjlighet som vi erbjuder eller genom att mejla oss.

Aktivitets- och säkerhetsloggar

• Vad vi samlar in: när du använder webbappen eller tillägget loggar våra servrar de åtgärder som du vidtar, till exempel när du skapar ett CV eller uppdaterar din autofyllprofil, tillsammans med tidpunkt, din IP-adress, webbläsarens användaragent, hänvisande sida, resultatet och, för många åtgärder, de uppgifter som du skickade in. Lösenord och säkerhetstokens tas bort ur dessa loggar, och det formulärinnehåll som tillägget skickar för autofyll loggas inte. Webbappen rapporterar också tekniska fel till oss med sidans adress (där känsliga delar har tagits bort), uppgifter om webbläsaren och ditt användar-ID. Utifrån din IP-adress fastställer vi ditt land, för att kunna visa dig priserna för ditt land och registrera varifrån registreringarna kommer; vi samlar inte in din exakta position.
• Varför: för att hålla Tjänsterna säkra, upptäcka och utreda missbruk och fel, hjälpa dig när du kontaktar oss och förstå hur funktionerna används.
• Rättslig grund: berättigat intresse av säkerhet, driftsäkerhet och förbättring av Tjänsterna.
• Hur länge: tills du raderar ditt konto.

Hur du hittade oss

• Vad vi samlar in: en gång, när du registrerar dig: kampanjtaggarna i den länk som du använde, den webbplats som hänvisade dig, den första sidan som du besökte, hur du registrerade dig och ditt land; samt, om du kom via en annons, klick-ID:t från Google Ads eller OpenAI Ads. Vi registrerar klick-ID:t från Google Ads i länken även om du har avböjt reklamcookies.
• Varför: för att förstå vilka marknadsföringskanaler som ger nya användare och köp, och för att kunna kreditera partner korrekt.
• Rättslig grund: berättigat intresse.
• Hur länge: tills du raderar ditt konto. Den kopia som skickas till Stripe i samband med ett köp sparas tillsammans med faktureringsuppgifterna.

Analys och annonsering

På owlapply.com och app.owlapply.com använder vi Google Analytics (användningsstatistik som kopplas till ditt användar-ID hos OwlApply när du är inloggad), Microsoft Clarity (inspelningar av sessioner på sidorna och värmekartor som visar hur sidorna används) och Google Ads (mätning av köp som följer på ett annonsklick). Där vår cookiebanner visas, vilket omfattar hela EES, får dessa verktyg använda cookies först när du har godkänt dem, och du kan när som helst ändra ditt val. Rättslig grund: samtycke. Mer information finns i vår cookiepolicy.

Våra webbplatser laddar också OpenAI:s tagg för annonsmätning. Den rapporterar sidvisningar och viktiga händelser (registrering, påbörjat köp i kassan, inskickat kontakt- eller nyhetsbrevsformulär, uppladdat CV) till OpenAI och, när du är inloggad, även en hashad form av din e-postadress och ditt användar-ID hos OwlApply. Taggen laddas för närvarande direkt och inte via cookiebannern.

Våra servrar skickar också konverteringsrapporter. När du skapar ett konto rapporterar vi detta till OpenAI:s annonsplattform med en hashad form av din e-postadress, ditt användar-ID och ditt för- och efternamn, tillsammans med din IP-adress, webbläsarens användaragent och en eventuell klickreferens från en OpenAI-annons. När du köper ett abonnemang skickar vi samma uppgifter samt faktureringsadressens land, ort, region och postnummer från kassan, och vi rapporterar köpet till Google Analytics med ditt användar-ID och din identifierare för Google Analytics. Dessa rapporter påverkas inte av dina val i fråga om cookies.

Vi använder OpenAI-taggen och konverteringsrapporterna för att mäta om vår annonsering leder till registreringar och köp. Rättslig grund: berättigat intresse; du kan när som helst invända (se ”Din rätt att invända”). Google, Microsoft och OpenAI sparar dessa uppgifter enligt sina egna villkor och våra kontoinställningar.

Förbättring av Tjänsterna och statistik

• Vad vi använder: uppgifter från Tjänsterna, till exempel resultat av ATS-kontroller, analyserade jobbannonser och transkript från AI-intervjuer.
• Varför: för att testa och förbättra våra funktioner, till exempel genom att köra verkliga jobbannonser och intervjutranskript genom en ny version av en funktion för att kontrollera dess kvalitet innan den lanseras, och för att ta fram aggregerad statistik, till exempel om hur vanliga vissa problem i CV:n är. Vi publicerar endast aggregerade siffror som inte identifierar någon. Vi tränar inte egna AI-modeller på dina uppgifter.
• Rättslig grund: berättigat intresse av att förbättra Tjänsterna och informera arbetssökande.
• Hur länge: under de perioder som anges i denna policy; publicerad statistik innehåller inga personuppgifter.

Webbläsartillägget

Webbläsartillägget OwlApply analyserar jobbannonser och fyller i jobbansökningar på andra webbplatser. Så här hanterar det uppgifter:

• Var tillägget är aktivt: tilläggets skript körs på de sidor som du besöker, men de agerar endast på sidor vars adress ser jobbrelaterad ut, till exempel jobbannonser och ansökningsformulär, eller där du själv öppnar tillägget.
• Automatisk analys: om automatisk öppning är aktiverad (standardinställningen) och du är inloggad öppnar tillägget sin panel på en sådan sida och skickar sidans jobbtext och adress till OwlApply för analys, utan att du behöver klicka något mer. Det kan även gälla sidor som visar sig inte vara jobbannonser, till exempel ansökningsformulär eller kandidatportaler. Detsamma sker när du själv öppnar panelen. Du kan stänga av automatisk öppning för en enskild webbplats eller överallt.
• Autofyll: när du startar autofyll skickar tillägget formulärets frågor, deras svarsalternativ och eventuella värden som redan finns i fälten till OwlApply. Vi skickar dem, tillsammans med din autofyllprofil och ditt CV, till vår AI-leverantör (som standard OpenAI), och tillägget för in svaren i formuläret. Om du inte stänger av dessa alternativ bifogar det också ditt CV och ditt personliga brev i fält för filuppladdning. Kontrollera varje svar innan du skickar in en ansökan.
• Lösenord: det som autofyll skickar omfattar aldrig lösenordsfält. I ett lösenordsfält skriver tillägget endast in det registreringslösenord som du har sparat, och endast på de arbetsgivarwebbplatser som beskrivs i nästa avsnitt.
• Annonscache: texten och adressen för varje analyserad sida och resultatet av analysen sparas i en gemensam annonscache som inte är kopplad till ditt konto, så att samma annons inte behöver analyseras två gånger. Cachen har för närvarande inget fast datum för radering. Matchningsresultat mellan en annons och ditt CV lagras med en hänvisning till det CV:t.
• På din enhet: dina inställningar för tillägget, webbplatsregler, inloggningstokens och liknande inställningar lagras i din webbläsare, i tilläggets eget lagringsutrymme. Den annons som visas i en flik sparas endast tills du stänger fliken.
• Cookies: tillägget använder sin behörighet för cookies endast för att hålla dig inloggad på OwlApply. Det läser inte andra webbplatsers cookies.
• Inga spårare från tredje part: tillägget innehåller ingen analys- eller annonskod från tredje part. Utöver OwlApplys servrar laddar det endast resurser från den webbplats som du befinner dig på (till exempel sidans stilmallar, för att sidan ska få plats bredvid panelen) och, på Dayforce, de två dokument som beskrivs i nästa avsnitt. När du avinstallerar tillägget öppnar det en kort sida för återkoppling på vår webbplats.
• Dina val: du kan när som helst stänga av automatisk öppning för en webbplats eller överallt, logga ut eller avinstallera tillägget. Vid avinstallation raderas allt som tillägget har lagrat i din webbläsare; uppgifter som redan har skickats till oss hanteras enligt denna policy.

Rättslig grund: avtal för de funktioner som du använder; för annonscachen berättigat intresse av att driva Tjänsterna effektivt.

Registreringsuppgifter för arbetsgivares webbplatser

Många arbetsgivares ansökningssystem (till exempel Workday, iCIMS, SAP SuccessFactors, UKG Pro, Taleo och BrassRing) kräver ett konto innan du kan söka. Du kan spara en e-postadress och ett lösenord i tillägget för att skapa sådana konton och logga in på dem.

• Du anger dem endast på tilläggets egen inställningssida.
• De lagras endast i den webbläsare där du sparar dem, krypterade med AES-GCM med en nyckel som inte kan exporteras och som förvaras av tillägget.
• Vid sidan av dem förvarar tillägget en på samma sätt krypterad lista över arbetsgivares webbplatser där det redan finns ett konto med dessa uppgifter: webbplatser där tillägget har skapat kontot, där du har loggat in med dem via tillägget eller där webbplatsen har angett att e-postadressen redan är registrerad. Tillägget använder listan endast för att logga in dig på dessa webbplatser i stället för att försöka skapa ett andra konto. Listan stannar i din webbläsare, skickas aldrig till OwlApply och raderas när du ändrar den sparade e-postadressen.
• De skickas aldrig till OwlApplys servrar eller till AI-leverantörer, skrivs aldrig till loggar och ingår aldrig i de formulärdata som autofyll skickar för AI-svar.
• Tillägget skriver endast in dem i motsvarande fält på dessa arbetsgivares webbplatser, och endast när du startar detta från tilläggets panel.
• När du ber tillägget att skapa ett konto godkänner det arbetsgivarens integritetsmeddelande eller villkor åt dig där webbplatsen begär det (vanligtvis genom att markera kryssrutan eller klicka på knappen för att godkänna; på Dayforce öppnar det först integritetsförklaringen och villkoren i flikar i bakgrunden, eftersom den webbplatsen kräver det). Säkerhetskontroller såsom CAPTCHA-tester, koder som webbplatsen skickar till dig, verifiering via telefon och säkerhetsfrågor lämnas alltid åt dig: tillägget fyller i resten av formuläret och väntar. Kontot skapas, eller du loggas in, först när du själv klickar på knappen för att skapa konto eller logga in, antingen på webbplatsen eller i tillägget, vars knapp klickar på webbplatsens knapp åt dig. Läs arbetsgivarens villkor och integritetsmeddelande innan du gör det.
• Kontot skapas hos arbetsgivaren eller hos det företag som driver arbetsgivarens ansökningssystem, och det företagets integritetsmeddelande gäller för kontot.
• Om du tar bort registreringsuppgifterna på inställningssidan eller avinstallerar tillägget raderas de tillsammans med listan över arbetsgivares webbplatser.

Vi rekommenderar att du väljer ett lösenord som du inte använder någon annanstans.

Hur vi använder AI

Många funktioner i Tjänsterna använder AI-modeller från externa leverantörer. Vad en leverantör får beror på funktionen: oftast ditt CV, inklusive kontaktuppgifterna i det, och beroende på funktion även din autofyllprofil, jobbannonsen, frågorna i ett formulär, dina meddelanden eller ditt tal.

• OpenAI, vår standardleverantör: svar för autofyll, personliga brev, omskrivning och översättning av CV:n, formulering av sammanfattningar och punktlistor, nyckelord och sammanfattningar av jobbannonser, AI-assistenterna i webbappen samt AI-intervjun (intervjuare, sammanfattning av CV och rapport).
• Google (Gemini): läsning av uppladdade CV:n, även i ATS-kontrollen och vid användning utan konto, samt utkast till uppföljningsmeddelanden.
• Groq: AI-chatten i tillägget, som får dina senaste meddelanden, ditt CV och annonsen.
• OpenRouter och de modelleverantörer som OpenRouter vidarebefordrar förfrågningar till: att avgöra om en sida är en jobbannons, extrahera dess uppgifter och bedöma hur väl ditt CV passar för den. OpenRouter är också vår reserv när en annan AI-leverantör inte är tillgänglig; din förfrågan kan då hanteras av en annan modelleverantör.
• Deepgram (tal till text) och Google (text till tal): AI-intervjun.

Vi tränar inte egna AI-modeller på dina uppgifter. Varje leverantör hanterar uppgifterna enligt sina egna villkor. OpenAI:s API, som vi använder, använder som standard inte uppgifter som skickas via det för att träna OpenAI:s modeller och kan spara dem i upp till 30 dagar för att övervaka missbruk. Enligt Deepgrams standardvillkor får Deepgram använda det ljud som företaget behandlar för att förbättra sina modeller för taligenkänning. Övriga leverantörers villkor skiljer sig åt; fråga oss om du vill ha närmare uppgifter.

AI-resultat är förslag. Matchningspoäng, förslag om huruvida du bör söka, genererade svar och dokument tas fram automatiskt, men det är du som bestämmer vad du använder och vad du skickar till en arbetsgivare. Vi fattar inga beslut om dig som enbart grundas på automatiserad behandling och som har rättsliga följder för dig eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dig (artikel 22 i dataskyddsförordningen). AI-genererat innehåll kan vara felaktigt, så kontrollera det innan du använder det.

För att hitta och åtgärda fel spårar vi förfrågningar till vissa av våra AI-funktioner med LangSmith, en tjänst från LangChain, i dess EU-region. Fält som direkt identifierar dig ersätts med pseudonyma koder, och spårningarna raderas efter 14 dagar.

Känsliga uppgifter

Vi efterfrågar inte särskilda kategorier av personuppgifter, till exempel uppgifter om din hälsa, ditt etniska ursprung, din religion, dina politiska åsikter, ditt medlemskap i en fackförening eller din sexuella läggning. Om du tar med sådana uppgifter i ett CV, i din autofyllprofil eller i dina egna frågor och svar behandlar vi dem endast för att tillhandahålla den funktion där du använder dem, med stöd av ditt uttryckliga samtycke (artikel 9.2 a i dataskyddsförordningen), som du lämnar genom att ange uppgifterna. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke genom att radera uppgifterna. Ta bara med dem om du verkligen behöver det.

Ansökningsformulär innehåller ofta frivilliga frågor om lika möjligheter, till exempel om etnicitet, funktionsnedsättning, veteranstatus eller religion. Vår autofyll är instruerad att endast besvara dem utifrån det som du själv har angett och annars välja alternativet att avstå från att svara. Kontrollera dessa svar innan du skickar in ansökan.

Uppgifter om andra personer

Om ditt CV innehåller uppgifter om andra personer, till exempel namn och kontaktuppgifter till dina referenser, ska du se till att de godtar att du delar uppgifterna. Vi använder sådana uppgifter endast som en del av ditt CV. Använd LinkedIn-importen endast för din egen profil.

Jobbannonser som tillägget analyserar innehåller ibland en rekryterares namn eller kontaktuppgifter. Dessa förblir en del av annonstexten i annonscachen (berättigat intresse av att tillhandahålla jobbanalys).

Om vi har uppgifter om dig för att någon annan har lämnat dem till oss kan du kontakta oss för att utöva dina rättigheter.

Varifrån dina uppgifter kommer

De flesta uppgifter som vi behandlar kommer från dig. Vi får också uppgifter:

• från de webbplatser där du använder tillägget: text och adress för jobbrelaterade sidor samt frågor och befintliga värden i ansökningsformulär;
• från Google, Facebook eller LinkedIn, om du loggar in med dem: ditt konto-ID, namn, e-postadress och profilbild;
• från LinkedIn, om du importerar en profil: de profiluppgifter som beskrivs under ”CV:n, personliga brev och andra dokument”;
• från Stripe: status för dina betalningar och ditt abonnemang samt, vid köp, platsuppgifterna i din faktureringsadress;
• från länken som ledde dig till oss och från din IP-adress: kampanjtaggar, hänvisande webbplats, klick-ID:n från annonser och ditt land.

Måste du lämna dina uppgifter till oss?

För att skapa ett konto behöver du en e-postadress och ett lösenord, eller ett Google-, Facebook- eller LinkedIn-konto, och du måste godkänna våra användarvillkor. För att köpa ett abonnemang måste du lämna dina betalnings- och faktureringsuppgifter till Stripe. Allt annat är frivilligt, men vissa funktioner fungerar inte utan vissa uppgifter: autofyll behöver till exempel din profil och AI-intervjun behöver din mikrofon. Du är inte skyldig enligt lag att lämna personuppgifter till oss.

Vem som får dina uppgifter

Vi anlitar företagen nedan för att tillhandahålla Tjänsterna. De flesta av dem behandlar personuppgifter för vår räkning och endast för att tillhandahålla sin tjänst till oss. Vissa kan också använda uppgifterna för egna ändamål enligt sina egna integritetspolicyer, särskilt inloggningsleverantörerna, annonsplattformarna och, som förklaras under ”Hur vi använder AI”, Deepgram.

Vi lämnar också ut personuppgifter till arbetsgivare och till de företag som driver deras ansökningssystem när du söker ett jobb (de får det som du skickar in och hanterar det enligt sina egna integritetsmeddelanden); till myndigheter när lagen kräver det; och till en köpare eller efterträdare om vår verksamhet, eller en del av den, säljs, fusioneras eller omstruktureras.

Överföringar utanför EES

Våra egna servrar, vår e-postleverantör och vår spårning av AI-fel finns inom EU. Mottagarna i USA är OpenAI, Google, Groq, OpenRouter och de modelleverantörer som OpenRouter vidarebefordrar förfrågningar till, Deepgram, Daily, Stripe, Cloudflare (vars nätverk är verksamt över hela världen), Microsoft, Meta och LinkedIn.

Om en mottagare är certifierad enligt EU–U.S. Data Privacy Framework (ramverket för dataskydd mellan EU och USA) grundas överföringen på Europeiska kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå för det ramverket. I annat fall grundas den på Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler. Du kan fråga oss vilken skyddsåtgärd som gäller för en viss mottagare och begära en kopia av den.

Hur länge vi sparar dina uppgifter

Vi sparar personuppgifter endast så länge som vi behöver dem för de ändamål som beskrivs ovan, om inte lagen kräver att vi sparar dem längre. ”Tills du raderar ditt konto” innebär tills ditt konto raderas vid utgången av den 30-dagarsperiod som börjar när du begär radering.

Säkerhetskopior: vi säkerhetskopierar våra databaser regelbundet. Uppgifter som du raderar kan finnas kvar i dessa säkerhetskopior i upp till cirka 70 dagar, tills själva säkerhetskopiorna raderas.

Dina rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen har du rätt till:

• Tillgång till dina uppgifter: att få veta om vi behandlar dem och att få en kopia av dem.
• Rättelse: att få felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättade. De flesta av dina uppgifter kan du själv ändra i appen.
• Radering: att få dina uppgifter raderade. Du kan själv radera ditt konto; se ”Så raderar du dina uppgifter”.
• Begränsning: att i vissa fall få användningen av dina uppgifter begränsad, till exempel medan vi kontrollerar om de är korrekta.
• Dataportabilitet: att få ut de uppgifter som du har lämnat till oss, när vi behandlar dem med stöd av avtal eller samtycke, i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, eller att få dem överförda till en annan leverantör när det är tekniskt möjligt.
• Invändning mot behandling som grundas på berättigade intressen och mot direktmarknadsföring; se nedan.
• Återkallelse av samtycke när som helst, utan att det påverkar behandling som har skett dessförinnan. För cookies använder du cookieinställningarna; för marknadsföringsmejl använder du dina kontoinställningar eller avregistreringsmöjligheten.

Om du vill utöva dina rättigheter, skicka e-post till [email protected]. Begäranden om tillgång, en kopia av dina uppgifter, rättelse eller invändning hanteras via e-post.

Vi kan be dig att bekräfta din identitet, till exempel genom att skriva från den e-postadress som är kopplad till ditt konto. Vi svarar inom en månad. Om en begäran är komplicerad eller om vi får många begäranden kan vi förlänga tiden med högst två ytterligare månader; i så fall meddelar vi dig det inom den första månaden och förklarar varför. Det är kostnadsfritt att göra en begäran. Om en begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig kan vi vägra att tillmötesgå den eller ta ut en rimlig avgift, och vi förklarar då varför.

Så raderar du dina uppgifter

Du kan när som helst själv radera ditt OwlApply-konto:

1. Logga in och gå till Profilinställningar.
2. Leta upp avsnittet Radera konto längst ned på sidan.
3. Klicka på Radera konto, skriv din e-postadress för att bekräfta och klicka sedan på Schemalägg radering.

Ditt konto schemaläggs då för radering, och du har 30 dagar på dig att ångra dig: gå tillbaka till samma sida och klicka på Behåll mitt konto. När du schemalägger raderingen stängs också den automatiska förnyelsen av ditt abonnemang av, så att du inte debiteras igen; om du behåller kontot slås förnyelsen inte på igen. Efter 30 dagar raderas ditt konto. Detta går inte att ångra.

Tillsammans med ditt konto raderar vi din profil och dina inloggningsuppgifter, CV:n (inklusive uppladdade filer och förhandsgranskningar), personliga brev, autofyllprofil, inställningar för jobbsökning, poster i ansökningsspåraren och uppföljningar, transkript och rapporter från AI-intervjuer, historik i AI-chatten, uppgifter om din registrering, aktivitetsloggar och affiliateuppgifter.

Följande uppgifter raderas inte tillsammans med ditt konto:

• Fakturerings- och bokföringsuppgifter, inklusive dina kunduppgifter hos Stripe, som vi måste bevara enligt den finska bokföringslagstiftningen.
• Säkerhetskopior, i upp till cirka 70 dagar.
• Kontroller som har gjorts med den kostnadsfria ATS-kontrollen av CV, som inte är kopplade till något konto. Skicka oss länken till en kontroll så raderar vi den.
• Den gemensamma cachen med analyserade jobbannonser och analysresultat, som inte är kopplad till ditt konto, samt aggregerad statistik som inte identifierar dig.
• För närvarande även: foton i CV:n som har skapats med CV-verktyget, uppgifter om de e-postmeddelanden som vi har skickat till dig, meddelanden och återkoppling som du har skickat till oss, din prenumeration på nyhetsbrevet, listan över jobb som du har blockerat i jobbsökningen och tekniska loggar från dina AI-intervjuer. Vi raderar dessa på begäran.
• Kopior hos våra leverantörer enligt deras egna regler för lagring, till exempel upp till 30 dagar hos OpenAI och 14 dagar i våra spårningar av AI-fel.

Om du inte kan logga in eller vill att någon av uppgifterna ovan ska raderas, skicka e-post till [email protected].

Rätt att lämna in klagomål

Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter i strid med dataskyddslagstiftningen kan du lämna in ett klagomål till Dataombudsmannens byrå i Finland (tietosuoja.fi/sv) eller till tillsynsmyndigheten i det EU-land där du bor eller arbetar eller där den påstådda överträdelsen ägde rum. Vi skulle uppskatta om du kontaktade oss först, så att vi kan försöka lösa frågan.

Säkerhet

Vi vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter, bland annat:

• kryptering under överföring (HTTPS) för alla anslutningar till våra webbplatser, vår app och våra servrar, även anslutningar från tillägget;
• lösenord som endast lagras i hashad form, och kortuppgifter som hanteras av Stripe utan att nå oss;
• åtkomst till våra servrar och databaser som är begränsad till de personer som behöver den för att driva Tjänsterna;
• kryptering på din enhet av registreringsuppgifter som har sparats i tillägget.

Inget system är helt säkert. Om en personuppgiftsincident sannolikt leder till en hög risk för dig informerar vi dig utan onödigt dröjsmål, så som dataskyddsförordningen kräver.

Barn

Tjänsterna är avsedda för vuxna. Enligt våra användarvillkor måste användare vara minst 18 år, och vi samlar inte medvetet in personuppgifter från barn. Om du tror att ett barn har lämnat personuppgifter till oss, kontakta oss så raderar vi dem.

Ändringar av denna policy

Vi uppdaterar denna policy när våra Tjänster eller lagstiftningen ändras. Det datum då den aktuella versionen började gälla anges högst upp. Om vi gör väsentliga ändringar meddelar vi dig via e-post eller i appen.

Kontakta oss

Om du har frågor om denna policy eller om dina personuppgifter, skicka e-post till [email protected] eller skriv till OwlApply Oy, Tiistinkallio 6, 02230 Espoo, Finland.