Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób OwlApply Oy („OwlApply”, „my”, „nas”) przetwarza dane osobowe, gdy korzystają Państwo z naszych stron internetowych owlapply.com i app.owlapply.com oraz obsługujących je serwerów, z rozszerzenia OwlApply do przeglądarki, z rozmowy kwalifikacyjnej z AI oraz z wysyłanych przez nas wiadomości e-mail (łącznie „Usługi”).

Niniejsza wersja obowiązuje od 3 października 2026 r. Szczegółowe informacje o tym, jak wykorzystujemy pliki cookie, zawiera nasza Polityka plików cookie.

Kto jest administratorem Państwa danych

Administratorem Państwa danych osobowych jest OwlApply Oy, fińska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (numer identyfikacyjny przedsiębiorstwa 3622413-7), Tiistinkallio 6, 02230 Espoo, Finlandia.

We wszystkich sprawach dotyczących prywatności mogą Państwo kontaktować się z nami pod adresem [email protected]. Osobą kontaktową w sprawach prywatności jest Tufan Yavaş.

Jakie dane zbieramy, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej

W odniesieniu do każdego z wymienionych poniżej rodzajów danych osobowych wyjaśniamy, jakie dane zbieramy, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej wynikającej z unijnego ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) je przetwarzamy oraz jak długo je przechowujemy. Opieramy się na następujących podstawach prawnych:

• Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO): przetwarzanie jest niezbędne do świadczenia usługi, o którą Państwo poprosili zgodnie z naszym Regulaminem, lub do podjęcia na Państwa żądanie działań przed rejestracją.
• Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c): przetwarzania wymagają przepisy prawa, np. przepisy o rachunkowości.
• Prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f): przetwarzanie jest niezbędne do realizacji interesu wskazanego poniżej, a Państwa interesy i prawa nie mają wobec niego charakteru nadrzędnego. Mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania; zob. „Prawo do sprzeciwu”.
• Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a): wyrazili Państwo zgodę, np. na analityczne pliki cookie lub na otrzymywanie e-maili marketingowych. Zgodę mogą Państwo wycofać w dowolnym momencie.
• Wyraźna zgoda (art. 9 ust. 2 lit. a): w przypadku danych wrażliwych, które zdecydują się Państwo nam przekazać; zob. „Dane wrażliwe”.

Państwa konto

• Jakie dane zbieramy: Państwa adres e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego) oraz – jeśli je Państwo podadzą – imię i nazwisko. Jeżeli logują się Państwo za pomocą konta Google, Facebook lub LinkedIn, otrzymujemy od danego dostawcy identyfikator konta, imię i nazwisko, adres e-mail oraz zdjęcie profilowe. Przechowujemy również informacje o Państwa planie, statusie subskrypcji i kredytach, Państwa kod polecający i informację o tym, kto Państwa polecił, dane, dzięki którym pozostają Państwo zalogowani, datę ostatniego logowania, informację, czy adres e-mail został zweryfikowany, datę akceptacji naszego Regulaminu oraz informację, czy zgodzili się Państwo na otrzymywanie e-maili marketingowych.
• Cel: założenie i prowadzenie Państwa konta, logowanie, zapewnienie bezpieczeństwa konta oraz udostępnianie funkcji przysługujących w ramach Państwa planu.
• Podstawa prawna: wykonanie umowy. Informacje o akceptacji Regulaminu i o Państwa wyborze dotyczącym e-maili marketingowych przechowujemy, aby móc je wykazać (obowiązek prawny i prawnie uzasadnione interesy).
• Okres przechowywania: do czasu usunięcia konta.

CV, listy motywacyjne i inne dokumenty

• Jakie dane zbieramy: przesyłane przez Państwa pliki CV (pliki PDF, Word lub pliki graficzne), wyodrębniony z nich tekst, znajdujące się w nich zdjęcie (które automatycznie wykrywamy i przycinamy) oraz obrazy podglądu; tworzone lub edytowane przez Państwa CV i listy motywacyjne, w tym dane kontaktowe, zdjęcie, przebieg pracy zawodowej, wykształcenie, umiejętności, języki, projekty, nagrody, certyfikaty, publikacje, zainteresowania, referencje i sekcje niestandardowe; a także wynik ATS i język każdego CV. Jeżeli importują Państwo profil LinkedIn, pobieramy z LinkedIn imię i nazwisko, nagłówek, doświadczenie, wykształcenie, umiejętności i zdjęcie profilu dostępnego pod wskazanym przez Państwa adresem.
• Cel: udostępnianie kreatora CV, wyników ATS, listów motywacyjnych, pobierania plików oraz dopasowywania ofert pracy. Na potrzeby dopasowywania ofert nasza usługa wyszukiwania ofert pracy przekształca tekst Państwa CV w reprezentację liczbową, którą można porównywać z ogłoszeniami o pracę.
• Podstawa prawna: wykonanie umowy.
• Okres przechowywania: do czasu usunięcia dokumentu lub konta. Zdjęcia w CV utworzonych w kreatorze CV nie są obecnie usuwane wraz z usunięciem konta; zob. „Jak usunąć swoje dane”.

Profil autouzupełniania

• Jakie dane zbieramy: dane, które zapisują Państwo na potrzeby aplikowania o pracę: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, płeć, lokalizację, linki do profili LinkedIn i GitHub oraz do strony internetowej, informację, czy mają Państwo prawo do podjęcia pracy i czy potrzebują Państwo sponsorowania wizy, termin, od którego mogą Państwo rozpocząć pracę, preferencje dotyczące pracy zdalnej, znajomość języków, oczekiwania finansowe oraz własne pytania i odpowiedzi.
• Cel: umożliwienie rozszerzeniu do przeglądarki wypełniania za Państwa formularzy aplikacyjnych; zob. „Rozszerzenie do przeglądarki”.
• Podstawa prawna: wykonanie umowy; wyraźna zgoda w przypadku danych wrażliwych, które zdecydują się Państwo dodać.
• Okres przechowywania: do czasu, gdy zmienią Państwo lub usuną te dane albo usuną konto.

Wyszukiwanie ofert pracy, śledzenie aplikacji i wiadomości przypominające

• Jakie dane zbieramy: Państwa preferencje dotyczące wyszukiwania ofert pracy; oferty zablokowane przez Państwa w wyszukiwarce ofert; oferty zapisane w module śledzenia aplikacji (nazwa stanowiska, firma, status, lokalizacja, link, treść ogłoszenia oraz użyte CV i list motywacyjny); a także tworzone przez Państwa wiadomości przypominające.
• Cel: wyświetlanie dopasowanych ofert pracy, pomoc w śledzeniu Państwa aplikacji oraz przygotowywanie projektów wiadomości przypominających. Aby przygotować projekt takiej wiadomości, przesyłamy do Google nazwę firmy, nazwę stanowiska, status aplikacji, liczbę dni, które upłynęły od jej złożenia, wybrany przez Państwa ton wiadomości oraz Państwa imię i nazwisko.
• Podstawa prawna: wykonanie umowy.
• Okres przechowywania: do czasu, gdy zmienią Państwo lub usuną te dane albo usuną konto. Lista zablokowanych przez Państwa ofert nie jest obecnie usuwana wraz z kontem; usuwamy ją na żądanie.

Czat AI

• Jakie dane zbieramy: Państwa rozmowy z asystentami AI w aplikacji internetowej, w tym informacje o CV i ofertach pracy, na których asystenci pracują, oraz wprowadzane przez nich zmiany; a także pytania zadawane przez Państwa w czacie AI w rozszerzeniu.
• Cel: udzielanie odpowiedzi na Państwa pytania i edytowanie dokumentów na Państwa prośbę, a także umożliwienie kontynuowania rozmowy lub cofnięcia zmiany.
• Podstawa prawna: wykonanie umowy.
• Okres przechowywania: rozmowy w aplikacji internetowej – do czasu usunięcia konta. Rozmowy w czacie AI w rozszerzeniu nie są przechowywane na naszych serwerach; przy każdym nowym pytaniu rozszerzenie ponownie przesyła kilka Państwa ostatnich wiadomości.

Rozmowa kwalifikacyjna z AI

• Jakie dane zbieramy: Państwa głos w trakcie rozmowy (wyłącznie z mikrofonu; kamera nie jest używana), transkrypcję na żywo, ogłoszenie o pracę, na potrzeby którego Państwo ćwiczą, podsumowanie Państwa CV, język i rodzaj rozmowy, raport z Państwa rozmowy oraz informacje o czasie trwania sesji i sposobie jej zakończenia.
• Jak to działa: dźwięk jest przesyłany strumieniowo za pośrednictwem Daily i na bieżąco transkrybowany przez Deepgram; pytania prowadzącego rozmowę formułuje OpenAI, a odczytuje je usługa zamiany tekstu na mowę Google. OwlApply nie nagrywa Państwa głosu.
• Cel: przeprowadzenie próbnej rozmowy kwalifikacyjnej i przekazanie Państwu raportu.
• Podstawa prawna: wykonanie umowy.
• Okres przechowywania: transkrypcja i raport – do czasu usunięcia konta. Nasz system do prowadzenia rozmów zapisuje też dla każdej sesji logi techniczne, które mogą zawierać fragmenty rozmowy; obecnie nie są one usuwane automatycznie, a usuwamy je na żądanie.

Sprawdzanie CV pod kątem ATS i korzystanie bez konta

• Jakie dane zbieramy: w przypadku bezpłatnego narzędzia do sprawdzania CV pod kątem ATS – przesłany plik, obraz podglądu, wyodrębnione z niego informacje (w tym Państwa dane kontaktowe), wynik oraz Państwa adres IP. W przypadku CV tworzonego bez konta – wersję roboczą, jej układ, ewentualne zdjęcie oraz Państwa adres IP.
• Cel: sprawdzenie Państwa CV i przedstawienie wyniku, umożliwienie rozpoczęcia pracy nad CV przed rejestracją oraz zapobieganie nadużyciom.
• Podstawa prawna: wykonanie umowy (działania podejmowane na Państwa żądanie przed rejestracją); prawnie uzasadniony interes polegający na zapobieganiu nadużyciom (adres IP).
• Okres przechowywania: sprawdzenia ATS nie są powiązane z żadnym kontem, nawet jeśli byli Państwo zalogowani, i są przechowywane do czasu, gdy poproszą nas Państwo o ich usunięcie; w tym celu prosimy przesłać nam link do danego sprawdzenia. Wersje robocze utworzone bez konta są usuwane po 30 dniach od ostatniej zmiany, jednak zdjęcie w takiej wersji roboczej jest obecnie przechowywane do czasu, gdy poproszą nas Państwo o jego usunięcie.

Każdy, kto ma link do sprawdzenia ATS lub do wersji roboczej, może je otworzyć, dlatego prosimy udostępniać te linki wyłącznie zaufanym osobom.

Płatności

• Jakie dane zbieramy: dane karty lub inne dane płatnicze zbiera bezpośrednio Stripe; nigdy nie widzimy pełnego numeru Państwa karty i nie przechowujemy danych kart. Stripe zbiera również imię i nazwisko oraz adres rozliczeniowy, adres e-mail oraz – jeśli go Państwo podadzą – numer identyfikacji podatkowej. Przechowujemy Państwa identyfikatory klienta i subskrypcji w Stripe, informację o planie oraz daty dotyczące subskrypcji. Przy każdym przejściu do płatności przekazujemy również do Stripe Państwa identyfikator użytkownika OwlApply, identyfikatory Google Analytics, informacje o kampanii, za pośrednictwem której się Państwo zarejestrowali, oraz ewentualny identyfikator kliknięcia reklamy OpenAI.
• Cel: przyjmowanie płatności, naliczanie podatku, zarządzanie subskrypcją, prowadzenie dokumentacji księgowej oraz ustalanie, które kanały prowadzą do zakupów.
• Podstawa prawna: wykonanie umowy; obowiązek prawny w zakresie dokumentacji księgowej i podatkowej; prawnie uzasadniony interes polegający na analizie zakupów.
• Okres przechowywania: dane subskrypcji – do czasu usunięcia konta. Dokumentacja rozliczeniowa i dokumentacja transakcji – tak długo, jak wymagają tego fińskie przepisy o rachunkowości, co do zasady przez sześć lat od końca roku obrotowego. Z tego powodu po usunięciu konta zachowujemy Państwa dane klienta w Stripe.

Program partnerski

• Jakie dane zbieramy: jeżeli przystąpią Państwo do naszego programu partnerskiego – dane do wypłat (imię i nazwisko posiadacza rachunku, bank, numer rachunku, IBAN, kod SWIFT/BIC lub adres e-mail konta PayPal) oraz informacje o Państwa zarobkach i wypłatach. Gdy ktoś odwiedza OwlApply za pośrednictwem linku partnerskiego, rejestrujemy tę wizytę wraz z adresem IP tej osoby, identyfikatorem przeglądarki (user agent), stroną odsyłającą i krajem oraz zapisujemy plik cookie polecenia ważny przez 30 dni.
• Cel: prawidłowe przypisywanie poleceń i wypłata prowizji.
• Podstawa prawna: wykonanie umowy (partnerzy); prawnie uzasadniony interes polegający na prawidłowym przypisywaniu poleceń (rejestry wizyt); obowiązek prawny (dokumentacja płatności).
• Okres przechowywania: dane partnera i zarobki – do czasu usunięcia konta; dokumentacja płatności – zgodnie z wymogami przepisów o rachunkowości (zob. „Płatności”); rejestry wizyt – do czasu, gdy poproszą nas Państwo o ich usunięcie.

Wiadomości, opinie i e-maile

• Jakie dane zbieramy: wiadomości przesyłane nam e-mailem lub za pośrednictwem formularza kontaktowego (imię i nazwisko, adres e-mail, temat, treść wiadomości, a w przypadku formularza – również Państwa adres IP); opinie i odpowiedzi w ankietach (ocena, komentarze, powody oraz – jeśli go Państwo podadzą – adres e-mail), w tym odpowiedzi w formularzu opinii wyświetlanym po odinstalowaniu rozszerzenia; dane subskrypcji newslettera (adres e-mail oraz imię i nazwisko); a także rejestry wysyłanych do Państwa e-maili (odbiorca, temat, informacje o treści i status doręczenia).
• Cel: udzielanie odpowiedzi, ulepszanie Usług, wysyłanie e-maili związanych z usługą (np. dotyczących rejestracji, resetowania hasła, eksportów i subskrypcji), wysyłanie newslettera lub e-maili marketingowych, o które Państwo poprosili, oraz prowadzenie ewidencji wysłanych wiadomości. Nasz formularz kontaktowy korzysta z Google reCAPTCHA w celu blokowania spamu.
• Podstawa prawna: prawnie uzasadnione interesy polegające na odpowiadaniu na zapytania, ulepszaniu Usług, zapobieganiu spamowi i prowadzeniu ewidencji wysyłanych przez nas e-maili; wykonanie umowy w przypadku e-maili związanych z usługą; zgoda w przypadku newslettera i e-maili marketingowych.
• Okres przechowywania: do czasu, gdy poproszą nas Państwo o ich usunięcie. Z newslettera i e-maili marketingowych mogą Państwo zrezygnować w dowolnym momencie w ustawieniach konta, za pomocą udostępnianej przez nas opcji rezygnacji z subskrypcji lub wysyłając nam e-mail.

Dzienniki aktywności i bezpieczeństwa

• Jakie dane zbieramy: gdy korzystają Państwo z aplikacji internetowej lub rozszerzenia, nasze serwery rejestrują wykonywane przez Państwa czynności, np. utworzenie CV lub aktualizację profilu autouzupełniania, wraz z czasem, Państwa adresem IP, identyfikatorem przeglądarki (user agent), stroną odsyłającą, wynikiem oraz – w przypadku wielu czynności – przesłanymi przez Państwa informacjami. Hasła i tokeny bezpieczeństwa są usuwane z tych dzienników, a treść formularzy przesyłana przez rozszerzenie na potrzeby autouzupełniania nie jest w nich rejestrowana. Aplikacja internetowa zgłasza nam również błędy techniczne wraz z adresem strony (z usuniętymi fragmentami wrażliwymi), informacjami o przeglądarce i Państwa identyfikatorem użytkownika. Na podstawie adresu IP ustalamy Państwa kraj, aby wyświetlać ceny obowiązujące w Państwa kraju i odnotowywać, skąd pochodzą rejestracje; nie zbieramy informacji o Państwa dokładnej lokalizacji.
• Cel: zapewnienie bezpieczeństwa Usług, wykrywanie i wyjaśnianie nadużyć oraz błędów, udzielanie pomocy, gdy kontaktują się Państwo z nami, oraz analiza sposobu korzystania z funkcji.
• Podstawa prawna: prawnie uzasadnione interesy polegające na zapewnieniu bezpieczeństwa i niezawodności oraz na ulepszaniu Usług.
• Okres przechowywania: do czasu usunięcia konta.

Jak Państwo do nas trafili

• Jakie dane zbieramy: jednorazowo, w chwili rejestracji: tagi kampanii zawarte w użytym przez Państwa linku, stronę internetową, z której Państwo do nas trafili, pierwszą odwiedzoną stronę, sposób rejestracji oraz Państwa kraj, a jeśli trafili Państwo do nas z reklamy – identyfikator kliknięcia Google Ads lub OpenAI Ads. Identyfikator kliknięcia Google Ads z linku rejestrujemy nawet wtedy, gdy odrzucili Państwo reklamowe pliki cookie.
• Cel: ustalenie, które kanały marketingowe przyciągają nowych użytkowników i prowadzą do zakupów, oraz prawidłowe rozliczanie partnerów.
• Podstawa prawna: prawnie uzasadnione interesy.
• Okres przechowywania: do czasu usunięcia konta. Kopia przekazywana do Stripe przy zakupie jest przechowywana wraz z dokumentacją rozliczeniową.

Analityka i reklama

W serwisach owlapply.com i app.owlapply.com korzystamy z Google Analytics (statystyki korzystania, powiązane z Państwa identyfikatorem użytkownika OwlApply, gdy są Państwo zalogowani), Microsoft Clarity (nagrania sesji na stronach i mapy cieplne pokazujące, w jaki sposób strony są używane) oraz Google Ads (pomiar zakupów dokonanych po kliknięciu reklamy). Tam, gdzie wyświetlany jest nasz baner cookie – a dotyczy to całego Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) – narzędzia te mogą używać plików cookie dopiero po ich zaakceptowaniu przez Państwa, a swój wybór mogą Państwo zmienić w dowolnym momencie. Podstawa prawna: zgoda. Szczegóły znajdują się w naszej Polityce plików cookie.

Nasze strony internetowe ładują również tag OpenAI służący do pomiaru skuteczności reklam. Przekazuje on do OpenAI informacje o wyświetleniach stron i kluczowych działaniach (rejestracja, rozpoczęcie płatności, wysłanie naszego formularza kontaktowego lub formularza zapisu do newslettera, przesłanie CV), a gdy są Państwo zalogowani – także Państwa adres e-mail w postaci skrótu kryptograficznego oraz identyfikator użytkownika OwlApply. Tag ten jest obecnie ładowany bezpośrednio, a nie za pośrednictwem banera cookie.

Nasze serwery wysyłają również raporty konwersji. Gdy zakładają Państwo konto, zgłaszamy to platformie reklamowej OpenAI, przekazując Państwa adres e-mail, identyfikator użytkownika oraz imię i nazwisko w postaci skrótów kryptograficznych, a także Państwa adres IP, identyfikator przeglądarki (user agent) i ewentualny identyfikator kliknięcia reklamy OpenAI. Gdy kupują Państwo subskrypcję, przesyłamy te same dane, a dodatkowo kraj, miejscowość, region i kod pocztowy z adresu rozliczeniowego podanego przy płatności; zakup zgłaszamy też do Google Analytics wraz z Państwa identyfikatorem użytkownika i identyfikatorem Google Analytics. Raporty te nie zależą od Państwa wyborów dotyczących plików cookie.

Tagu OpenAI i raportów konwersji używamy do pomiaru, czy nasze reklamy prowadzą do rejestracji i zakupów. Podstawa prawna: prawnie uzasadnione interesy; mogą Państwo w każdej chwili wnieść sprzeciw (zob. „Prawo do sprzeciwu”). Google, Microsoft i OpenAI przechowują te dane zgodnie z własnymi warunkami oraz ustawieniami naszych kont.

Ulepszanie Usług i statystyki

• Jakie dane wykorzystujemy: dane pochodzące z Usług, takie jak wyniki sprawdzeń ATS, przeanalizowane ogłoszenia o pracę i transkrypcje rozmów kwalifikacyjnych z AI.
• Cel: testowanie i ulepszanie naszych funkcji – np. przez przetworzenie prawdziwych ogłoszeń o pracę i transkrypcji rozmów przez nową wersję danej funkcji, aby sprawdzić jej jakość przed udostępnieniem – oraz sporządzanie zbiorczych statystyk, np. dotyczących tego, jak często występują określone problemy w CV. Publikujemy wyłącznie zbiorcze dane liczbowe, które nie pozwalają nikogo zidentyfikować. Nie trenujemy własnych modeli AI na Państwa danych.
• Podstawa prawna: prawnie uzasadnione interesy polegające na ulepszaniu Usług i informowaniu osób poszukujących pracy.
• Okres przechowywania: przez okresy opisane w niniejszej polityce; publikowane statystyki nie zawierają danych osobowych.

Rozszerzenie do przeglądarki

Rozszerzenie OwlApply do przeglądarki analizuje ogłoszenia o pracę i wypełnia aplikacje o pracę na innych stronach internetowych. Z danymi postępuje w następujący sposób:

• Gdzie działa: skrypty rozszerzenia są uruchamiane na odwiedzanych przez Państwa stronach, ale podejmują działania wyłącznie na stronach, których adres wskazuje na związek z pracą, takich jak ogłoszenia o pracę i formularze aplikacyjne, lub na stronach, na których samodzielnie otworzą Państwo rozszerzenie.
• Automatyczna analiza: jeżeli automatyczne otwieranie jest włączone (ustawienie domyślne) i są Państwo zalogowani, rozszerzenie otwiera swój panel na takiej stronie i bez żadnego dodatkowego kliknięcia przesyła do OwlApply do analizy tekst oferty pracy znajdujący się na stronie oraz adres strony. Może to dotyczyć także stron, które okazują się nie być ogłoszeniami o pracę, np. formularzy aplikacyjnych lub portali dla kandydatów. To samo dzieje się, gdy samodzielnie otworzą Państwo panel. Automatyczne otwieranie mogą Państwo wyłączyć dla pojedynczej witryny lub dla wszystkich witryn.
• Autouzupełnianie: gdy uruchomią Państwo autouzupełnianie, rozszerzenie przesyła do OwlApply pytania z formularza, dostępne opcje odpowiedzi oraz wartości już wpisane w pola. Przekazujemy je wraz z Państwa profilem autouzupełniania i CV do naszego dostawcy AI (domyślnie OpenAI), a rozszerzenie wpisuje odpowiedzi do formularza. Jeżeli nie wyłączą Państwo tych opcji, rozszerzenie dołącza również Państwa CV i list motywacyjny do pól przesyłania plików. Przed wysłaniem aplikacji prosimy sprawdzić każdą odpowiedź.
• Hasła: dane przesyłane w ramach autouzupełniania nigdy nie obejmują pól haseł. Rozszerzenie wpisuje w pole hasła wyłącznie zapisane przez Państwa hasło rejestracyjne i tylko na stronach pracodawców opisanych w kolejnej sekcji.
• Pamięć podręczna ogłoszeń: tekst i adres każdej przeanalizowanej strony oraz wynik analizy są przechowywane we wspólnej pamięci podręcznej ogłoszeń, która nie jest powiązana z Państwa kontem, dzięki czemu to samo ogłoszenie nie musi być analizowane dwukrotnie. Obecnie nie określono stałego terminu usuwania danych z tej pamięci podręcznej. Wyniki dopasowania ogłoszenia do Państwa CV są przechowywane wraz z odwołaniem do tego CV.
• Na Państwa urządzeniu: ustawienia rozszerzenia, reguły dla witryn, tokeny logowania i podobne preferencje są przechowywane w Państwa przeglądarce, w pamięci własnej rozszerzenia. Ogłoszenie wyświetlane w danej karcie jest przechowywane tylko do momentu zamknięcia tej karty.
• Pliki cookie: rozszerzenie korzysta z uprawnienia do plików cookie wyłącznie po to, aby mogli Państwo pozostać zalogowani w OwlApply. Nie odczytuje plików cookie innych witryn.
• Brak narzędzi śledzących podmiotów trzecich: rozszerzenie nie zawiera kodu analitycznego ani reklamowego podmiotów trzecich. Poza serwerami OwlApply ładuje wyłącznie zasoby witryny, na której się Państwo znajdują (np. arkusze stylów tej strony, aby dopasować ją do panelu wyświetlanego obok), a w przypadku Dayforce – dwa dokumenty opisane w kolejnej sekcji. Po odinstalowaniu rozszerzenie otwiera krótką stronę z prośbą o opinię w naszym serwisie internetowym.
• Państwa możliwości: w każdej chwili mogą Państwo wyłączyć automatyczne otwieranie dla danej witryny lub dla wszystkich witryn, wylogować się albo odinstalować rozszerzenie. Odinstalowanie usuwa wszystko, co rozszerzenie zapisało w Państwa przeglądarce; z danymi, które zostały już do nas przesłane, postępujemy w sposób opisany w niniejszej polityce.

Podstawa prawna: wykonanie umowy w odniesieniu do funkcji, z których Państwo korzystają; w przypadku pamięci podręcznej ogłoszeń – prawnie uzasadniony interes polegający na efektywnym świadczeniu Usług.

Dane rejestracyjne do witryn pracodawców

Wiele systemów rekrutacyjnych pracodawców (np. Workday, iCIMS, SAP SuccessFactors, UKG Pro, Taleo i BrassRing) wymaga założenia konta przed złożeniem aplikacji. W rozszerzeniu mogą Państwo zapisać jeden adres e-mail i jedno hasło służące do zakładania tych kont i logowania się do nich.

• Wprowadzają je Państwo wyłącznie na stronie ustawień samego rozszerzenia.
• Są przechowywane wyłącznie w przeglądarce, w której je Państwo zapisali, w postaci zaszyfrowanej algorytmem AES-GCM przy użyciu klucza, którego nie można wyeksportować i który przechowuje rozszerzenie.
• Obok nich rozszerzenie przechowuje zaszyfrowaną w ten sam sposób listę stron pracodawców, na których istnieje już konto powiązane z tymi danymi: stron, na których rozszerzenie założyło konto, na których zalogowali się Państwo przy użyciu tych danych za pośrednictwem rozszerzenia lub na których witryna poinformowała, że ten adres e-mail jest już zarejestrowany. Rozszerzenie używa tej listy wyłącznie po to, aby zalogować Państwa na tych stronach, zamiast próbować założyć drugie konto. Lista pozostaje w Państwa przeglądarce, nigdy nie jest przesyłana do OwlApply i zostaje usunięta, gdy zmienią Państwo zapisany adres e-mail.
• Nigdy nie są przesyłane na serwery OwlApply ani do dostawców AI, nigdy nie są zapisywane w dziennikach i nigdy nie są dołączane do danych formularza, które autouzupełnianie przesyła w celu uzyskania odpowiedzi od AI.
• Rozszerzenie wpisuje je wyłącznie w odpowiednie pola na stronach tych pracodawców i tylko wtedy, gdy uruchomią Państwo tę czynność w panelu rozszerzenia.
• Gdy poproszą Państwo rozszerzenie o założenie konta, akceptuje ono za Państwa informację o ochronie prywatności lub warunki pracodawcy, jeżeli witryna tego wymaga (zazwyczaj przez zaznaczenie odpowiedniego pola wyboru lub naciśnięcie przycisku akceptacji; w przypadku Dayforce najpierw otwiera oświadczenie o ochronie prywatności i warunki w kartach w tle, ponieważ wymaga tego ta witryna). Kontrole bezpieczeństwa, takie jak testy CAPTCHA, kody wysyłane Państwu przez witrynę, weryfikacja telefoniczna i pytania zabezpieczające, są zawsze pozostawiane Państwu: rozszerzenie wypełnia pozostałą część formularza i czeka. Konto zostaje utworzone lub zostają Państwo zalogowani wyłącznie wtedy, gdy samodzielnie nacisną Państwo przycisk służący do utworzenia konta lub zalogowania się (Create Account lub Sign In), czy to w witrynie, czy w rozszerzeniu, którego przycisk naciska go za Państwa. Zanim to zrobią, prosimy zapoznać się z warunkami pracodawcy i jego informacją o ochronie prywatności.
• Konto jest zakładane u pracodawcy lub u firmy obsługującej jego system rekrutacyjny, a zastosowanie do niego ma informacja o ochronie prywatności tej firmy.
• Dane rejestracyjne zostaną usunięte wraz z listą stron pracodawców, jeżeli usuną je Państwo na stronie ustawień lub odinstalują rozszerzenie.

Zalecamy używanie hasła, którego nie używają Państwo nigdzie indziej.

Jak wykorzystujemy AI

Wiele funkcji Usług korzysta z modeli AI zewnętrznych dostawców. To, jakie dane otrzymuje dostawca, zależy od funkcji: zazwyczaj jest to Państwa CV wraz z zawartymi w nim danymi kontaktowymi, a w zależności od funkcji także profil autouzupełniania, ogłoszenie o pracę, pytania z formularza, Państwa wiadomości lub wypowiedzi.

• OpenAI, nasz domyślny dostawca: odpowiedzi autouzupełniania, listy motywacyjne, przeredagowywanie i tłumaczenie CV, pisanie podsumowań i punktów w CV, słowa kluczowe i podsumowania ogłoszeń o pracę, asystenci AI w aplikacji internetowej oraz rozmowa kwalifikacyjna z AI (prowadzący rozmowę, podsumowanie CV i raport).
• Google (Gemini): odczytywanie przesłanych CV, również w narzędziu do sprawdzania CV pod kątem ATS i bez konta, oraz przygotowywanie projektów wiadomości przypominających.
• Groq: czat AI w rozszerzeniu, który otrzymuje kilka Państwa ostatnich wiadomości, Państwa CV oraz ogłoszenie.
• OpenRouter i dostawcy modeli, do których przekazuje on zapytania: ustalanie, czy dana strona jest ogłoszeniem o pracę, wyodrębnianie jego szczegółów oraz ocena, w jakim stopniu Państwa CV pasuje do ogłoszenia. OpenRouter jest też naszym rozwiązaniem zapasowym, gdy inny dostawca AI jest niedostępny; Państwa zapytanie może wówczas zostać obsłużone przez innego dostawcę modelu.
• Deepgram (zamiana mowy na tekst) i Google (zamiana tekstu na mowę): rozmowa kwalifikacyjna z AI.

Nie trenujemy własnych modeli AI na Państwa danych. Każdy dostawca przetwarza dane na podstawie własnych warunków. Interfejs API OpenAI, z którego korzystamy, domyślnie nie wykorzystuje przesyłanych za jego pośrednictwem danych do trenowania modeli OpenAI i może przechowywać je przez maksymalnie 30 dni w celu monitorowania nadużyć. Standardowe warunki Deepgram zezwalają tej firmie na wykorzystywanie przetwarzanego przez nią dźwięku do ulepszania jej modeli rozpoznawania mowy. Warunki pozostałych dostawców są różne; jeśli chcą Państwo poznać szczegóły, prosimy o kontakt.

Wyniki generowane przez AI są sugestiami. Oceny dopasowania, sugestie dotyczące tego, czy warto aplikować, a także wygenerowane odpowiedzi i dokumenty powstają automatycznie, ale to Państwo decydują, z czego skorzystać i co wysłać pracodawcy. Nie podejmujemy wobec Państwa decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i wywołują wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływają (art. 22 RODO). Wyniki generowane przez AI mogą być błędne, dlatego prosimy sprawdzać je przed użyciem.

Aby wykrywać i naprawiać błędy, śledzimy zapytania kierowane do niektórych naszych funkcji AI za pomocą LangSmith – usługi firmy LangChain – w jej regionie UE. Pola, które bezpośrednio Państwa identyfikują, są zastępowane pseudonimowymi kodami, a zapisy śledzenia są usuwane po 14 dniach.

Dane wrażliwe

Nie prosimy o podanie szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak informacje o stanie zdrowia, pochodzeniu etnicznym, wyznaniu, poglądach politycznych, przynależności do związków zawodowych lub orientacji seksualnej. Jeżeli zamieszczą Państwo takie informacje w CV, w profilu autouzupełniania lub we własnych pytaniach i odpowiedziach, przetwarzamy je wyłącznie w celu świadczenia funkcji, w której Państwo ich używają, na podstawie Państwa wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), którą wyrażają Państwo, wprowadzając te informacje. Zgodę mogą Państwo wycofać w dowolnym momencie, usuwając te informacje. Prosimy podawać je tylko wtedy, gdy jest to naprawdę konieczne.

Formularze aplikacyjne często zawierają nieobowiązkowe pytania dotyczące równych szans, np. o pochodzenie etniczne, niepełnosprawność, status weterana lub wyznanie. Nasze autouzupełnianie ma polecenie odpowiadać na nie wyłącznie na podstawie informacji, które Państwo sami wprowadzili, a w przeciwnym razie wybierać opcję odmowy odpowiedzi. Prosimy sprawdzić te odpowiedzi przed wysłaniem aplikacji.

Informacje o innych osobach

Jeżeli Państwa CV zawiera informacje o innych osobach, np. imiona i nazwiska oraz dane kontaktowe osób udzielających referencji, prosimy upewnić się, że osoby te zgadzają się na udostępnienie tych informacji. Wykorzystujemy takie informacje wyłącznie jako część Państwa CV. Z importu z LinkedIn prosimy korzystać wyłącznie w odniesieniu do własnego profilu.

Ogłoszenia o pracę analizowane przez rozszerzenie zawierają czasem imię i nazwisko lub dane kontaktowe rekrutera. Pozostają one częścią tekstu ogłoszenia w pamięci podręcznej ogłoszeń (prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnianiu analizy ofert pracy).

Jeżeli posiadamy informacje o Państwu, ponieważ przekazała nam je inna osoba, mogą Państwo skontaktować się z nami w celu skorzystania z przysługujących Państwu praw.

Skąd pochodzą Państwa dane

Większość przetwarzanych przez nas danych pochodzi od Państwa. Dane otrzymujemy również:

• ze stron internetowych, na których korzystają Państwo z rozszerzenia: tekst i adres stron związanych z pracą oraz pytania i już wpisane wartości formularzy aplikacyjnych;
• od Google, Facebooka lub LinkedIn, jeśli logują się Państwo za ich pośrednictwem: identyfikator konta, imię i nazwisko, adres e-mail i zdjęcie profilowe;
• od LinkedIn, jeśli importują Państwo profil: dane profilu opisane w sekcji „CV, listy motywacyjne i inne dokumenty”;
• od Stripe: status Państwa płatności i subskrypcji, a w przypadku zakupów – lokalizację wynikającą z danych rozliczeniowych;
• z linku, za pośrednictwem którego Państwo do nas trafili, oraz z Państwa adresu IP: tagi kampanii, stronę odsyłającą, identyfikatory kliknięć reklam oraz Państwa kraj.

Czy muszą Państwo podać nam swoje dane?

Aby założyć konto, potrzebują Państwo adresu e-mail i hasła albo konta Google, Facebook lub LinkedIn, a także muszą Państwo zaakceptować nasz Regulamin. Aby kupić subskrypcję, muszą Państwo podać Stripe swoje dane płatnicze i rozliczeniowe. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne, jednak niektóre funkcje nie działają bez określonych danych: na przykład autouzupełnianie wymaga Państwa profilu, a rozmowa kwalifikacyjna z AI – Państwa mikrofonu. Nie mają Państwo ustawowego obowiązku podawania nam danych osobowych.

Odbiorcy Państwa danych

Do świadczenia Usług korzystamy z usług wymienionych poniżej firm. Większość z nich przetwarza dane osobowe w naszym imieniu, wyłącznie w celu świadczenia nam swoich usług. Niektóre mogą je również wykorzystywać do własnych celów zgodnie z własnymi politykami prywatności – dotyczy to w szczególności dostawców usług logowania, platform reklamowych oraz, jak wyjaśniono w sekcji „Jak wykorzystujemy AI”, firmy Deepgram.

Ujawniamy również dane osobowe: pracodawcom i firmom obsługującym ich systemy rekrutacyjne, gdy aplikują Państwo o pracę (otrzymują one przesłane przez Państwa informacje i przetwarzają je zgodnie z własnymi informacjami o ochronie prywatności); organom władzy publicznej, gdy wymagają tego od nas przepisy prawa; a także nabywcy lub następcy prawnemu, jeżeli nasze przedsiębiorstwo lub jego część zostanie sprzedane, połączone z innym podmiotem lub zreorganizowane.

Przekazywanie danych poza EOG

Nasze własne serwery, nasz dostawca poczty e-mail oraz nasze narzędzie do śledzenia błędów AI znajdują się w UE. Odbiorcami w Stanach Zjednoczonych są OpenAI, Google, Groq, OpenRouter wraz z dostawcami modeli, do których przekazuje on zapytania, Deepgram, Daily, Stripe, Cloudflare (którego sieć działa na całym świecie), Microsoft, Meta i LinkedIn.

Jeżeli odbiorca uzyskał certyfikację zgodnie z Ramami ochrony danych UE–USA (EU–U.S. Data Privacy Framework), przekazanie danych odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony zapewniany przez te ramy. W pozostałych przypadkach przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską. Mogą Państwo zapytać nas, jakie zabezpieczenie ma zastosowanie do danego odbiorcy, oraz poprosić o jego kopię.

Jak długo przechowujemy Państwa dane

Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji opisanych powyżej celów, chyba że przepisy prawa wymagają od nas dłuższego przechowywania. Sformułowanie „do czasu usunięcia konta” oznacza: do chwili, w której Państwa konto zostanie usunięte po upływie 30-dniowego okresu, liczonego od złożenia przez Państwa żądania usunięcia.

Kopie zapasowe: regularnie wykonujemy kopie zapasowe naszych baz danych. Usunięte przez Państwa dane mogą pozostawać w tych kopiach przez okres do około 70 dni, do czasu usunięcia samych kopii zapasowych.

Państwa prawa

Na podstawie RODO przysługują Państwu następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych: mogą Państwo dowiedzieć się, czy przetwarzamy Państwa dane, i otrzymać ich kopię.
• Prawo do sprostowania: mogą Państwo żądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych. Większość danych mogą Państwo samodzielnie zmienić w aplikacji.
• Prawo do usunięcia danych: mogą Państwo żądać usunięcia swoich danych. Konto mogą Państwo usunąć samodzielnie; zob. „Jak usunąć swoje dane”.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania: w określonych przypadkach mogą Państwo żądać ograniczenia wykorzystywania danych, np. na czas sprawdzania przez nas ich prawidłowości.
• Prawo do przenoszenia danych: mogą Państwo otrzymać dane, które nam Państwo przekazali – jeżeli przetwarzamy je na podstawie umowy lub zgody – w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego albo zażądać ich przesłania innemu dostawcy, jeżeli jest to technicznie możliwe.
• Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach oraz wobec marketingu bezpośredniego; zob. poniżej.
• Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem. W przypadku plików cookie prosimy skorzystać z ustawień plików cookie, a w przypadku e-maili marketingowych – z ustawień konta lub opcji rezygnacji z subskrypcji.

Aby skorzystać ze swoich praw, prosimy o wiadomość na adres [email protected]. Żądania dostępu, wydania kopii danych, sprostowania lub sprzeciwu rozpatrujemy drogą e-mailową.

Możemy poprosić Państwa o potwierdzenie tożsamości, np. przez wysłanie wiadomości z adresu e-mail powiązanego z kontem. Odpowiadamy w terminie miesiąca. Jeżeli żądanie jest skomplikowane lub otrzymujemy wiele żądań, możemy przedłużyć ten termin o maksymalnie dwa kolejne miesiące; w takim przypadku poinformujemy Państwa o tym w ciągu pierwszego miesiąca i podamy przyczyny. Rozpatrywanie żądań jest bezpłatne. Jeżeli żądanie jest ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, możemy odmówić jego realizacji lub pobrać rozsądną opłatę; w takim przypadku wyjaśnimy przyczyny.

Jak usunąć swoje dane

Konto OwlApply mogą Państwo w każdej chwili usunąć samodzielnie:

1. Zalogować się i przejść do strony Ustawienia profilu.
2. Odnaleźć sekcję Usuń konto na dole strony.
3. Kliknąć Usuń konto, wpisać swój adres e-mail w celu potwierdzenia, a następnie kliknąć Zaplanuj usunięcie.

Konto zostanie wówczas zaplanowane do usunięcia, a Państwo będą mieli 30 dni na zmianę decyzji: wystarczy wrócić do tego samego ekranu i kliknąć Zachowaj moje konto. Zaplanowanie usunięcia wyłącza również automatyczne odnawianie subskrypcji, dzięki czemu nie zostaną Państwo ponownie obciążeni opłatą; zachowanie konta nie włącza go z powrotem. Po upływie 30 dni konto zostaje usunięte. Tej operacji nie można cofnąć.

Wraz z kontem usuwamy Państwa profil i dane logowania, CV (w tym przesłane pliki i podglądy), listy motywacyjne, profil autouzupełniania, preferencje wyszukiwania ofert pracy, wpisy w module śledzenia aplikacji i wiadomości przypominające, transkrypcje i raporty z rozmów kwalifikacyjnych z AI, historię czatu AI, dane dotyczące rejestracji, dzienniki aktywności oraz dane z programu partnerskiego.

Wraz z kontem nie są usuwane następujące dane:

• Dokumentacja rozliczeniowa i księgowa, w tym Państwa dane klienta w Stripe, którą jesteśmy zobowiązani przechowywać na podstawie fińskich przepisów o rachunkowości.
• Kopie zapasowe – przez okres do około 70 dni.
• Sprawdzenia wykonane w bezpłatnym narzędziu do sprawdzania CV pod kątem ATS, które nie są powiązane z żadnym kontem. Wystarczy przesłać nam link do danego sprawdzenia, a usuniemy je.
• Wspólna pamięć podręczna przeanalizowanych ogłoszeń o pracę i wyników analiz, która nie jest powiązana z Państwa kontem, oraz zbiorcze statystyki, które nie pozwalają Państwa zidentyfikować.
• Obecnie również: zdjęcia w CV utworzonych w kreatorze CV, rejestry wysłanych do Państwa e-maili, przesłane nam przez Państwa wiadomości i opinie, subskrypcja newslettera, lista ofert zablokowanych przez Państwa w wyszukiwarce ofert pracy oraz logi techniczne Państwa rozmów kwalifikacyjnych z AI. Usuwamy je na żądanie.
• Kopie przechowywane przez naszych dostawców zgodnie z ich własnymi zasadami przechowywania danych, np. do 30 dni w OpenAI i 14 dni w zapisach śledzenia błędów AI.

Jeżeli nie mogą się Państwo zalogować lub chcą Państwo usunąć którekolwiek z powyższych danych, prosimy o wiadomość na adres [email protected].

Prawo do wniesienia skargi

Jeżeli uważają Państwo, że przetwarzamy Państwa dane osobowe z naruszeniem przepisów o ochronie danych, mogą Państwo wnieść skargę do Biura Rzecznika Ochrony Danych w Finlandii (Office of the Data Protection Ombudsman, tietosuoja.fi/en) lub do organu nadzorczego państwa członkowskiego UE, w którym mają Państwo miejsce zwykłego pobytu lub miejsce pracy albo w którym doszło do domniemanego naruszenia. Będziemy wdzięczni, jeśli najpierw skontaktują się Państwo z nami, abyśmy mogli spróbować rozwiązać problem.

Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych osobowych, w tym:

• szyfrowanie transmisji (HTTPS) w przypadku wszystkich połączeń z naszymi stronami internetowymi, aplikacją i serwerami, w tym połączeń nawiązywanych przez rozszerzenie;
• przechowywanie haseł wyłącznie w postaci skrótów kryptograficznych oraz obsługa danych kart przez Stripe bez ich przekazywania do nas;
• ograniczenie dostępu do naszych serwerów i baz danych do osób, które potrzebują go do obsługi Usług;
• szyfrowanie na Państwa urządzeniu danych rejestracyjnych zapisanych w rozszerzeniu.

Żaden system nie jest całkowicie bezpieczny. Jeżeli naruszenie ochrony danych osobowych może powodować wysokie ryzyko naruszenia Państwa praw lub wolności, zawiadomimy Państwa o nim bez zbędnej zwłoki, zgodnie z wymogami RODO.

Osoby niepełnoletnie

Usługi są przeznaczone dla osób pełnoletnich. Zgodnie z naszym Regulaminem użytkownicy muszą mieć ukończone 18 lat, a my nie zbieramy świadomie danych osobowych osób niepełnoletnich. Jeżeli uważają Państwo, że osoba niepełnoletnia przekazała nam dane osobowe, prosimy o kontakt – usuniemy je.

Zmiany niniejszej polityki

Aktualizujemy niniejszą politykę, gdy zmieniają się nasze Usługi lub przepisy prawa. Data wejścia w życie obecnej wersji jest podana na początku dokumentu. O istotnych zmianach poinformujemy Państwa e-mailem lub w aplikacji.

Kontakt

W razie pytań dotyczących niniejszej polityki lub Państwa danych osobowych prosimy o wiadomość na adres [email protected] lub list na adres: OwlApply Oy, Tiistinkallio 6, 02230 Espoo, Finlandia.