Kebijakan Privasi

Kebijakan Privasi ini menjelaskan cara OwlApply Oy (“OwlApply” atau “kami”) memproses data pribadi pada saat Anda menggunakan situs web kami, owlapply.com dan app.owlapply.com, beserta server yang mendukungnya, ekstensi peramban OwlApply, wawancara AI, dan email yang kami kirimkan (secara bersama-sama disebut “Layanan”).

Versi ini berlaku sejak 3 Oktober 2026. Kebijakan Cookie kami menjelaskan penggunaan cookie oleh kami secara lebih terperinci.

Pihak yang bertanggung jawab atas data Anda

Pengendali data pribadi Anda adalah OwlApply Oy, perseroan terbatas berdasarkan hukum Finlandia (Business ID 3622413-7), yang beralamat di Tiistinkallio 6, 02230 Espoo, Finlandia.

Anda dapat menghubungi kami mengenai setiap persoalan privasi melalui [email protected]. Narahubung kami untuk persoalan privasi adalah Tufan Yavaş.

Data yang kami kumpulkan, tujuannya, dan dasar hukumnya

Untuk setiap jenis data pribadi di bawah ini, kami menjelaskan data apa yang kami kumpulkan, tujuannya, dasar hukumnya berdasarkan Peraturan Umum Pelindungan Data Uni Eropa (General Data Protection Regulation/GDPR), dan berapa lama kami menyimpannya. Dasar hukum yang kami gunakan adalah sebagai berikut:

• Pelaksanaan perjanjian (Pasal 6 ayat (1) huruf b GDPR): pemrosesan diperlukan untuk menyediakan layanan yang Anda minta berdasarkan Syarat dan Ketentuan Layanan kami, atau untuk mengambil langkah-langkah yang Anda minta sebelum Anda mendaftar.
• Kewajiban hukum (Pasal 6 ayat (1) huruf c): pemrosesan diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan, misalnya peraturan di bidang akuntansi.
• Kepentingan yang sah (Pasal 6 ayat (1) huruf f): pemrosesan diperlukan untuk kepentingan yang kami sebutkan di bawah ini, dan kepentingan serta hak Anda tidak mengesampingkan kepentingan tersebut. Anda dapat mengajukan keberatan atas pemrosesan tersebut; lihat “Hak Anda untuk mengajukan keberatan”.
• Persetujuan (Pasal 6 ayat (1) huruf a): Anda telah memberikan persetujuan, misalnya untuk cookie analitik atau email pemasaran. Anda dapat menarik persetujuan Anda kapan saja.
• Persetujuan eksplisit (Pasal 9 ayat (2) huruf a): untuk informasi sensitif yang Anda pilih untuk diberikan kepada kami; lihat “Informasi sensitif”.

Akun Anda

• Data yang kami kumpulkan: alamat email Anda, kata sandi Anda (hanya disimpan dalam bentuk hash), dan, apabila Anda menambahkannya, nama Anda. Apabila Anda masuk dengan Google, Facebook, atau LinkedIn, kami menerima dari penyedia tersebut ID akun, nama, alamat email, dan foto profil Anda. Kami juga menyimpan paket, status langganan, dan kredit Anda, kode referal Anda dan siapa yang merujuk Anda, data yang menjaga Anda tetap masuk, waktu terakhir Anda masuk, apakah alamat email Anda telah diverifikasi, kapan Anda menerima Syarat dan Ketentuan Layanan kami, serta apakah Anda setuju untuk menerima email pemasaran.
• Tujuan: membuat dan mengelola akun Anda, memungkinkan Anda masuk, menjaga keamanan akun Anda, dan menyediakan fitur sesuai paket Anda.
• Dasar hukum: pelaksanaan perjanjian. Kami menyimpan catatan penerimaan Anda atas Syarat dan Ketentuan Layanan serta pilihan Anda terkait pemasaran agar kami dapat membuktikannya (kewajiban hukum dan kepentingan yang sah).
• Jangka waktu penyimpanan: sampai Anda menghapus akun Anda.

Resume, surat lamaran, dan dokumen lainnya

• Data yang kami kumpulkan: berkas resume yang Anda unggah (berkas PDF, Word, atau gambar), teks yang kami ekstrak dari berkas tersebut, foto yang terdapat di dalamnya (yang kami deteksi dan potong secara otomatis), serta gambar pratinjau; resume dan surat lamaran yang Anda buat atau sunting, termasuk detail kontak, foto, riwayat pekerjaan, pendidikan, keterampilan, bahasa, proyek, penghargaan, sertifikat, publikasi, hobi, referensi, dan bagian kustom; serta skor ATS dan bahasa setiap resume. Apabila Anda mengimpor profil LinkedIn, kami mengambil dari LinkedIn nama, judul profil (headline), pengalaman, pendidikan, keterampilan, dan foto dari profil pada alamat yang Anda masukkan.
• Tujuan: menyediakan pembuat resume, skor ATS, surat lamaran, unduhan, dan pencocokan lowongan kerja. Untuk pencocokan lowongan kerja, layanan pencarian kerja kami mengubah teks resume Anda menjadi representasi numerik yang dapat dibandingkan dengan lowongan kerja.
• Dasar hukum: pelaksanaan perjanjian.
• Jangka waktu penyimpanan: sampai Anda menghapus dokumen tersebut atau akun Anda. Saat ini, foto dalam resume yang dibuat dengan pembuat resume tidak dihapus ketika Anda menghapus akun Anda; lihat “Cara menghapus data Anda”.

Profil isi otomatis

• Data yang kami kumpulkan: detail yang Anda simpan untuk lamaran kerja: nama, alamat email, nomor telepon, jenis kelamin, lokasi, tautan LinkedIn, GitHub, dan situs web, apakah Anda memiliki izin kerja dan apakah Anda memerlukan sponsor visa, kapan Anda dapat mulai bekerja, preferensi kerja jarak jauh, bahasa, ekspektasi gaji, serta pertanyaan dan jawaban Anda sendiri.
• Tujuan: agar ekstensi peramban dapat mengisi formulir lamaran untuk Anda; lihat “Ekstensi peramban”.
• Dasar hukum: pelaksanaan perjanjian; persetujuan eksplisit untuk informasi sensitif yang Anda pilih untuk ditambahkan.
• Jangka waktu penyimpanan: sampai Anda mengubah atau menghapusnya, atau sampai Anda menghapus akun Anda.

Pencarian kerja, pelacak lamaran, dan pesan tindak lanjut

• Data yang kami kumpulkan: preferensi pencarian kerja Anda; lowongan yang Anda blokir dalam pencarian kerja; lowongan yang Anda simpan di pelacak lamaran (judul, perusahaan, status, lokasi, tautan, teks lowongan, serta resume dan surat lamaran yang Anda gunakan); dan pesan tindak lanjut yang Anda buat.
• Tujuan: menampilkan lowongan yang sesuai, membantu Anda memantau lamaran Anda, dan menyusun draf pesan tindak lanjut. Untuk menyusun draf pesan tindak lanjut, kami mengirimkan nama perusahaan, jabatan, status lamaran, jumlah hari sejak Anda melamar, gaya bahasa yang Anda pilih, dan nama Anda kepada Google.
• Dasar hukum: pelaksanaan perjanjian.
• Jangka waktu penyimpanan: sampai Anda mengubah atau menghapusnya, atau sampai Anda menghapus akun Anda. Saat ini, daftar lowongan yang Anda blokir tidak dihapus ketika Anda menghapus akun Anda; kami menghapusnya atas permintaan.

Obrolan AI

• Data yang kami kumpulkan: percakapan Anda dengan asisten AI di aplikasi web, termasuk informasi resume dan lowongan kerja yang diolah oleh asisten tersebut serta perubahan yang dibuatnya; dan pertanyaan yang Anda ajukan dalam Obrolan AI di ekstensi.
• Tujuan: menjawab pertanyaan Anda dan menyunting dokumen Anda atas permintaan Anda, serta memungkinkan Anda melanjutkan percakapan atau membatalkan perubahan.
• Dasar hukum: pelaksanaan perjanjian.
• Jangka waktu penyimpanan: percakapan di aplikasi web: sampai Anda menghapus akun Anda. Percakapan Obrolan AI di ekstensi tidak disimpan di server kami; ekstensi mengirimkan kembali beberapa pesan terakhir Anda setiap kali Anda mengajukan pertanyaan baru.

Wawancara AI

• Data yang kami kumpulkan: suara Anda selama wawancara berlangsung (hanya mikrofon; kamera tidak digunakan), transkrip langsung, lowongan kerja yang Anda jadikan bahan latihan, ringkasan resume Anda, bahasa dan jenis wawancara, laporan wawancara Anda, serta durasi sesi dan cara sesi tersebut berakhir.
• Cara kerjanya: audio Anda dialirkan melalui Daily dan ditranskripsikan secara langsung oleh Deepgram; pertanyaan pewawancara disusun oleh OpenAI dan diucapkan oleh layanan sintesis suara (text-to-speech) Google. OwlApply tidak merekam audio Anda.
• Tujuan: menjalankan simulasi wawancara dan memberikan laporan kepada Anda.
• Dasar hukum: pelaksanaan perjanjian.
• Jangka waktu penyimpanan: transkrip dan laporan: sampai Anda menghapus akun Anda. Sistem wawancara kami juga membuat log teknis untuk setiap sesi, yang dapat memuat sebagian percakapan; saat ini log tersebut tidak dihapus secara otomatis, dan kami menghapusnya atas permintaan.

Pemeriksa ATS dan penggunaan tanpa akun

• Data yang kami kumpulkan: untuk pemeriksa resume ATS gratis, berkas yang Anda unggah, gambar pratinjau, informasi yang kami ekstrak dari berkas tersebut (termasuk detail kontak Anda), hasil pemeriksaan, dan alamat IP Anda. Untuk resume yang Anda buat tanpa akun, draf, tata letaknya, foto (jika ada), dan alamat IP Anda.
• Tujuan: memeriksa resume Anda dan menampilkan hasilnya, memungkinkan Anda mulai membuat resume sebelum mendaftar, dan mencegah penyalahgunaan.
• Dasar hukum: pelaksanaan perjanjian (langkah-langkah yang Anda minta sebelum mendaftar); kepentingan yang sah dalam mencegah penyalahgunaan (alamat IP).
• Jangka waktu penyimpanan: pemeriksaan ATS tidak dikaitkan dengan akun mana pun, meskipun Anda sedang masuk, dan disimpan sampai Anda meminta kami menghapusnya; untuk itu, kirimkan kepada kami tautan pemeriksaan tersebut. Draf yang dibuat tanpa akun dihapus 30 hari setelah perubahan terakhir Anda, tetapi foto dalam draf tersebut saat ini disimpan sampai Anda meminta kami menghapusnya.

Siapa pun yang memiliki tautan ke suatu pemeriksaan ATS atau draf dapat membukanya, jadi bagikan tautan tersebut hanya kepada orang yang Anda percayai.

Pembayaran

• Data yang kami kumpulkan: Stripe mengumpulkan langsung data kartu atau data pembayaran Anda lainnya; kami tidak pernah melihat nomor kartu Anda secara lengkap dan tidak menyimpan data kartu. Stripe juga mengumpulkan nama dan alamat penagihan, alamat email, dan, apabila Anda memberikannya, nomor identitas pajak Anda. Kami menyimpan pengenal pelanggan dan pengenal langganan Stripe Anda, paket Anda, serta tanggal-tanggal langganan Anda. Pada setiap checkout, kami juga meneruskan kepada Stripe ID pengguna OwlApply Anda, pengenal Google Analytics Anda, detail kampanye pendaftaran Anda, dan referensi klik iklan OpenAI (jika ada).
• Tujuan: menerima pembayaran, menghitung pajak, mengelola langganan Anda, menyelenggarakan catatan akuntansi, dan memahami saluran mana yang menghasilkan pembelian.
• Dasar hukum: pelaksanaan perjanjian; kewajiban hukum untuk catatan akuntansi dan perpajakan; kepentingan yang sah dalam menganalisis pembelian.
• Jangka waktu penyimpanan: detail langganan: sampai Anda menghapus akun Anda. Catatan penagihan dan transaksi: selama diwajibkan oleh undang-undang akuntansi Finlandia, umumnya enam tahun setelah berakhirnya tahun buku. Karena itu, kami tetap menyimpan catatan pelanggan Anda di Stripe setelah Anda menghapus akun Anda.

Program afiliasi

• Data yang kami kumpulkan: apabila Anda bergabung dengan program afiliasi kami, detail pembayaran komisi Anda (nama pemilik rekening, bank, nomor rekening, IBAN, kode SWIFT/BIC, atau alamat email PayPal) serta pendapatan dan pembayaran komisi Anda. Apabila seseorang mengunjungi OwlApply melalui tautan afiliasi, kami mencatat kunjungan tersebut beserta alamat IP, agen pengguna (user agent) peramban, halaman perujuk, dan negara orang tersebut, serta memasang cookie referal yang berlaku selama 30 hari.
• Tujuan: mengatribusikan rujukan dengan benar dan membayar komisi.
• Dasar hukum: pelaksanaan perjanjian (afiliasi); kepentingan yang sah dalam mengatribusikan rujukan dengan benar (catatan kunjungan); kewajiban hukum (catatan pembayaran).
• Jangka waktu penyimpanan: detail afiliasi dan pendapatan: sampai Anda menghapus akun Anda; catatan pembayaran: sesuai ketentuan undang-undang akuntansi (lihat “Pembayaran”); catatan kunjungan: sampai Anda meminta kami menghapusnya.

Pesan, masukan, dan email

• Data yang kami kumpulkan: pesan yang Anda kirimkan kepada kami melalui email atau formulir kontak kami (nama, alamat email, subjek, pesan, dan, untuk formulir, alamat IP Anda); masukan dan jawaban survei (penilaian, komentar, alasan, dan, apabila Anda memberikannya, alamat email Anda), termasuk formulir masukan yang kami tampilkan ketika Anda mencopot pemasangan ekstensi; langganan newsletter Anda (alamat email dan nama); dan catatan email yang kami kirimkan kepada Anda (penerima, subjek, detail isi, dan status pengiriman).
• Tujuan: membalas Anda, meningkatkan Layanan, mengirimkan email layanan (misalnya terkait pendaftaran, pengaturan ulang kata sandi, ekspor, dan langganan Anda), mengirimkan newsletter atau email pemasaran yang Anda minta, dan mencatat apa yang telah kami kirimkan. Formulir kontak kami menggunakan Google reCAPTCHA untuk memblokir spam.
• Dasar hukum: kepentingan yang sah dalam menjawab pertanyaan, meningkatkan Layanan, mencegah spam, dan menyimpan catatan email kami; pelaksanaan perjanjian untuk email layanan; persetujuan untuk newsletter dan email pemasaran.
• Jangka waktu penyimpanan: sampai Anda meminta kami menghapusnya. Anda dapat berhenti menerima newsletter dan email pemasaran kapan saja melalui pengaturan akun Anda, melalui opsi berhenti berlangganan yang kami sediakan, atau dengan mengirimkan email kepada kami.

Log aktivitas dan keamanan

• Data yang kami kumpulkan: ketika Anda menggunakan aplikasi web atau ekstensi, server kami mencatat tindakan yang Anda lakukan, misalnya membuat resume atau memperbarui profil isi otomatis Anda, beserta waktu, alamat IP Anda, agen pengguna peramban, halaman perujuk, hasilnya, dan, untuk banyak tindakan, informasi yang Anda kirimkan. Kata sandi dan token keamanan dihapus dari log tersebut, dan isi formulir yang dikirimkan ekstensi untuk isi otomatis tidak dicatat. Aplikasi web juga melaporkan kesalahan teknis kepada kami beserta alamat halaman (dengan bagian yang sensitif dihapus), detail peramban, dan ID pengguna Anda. Dari alamat IP Anda, kami menentukan negara Anda untuk menampilkan harga yang berlaku di negara Anda dan untuk mencatat asal pendaftaran; kami tidak mengumpulkan lokasi persis Anda.
• Tujuan: menjaga keamanan Layanan, mendeteksi dan menyelidiki penyalahgunaan dan kesalahan, membantu Anda ketika Anda menghubungi kami, dan memahami cara fitur digunakan.
• Dasar hukum: kepentingan yang sah dalam keamanan, keandalan, dan peningkatan Layanan.
• Jangka waktu penyimpanan: sampai Anda menghapus akun Anda.

Bagaimana Anda menemukan kami

• Data yang kami kumpulkan: satu kali, pada saat Anda mendaftar: tag kampanye pada tautan yang Anda gunakan, situs web yang merujuk Anda, halaman pertama yang Anda kunjungi, cara Anda mendaftar, dan negara Anda; serta, apabila Anda datang dari iklan, pengenal klik Google Ads atau OpenAI Ads. Kami mencatat pengenal klik Google Ads dari tautan tersebut meskipun Anda telah menolak cookie iklan.
• Tujuan: memahami saluran pemasaran mana yang mendatangkan pengguna baru dan pembelian, serta mengatribusikan hasil kepada mitra dengan benar.
• Dasar hukum: kepentingan yang sah.
• Jangka waktu penyimpanan: sampai Anda menghapus akun Anda. Salinan yang diteruskan kepada Stripe bersama suatu pembelian disimpan bersama catatan penagihan.

Analitik dan periklanan

Di owlapply.com dan app.owlapply.com, kami menggunakan Google Analytics (statistik penggunaan, yang dikaitkan dengan ID pengguna OwlApply Anda ketika Anda sedang masuk), Microsoft Clarity (rekaman sesi halaman dan peta panas (heatmap) yang menunjukkan cara halaman digunakan), dan Google Ads (pengukuran pembelian yang terjadi setelah klik iklan). Di wilayah tempat banner cookie kami ditampilkan, yang mencakup seluruh Wilayah Ekonomi Eropa (EEA), alat-alat ini hanya dapat menggunakan cookie setelah Anda menyetujuinya, dan Anda dapat mengubah pilihan Anda kapan saja. Dasar hukum: persetujuan. Rinciannya tercantum dalam Kebijakan Cookie kami.

Situs web kami juga memuat tag pengukuran iklan milik OpenAI. Tag ini melaporkan tayangan halaman dan tindakan utama (mendaftar, memulai checkout, mengirimkan formulir kontak atau formulir newsletter kami, mengunggah resume) kepada OpenAI dan, ketika Anda sedang masuk, alamat email Anda dalam bentuk hash serta ID pengguna OwlApply Anda. Saat ini tag tersebut dimuat secara langsung, tidak melalui banner cookie.

Server kami juga mengirimkan laporan konversi. Ketika Anda membuat akun, kami melaporkannya kepada platform periklanan OpenAI beserta alamat email, ID pengguna, serta nama depan dan nama belakang Anda dalam bentuk hash, bersama dengan alamat IP Anda, agen pengguna peramban, dan referensi klik iklan OpenAI (jika ada). Ketika Anda membeli langganan, kami mengirimkan detail yang sama ditambah negara, kota, wilayah, dan kode pos penagihan dari checkout, dan kami melaporkan pembelian tersebut kepada Google Analytics beserta ID pengguna dan pengenal Google Analytics Anda. Laporan ini tidak bergantung pada pilihan cookie Anda.

Kami menggunakan tag OpenAI dan laporan konversi untuk mengukur apakah iklan kami menghasilkan pendaftaran dan pembelian. Dasar hukum: kepentingan yang sah; Anda dapat mengajukan keberatan kapan saja (lihat “Hak Anda untuk mengajukan keberatan”). Google, Microsoft, dan OpenAI menyimpan data ini sesuai dengan ketentuan mereka sendiri dan pengaturan akun kami.

Peningkatan Layanan dan statistik

• Data yang kami gunakan: data dari Layanan, seperti hasil pemeriksaan ATS, lowongan kerja yang dianalisis, dan transkrip wawancara AI.
• Tujuan: menguji dan meningkatkan fitur kami, misalnya dengan menjalankan lowongan kerja dan transkrip wawancara nyata melalui versi baru suatu fitur untuk memeriksa kualitasnya sebelum dirilis, dan menyusun statistik agregat, seperti seberapa sering masalah tertentu ditemukan pada resume. Kami hanya memublikasikan angka agregat yang tidak mengidentifikasi siapa pun. Kami tidak melatih model AI milik kami sendiri dengan data Anda.
• Dasar hukum: kepentingan yang sah dalam meningkatkan Layanan dan memberikan informasi kepada para pencari kerja.
• Jangka waktu penyimpanan: sesuai dengan jangka waktu yang diuraikan dalam kebijakan ini; statistik yang dipublikasikan tidak memuat data pribadi.

Ekstensi peramban

Ekstensi peramban OwlApply menganalisis lowongan kerja dan mengisi lamaran kerja di situs web lain. Berikut cara ekstensi menangani data:

• Tempat ekstensi bekerja: skrip ekstensi berjalan di halaman yang Anda kunjungi, tetapi hanya bertindak pada halaman yang alamatnya tampak berkaitan dengan pekerjaan, seperti lowongan kerja dan formulir lamaran, atau pada halaman tempat Anda sendiri membuka ekstensi.
• Analisis otomatis: apabila fitur buka otomatis aktif (pengaturan bawaan) dan Anda sedang masuk, ekstensi membuka panelnya pada halaman tersebut dan mengirimkan teks lowongan di halaman itu beserta alamatnya kepada OwlApply untuk dianalisis, tanpa klik tambahan. Hal ini dapat mencakup halaman yang ternyata bukan lowongan kerja, seperti formulir lamaran atau portal kandidat. Hal yang sama terjadi ketika Anda sendiri membuka panel. Anda dapat menonaktifkan buka otomatis untuk satu situs saja atau di semua situs.
• Isi otomatis: ketika Anda memulai isi otomatis, ekstensi mengirimkan pertanyaan formulir, pilihan jawabannya, dan nilai apa pun yang sudah ada di kolom kepada OwlApply. Kami mengirimkannya, bersama profil isi otomatis dan resume Anda, kepada penyedia AI kami (secara bawaan OpenAI), lalu ekstensi memasukkan jawabannya ke dalam formulir. Kecuali Anda menonaktifkan opsi-opsi ini, ekstensi juga melampirkan resume dan surat lamaran Anda pada kolom unggah berkas. Periksa setiap jawaban sebelum Anda mengirimkan lamaran.
• Kata sandi: data yang dikirimkan oleh isi otomatis tidak pernah mencakup kolom kata sandi. Ekstensi hanya mengetikkan kata sandi pendaftaran yang Anda simpan ke dalam kolom kata sandi, dan hanya di situs pemberi kerja yang diuraikan di bagian berikutnya.
• Cache lowongan: teks dan alamat setiap halaman yang dianalisis serta hasil analisisnya disimpan dalam cache lowongan bersama yang tidak dikaitkan dengan akun Anda, sehingga lowongan yang sama tidak perlu dianalisis dua kali. Saat ini cache tersebut tidak memiliki tanggal penghapusan yang tetap. Hasil pencocokan antara suatu lowongan dan resume Anda disimpan beserta rujukan ke resume tersebut.
• Di perangkat Anda: pengaturan ekstensi, aturan situs, token masuk, dan preferensi serupa disimpan di peramban Anda, dalam penyimpanan milik ekstensi itu sendiri. Lowongan yang ditampilkan di suatu tab hanya disimpan sampai Anda menutup tab tersebut.
• Cookie: ekstensi menggunakan izin cookie-nya hanya untuk menjaga Anda tetap masuk ke OwlApply. Ekstensi tidak membaca cookie situs web lain.
• Tanpa pelacak pihak ketiga: ekstensi tidak memuat kode analitik atau periklanan pihak ketiga. Selain server OwlApply, ekstensi hanya memuat sumber daya dari situs yang sedang Anda buka (misalnya lembar gaya (stylesheet) halaman tersebut, untuk menyesuaikan halaman di samping panel) dan, di Dayforce, dua dokumen yang diuraikan di bagian berikutnya. Ketika Anda mencopot pemasangannya, ekstensi membuka halaman masukan singkat di situs web kami.
• Pilihan Anda: Anda dapat menonaktifkan buka otomatis untuk satu situs atau di semua situs, keluar dari akun, atau mencopot pemasangan ekstensi kapan saja. Mencopot pemasangan akan menghapus semua yang disimpan ekstensi di peramban Anda; data yang telah dikirimkan kepada kami ditangani sebagaimana diuraikan dalam kebijakan ini.

Dasar hukum: pelaksanaan perjanjian untuk fitur yang Anda gunakan; kepentingan yang sah dalam menjalankan Layanan secara efisien untuk cache lowongan.

Informasi pendaftaran untuk situs pemberi kerja

Sistem lamaran milik banyak pemberi kerja (misalnya Workday, iCIMS, SAP SuccessFactors, UKG Pro, Taleo, dan BrassRing) mewajibkan Anda memiliki akun sebelum dapat melamar. Anda dapat menyimpan satu alamat email dan satu kata sandi di ekstensi untuk membuat akun-akun tersebut dan masuk ke dalamnya.

• Anda memasukkannya hanya di halaman pengaturan milik ekstensi itu sendiri.
• Informasi tersebut hanya disimpan di peramban tempat Anda menyimpannya, dalam keadaan terenkripsi dengan AES-GCM menggunakan kunci yang tidak dapat diekspor dan disimpan oleh ekstensi.
• Di samping informasi tersebut, ekstensi menyimpan, dalam keadaan terenkripsi dengan cara yang sama, daftar situs pemberi kerja tempat sudah ada akun dengan informasi ini: situs tempat ekstensi membuat akunnya, situs tempat Anda masuk dengan informasi ini melalui ekstensi, atau situs yang menyatakan bahwa alamat email tersebut sudah terdaftar. Ekstensi hanya menggunakan daftar ini untuk masuk ke situs-situs tersebut atas nama Anda, alih-alih mencoba membuat akun kedua. Daftar ini tetap berada di peramban Anda, tidak pernah dikirimkan ke OwlApply, dan dihapus ketika Anda mengubah alamat email yang disimpan.
• Informasi tersebut tidak pernah dikirimkan ke server OwlApply atau kepada penyedia AI, tidak pernah dicatat dalam log, dan tidak pernah disertakan dalam data formulir yang dikirimkan oleh isi otomatis untuk memperoleh jawaban AI.
• Ekstensi hanya mengetikkannya ke dalam kolom yang sesuai di situs-situs pemberi kerja tersebut, dan hanya ketika Anda memulainya dari panel ekstensi.
• Ketika Anda meminta ekstensi membuat akun, ekstensi menyetujui pemberitahuan privasi atau ketentuan pemberi kerja atas nama Anda apabila situs memintanya (biasanya dengan mencentang kotak centangnya atau menekan tombol persetujuannya; di Dayforce, ekstensi terlebih dahulu membuka pernyataan privasi dan ketentuan di tab latar belakang, sebagaimana disyaratkan situs tersebut). Pemeriksaan keamanan seperti CAPTCHA, kode yang dikirimkan situs kepada Anda, verifikasi nomor telepon, dan pertanyaan keamanan selalu diserahkan kepada Anda: ekstensi mengisi sisa formulir dan menunggu. Pembuatan akun atau proses masuk hanya terjadi ketika Anda sendiri menekan tombol pembuatan akun atau tombol masuk, baik langsung di situs tersebut maupun melalui tombol ekstensi yang menekannya untuk Anda. Bacalah ketentuan dan pemberitahuan privasi pemberi kerja sebelum Anda melakukannya.
• Akun tersebut dibuat pada pemberi kerja, atau pada perusahaan yang menjalankan sistem lamarannya, dan pemberitahuan privasi perusahaan tersebut berlaku untuk akun itu.
• Menghapus informasi pendaftaran di halaman pengaturan, atau mencopot pemasangan ekstensi, akan menghapus informasi tersebut beserta daftar situs pemberi kerja.

Kami menyarankan Anda menggunakan kata sandi yang tidak Anda gunakan di tempat lain.

Cara kami menggunakan AI

Banyak fitur Layanan menggunakan model AI dari penyedia eksternal. Data yang diterima penyedia bergantung pada fiturnya: biasanya resume Anda, termasuk detail kontak di dalamnya, dan, bergantung pada fiturnya, profil isi otomatis Anda, lowongan kerja, pertanyaan pada formulir, pesan Anda, atau ucapan Anda.

• OpenAI, penyedia bawaan kami: jawaban isi otomatis, surat lamaran, penulisan ulang dan penerjemahan resume, penulisan ringkasan dan poin-poin, kata kunci dan ringkasan lowongan kerja, asisten AI di aplikasi web, dan wawancara AI (pewawancara, ringkasan resume, dan laporan).
• Google (Gemini): membaca resume yang diunggah, termasuk di pemeriksa ATS dan tanpa akun, serta menyusun draf pesan tindak lanjut.
• Groq: Obrolan AI di ekstensi, yang menerima beberapa pesan terakhir Anda, resume Anda, dan lowongan yang bersangkutan.
• OpenRouter dan penyedia model yang menerima permintaan yang diteruskannya: menentukan apakah suatu halaman merupakan lowongan kerja, mengekstrak detailnya, dan menilai seberapa sesuai resume Anda dengan lowongan tersebut. OpenRouter juga menjadi cadangan kami ketika penyedia AI lain tidak tersedia; dalam hal demikian, permintaan Anda dapat ditangani oleh penyedia model yang berbeda.
• Deepgram (ucapan ke teks) dan Google (teks ke ucapan): wawancara AI.

Kami tidak melatih model AI milik kami sendiri dengan data Anda. Setiap penyedia menangani data berdasarkan ketentuannya sendiri. API OpenAI yang kami gunakan, secara bawaan, tidak menggunakan data yang dikirimkan melaluinya untuk melatih model OpenAI dan dapat menyimpannya hingga 30 hari untuk memantau penyalahgunaan. Ketentuan standar Deepgram memperbolehkan Deepgram menggunakan audio yang diprosesnya untuk meningkatkan model pengenalan ucapannya. Ketentuan penyedia lainnya berbeda-beda; tanyakan kepada kami apabila Anda menginginkan rinciannya.

Hasil AI merupakan saran. Skor kesesuaian, saran mengenai perlu tidaknya Anda melamar, serta jawaban dan dokumen yang dihasilkan dibuat secara otomatis, tetapi Anda yang memutuskan apa yang akan digunakan dan apa yang akan dikirimkan kepada pemberi kerja. Kami tidak membuat keputusan mengenai Anda yang semata-mata didasarkan pada pemrosesan otomatis yang menimbulkan akibat hukum bagi Anda atau yang berdampak signifikan serupa terhadap Anda (Pasal 22 GDPR). Keluaran AI dapat keliru, jadi periksalah sebelum Anda menggunakannya.

Untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan, kami menelusuri permintaan ke sebagian fitur AI kami dengan LangSmith, layanan milik LangChain, di wilayah Uni Eropa layanan tersebut. Kolom yang secara langsung mengidentifikasi Anda diganti dengan kode pseudonim, dan jejak tersebut dihapus setelah 14 hari.

Informasi sensitif

Kami tidak meminta kategori khusus data pribadi, seperti informasi tentang kesehatan, asal etnis, agama, pandangan politik, keanggotaan serikat pekerja, atau orientasi seksual Anda. Apabila Anda mencantumkan informasi tersebut dalam resume, dalam profil isi otomatis Anda, atau dalam pertanyaan dan jawaban Anda sendiri, kami memprosesnya hanya untuk menyediakan fitur tempat Anda menggunakannya, berdasarkan persetujuan eksplisit Anda (Pasal 9 ayat (2) huruf a GDPR), yang Anda berikan dengan memasukkannya. Anda dapat menarik persetujuan Anda kapan saja dengan menghapus informasi tersebut. Cantumkan informasi tersebut hanya apabila benar-benar diperlukan.

Formulir lamaran sering kali memuat pertanyaan opsional terkait kesempatan yang setara, misalnya tentang etnis, disabilitas, status veteran, atau agama. Fitur isi otomatis kami diinstruksikan untuk menjawabnya hanya berdasarkan apa yang Anda masukkan sendiri dan, apabila tidak ada, memilih opsi untuk tidak menjawab. Periksa jawaban tersebut sebelum Anda mengirimkannya.

Informasi tentang orang lain

Apabila resume Anda memuat informasi tentang orang lain, seperti nama dan detail kontak pemberi referensi Anda, pastikan mereka setuju Anda membagikannya. Kami menggunakan informasi tersebut hanya sebagai bagian dari resume Anda. Gunakan fitur impor LinkedIn hanya untuk profil Anda sendiri.

Lowongan kerja yang dianalisis ekstensi terkadang memuat nama atau detail kontak perekrut. Informasi tersebut tetap menjadi bagian dari teks lowongan dalam cache lowongan (kepentingan yang sah dalam menyediakan analisis lowongan kerja).

Apabila kami menyimpan informasi tentang Anda karena orang lain memberikannya kepada kami, Anda dapat menghubungi kami untuk menggunakan hak-hak Anda.

Asal data Anda

Sebagian besar data yang kami proses berasal dari Anda. Kami juga menerima data:

• dari situs web tempat Anda menggunakan ekstensi: teks dan alamat halaman yang berkaitan dengan pekerjaan, serta pertanyaan dan nilai yang sudah ada pada formulir lamaran;
• dari Google, Facebook, atau LinkedIn, apabila Anda masuk menggunakan layanan tersebut: ID akun, nama, alamat email, dan foto profil Anda;
• dari LinkedIn, apabila Anda mengimpor profil: detail profil yang diuraikan di bagian “Resume, surat lamaran, dan dokumen lainnya”;
• dari Stripe: status pembayaran dan langganan Anda serta, untuk pembelian, lokasi penagihan Anda;
• dari tautan yang membawa Anda kepada kami dan dari alamat IP Anda: tag kampanye, situs web perujuk, pengenal klik iklan, dan negara Anda.

Apakah Anda wajib memberikan data Anda kepada kami?

Untuk membuat akun, Anda memerlukan alamat email dan kata sandi, atau akun Google, Facebook, atau LinkedIn, dan Anda harus menerima Syarat dan Ketentuan Layanan kami. Untuk membeli langganan, Anda harus memberikan detail pembayaran dan penagihan Anda kepada Stripe. Selebihnya bersifat opsional, tetapi sebagian fitur tidak berfungsi tanpa data tertentu: misalnya, isi otomatis memerlukan profil Anda dan wawancara AI memerlukan mikrofon Anda. Anda tidak diwajibkan oleh hukum untuk memberikan data pribadi kepada kami.

Pihak yang menerima data Anda

Kami menggunakan perusahaan-perusahaan di bawah ini untuk menyediakan Layanan. Sebagian besar dari mereka memproses data pribadi atas nama kami, semata-mata untuk menyediakan layanan mereka kepada kami. Sebagian di antaranya juga dapat menggunakannya untuk tujuan mereka sendiri berdasarkan kebijakan privasi mereka sendiri, khususnya penyedia layanan masuk, platform periklanan, dan, sebagaimana dijelaskan di bagian “Cara kami menggunakan AI”, Deepgram.

Kami juga mengungkapkan data pribadi kepada pemberi kerja dan perusahaan yang menjalankan sistem lamaran mereka ketika Anda melamar pekerjaan (mereka menerima apa yang Anda kirimkan dan menanganinya berdasarkan pemberitahuan privasi mereka sendiri); kepada otoritas apabila diwajibkan oleh hukum; dan kepada pembeli atau penerus apabila usaha kami, atau sebagian darinya, dijual, digabungkan, atau direorganisasi.

Transfer ke luar EEA

Server kami sendiri, penyedia email kami, dan penelusuran kesalahan AI kami berada di Uni Eropa. Penerima di Amerika Serikat adalah OpenAI, Google, Groq, OpenRouter dan penyedia model yang menerima permintaan yang diteruskannya, Deepgram, Daily, Stripe, Cloudflare (yang jaringannya beroperasi di seluruh dunia), Microsoft, Meta, dan LinkedIn.

Apabila suatu penerima tersertifikasi berdasarkan Kerangka Kerja Privasi Data UE–AS (EU–U.S. Data Privacy Framework), transfer tersebut didasarkan pada keputusan kecukupan Komisi Eropa untuk kerangka kerja tersebut. Apabila tidak, transfer didasarkan pada Klausul Kontrak Standar dari Komisi Eropa. Anda dapat menanyakan kepada kami mekanisme pelindungan mana yang berlaku bagi suatu penerima dan meminta salinannya.

Berapa lama kami menyimpan data Anda

Kami menyimpan data pribadi hanya selama diperlukan untuk tujuan yang diuraikan di atas, kecuali hukum mewajibkan kami menyimpannya lebih lama. “Sampai Anda menghapus akun Anda” berarti sampai akun Anda dihapus pada akhir jangka waktu 30 hari yang dimulai ketika Anda meminta penghapusan.

Cadangan: kami mencadangkan basis data kami secara berkala. Data yang Anda hapus dapat tetap berada dalam cadangan tersebut hingga sekitar 70 hari, sampai cadangan itu sendiri dihapus.

Hak-hak Anda

Berdasarkan GDPR, Anda memiliki hak-hak berikut:

• Hak akses atas data Anda: mengetahui apakah kami memproses data Anda dan menerima salinannya.
• Hak perbaikan: meminta agar data yang tidak akurat atau tidak lengkap diperbaiki. Anda dapat mengubah sendiri sebagian besar data Anda di aplikasi.
• Hak penghapusan: meminta agar data Anda dihapus. Anda dapat menghapus akun Anda sendiri; lihat “Cara menghapus data Anda”.
• Hak pembatasan pemrosesan: meminta agar penggunaan data Anda dibatasi dalam keadaan tertentu, misalnya selama kami memeriksa keakuratannya.
• Hak portabilitas data: menerima data yang Anda berikan kepada kami, apabila kami memprosesnya berdasarkan perjanjian atau persetujuan, dalam format yang terstruktur, lazim digunakan, dan dapat dibaca mesin, atau meminta agar data tersebut dikirimkan kepada penyedia lain apabila hal itu secara teknis memungkinkan.
• Hak untuk mengajukan keberatan atas pemrosesan yang didasarkan pada kepentingan yang sah dan atas pemasaran langsung; lihat di bawah.
• Hak untuk menarik persetujuan kapan saja, tanpa memengaruhi keabsahan pemrosesan yang telah dilakukan sebelumnya. Untuk cookie, gunakan pengaturan cookie; untuk email pemasaran, gunakan pengaturan akun Anda atau opsi berhenti berlangganan.

Untuk menggunakan hak-hak Anda, kirimkan email ke [email protected]. Permintaan akses, salinan data Anda, perbaikan, atau keberatan ditangani melalui email.

Kami dapat meminta Anda untuk mengonfirmasi identitas Anda, misalnya dengan mengirimkan email dari alamat email akun Anda. Kami memberikan tanggapan dalam waktu satu bulan. Apabila suatu permintaan bersifat kompleks atau kami menerima banyak permintaan, kami dapat memperpanjang jangka waktu tersebut paling lama dua bulan lagi; dalam hal demikian, kami akan memberi tahu Anda dalam bulan pertama beserta alasannya. Permintaan tidak dikenakan biaya. Apabila suatu permintaan nyata-nyata tidak berdasar atau berlebihan, kami dapat menolaknya atau mengenakan biaya yang wajar, dan kami akan menjelaskan alasannya.

Cara menghapus data Anda

Anda dapat menghapus akun OwlApply Anda sendiri kapan saja:

1. Masuk ke akun Anda, lalu buka Pengaturan Profil.
2. Temukan bagian Hapus akun di bagian bawah halaman.
3. Klik Hapus akun, ketik alamat email Anda untuk konfirmasi, lalu klik Jadwalkan penghapusan.

Akun Anda kemudian dijadwalkan untuk dihapus, dan Anda memiliki waktu 30 hari untuk berubah pikiran: kembali ke layar yang sama dan klik Pertahankan akun saya. Penjadwalan penghapusan juga menonaktifkan perpanjangan otomatis langganan Anda, sehingga Anda tidak akan ditagih lagi; mempertahankan akun Anda tidak mengaktifkannya kembali. Setelah 30 hari, akun Anda dihapus. Tindakan ini tidak dapat dibatalkan.

Bersama akun Anda, kami menghapus profil dan detail masuk Anda, resume (termasuk berkas yang diunggah dan pratinjau), surat lamaran, profil isi otomatis, preferensi pencarian kerja, entri pelacak lamaran dan pesan tindak lanjut, transkrip dan laporan wawancara AI, riwayat obrolan AI, detail pendaftaran, log aktivitas, dan catatan afiliasi.

Data berikut tidak dihapus bersama akun Anda:

• Catatan penagihan dan akuntansi, termasuk catatan pelanggan Anda di Stripe, yang wajib kami simpan berdasarkan undang-undang akuntansi Finlandia.
• Cadangan, hingga sekitar 70 hari.
• Pemeriksaan yang dilakukan dengan pemeriksa resume ATS gratis, yang tidak dikaitkan dengan akun mana pun. Kirimkan kepada kami tautan suatu pemeriksaan dan kami akan menghapusnya.
• Cache bersama berisi lowongan kerja yang dianalisis dan hasil analisisnya, yang tidak dikaitkan dengan akun Anda, serta statistik agregat yang tidak mengidentifikasi Anda.
• Saat ini juga: foto dalam resume yang dibuat dengan pembuat resume, catatan email yang kami kirimkan kepada Anda, pesan dan masukan yang Anda kirimkan kepada kami, langganan newsletter Anda, daftar lowongan yang Anda blokir dalam pencarian kerja, dan log teknis wawancara AI Anda. Kami menghapusnya atas permintaan.
• Salinan yang disimpan oleh penyedia kami berdasarkan aturan penyimpanan mereka sendiri, misalnya hingga 30 hari di OpenAI dan 14 hari dalam jejak kesalahan AI kami.

Apabila Anda tidak dapat masuk, atau menginginkan agar data mana pun di atas dihapus, kirimkan email ke [email protected].

Hak untuk mengajukan pengaduan

Apabila Anda berpendapat bahwa kami memproses data pribadi Anda secara melanggar hukum pelindungan data, Anda dapat mengajukan pengaduan kepada Kantor Ombudsman Pelindungan Data Finlandia (Office of the Data Protection Ombudsman, tietosuoja.fi/en) atau kepada otoritas pengawas di negara anggota Uni Eropa tempat Anda tinggal atau bekerja, atau tempat dugaan pelanggaran terjadi. Kami akan senang apabila Anda menghubungi kami terlebih dahulu, sehingga kami dapat berupaya menyelesaikan masalah tersebut.

Keamanan

Kami menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasional untuk melindungi data pribadi, termasuk:

• enkripsi saat transit (HTTPS) untuk semua koneksi ke situs web, aplikasi, dan server kami, termasuk koneksi dari ekstensi;
• kata sandi yang hanya disimpan dalam bentuk hash, dan data kartu yang ditangani oleh Stripe tanpa sampai kepada kami;
• akses ke server dan basis data kami yang dibatasi hanya bagi orang-orang yang memerlukannya untuk menjalankan Layanan;
• enkripsi di perangkat Anda untuk informasi pendaftaran yang disimpan di ekstensi.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya aman. Apabila suatu pelanggaran data pribadi berpotensi menimbulkan risiko tinggi bagi Anda, kami akan memberi tahu Anda tanpa penundaan yang tidak semestinya, sebagaimana diwajibkan oleh GDPR.

Anak-anak

Layanan ditujukan bagi orang dewasa. Syarat dan Ketentuan Layanan kami mewajibkan pengguna berusia sekurang-kurangnya 18 tahun, dan kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi dari anak-anak. Apabila Anda meyakini bahwa seorang anak telah memberikan data pribadi kepada kami, hubungi kami dan kami akan menghapusnya.

Perubahan atas kebijakan ini

Kami memperbarui kebijakan ini apabila Layanan kami atau ketentuan hukum berubah. Tanggal berlakunya versi saat ini tercantum di bagian atas. Apabila kami melakukan perubahan yang material, kami akan memberi tahu Anda melalui email atau di aplikasi.

Hubungi kami

Untuk pertanyaan mengenai kebijakan ini atau data pribadi Anda, kirimkan email ke [email protected] atau kirimkan surat kepada OwlApply Oy, Tiistinkallio 6, 02230 Espoo, Finlandia.