Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité explique comment OwlApply Oy (« OwlApply », « nous ») traite les données à caractère personnel lorsque vous utilisez nos sites web owlapply.com et app.owlapply.com ainsi que les serveurs sur lesquels ils reposent, l'extension de navigateur OwlApply, l'entretien IA et les e-mails que nous envoyons (ensemble, les « Services »).

La présente version est en vigueur à compter du 3 octobre 2026. Notre politique relative aux cookies décrit plus en détail notre utilisation des cookies.

Qui est responsable de vos données

Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est OwlApply Oy, société à responsabilité limitée de droit finlandais (numéro d'identification d'entreprise 3622413-7), Tiistinkallio 6, 02230 Espoo, Finlande.

Pour toute question relative à la protection de vos données, vous pouvez nous contacter à l'adresse [email protected]. Notre interlocuteur pour les questions de protection des données est Tufan Yavaş.

Ce que nous collectons, pourquoi et sur quelle base légale

Pour chaque catégorie de données à caractère personnel ci-dessous, nous indiquons ce que nous collectons, pourquoi, la base légale du traitement au regard du règlement général sur la protection des données de l'UE (RGPD) et la durée de conservation. Les bases légales sur lesquelles nous nous fondons sont les suivantes :

• Contrat (article 6.1.b du RGPD) : le traitement est nécessaire à la fourniture d'un service que vous avez demandé en vertu de nos conditions générales d'utilisation, ou à l'exécution de mesures prises à votre demande avant votre inscription.
• Obligation légale (article 6.1.c) : le traitement est imposé par la loi, par exemple par la législation comptable.
• Intérêts légitimes (article 6.1.f) : le traitement est nécessaire aux fins d'un intérêt que nous précisons ci-dessous, et vos intérêts et droits ne prévalent pas sur celui-ci. Vous pouvez vous y opposer ; voir « Votre droit d'opposition ».
• Consentement (article 6.1.a) : vous avez donné votre accord, par exemple aux cookies de mesure d'audience ou aux e-mails promotionnels. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.
• Consentement explicite (article 9.2.a) : pour les informations sensibles que vous choisissez de nous communiquer ; voir « Informations sensibles ».

Votre compte

• Données collectées : votre adresse e-mail, votre mot de passe (conservé uniquement sous forme hachée) et, si vous l'ajoutez, votre nom. Si vous vous connectez avec Google, Facebook ou LinkedIn, nous recevons de ce fournisseur l'identifiant de votre compte, votre nom, votre adresse e-mail et votre photo de profil. Nous conservons également votre formule, le statut de votre abonnement et vos crédits, votre code de parrainage et l'identité de la personne qui vous a parrainé, les données qui vous permettent de rester connecté, la date de votre dernière connexion, le fait que votre adresse e-mail soit vérifiée ou non, la date à laquelle vous avez accepté nos conditions générales d'utilisation et le fait que vous ayez accepté ou non de recevoir des e-mails promotionnels.
• Finalités : créer et gérer votre compte, permettre votre connexion, assurer la sécurité de votre compte et vous donner accès aux fonctionnalités de votre formule.
• Base légale : contrat. Nous conservons la trace de votre acceptation des conditions générales d'utilisation et de votre choix concernant les e-mails promotionnels afin de pouvoir en apporter la preuve (obligation légale et intérêts légitimes).
• Durée de conservation : jusqu'à la suppression de votre compte.

CV, lettres de motivation et autres documents

• Données collectées : les fichiers de CV que vous téléversez (fichiers PDF, Word ou image), le texte que nous en extrayons, toute photo qu'ils contiennent (que nous détectons et recadrons automatiquement) et des images d'aperçu ; les CV et lettres de motivation que vous créez ou modifiez, y compris les coordonnées, la photo, l'expérience professionnelle, la formation, les compétences, les langues, les projets, les distinctions, les certificats, les publications, les centres d'intérêt, les références et les sections personnalisées ; ainsi que le score ATS et la langue de chaque CV. Si vous importez un profil LinkedIn, nous récupérons auprès de LinkedIn le nom, le titre, l'expérience, la formation, les compétences et la photo du profil situé à l'adresse que vous indiquez.
• Finalités : fournir le créateur de CV, les scores ATS, les lettres de motivation, les téléchargements et la mise en correspondance avec des offres d'emploi. Pour cette mise en correspondance, notre service de recherche d'emploi convertit le texte de votre CV en une représentation numérique pouvant être comparée aux offres d'emploi.
• Base légale : contrat.
• Durée de conservation : jusqu'à ce que vous supprimiez le document ou votre compte. Les photos figurant dans les CV créés avec le créateur de CV ne sont actuellement pas supprimées lorsque vous supprimez votre compte ; voir « Comment supprimer vos données ».

Profil de remplissage automatique

• Données collectées : les informations que vous enregistrez pour vos candidatures : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, genre, localisation, liens vers LinkedIn, GitHub et votre site web, le fait que vous soyez ou non autorisé à travailler et que vous ayez ou non besoin d'un parrainage de visa, la date à laquelle vous pouvez commencer, votre préférence en matière de télétravail, vos langues, vos prétentions salariales, ainsi que vos propres questions et réponses.
• Finalités : permettre à l'extension de navigateur de remplir les formulaires de candidature à votre place ; voir « L'extension de navigateur ».
• Base légale : contrat ; consentement explicite pour toute information sensible que vous choisissez d'ajouter.
• Durée de conservation : jusqu'à ce que vous le modifiiez ou le supprimiez, ou que vous supprimiez votre compte.

Recherche d'emploi, suivi des candidatures et relances

• Données collectées : vos préférences de recherche d'emploi ; les offres que vous bloquez dans la recherche d'emploi ; les offres que vous enregistrez dans le suivi des candidatures (intitulé, entreprise, statut, lieu, lien, texte de l'offre ainsi que le CV et la lettre de motivation que vous avez utilisés) ; et les messages de relance que vous créez.
• Finalités : vous présenter des offres qui vous correspondent, vous aider à suivre vos candidatures et rédiger des messages de relance. Pour rédiger un message de relance, nous transmettons à Google l'entreprise, l'intitulé du poste, le statut de la candidature, le nombre de jours écoulés depuis votre candidature, le ton que vous avez choisi et votre nom.
• Base légale : contrat.
• Durée de conservation : jusqu'à ce que vous les modifiiez ou les supprimiez, ou que vous supprimiez votre compte. La liste des offres que vous avez bloquées n'est actuellement pas supprimée lorsque vous supprimez votre compte ; nous la supprimons sur demande.

Chat IA

• Données collectées : vos conversations avec les assistants IA de l'application web, y compris les informations relatives au CV et aux offres d'emploi sur lesquelles ils travaillent et les modifications qu'ils apportent ; ainsi que les questions que vous posez dans le chat IA de l'extension.
• Finalités : répondre à vos questions et modifier vos documents à votre demande, et vous permettre de poursuivre une conversation ou d'annuler une modification.
• Base légale : contrat.
• Durée de conservation : conversations dans l'application web : jusqu'à la suppression de votre compte. Les conversations du chat IA de l'extension ne sont pas conservées sur nos serveurs ; l'extension renvoie vos derniers messages avec chaque nouvelle question.

Entretien IA

• Données collectées : votre voix pendant l'entretien (microphone uniquement ; la caméra n'est pas utilisée), la transcription en direct, l'offre d'emploi pour laquelle vous vous entraînez, un résumé de votre CV, la langue et le type d'entretien, votre rapport d'entretien, ainsi que la durée de la session et la manière dont elle s'est terminée.
• Fonctionnement : le son de votre voix est transmis en continu via Daily et transcrit en direct par Deepgram ; les questions de l'intervieweur sont rédigées par OpenAI et énoncées par le service de synthèse vocale de Google. OwlApply n'enregistre pas le son de votre voix.
• Finalités : conduire l'entretien d'entraînement et vous remettre un rapport.
• Base légale : contrat.
• Durée de conservation : transcription et rapport : jusqu'à la suppression de votre compte. Notre système d'entretien génère également, pour chaque session, des journaux techniques susceptibles de contenir des extraits de la conversation ; ceux-ci ne sont actuellement pas supprimés automatiquement, et nous les supprimons sur demande.

Vérificateur ATS et utilisation sans compte

• Données collectées : pour le vérificateur ATS de CV gratuit, le fichier que vous téléversez, une image d'aperçu, les informations que nous en extrayons (y compris vos coordonnées), le résultat et votre adresse IP. Pour un CV que vous créez sans compte, le brouillon, sa mise en page, toute photo éventuelle et votre adresse IP.
• Finalités : analyser votre CV et vous en présenter le résultat, vous permettre de commencer un CV avant de vous inscrire et prévenir les abus.
• Base légale : contrat (mesures que vous demandez avant votre inscription) ; intérêt légitime à prévenir les abus (adresse IP).
• Durée de conservation : les analyses ATS ne sont rattachées à aucun compte, même si vous étiez connecté, et sont conservées jusqu'à ce que vous nous demandiez de les supprimer ; envoyez-nous le lien de l'analyse. Les brouillons créés sans compte sont supprimés 30 jours après votre dernière modification, mais une photo figurant dans un tel brouillon est actuellement conservée jusqu'à ce que vous nous demandiez de la supprimer.

Toute personne disposant du lien d'une analyse ATS ou d'un brouillon peut l'ouvrir ; ne partagez donc ces liens qu'avec des personnes de confiance.

Paiements

• Données collectées : Stripe collecte directement les données de votre carte ou de votre autre moyen de paiement ; nous ne voyons jamais le numéro complet de votre carte et ne conservons aucune donnée de carte. Stripe collecte également vos nom et adresse de facturation, votre adresse e-mail et, si vous en communiquez un, votre numéro d'identification fiscale. Nous conservons vos identifiants client et d'abonnement Stripe, votre formule et les dates de votre abonnement. Lors de chaque passage au paiement, nous transmettons également à Stripe votre identifiant utilisateur OwlApply, vos identifiants Google Analytics, les informations relatives à la campagne par laquelle vous vous êtes inscrit et, le cas échéant, la référence de clic sur une publicité OpenAI.
• Finalités : encaisser les paiements, calculer les taxes, gérer votre abonnement, conserver nos pièces comptables et comprendre quels canaux conduisent à des achats.
• Base légale : contrat ; obligation légale pour les pièces comptables et fiscales ; intérêt légitime à analyser les achats.
• Durée de conservation : données d'abonnement : jusqu'à la suppression de votre compte. Pièces de facturation et de transaction : aussi longtemps que l'exige la législation comptable finlandaise, en général six ans à compter de la fin de l'exercice. C'est pourquoi nous conservons votre fiche client chez Stripe après la suppression de votre compte.

Programme d'affiliation

• Données collectées : si vous rejoignez notre programme d'affiliation, vos coordonnées de versement (nom du titulaire du compte, banque, numéro de compte, IBAN, code SWIFT/BIC ou adresse e-mail PayPal) ainsi que vos gains et versements. Lorsqu'une personne se rend sur OwlApply au moyen d'un lien d'affiliation, nous enregistrons la visite avec son adresse IP, l'agent utilisateur (user agent) de son navigateur, la page de provenance et son pays, et nous déposons un cookie de parrainage d'une durée de 30 jours.
• Finalités : attribuer correctement les parrainages et verser les commissions.
• Base légale : contrat (affiliés) ; intérêt légitime à attribuer correctement les parrainages (enregistrements des visites) ; obligation légale (pièces relatives aux paiements).
• Durée de conservation : données d'affiliation et gains : jusqu'à la suppression de votre compte ; pièces relatives aux paiements : conformément à la législation comptable (voir « Paiements ») ; enregistrements des visites : jusqu'à ce que vous nous demandiez de les supprimer.

Messages, avis et e-mails

• Données collectées : les messages que vous nous adressez par e-mail ou via notre formulaire de contact (nom, adresse e-mail, objet, message et, pour le formulaire, votre adresse IP) ; vos avis et réponses aux questionnaires (note, commentaires, motifs et, si vous la communiquez, votre adresse e-mail), y compris le formulaire d'avis que nous affichons lorsque vous désinstallez l'extension ; votre abonnement à la newsletter (adresse e-mail et nom) ; ainsi que l'historique des e-mails que nous vous envoyons (destinataire, objet, éléments relatifs au contenu et statut de remise).
• Finalités : vous répondre, améliorer les Services, envoyer des e-mails de service (par exemple concernant l'inscription, la réinitialisation du mot de passe, les exportations et votre abonnement), envoyer la newsletter ou les e-mails promotionnels que vous avez demandés et garder une trace de nos envois. Notre formulaire de contact utilise Google reCAPTCHA pour bloquer le spam.
• Base légale : intérêt légitime à répondre aux demandes, à améliorer les Services, à prévenir le spam et à garder une trace de nos e-mails ; contrat pour les e-mails de service ; consentement pour la newsletter et les e-mails promotionnels.
• Durée de conservation : jusqu'à ce que vous nous demandiez de les supprimer. Vous pouvez à tout moment cesser de recevoir la newsletter et les e-mails promotionnels depuis les paramètres de votre compte, au moyen de l'option de désinscription que nous proposons ou en nous écrivant par e-mail.

Journaux d'activité et de sécurité

• Données collectées : lorsque vous utilisez l'application web ou l'extension, nos serveurs journalisent les actions que vous effectuez, par exemple la création d'un CV ou la mise à jour de votre profil de remplissage automatique, avec l'heure, votre adresse IP, l'agent utilisateur (user agent) de votre navigateur, la page de provenance, le résultat et, pour de nombreuses actions, les informations que vous avez soumises. Les mots de passe et les jetons de sécurité sont retirés de ces journaux, et le contenu des formulaires que l'extension transmet pour le remplissage automatique n'est pas journalisé. L'application web nous signale également les erreurs techniques, avec l'adresse de la page (parties sensibles supprimées), des informations sur le navigateur et votre identifiant utilisateur. À partir de votre adresse IP, nous déterminons votre pays, afin de vous présenter les prix applicables dans votre pays et d'enregistrer la provenance des inscriptions ; nous ne collectons pas votre localisation précise.
• Finalités : assurer la sécurité des Services, détecter les abus et les erreurs et enquêter à leur sujet, vous aider lorsque vous nous contactez et comprendre comment les fonctionnalités sont utilisées.
• Base légale : intérêt légitime à assurer la sécurité et la fiabilité des Services et à les améliorer.
• Durée de conservation : jusqu'à la suppression de votre compte.

Comment vous nous avez trouvés

• Données collectées : une seule fois, lors de votre inscription : les balises de campagne figurant dans le lien que vous avez utilisé, le site web de provenance, la première page que vous avez consultée, la manière dont vous vous êtes inscrit et votre pays ; et, si vous êtes arrivé par une publicité, l'identifiant de clic Google Ads ou OpenAI Ads. Nous enregistrons l'identifiant de clic Google Ads figurant dans le lien même si vous avez refusé les cookies publicitaires.
• Finalités : comprendre quels canaux marketing amènent de nouveaux utilisateurs et des achats, et créditer correctement nos partenaires.
• Base légale : intérêts légitimes.
• Durée de conservation : jusqu'à la suppression de votre compte. La copie transmise à Stripe lors d'un achat est conservée avec les pièces de facturation.

Mesure d'audience et publicité

Sur owlapply.com et app.owlapply.com, nous utilisons Google Analytics (statistiques d'utilisation, associées à votre identifiant utilisateur OwlApply lorsque vous êtes connecté), Microsoft Clarity (enregistrements des sessions sur les pages et cartes de chaleur montrant comment les pages sont utilisées) et Google Ads (mesure des achats consécutifs à un clic sur une publicité). Là où notre bandeau cookies s'affiche, ce qui inclut l'ensemble de l'EEE, ces outils ne peuvent utiliser de cookies qu'après votre acceptation, et vous pouvez modifier votre choix à tout moment. Base légale : consentement. Pour plus de détails, consultez notre politique relative aux cookies.

Nos sites web chargent également la balise de mesure publicitaire d'OpenAI. Celle-ci transmet à OpenAI les pages vues et les actions clés (inscription, début d'un paiement, envoi de notre formulaire de contact ou d'inscription à la newsletter, téléversement d'un CV) ainsi que, lorsque vous êtes connecté, une version hachée de votre adresse e-mail et votre identifiant utilisateur OwlApply. Cette balise est actuellement chargée directement, et non par l'intermédiaire du bandeau cookies.

Nos serveurs envoient également des rapports de conversion. Lorsque vous créez un compte, nous le signalons à la plateforme publicitaire d'OpenAI avec une version hachée de votre adresse e-mail, de votre identifiant utilisateur et de vos prénom et nom, ainsi que votre adresse IP, l'agent utilisateur de votre navigateur et, le cas échéant, la référence de clic sur une publicité OpenAI. Lorsque vous souscrivez un abonnement, nous transmettons les mêmes informations, auxquelles s'ajoutent le pays, la ville, la région et le code postal de facturation indiqués lors du paiement, et nous signalons l'achat à Google Analytics avec votre identifiant utilisateur et votre identifiant Google Analytics. Ces rapports ne dépendent pas de vos choix en matière de cookies.

Nous utilisons la balise d'OpenAI et les rapports de conversion pour mesurer si nos publicités conduisent à des inscriptions et à des achats. Base légale : intérêts légitimes ; vous pouvez vous y opposer à tout moment (voir « Votre droit d'opposition »). Google, Microsoft et OpenAI conservent ces données conformément à leurs propres conditions et aux paramètres de nos comptes.

Amélioration des Services et statistiques

• Données utilisées : des données issues des Services, telles que les résultats des analyses ATS, les offres d'emploi analysées et les transcriptions des entretiens IA.
• Finalités : tester et améliorer nos fonctionnalités, par exemple en soumettant de véritables offres d'emploi et transcriptions d'entretiens à une nouvelle version d'une fonctionnalité afin d'en vérifier la qualité avant sa mise en service, et établir des statistiques agrégées, par exemple sur la fréquence de certains problèmes dans les CV. Nous ne publions que des chiffres agrégés qui ne permettent d'identifier personne. Nous n'entraînons pas nos propres modèles d'IA sur vos données.
• Base légale : intérêt légitime à améliorer les Services et à informer les demandeurs d'emploi.
• Durée de conservation : pendant les durées indiquées dans la présente politique ; les statistiques publiées ne contiennent aucune donnée à caractère personnel.

L'extension de navigateur

L'extension de navigateur OwlApply analyse les offres d'emploi et remplit les candidatures sur d'autres sites web. Voici comment elle traite les données :

• Où elle agit : les scripts de l'extension s'exécutent sur les pages que vous consultez, mais n'agissent que sur les pages dont l'adresse semble liée à l'emploi, comme les offres d'emploi et les formulaires de candidature, ou sur lesquelles vous ouvrez vous-même l'extension.
• Analyse automatique : si l'ouverture automatique est activée (paramètre par défaut) et que vous êtes connecté, l'extension ouvre son panneau sur une telle page et transmet à OwlApply, pour analyse, le texte de l'offre figurant sur la page ainsi que l'adresse de celle-ci, sans aucun clic supplémentaire. Il peut s'agir de pages qui ne sont finalement pas des offres d'emploi, comme des formulaires de candidature ou des espaces candidats. Il en va de même lorsque vous ouvrez vous-même le panneau. Vous pouvez désactiver l'ouverture automatique pour un seul site ou partout.
• Remplissage automatique : lorsque vous lancez le remplissage automatique, l'extension transmet à OwlApply les questions du formulaire, leurs options de réponse et les valeurs déjà présentes dans les champs. Nous les transmettons, avec votre profil de remplissage automatique et votre CV, à notre fournisseur d'IA (OpenAI par défaut), et l'extension saisit les réponses dans le formulaire. Sauf si vous désactivez ces options, elle joint également votre CV et votre lettre de motivation aux champs de téléversement de fichiers. Vérifiez chaque réponse avant d'envoyer une candidature.
• Mots de passe : les données transmises par le remplissage automatique n'incluent jamais les champs de mot de passe. L'extension ne saisit dans un champ de mot de passe que le mot de passe d'inscription que vous avez enregistré, et uniquement sur les sites d'employeurs décrits dans la section suivante.
• Cache des offres : le texte et l'adresse de chaque page analysée ainsi que le résultat de l'analyse sont conservés dans un cache partagé d'offres d'emploi qui n'est pas rattaché à votre compte, afin qu'une même offre n'ait pas à être analysée deux fois. Ce cache n'a actuellement pas de date de suppression déterminée. Les résultats de correspondance entre une offre et votre CV sont conservés avec une référence à ce CV.
• Sur votre appareil : les paramètres de l'extension, les règles par site, les jetons de connexion et les préférences similaires sont stockés dans votre navigateur, dans l'espace de stockage propre à l'extension. L'offre affichée dans un onglet n'est conservée que jusqu'à la fermeture de cet onglet.
• Cookies : l'extension n'utilise son autorisation d'accès aux cookies que pour maintenir votre connexion à OwlApply. Elle ne lit pas les cookies d'autres sites web.
• Aucun traceur tiers : l'extension ne contient aucun code tiers de mesure d'audience ou de publicité. En dehors des serveurs d'OwlApply, elle ne charge que des ressources du site sur lequel vous vous trouvez (par exemple les feuilles de style de cette page, afin de l'adapter pour qu'elle tienne à côté du panneau) et, sur Dayforce, les deux documents décrits dans la section suivante. Lorsque vous la désinstallez, elle ouvre une courte page de recueil d'avis sur notre site web.
• Vos choix : vous pouvez à tout moment désactiver l'ouverture automatique pour un site ou partout, vous déconnecter ou désinstaller l'extension. La désinstallation supprime tout ce que l'extension a stocké dans votre navigateur ; les données qui nous ont déjà été transmises sont traitées comme décrit dans la présente politique.

Base légale : contrat pour les fonctionnalités que vous utilisez ; intérêt légitime à exploiter efficacement les Services, pour le cache des offres.

Informations d'inscription pour les sites des employeurs

Les systèmes de candidature de nombreux employeurs (par exemple Workday, iCIMS, SAP SuccessFactors, UKG Pro, Taleo et BrassRing) exigent un compte avant que vous puissiez postuler. Vous pouvez enregistrer dans l'extension une adresse e-mail et un mot de passe pour créer ces comptes et vous y connecter.

• Vous les saisissez uniquement sur la page de paramètres propre à l'extension.
• Ils sont stockés uniquement dans le navigateur dans lequel vous les enregistrez, chiffrés en AES-GCM au moyen d'une clé non exportable conservée par l'extension.
• L'extension conserve à côté d'eux une liste, chiffrée de la même manière, des sites d'employeurs sur lesquels un compte existe déjà avec ces informations : ceux où l'extension a créé le compte, ceux où vous vous en êtes servi pour vous connecter par son intermédiaire ou ceux où le site a indiqué que l'adresse e-mail y était déjà associée à un compte. L'extension n'utilise cette liste que pour vous connecter à ces sites au lieu d'essayer d'y créer un second compte. La liste reste dans votre navigateur, n'est jamais transmise à OwlApply et est effacée lorsque vous modifiez l'adresse e-mail enregistrée.
• Ils ne sont jamais transmis aux serveurs d'OwlApply ni aux fournisseurs d'IA, ne sont jamais inscrits dans des journaux et ne sont jamais inclus dans les données de formulaire que le remplissage automatique transmet pour obtenir des réponses de l'IA.
• L'extension ne les saisit que dans les champs correspondants de ces sites d'employeurs, et uniquement lorsque vous lancez cette opération depuis le panneau de l'extension.
• Lorsque vous demandez à l'extension de créer un compte, elle accepte pour vous la politique de confidentialité ou les conditions de l'employeur lorsque le site le demande (généralement en cochant la case prévue à cet effet ou en cliquant sur le bouton d'acceptation ; sur Dayforce, elle ouvre d'abord la déclaration de confidentialité et les conditions dans des onglets en arrière-plan, comme ce site l'exige). Les contrôles de sécurité, tels que les CAPTCHA, les codes que le site vous envoie, la vérification par téléphone et les questions de sécurité, restent toujours à votre charge : l'extension remplit le reste du formulaire et attend. La création du compte ou la connexion n'a lieu que lorsque vous cliquez vous-même sur le bouton de création de compte ou de connexion du site, ou sur le bouton de l'extension qui clique dessus pour vous. Lisez les conditions et la politique de confidentialité de l'employeur avant de le faire.
• Le compte est créé auprès de l'employeur, ou de la société qui exploite son système de candidature, et la politique de confidentialité de cette société s'y applique.
• La suppression des informations d'inscription sur la page de paramètres, ou la désinstallation de l'extension, les efface, ainsi que la liste des sites d'employeurs.

Nous vous recommandons d'utiliser un mot de passe que vous n'utilisez nulle part ailleurs.

Notre utilisation de l'IA

De nombreuses fonctionnalités des Services font appel à des modèles d'IA de fournisseurs externes. Les données qu'un fournisseur reçoit dépendent de la fonctionnalité : généralement votre CV, y compris les coordonnées qu'il contient, et, selon la fonctionnalité, votre profil de remplissage automatique, l'offre d'emploi, les questions d'un formulaire, vos messages ou votre voix.

• OpenAI, notre fournisseur par défaut : réponses du remplissage automatique, lettres de motivation, réécriture et traduction de CV, rédaction de résumés et de listes à puces, mots-clés et résumés des offres d'emploi, assistants IA de l'application web et entretien IA (intervieweur, résumé du CV et rapport).
• Google (Gemini) : lecture des CV téléversés, y compris dans le vérificateur ATS et sans compte, et rédaction des messages de relance.
• Groq : le chat IA de l'extension, qui reçoit vos derniers messages, votre CV et l'offre d'emploi.
• OpenRouter et les fournisseurs de modèles vers lesquels il achemine les requêtes : déterminer si une page est une offre d'emploi, en extraire les informations et évaluer dans quelle mesure votre CV y correspond. OpenRouter est également notre solution de secours lorsqu'un autre fournisseur d'IA n'est pas disponible ; votre requête peut alors être traitée par un autre fournisseur de modèles.
• Deepgram (reconnaissance vocale) et Google (synthèse vocale) : l'entretien IA.

Nous n'entraînons pas nos propres modèles d'IA sur vos données. Chaque fournisseur traite les données selon ses propres conditions. L'API d'OpenAI, que nous utilisons, n'utilise pas par défaut les données qui lui sont transmises pour entraîner les modèles d'OpenAI et peut les conserver jusqu'à 30 jours pour surveiller les abus. Les conditions standard de Deepgram l'autorisent à utiliser l'audio qu'il traite pour améliorer ses modèles de reconnaissance vocale. Les conditions des autres fournisseurs diffèrent ; contactez-nous si vous souhaitez des précisions.

Les résultats de l'IA sont des suggestions. Les scores de correspondance, les suggestions quant à l'opportunité de postuler, les réponses et les documents générés sont produits automatiquement, mais c'est vous qui décidez de ce que vous utilisez et de ce que vous envoyez à un employeur. Nous ne prenons à votre égard aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire (article 22 du RGPD). Les résultats de l'IA peuvent être erronés : vérifiez-les avant de les utiliser.

Afin de détecter et de corriger les erreurs, nous traçons les requêtes adressées à certaines de nos fonctionnalités d'IA au moyen de LangSmith, un service de LangChain, dans sa région UE. Les champs qui vous identifient directement sont remplacés par des codes pseudonymes, et les traces sont supprimées au bout de 14 jours.

Informations sensibles

Nous ne demandons pas de catégories particulières de données à caractère personnel, telles que des informations relatives à votre santé, à votre origine ethnique, à votre religion, à vos opinions politiques, à votre appartenance syndicale ou à votre orientation sexuelle. Si vous incluez de telles informations dans un CV, dans votre profil de remplissage automatique ou dans vos propres questions et réponses, nous ne les traitons que pour fournir la fonctionnalité dans laquelle vous les utilisez, sur la base de votre consentement explicite (article 9.2.a du RGPD), que vous donnez en les saisissant. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en supprimant ces informations. Ne les incluez que si cela est vraiment nécessaire.

Les formulaires de candidature posent souvent des questions facultatives relatives à l'égalité des chances, par exemple sur l'origine ethnique, le handicap, le statut d'ancien combattant ou la religion. Notre remplissage automatique a pour consigne de n'y répondre qu'à partir de ce que vous avez vous-même saisi et, à défaut, de choisir l'option permettant de ne pas répondre. Vérifiez ces réponses avant d'envoyer votre candidature.

Informations concernant d'autres personnes

Si votre CV contient des informations concernant d'autres personnes, comme le nom et les coordonnées de vos références, assurez-vous qu'elles acceptent que vous les communiquiez. Nous n'utilisons ces informations que dans le cadre de votre CV. N'utilisez l'import LinkedIn que pour votre propre profil.

Les offres d'emploi analysées par l'extension comportent parfois le nom ou les coordonnées d'un recruteur. Ces informations restent intégrées au texte de l'offre dans le cache des offres (intérêt légitime à fournir l'analyse des offres d'emploi).

Si nous détenons des informations vous concernant parce qu'une autre personne nous les a communiquées, vous pouvez nous contacter pour exercer vos droits.

Origine de vos données

La plupart des données que nous traitons proviennent de vous. Nous recevons également des données :

• des sites web sur lesquels vous utilisez l'extension : le texte et l'adresse des pages liées à l'emploi, ainsi que les questions et les valeurs déjà saisies des formulaires de candidature ;
• de Google, Facebook ou LinkedIn, si vous vous connectez par leur intermédiaire : l'identifiant de votre compte, votre nom, votre adresse e-mail et votre photo de profil ;
• de LinkedIn, si vous importez un profil : les informations du profil décrites à la rubrique « CV, lettres de motivation et autres documents » ;
• de Stripe : le statut de vos paiements et de votre abonnement et, pour les achats, votre lieu de facturation ;
• du lien qui vous a conduit jusqu'à nous et de votre adresse IP : les balises de campagne, le site web de provenance, les identifiants de clic publicitaire et votre pays.

Êtes-vous tenu de nous communiquer vos données ?

Pour créer un compte, vous avez besoin d'une adresse e-mail et d'un mot de passe, ou d'un compte Google, Facebook ou LinkedIn, et vous devez accepter nos conditions générales d'utilisation. Pour souscrire un abonnement, vous devez communiquer à Stripe vos données de paiement et de facturation. Tout le reste est facultatif, mais certaines fonctionnalités ne fonctionnent pas sans certaines données : par exemple, le remplissage automatique nécessite votre profil et l'entretien IA nécessite votre microphone. Aucune obligation légale ne vous impose de nous communiquer des données à caractère personnel.

Destinataires de vos données

Nous faisons appel aux sociétés ci-dessous pour fournir les Services. La plupart d'entre elles traitent des données à caractère personnel pour notre compte, uniquement pour nous fournir leur service. Certaines peuvent également les utiliser à leurs propres fins, conformément à leurs propres politiques de confidentialité, en particulier les fournisseurs de connexion, les plateformes publicitaires et, comme expliqué à la rubrique « Notre utilisation de l'IA », Deepgram.

Nous communiquons également des données à caractère personnel aux employeurs et aux sociétés qui exploitent leurs systèmes de candidature lorsque vous postulez à un emploi (ils reçoivent ce que vous soumettez et le traitent conformément à leurs propres politiques de confidentialité) ; aux autorités lorsque la loi nous y oblige ; et à un acquéreur ou à un successeur si tout ou partie de notre activité est cédé, fusionné ou réorganisé.

Transferts hors de l'EEE

Nos propres serveurs, notre fournisseur de messagerie et notre traçage des erreurs d'IA se trouvent dans l'UE. Les destinataires situés aux États-Unis sont OpenAI, Google, Groq, OpenRouter et les fournisseurs de modèles vers lesquels il achemine les requêtes, Deepgram, Daily, Stripe, Cloudflare (dont le réseau opère dans le monde entier), Microsoft, Meta et LinkedIn.

Lorsqu'un destinataire est certifié au titre du cadre de protection des données UE–États-Unis (EU–U.S. Data Privacy Framework), le transfert repose sur la décision d'adéquation adoptée par la Commission européenne pour ce cadre. À défaut, il repose sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Vous pouvez nous demander quelle garantie s'applique à un destinataire et en obtenir une copie.

Durée de conservation de vos données

Nous ne conservons les données à caractère personnel que le temps nécessaire aux finalités décrites ci-dessus, sauf si la loi nous impose de les conserver plus longtemps. « Jusqu'à la suppression de votre compte » signifie jusqu'à ce que votre compte soit supprimé à l'issue du délai de 30 jours qui court à compter de votre demande de suppression.

Sauvegardes : nous sauvegardons régulièrement nos bases de données. Les données que vous supprimez peuvent subsister dans ces sauvegardes jusqu'à 70 jours environ, jusqu'à ce que les sauvegardes elles-mêmes soient supprimées.

Vos droits

En vertu du RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : savoir si nous traitons vos données et en obtenir une copie.
• Droit de rectification : faire corriger les données inexactes ou incomplètes. Vous pouvez modifier vous-même la plupart de vos données dans l'application.
• Droit à l'effacement : faire supprimer vos données. Vous pouvez supprimer vous-même votre compte ; voir « Comment supprimer vos données ».
• Droit à la limitation du traitement : faire limiter l'utilisation de vos données dans certains cas, par exemple pendant que nous vérifions leur exactitude.
• Droit à la portabilité : recevoir les données que vous nous avez fournies, lorsque nous les traitons sur la base d'un contrat ou de votre consentement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou les faire transmettre à un autre prestataire lorsque cela est techniquement possible.
• Droit d'opposition : vous opposer aux traitements fondés sur des intérêts légitimes ainsi qu'à la prospection ; voir ci-dessous.
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause la licéité des traitements effectués avant ce retrait. Pour les cookies, utilisez les paramètres des cookies ; pour les e-mails promotionnels, utilisez les paramètres de votre compte ou l'option de désinscription.

Pour exercer vos droits, écrivez à [email protected]. Les demandes d'accès, de copie de vos données, de rectification ou d'opposition sont traitées par e-mail.

Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité, par exemple en nous écrivant depuis l'adresse e-mail associée à votre compte. Nous répondons dans un délai d'un mois. Si une demande est complexe ou si nous recevons de nombreuses demandes, nous pouvons prolonger ce délai de deux mois au maximum ; dans ce cas, nous vous en informerons au cours du premier mois en vous indiquant pourquoi. Les demandes sont gratuites. Si une demande est manifestement infondée ou excessive, nous pouvons la refuser ou exiger le paiement de frais raisonnables, et nous vous en expliquerons les raisons.

Comment supprimer vos données

Vous pouvez supprimer vous-même votre compte OwlApply à tout moment :

1. Connectez-vous et accédez à Paramètres du profil.
2. Repérez la section Supprimer le compte en bas de la page.
3. Cliquez sur Supprimer le compte, saisissez votre adresse e-mail pour confirmer, puis cliquez sur Programmer la suppression.

La suppression de votre compte est alors programmée et vous disposez de 30 jours pour changer d'avis : revenez sur le même écran et cliquez sur Conserver mon compte. La programmation de la suppression désactive également le renouvellement automatique de votre abonnement, de sorte que vous ne serez plus débité ; le fait de conserver votre compte ne le réactive pas. Au terme de ces 30 jours, votre compte est supprimé. Cette opération est irréversible.

Avec votre compte, nous supprimons votre profil et vos données de connexion, vos CV (y compris les fichiers téléversés et les aperçus), vos lettres de motivation, votre profil de remplissage automatique, vos préférences de recherche d'emploi, les entrées de votre suivi des candidatures et vos relances, les transcriptions et rapports de vos entretiens IA, l'historique de votre chat IA, les données sur l'origine de votre inscription, les journaux d'activité et les données d'affiliation.

Les données suivantes ne sont pas supprimées avec votre compte :

• Les pièces de facturation et documents comptables, y compris votre fiche client chez Stripe, que la législation comptable finlandaise nous impose de conserver.
• Les sauvegardes, pendant 70 jours environ au maximum.
• Les analyses effectuées avec le vérificateur ATS de CV gratuit, qui ne sont rattachées à aucun compte. Envoyez-nous le lien d'une analyse et nous la supprimerons.
• Le cache partagé des offres d'emploi analysées et des résultats d'analyse, qui n'est pas rattaché à votre compte, ainsi que les statistiques agrégées qui ne permettent pas de vous identifier.
• À ce jour, également : les photos figurant dans les CV créés avec le créateur de CV, l'historique des e-mails que nous vous avons envoyés, les messages et avis que vous nous avez adressés, votre abonnement à la newsletter, la liste des offres que vous avez bloquées dans la recherche d'emploi et les journaux techniques de vos entretiens IA. Nous les supprimons sur demande.
• Les copies détenues par nos prestataires selon leurs propres règles de conservation, par exemple jusqu'à 30 jours chez OpenAI et 14 jours dans nos traces d'erreurs d'IA.

Si vous ne parvenez pas à vous connecter, ou si vous souhaitez faire supprimer l'une des données ci-dessus, écrivez à [email protected].

Droit d'introduire une réclamation

Si vous estimez que nous traitons vos données à caractère personnel en violation de la réglementation relative à la protection des données, vous pouvez introduire une réclamation auprès du Bureau du médiateur chargé de la protection des données en Finlande (Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi/en) ou auprès de l'autorité de contrôle du pays de l'UE dans lequel vous résidez ou travaillez, ou dans lequel la violation alléguée a eu lieu. Nous serions heureux que vous preniez d'abord contact avec nous, afin que nous puissions essayer de résoudre le problème.

Sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données à caractère personnel, notamment :

• le chiffrement en transit (HTTPS) de toutes les connexions à nos sites web, à notre application et à nos serveurs, y compris celles provenant de l'extension ;
• des mots de passe conservés uniquement sous forme hachée, et des données de carte traitées par Stripe sans nous parvenir ;
• un accès à nos serveurs et à nos bases de données limité aux personnes qui en ont besoin pour faire fonctionner les Services ;
• le chiffrement, sur votre appareil, des informations d'inscription enregistrées dans l'extension.

Aucun système n'est totalement sûr. Si une violation de données à caractère personnel est susceptible d'engendrer un risque élevé pour vous, nous vous en informerons dans les meilleurs délais, comme l'exige le RGPD.

Enfants

Les Services sont destinés aux adultes. Nos conditions générales d'utilisation exigent que les utilisateurs soient âgés d'au moins 18 ans, et nous ne collectons pas sciemment de données à caractère personnel auprès d'enfants. Si vous pensez qu'un enfant nous a communiqué des données à caractère personnel, contactez-nous et nous les supprimerons.

Modifications de la présente politique

Nous mettons à jour la présente politique lorsque nos Services ou la législation évoluent. La date d'entrée en vigueur de la version actuelle est indiquée en haut de la page. Si nous apportons des modifications importantes, nous vous en informerons par e-mail ou dans l'application.

Nous contacter

Pour toute question concernant la présente politique ou vos données à caractère personnel, écrivez à [email protected] ou par courrier à OwlApply Oy, Tiistinkallio 6, 02230 Espoo, Finlande.