Politica de confidențialitate

Prezenta Politică de confidențialitate explică modul în care OwlApply Oy („OwlApply” sau „noi”) prelucrează datele cu caracter personal atunci când utilizați site-urile noastre owlapply.com și app.owlapply.com și serverele care le susțin, extensia de browser OwlApply, interviul cu IA și e-mailurile pe care le trimitem (denumite împreună „Serviciile”).

Prezenta versiune este în vigoare începând cu 3 octombrie 2026. În Politica privind modulele cookie explicăm mai detaliat modul în care utilizăm modulele cookie.

Cine răspunde de datele dumneavoastră

Operatorul care răspunde de datele dumneavoastră cu caracter personal este OwlApply Oy, societate cu răspundere limitată de drept finlandez (cod de identificare a întreprinderii 3622413-7), cu adresa Tiistinkallio 6, 02230 Espoo, Finlanda.

Ne puteți contacta în orice chestiune legată de protecția datelor la adresa [email protected]. Persoana noastră de contact pentru chestiunile legate de protecția datelor este Tufan Yavaş.

Ce date colectăm, în ce scopuri și în ce temei juridic

Pentru fiecare categorie de date cu caracter personal de mai jos explicăm ce colectăm, de ce, care este temeiul juridic potrivit Regulamentului general privind protecția datelor al UE (RGPD) și cât timp păstrăm datele. Temeiurile juridice pe care ne bazăm sunt:

• Executarea contractului (art. 6 alin. (1) lit. (b) din RGPD): prelucrarea este necesară pentru a vă furniza un serviciu pe care l-ați solicitat în temeiul Termenilor și condițiilor noastre sau pentru a face demersurile pe care ni le solicitați înainte de a vă înregistra.
• Obligația legală (art. 6 alin. (1) lit. (c)): prelucrarea este impusă de lege, de exemplu de legislația contabilă.
• Interesele legitime (art. 6 alin. (1) lit. (f)): prelucrarea este necesară în scopul unui interes pe care îl indicăm mai jos, iar interesele și drepturile dumneavoastră nu prevalează asupra acestuia. Vă puteți opune acestei prelucrări; consultați secțiunea „Dreptul dumneavoastră la opoziție”.
• Consimțământul (art. 6 alin. (1) lit. (a)): v-ați dat acordul, de exemplu pentru modulele cookie de analiză sau pentru e-mailurile de marketing. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment.
• Consimțământul explicit (art. 9 alin. (2) lit. (a)): pentru informațiile sensibile pe care alegeți să ni le furnizați; consultați secțiunea „Informații sensibile”.

Contul dumneavoastră

• Ce colectăm: adresa dumneavoastră de e-mail, parola (stocată numai sub formă de hash) și, dacă îl adăugați, numele. Dacă vă autentificați prin Google, Facebook sau LinkedIn, primim de la furnizorul respectiv ID-ul contului, numele, adresa de e-mail și fotografia de profil. De asemenea, păstrăm planul, starea abonamentului și creditele dumneavoastră, codul de recomandare și persoana care v-a recomandat, datele care vă mențin autentificat, momentul ultimei autentificări, dacă adresa de e-mail este verificată, momentul în care ați acceptat Termenii și condițiile noastre și dacă ați fost de acord să primiți e-mailuri de marketing.
• De ce: pentru a vă crea și administra contul, pentru a vă autentifica, pentru a vă menține contul în siguranță și pentru a vă oferi funcțiile incluse în planul dumneavoastră.
• Temei juridic: executarea contractului. Păstrăm evidența acceptării Termenilor și a opțiunii dumneavoastră privind marketingul pentru a le putea dovedi (obligație legală și interese legitime).
• Cât timp: până când vă ștergeți contul.

CV-uri, scrisori de intenție și alte documente

• Ce colectăm: fișierele CV pe care le încărcați (fișiere PDF, Word sau imagini), textul pe care îl extragem din acestea, orice fotografie pe care o conțin (pe care o detectăm și o decupăm automat) și imaginile de previzualizare; CV-urile și scrisorile de intenție pe care le creați sau le editați, inclusiv datele de contact, fotografia, experiența profesională, studiile, competențele, limbile cunoscute, proiectele, premiile, certificatele, publicațiile, hobby-urile, referințele și secțiunile personalizate; precum și scorul ATS și limba fiecărui CV. Dacă importați un profil LinkedIn, preluăm de pe LinkedIn numele, titlul profilului, experiența, studiile, competențele și fotografia profilului de la adresa pe care o introduceți.
• De ce: pentru a vă oferi editorul de CV-uri, scorurile ATS, scrisorile de intenție, descărcările și potrivirea cu locurile de muncă. Pentru potrivirea cu locurile de muncă, serviciul nostru de căutare de locuri de muncă transformă textul CV-ului dumneavoastră într-o reprezentare numerică ce poate fi comparată cu anunțurile de angajare.
• Temei juridic: executarea contractului.
• Cât timp: până când ștergeți documentul sau contul. În prezent, fotografiile din CV-urile create cu editorul de CV-uri nu sunt eliminate atunci când vă ștergeți contul; consultați secțiunea „Cum vă puteți șterge datele”.

Profilul de completare automată

• Ce colectăm: datele pe care le salvați pentru candidaturi: numele, adresa de e-mail, numărul de telefon, genul, locația, linkurile către profilurile LinkedIn și GitHub și către site-ul dumneavoastră, dacă aveți dreptul de a lucra și dacă aveți nevoie de sponsorizare pentru viză, data de la care puteți începe, preferința pentru munca la distanță, limbile cunoscute, așteptările salariale, precum și propriile întrebări și răspunsuri.
• De ce: pentru ca extensia de browser să poată completa în locul dumneavoastră formularele de candidatură; consultați secțiunea „Extensia de browser”.
• Temei juridic: executarea contractului; consimțământul explicit, pentru orice informații sensibile pe care alegeți să le adăugați.
• Cât timp: până când îl modificați sau îl ștergeți ori până când vă ștergeți contul.

Căutarea de locuri de muncă, urmărirea candidaturilor și mesajele de follow-up

• Ce colectăm: preferințele dumneavoastră de căutare a unui loc de muncă; locurile de muncă pe care le blocați în căutare; locurile de muncă pe care le salvați în instrumentul de urmărire a candidaturilor (titlul postului, compania, stadiul, locația, linkul, textul anunțului, precum și CV-ul și scrisoarea de intenție folosite); și mesajele de follow-up pe care le creați.
• De ce: pentru a vă afișa locuri de muncă potrivite, pentru a vă ajuta să țineți evidența candidaturilor și pentru a redacta mesaje de follow-up. Pentru redactarea unui mesaj de follow-up, transmitem către Google compania, titlul postului, stadiul candidaturii, numărul de zile care au trecut de la depunerea candidaturii, tonul ales și numele dumneavoastră.
• Temei juridic: executarea contractului.
• Cât timp: până când le modificați sau le ștergeți ori până când vă ștergeți contul. În prezent, lista locurilor de muncă blocate nu este eliminată atunci când vă ștergeți contul; o ștergem la cerere.

Chatul cu IA

• Ce colectăm: conversațiile dumneavoastră cu asistenții IA din aplicația web, inclusiv informațiile despre CV și despre locurile de muncă cu care aceștia lucrează și modificările pe care le fac, precum și întrebările pe care le adresați în chatul „Ask AI” din extensie.
• De ce: pentru a răspunde întrebărilor dumneavoastră și a vă edita documentele la cererea dumneavoastră, precum și pentru a vă permite să continuați o conversație sau să anulați o modificare.
• Temei juridic: executarea contractului.
• Cât timp: conversațiile din aplicația web: până când vă ștergeți contul. Conversațiile din chatul „Ask AI” din extensie nu sunt stocate pe serverele noastre; la fiecare întrebare nouă, extensia retransmite ultimele câteva mesaje ale dumneavoastră.

Interviul cu IA

• Ce colectăm: vocea dumneavoastră pe durata interviului (numai prin microfon; camera nu este folosită), transcrierea în timp real, anunțul de angajare pentru care vă pregătiți, un rezumat al CV-ului, limba și tipul interviului, raportul de interviu, precum și durata sesiunii și modul în care aceasta s-a încheiat.
• Cum funcționează: sunetul este transmis în flux prin Daily și transcris în timp real de Deepgram; întrebările intervievatorului sunt formulate de OpenAI și rostite de serviciul de sinteză vocală al Google. OwlApply nu înregistrează sunetul.
• De ce: pentru a desfășura interviul de exersare și a vă oferi un raport.
• Temei juridic: executarea contractului.
• Cât timp: transcrierea și raportul: până când vă ștergeți contul. Sistemul nostru de interviu generează, de asemenea, jurnale tehnice pentru fiecare sesiune, care pot conține fragmente din conversație; în prezent, acestea nu sunt șterse automat, iar noi le ștergem la cerere.

Verificatorul ATS și utilizarea fără cont

• Ce colectăm: în cazul verificatorului ATS gratuit pentru CV-uri: fișierul pe care îl încărcați, o imagine de previzualizare, informațiile pe care le extragem din acesta (inclusiv datele dumneavoastră de contact), rezultatul și adresa IP. În cazul unui CV pe care îl creați fără cont: ciorna, aspectul grafic al acesteia, orice fotografie și adresa IP.
• De ce: pentru a vă verifica CV-ul și a vă afișa rezultatul, pentru a vă permite să începeți un CV înainte de înregistrare și pentru a preveni abuzurile.
• Temei juridic: executarea contractului (demersuri pe care le solicitați înainte de înregistrare); interesul nostru legitim de a preveni abuzurile (adresa IP).
• Cât timp: verificările ATS nu sunt asociate niciunui cont, chiar dacă erați autentificat, și sunt păstrate până când ne cereți să le ștergem; în acest scop, trimiteți-ne linkul către verificare. Ciornele create fără cont sunt șterse la 30 de zile după ultima modificare, însă o fotografie dintr-o astfel de ciornă este păstrată, în prezent, până când ne cereți să o ștergem.

Oricine are linkul către o verificare ATS sau către o ciornă o poate deschide, așa că partajați aceste linkuri numai cu persoane în care aveți încredere.

Plăți

• Ce colectăm: Stripe colectează direct datele cardului dumneavoastră sau alte date de plată; noi nu vedem niciodată numărul complet al cardului și nu stocăm datele cardurilor. De asemenea, Stripe colectează numele și adresa de facturare, adresa de e-mail și, dacă îl furnizați, codul de identificare fiscală. Noi stocăm identificatorii de client și de abonament din Stripe, planul și datele calendaristice ale abonamentului dumneavoastră. La fiecare sesiune de plată transmitem către Stripe și ID-ul dumneavoastră de utilizator OwlApply, identificatorii Google Analytics, detaliile campaniei prin care v-ați înregistrat și orice referință de clic pe un anunț OpenAI.
• De ce: pentru a încasa plățile, a calcula taxele, a vă gestiona abonamentul, a ține evidența contabilă și a înțelege ce canale conduc la achiziții.
• Temei juridic: executarea contractului; obligația legală, pentru evidențele contabile și fiscale; interesul nostru legitim de a analiza achizițiile.
• Cât timp: detaliile abonamentului: până când vă ștergeți contul. Evidențele de facturare și ale tranzacțiilor: atât timp cât impune legislația contabilă finlandeză, în general șase ani de la sfârșitul exercițiului financiar. Din acest motiv, păstrăm înregistrarea dumneavoastră de client în Stripe și după ce vă ștergeți contul.

Programul de afiliere

• Ce colectăm: dacă vă înscrieți în programul nostru de afiliere, datele pentru plăți (numele titularului contului, banca, numărul contului, IBAN-ul, codul SWIFT/BIC sau adresa de e-mail PayPal), precum și câștigurile și plățile efectuate către dumneavoastră. Atunci când cineva vizitează OwlApply printr-un link de afiliere, înregistrăm vizita împreună cu adresa IP, agentul utilizator (user agent) al browserului, pagina de proveniență și țara vizitatorului și plasăm un modul cookie de recomandare valabil 30 de zile.
• De ce: pentru a atribui corect recomandările și a plăti comisioanele.
• Temei juridic: executarea contractului (pentru afiliați); interesul nostru legitim de a atribui corect recomandările (evidența vizitelor); obligația legală (evidența plăților).
• Cât timp: datele de afiliat și câștigurile: până când vă ștergeți contul; evidența plăților: conform cerințelor legislației contabile (consultați secțiunea „Plăți”); evidența vizitelor: până când ne cereți să o ștergem.

Mesaje, feedback și e-mailuri

• Ce colectăm: mesajele pe care ni le trimiteți prin e-mail sau prin formularul nostru de contact (numele, adresa de e-mail, subiectul, mesajul și, în cazul formularului, adresa IP); feedbackul și răspunsurile la sondaje (evaluarea, comentariile, motivele și, dacă o furnizați, adresa de e-mail), inclusiv formularul de feedback pe care îl afișăm atunci când dezinstalați extensia; abonarea la newsletter (adresa de e-mail și numele); precum și evidența e-mailurilor pe care vi le trimitem (destinatarul, subiectul, detalii despre conținut și starea livrării).
• De ce: pentru a vă răspunde, a îmbunătăți Serviciile, a trimite e-mailuri legate de servicii (de exemplu, despre înregistrare, resetarea parolei, exporturi și abonamentul dumneavoastră), a trimite newsletterul sau e-mailurile de marketing pe care le-ați solicitat și a ține evidența a ceea ce am trimis. Formularul nostru de contact folosește Google reCAPTCHA pentru a bloca mesajele nesolicitate (spam).
• Temei juridic: interesele noastre legitime de a răspunde solicitărilor, de a îmbunătăți Serviciile, de a preveni spamul și de a ține evidența e-mailurilor noastre; executarea contractului, pentru e-mailurile legate de servicii; consimțământul, pentru newsletter și e-mailurile de marketing.
• Cât timp: până când ne cereți să le ștergem. Puteți opri în orice moment newsletterul și e-mailurile de marketing din setările contului, prin opțiunea de dezabonare pe care o punem la dispoziție sau trimițându-ne un e-mail.

Jurnale de activitate și de securitate

• Ce colectăm: atunci când utilizați aplicația web sau extensia, serverele noastre înregistrează în jurnale acțiunile pe care le efectuați, de exemplu crearea unui CV sau actualizarea profilului de completare automată, împreună cu data și ora, adresa IP, agentul utilizator al browserului, pagina de proveniență, rezultatul și, pentru multe acțiuni, informațiile pe care le-ați transmis. Parolele și tokenurile de securitate sunt eliminate din aceste jurnale, iar conținutul formularelor pe care extensia îl transmite pentru completarea automată nu este înregistrat în jurnale. De asemenea, aplicația web ne raportează erorile tehnice, împreună cu adresa paginii (fără părțile sensibile), detalii despre browser și ID-ul dumneavoastră de utilizator. Pe baza adresei IP stabilim țara în care vă aflați, pentru a vă afișa prețurile aplicabile în țara dumneavoastră și pentru a ține evidența țărilor din care provin conturile noi; nu colectăm locația dumneavoastră exactă.
• De ce: pentru a menține securitatea Serviciilor, a detecta și a investiga abuzurile și erorile, a vă ajuta atunci când ne contactați și a înțelege modul în care sunt utilizate funcțiile.
• Temei juridic: interesele noastre legitime privind securitatea, fiabilitatea și îmbunătățirea Serviciilor.
• Cât timp: până când vă ștergeți contul.

Cum ați aflat de noi

• Ce colectăm: o singură dată, la înregistrare: etichetele de campanie din linkul pe care l-ați folosit, site-ul care v-a trimis către noi, prima pagină pe care ați vizitat-o, modul în care v-ați înregistrat și țara dumneavoastră; iar dacă ați ajuns la noi printr-un anunț, identificatorul de clic Google Ads sau OpenAI Ads. Înregistrăm identificatorul de clic Google Ads din link chiar dacă ați refuzat modulele cookie de publicitate.
• De ce: pentru a înțelege ce canale de marketing aduc utilizatori noi și achiziții și pentru a atribui corect recomandările partenerilor.
• Temei juridic: interese legitime.
• Cât timp: până când vă ștergeți contul. Copia transmisă către Stripe odată cu o achiziție este păstrată împreună cu evidențele de facturare.

Analiză statistică și publicitate

Pe owlapply.com și app.owlapply.com folosim Google Analytics (statistici de utilizare, asociate cu ID-ul dumneavoastră de utilizator OwlApply atunci când sunteți autentificat), Microsoft Clarity (înregistrări ale sesiunilor de navigare și hărți termice care arată cum sunt utilizate paginile) și Google Ads (măsurarea achizițiilor care urmează unui clic pe un anunț). Acolo unde este afișat bannerul nostru privind modulele cookie, inclusiv în întregul SEE, aceste instrumente pot folosi module cookie numai după ce le acceptați, iar dumneavoastră vă puteți modifica opțiunea în orice moment. Temei juridic: consimțământ. Detalii găsiți în Politica privind modulele cookie.

Site-urile noastre încarcă, de asemenea, eticheta OpenAI de măsurare a publicității. Aceasta raportează către OpenAI vizualizările de pagini și acțiunile-cheie (înregistrarea, inițierea unei plăți, trimiterea formularului de contact sau a celui de abonare la newsletter, încărcarea unui CV) și, atunci când sunteți autentificat, o formă hash a adresei dumneavoastră de e-mail și ID-ul de utilizator OwlApply. În prezent, această etichetă este încărcată direct, nu prin intermediul bannerului privind modulele cookie.

Serverele noastre trimit, de asemenea, rapoarte de conversie. Atunci când vă creați un cont, raportăm acest lucru platformei de publicitate a OpenAI, împreună cu o formă hash a adresei de e-mail, a ID-ului de utilizator și a prenumelui și numelui dumneavoastră, precum și cu adresa IP, agentul utilizator al browserului și orice referință de clic pe un anunț OpenAI. Atunci când cumpărați un abonament, transmitem aceleași date, plus țara, orașul, regiunea și codul poștal de facturare introduse la plată, iar achiziția o raportăm către Google Analytics, împreună cu ID-ul dumneavoastră de utilizator și identificatorul Google Analytics. Aceste rapoarte nu depind de opțiunile dumneavoastră privind modulele cookie.

Folosim eticheta OpenAI și rapoartele de conversie pentru a măsura dacă publicitatea noastră conduce la înregistrări și achiziții. Temei juridic: interese legitime; vă puteți opune în orice moment (consultați secțiunea „Dreptul dumneavoastră la opoziție”). Google, Microsoft și OpenAI păstrează aceste date în conformitate cu propriii termeni și cu setările contului nostru.

Îmbunătățirea Serviciilor și statistici

• Ce folosim: date provenite din Servicii, cum ar fi rezultatele verificărilor ATS, anunțurile de angajare analizate și transcrierile interviurilor cu IA.
• De ce: pentru a testa și a îmbunătăți funcțiile noastre, de exemplu prin rularea unor anunțuri de angajare și transcrieri de interviuri reale printr-o versiune nouă a unei funcții, pentru a-i verifica calitatea înainte de lansare, precum și pentru a întocmi statistici agregate, cum ar fi cât de frecvente sunt anumite probleme din CV-uri. Publicăm numai cifre agregate, care nu permit identificarea nimănui. Nu folosim datele dumneavoastră pentru a antrena propriile noastre modele de IA.
• Temei juridic: interesele noastre legitime de a îmbunătăți Serviciile și de a informa persoanele aflate în căutarea unui loc de muncă.
• Cât timp: pe perioadele descrise în prezenta politică; statisticile publicate nu conțin date cu caracter personal.

Extensia de browser

Extensia de browser OwlApply analizează anunțurile de angajare și completează candidaturi pe alte site-uri. Iată cum gestionează datele:

• Unde acționează: scripturile extensiei rulează pe paginile pe care le vizitați, dar acționează numai pe paginile a căror adresă pare să fie legată de locuri de muncă, cum ar fi anunțurile de angajare și formularele de candidatură, ori acolo unde deschideți chiar dumneavoastră extensia.
• Analiza automată: dacă deschiderea automată este activată (setarea implicită) și sunteți autentificat, extensia își deschide panoul pe o astfel de pagină și transmite către OwlApply, pentru analiză, textul referitor la locul de muncă de pe pagină și adresa acesteia, fără niciun alt clic. Pot fi incluse și pagini care se dovedesc a nu fi anunțuri de angajare, cum ar fi formularele de candidatură sau portalurile pentru candidați. Același lucru se întâmplă atunci când deschideți singur panoul. Puteți dezactiva deschiderea automată pentru un singur site sau peste tot.
• Completarea automată: atunci când porniți completarea automată, extensia transmite către OwlApply întrebările din formular, opțiunile de răspuns aferente și orice valori aflate deja în câmpuri. Noi le transmitem, împreună cu profilul de completare automată și CV-ul dumneavoastră, furnizorului nostru de IA (implicit OpenAI), iar extensia introduce răspunsurile în formular. Cu excepția cazului în care dezactivați aceste opțiuni, extensia atașează și CV-ul și scrisoarea de intenție în câmpurile de încărcare a fișierelor. Verificați fiecare răspuns înainte de a trimite o candidatură.
• Parole: ceea ce transmite completarea automată nu include niciodată câmpurile pentru parolă. Extensia introduce într-un câmp pentru parolă numai parola de înregistrare pe care ați salvat-o și numai pe site-urile angajatorilor descrise în secțiunea următoare.
• Memoria cache a anunțurilor: textul și adresa fiecărei pagini analizate, precum și rezultatul analizei sunt păstrate într-o memorie cache comună a anunțurilor, care nu este asociată contului dumneavoastră, astfel încât același anunț să nu trebuiască analizat de două ori. În prezent, memoria cache nu are o dată fixă de ștergere. Rezultatele potrivirii dintre un anunț și CV-ul dumneavoastră sunt stocate împreună cu o referință la CV-ul respectiv.
• Pe dispozitivul dumneavoastră: setările extensiei, regulile pentru site-uri, tokenurile de autentificare și preferințele similare sunt stocate în browserul dumneavoastră, în spațiul de stocare propriu al extensiei. Anunțul afișat într-o filă este păstrat numai până când închideți fila respectivă.
• Module cookie: extensia folosește permisiunea privind modulele cookie numai pentru a vă menține autentificat în OwlApply. Extensia nu citește modulele cookie ale altor site-uri.
• Fără instrumente de urmărire ale terților: extensia nu conține cod de analiză sau de publicitate al unor terți. În afară de serverele OwlApply, extensia încarcă numai resurse ale site-ului pe care vă aflați (de exemplu, foile de stil ale paginii respective, pentru a încadra pagina lângă panou) și, pe Dayforce, cele două documente descrise în secțiunea următoare. Atunci când o dezinstalați, extensia deschide o scurtă pagină de feedback pe site-ul nostru.
• Opțiunile dumneavoastră: puteți dezactiva în orice moment deschiderea automată pentru un site sau peste tot, vă puteți deconecta sau puteți dezinstala extensia. Dezinstalarea șterge tot ceea ce extensia a stocat în browserul dumneavoastră; datele care ne-au fost deja transmise sunt tratate conform prezentei politici.

Temei juridic: executarea contractului, pentru funcțiile pe care le utilizați; interesul nostru legitim de a furniza Serviciile în mod eficient, pentru memoria cache a anunțurilor.

Informațiile de înregistrare pentru site-urile angajatorilor

Multe sisteme de candidatură ale angajatorilor (de exemplu, Workday, iCIMS, SAP SuccessFactors, UKG Pro, Taleo și BrassRing) vă cer un cont înainte de a putea candida. Puteți salva în extensie o adresă de e-mail și o parolă pentru crearea acestor conturi și pentru autentificarea în ele.

• Le introduceți numai pe pagina de setări proprie a extensiei.
• Sunt stocate numai în browserul în care le salvați, criptate cu AES-GCM cu ajutorul unei chei care nu poate fi exportată și care este păstrată de extensie.
• Alături de acestea, extensia păstrează o listă, criptată în același mod, a site-urilor angajatorilor unde există deja un cont cu aceste date: site-urile unde extensia a creat contul, unde v-ați autentificat cu aceste date prin intermediul extensiei sau unde site-ul a indicat că adresa de e-mail este deja înregistrată. Extensia folosește această listă numai pentru a vă autentifica pe aceste site-uri, în loc să încerce să creeze un al doilea cont. Lista rămâne în browserul dumneavoastră, nu este transmisă niciodată către OwlApply și este ștearsă atunci când modificați adresa de e-mail salvată.
• Nu sunt transmise niciodată către serverele OwlApply sau către furnizorii de IA, nu sunt înregistrate niciodată în jurnale și nu sunt incluse niciodată în datele de formular pe care completarea automată le transmite pentru generarea răspunsurilor cu IA.
• Extensia le introduce numai în câmpurile corespunzătoare de pe site-urile acestor angajatori și numai atunci când porniți această acțiune din panoul extensiei.
• Atunci când îi cereți extensiei să creeze un cont, aceasta acceptă în numele dumneavoastră nota de informare privind confidențialitatea sau termenii angajatorului, acolo unde site-ul solicită acest lucru (de obicei, bifând caseta corespunzătoare sau apăsând butonul de acceptare; pe Dayforce, extensia deschide mai întâi declarația de confidențialitate și termenii în file de fundal, așa cum impune site-ul respectiv). Verificările de securitate, cum ar fi testele CAPTCHA, codurile pe care vi le trimite site-ul, verificarea prin telefon și întrebările de securitate, rămân întotdeauna în sarcina dumneavoastră: extensia completează restul formularului și așteaptă. Contul este creat sau autentificarea are loc doar atunci când apăsați chiar dumneavoastră butonul pentru crearea contului sau pentru autentificare, fie pe site, fie pe butonul extensiei care îl apasă în locul dumneavoastră. Citiți termenii și nota de informare privind confidențialitatea ale angajatorului înainte de a face acest lucru.
• Contul este creat la angajator sau la compania care operează sistemul de candidatură al acestuia, iar contului i se aplică nota de informare privind confidențialitatea a companiei respective.
• Eliminarea informațiilor de înregistrare din pagina de setări sau dezinstalarea extensiei le șterge împreună cu lista site-urilor angajatorilor.

Vă recomandăm să alegeți o parolă pe care nu o folosiți în altă parte.

Cum folosim inteligența artificială

Multe funcții ale Serviciilor folosesc modele de IA ale unor furnizori externi. Ceea ce primește un furnizor depinde de funcție: de obicei, CV-ul dumneavoastră, inclusiv datele de contact din acesta, și, în funcție de funcție, profilul de completare automată, anunțul de angajare, întrebările dintr-un formular, mesajele sau vorbirea dumneavoastră.

• OpenAI, furnizorul nostru implicit: răspunsurile pentru completarea automată, scrisorile de intenție, rescrierea și traducerea CV-urilor, redactarea rezumatelor și a punctelor din CV-uri, cuvintele-cheie și rezumatele anunțurilor de angajare, asistenții IA din aplicația web și interviul cu IA (intervievatorul, rezumatul CV-ului și raportul).
• Google (Gemini): citirea CV-urilor încărcate, inclusiv în verificatorul ATS și în cazul utilizării fără cont, și redactarea mesajelor de follow-up.
• Groq: chatul „Ask AI” din extensie, care primește ultimele câteva mesaje ale dumneavoastră, CV-ul și anunțul.
• OpenRouter și furnizorii de modele către care acesta direcționează solicitările: stabilirea faptului dacă o pagină este un anunț de angajare, extragerea detaliilor acestuia și evaluarea gradului în care CV-ul dumneavoastră se potrivește cu anunțul. OpenRouter este, de asemenea, soluția noastră de rezervă atunci când un alt furnizor de IA nu este disponibil; în acest caz, solicitarea dumneavoastră poate fi tratată de un alt furnizor de modele.
• Deepgram (conversia vorbirii în text) și Google (sinteza vocală): interviul cu IA.

Nu folosim datele dumneavoastră pentru a antrena propriile noastre modele de IA. Fiecare furnizor prelucrează datele în conformitate cu propriii termeni. API-ul OpenAI, pe care îl folosim, nu utilizează în mod implicit datele transmise prin intermediul său pentru antrenarea modelelor OpenAI și le poate păstra până la 30 de zile pentru monitorizarea abuzurilor. Termenii standard ai Deepgram îi permit acesteia să utilizeze datele audio pe care le prelucrează pentru a-și îmbunătăți modelele de recunoaștere a vorbirii. Termenii celorlalți furnizori diferă; contactați-ne dacă doriți detalii.

Rezultatele generate de IA sunt sugestii. Scorurile de potrivire, sugestiile privind oportunitatea de a candida, răspunsurile și documentele generate sunt produse automat, însă dumneavoastră decideți ce folosiți și ce trimiteți unui angajator. Nu luăm cu privire la dumneavoastră decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată care produc efecte juridice care vă privesc sau care vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă (art. 22 din RGPD). Rezultatele generate de IA pot fi greșite, așa că verificați-le înainte de a le folosi.

Pentru a identifica și a remedia erorile, urmărim solicitările adresate unora dintre funcțiile noastre de IA cu ajutorul LangSmith, un serviciu al LangChain, în regiunea sa din UE. Câmpurile care vă identifică direct sunt înlocuite cu coduri pseudonime, iar înregistrările de urmărire sunt șterse după 14 zile.

Informații sensibile

Nu solicităm categorii speciale de date cu caracter personal, cum ar fi informații despre sănătatea, originea etnică, religia, opiniile politice, apartenența la sindicate sau orientarea sexuală. Dacă includeți astfel de informații într-un CV, în profilul de completare automată sau în propriile întrebări și răspunsuri, le prelucrăm numai pentru a furniza funcția în care le folosiți, pe baza consimțământului dumneavoastră explicit (art. 9 alin. (2) lit. (a) din RGPD), pe care îl exprimați prin introducerea acestora. Vă puteți retrage consimțământul în orice moment, ștergând informațiile respective. Includeți-le numai dacă este cu adevărat necesar.

Formularele de candidatură conțin adesea întrebări opționale privind egalitatea de șanse, de exemplu despre etnie, dizabilitate, statutul de veteran sau religie. Funcția noastră de completare automată este instruită să răspundă la acestea numai pe baza informațiilor introduse de dumneavoastră și, în caz contrar, să aleagă opțiunea de a nu răspunde. Verificați aceste răspunsuri înainte de a trimite candidatura.

Informații despre alte persoane

Dacă CV-ul dumneavoastră conține informații despre alte persoane, cum ar fi numele și datele de contact ale persoanelor care vă oferă referințe, asigurați-vă că acestea sunt de acord ca dumneavoastră să le comunicați informațiile. Folosim astfel de informații numai ca parte a CV-ului dumneavoastră. Folosiți importul din LinkedIn numai pentru propriul profil.

Anunțurile de angajare analizate de extensie includ uneori numele sau datele de contact ale unui recrutor. Acestea rămân parte a textului anunțului în memoria cache a anunțurilor (interesul nostru legitim de a furniza analiza anunțurilor de angajare).

Dacă deținem informații despre dumneavoastră pentru că ni le-a furnizat altcineva, ne puteți contacta pentru a vă exercita drepturile.

De unde provin datele dumneavoastră

Majoritatea datelor pe care le prelucrăm provin de la dumneavoastră. Mai primim date:

• de pe site-urile pe care folosiți extensia: textul și adresa paginilor legate de locuri de muncă, precum și întrebările și valorile existente din formularele de candidatură;
• de la Google, Facebook sau LinkedIn, dacă vă autentificați prin intermediul acestora: ID-ul contului, numele, adresa de e-mail și fotografia de profil;
• de la LinkedIn, dacă importați un profil: datele de profil descrise în secțiunea „CV-uri, scrisori de intenție și alte documente”;
• de la Stripe: starea plăților și a abonamentului dumneavoastră și, în cazul achizițiilor, locația de facturare;
• din linkul prin care ați ajuns la noi și din adresa IP: etichetele de campanie, site-ul de proveniență, identificatorii de clic pe anunțuri și țara dumneavoastră.

Sunteți obligat să ne furnizați datele?

Pentru a vă crea un cont aveți nevoie de o adresă de e-mail și de o parolă sau de un cont Google, Facebook ori LinkedIn și trebuie să acceptați Termenii și condițiile noastre. Pentru a cumpăra un abonament, trebuie să furnizați către Stripe datele de plată și de facturare. Tot restul este opțional, însă unele funcții nu funcționează fără anumite date: de exemplu, completarea automată are nevoie de profilul dumneavoastră, iar interviul cu IA are nevoie de microfon. Nu aveți obligația legală de a ne furniza date cu caracter personal.

Cine primește datele dumneavoastră

Pentru furnizarea Serviciilor apelăm la companiile de mai jos. Majoritatea acestora prelucrează date cu caracter personal în numele nostru, exclusiv pentru a ne furniza serviciile lor. Unele le pot utiliza și în scopuri proprii, în temeiul propriilor politici de confidențialitate, în special furnizorii de autentificare, platformele de publicitate și, după cum se explică în secțiunea „Cum folosim inteligența artificială”, Deepgram.

De asemenea, divulgăm date cu caracter personal angajatorilor și companiilor care operează sistemele lor de candidatură atunci când candidați pentru un loc de muncă (aceștia primesc ceea ce trimiteți și prelucrează datele în conformitate cu propriile note de informare privind confidențialitatea); autorităților, atunci când legea ne obligă să facem acest lucru; și unui cumpărător sau succesor, în cazul în care activitatea noastră sau o parte a acesteia este vândută, fuzionată sau reorganizată.

Transferuri în afara SEE

Serverele noastre proprii, furnizorul nostru de e-mail și serviciul nostru de urmărire a erorilor de IA se află în UE. Destinatarii din Statele Unite sunt OpenAI, Google, Groq, OpenRouter și furnizorii de modele către care acesta direcționează solicitările, Deepgram, Daily, Stripe, Cloudflare (a cărui rețea funcționează la nivel mondial), Microsoft, Meta și LinkedIn.

În cazul în care un destinatar este certificat în temeiul Cadrului UE-SUA privind confidențialitatea datelor, transferul se bazează pe decizia Comisiei Europene privind caracterul adecvat al nivelului de protecție asigurat de acest cadru. În caz contrar, transferul se bazează pe clauzele contractuale standard adoptate de Comisia Europeană. Ne puteți întreba ce garanție se aplică unui anumit destinatar și ne puteți solicita o copie a acesteia.

Cât timp vă păstrăm datele

Păstrăm datele cu caracter personal numai atât timp cât avem nevoie de ele în scopurile descrise mai sus, cu excepția cazului în care legea ne obligă să le păstrăm mai mult timp. „Până când vă ștergeți contul” înseamnă până la ștergerea contului dumneavoastră la sfârșitul perioadei de 30 de zile care începe în momentul în care solicitați ștergerea.

Copii de rezervă: efectuăm periodic copii de rezervă ale bazelor noastre de date. Datele pe care le ștergeți pot rămâne în aceste copii de rezervă până la aproximativ 70 de zile, până când sunt șterse copiile de rezervă înseși.

Drepturile dumneavoastră

În temeiul RGPD, aveți următoarele drepturi:

• Dreptul de acces la datele dumneavoastră: să aflați dacă vă prelucrăm datele și să primiți o copie a acestora.
• Dreptul la rectificare: să obțineți rectificarea datelor inexacte sau incomplete. Majoritatea datelor le puteți modifica singur în aplicație.
• Dreptul la ștergerea datelor: să obțineți ștergerea datelor dumneavoastră. Vă puteți șterge singur contul; consultați secțiunea „Cum vă puteți șterge datele”.
• Dreptul la restricționarea prelucrării: să obțineți, în anumite cazuri, limitarea utilizării datelor dumneavoastră, de exemplu cât timp verificăm dacă acestea sunt exacte.
• Dreptul la portabilitatea datelor: să primiți datele pe care ni le-ați furnizat, atunci când le prelucrăm în temeiul unui contract sau al consimțământului, într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, ori să solicitați transmiterea lor către un alt furnizor, atunci când acest lucru este fezabil din punct de vedere tehnic.
• Dreptul la opoziție: să vă opuneți prelucrării bazate pe interese legitime și marketingului direct; consultați mai jos.
• Dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta prelucrarea efectuată anterior. Pentru modulele cookie, folosiți setările privind modulele cookie; pentru e-mailurile de marketing, folosiți setările contului sau opțiunea de dezabonare.

Pentru a vă exercita drepturile, scrieți-ne la [email protected]. Cererile de acces, de obținere a unei copii a datelor, de rectificare sau de opoziție sunt soluționate prin e-mail.

Vă putem cere să vă confirmați identitatea, de exemplu scriindu-ne de pe adresa de e-mail asociată contului dumneavoastră. Vă răspundem în termen de o lună. Dacă o cerere este complexă sau primim multe cereri, putem prelungi acest termen cu cel mult încă două luni; în acest caz, vă vom informa în prima lună și vă vom explica motivul. Cererile sunt gratuite. Dacă o cerere este în mod vădit nefondată sau excesivă, o putem refuza sau putem percepe o taxă rezonabilă, caz în care vă vom explica motivul.

Cum vă puteți șterge datele

Vă puteți șterge singur contul OwlApply în orice moment:

1. Autentificați-vă și accesați Setările profilului.
2. Găsiți secțiunea Șterge contul în partea de jos a paginii.
3. Faceți clic pe Șterge contul, introduceți adresa de e-mail pentru confirmare, apoi faceți clic pe Programează ștergerea.

Contul dumneavoastră este apoi programat pentru ștergere și aveți la dispoziție 30 de zile pentru a vă răzgândi: reveniți la același ecran și faceți clic pe Păstrează contul meu. Programarea ștergerii dezactivează și reînnoirea automată a abonamentului, astfel încât să nu vi se mai perceapă nicio plată; păstrarea contului nu o reactivează. După 30 de zile, contul este șters. Această acțiune este ireversibilă.

Odată cu contul, ștergem profilul și datele de autentificare, CV-urile (inclusiv fișierele încărcate și previzualizările), scrisorile de intenție, profilul de completare automată, preferințele de căutare a unui loc de muncă, intrările din instrumentul de urmărire a candidaturilor și mesajele de follow-up, transcrierile și rapoartele interviurilor cu IA, istoricul chatului cu IA, detaliile privind înregistrarea, jurnalele de activitate și evidențele de afiliere.

Următoarele date nu sunt șterse odată cu contul:

• Evidențele de facturare și contabile, inclusiv înregistrarea dumneavoastră de client în Stripe, pe care legislația contabilă finlandeză ne obligă să le păstrăm.
• Copiile de rezervă, timp de până la aproximativ 70 de zile.
• Verificările efectuate cu verificatorul ATS gratuit pentru CV-uri, care nu sunt asociate niciunui cont. Trimiteți-ne linkul către o verificare și o vom șterge.
• Memoria cache comună a anunțurilor de angajare analizate și a rezultatelor analizelor, care nu este asociată contului dumneavoastră, precum și statisticile agregate care nu vă identifică.
• În prezent, de asemenea: fotografiile din CV-urile create cu editorul de CV-uri, evidența e-mailurilor pe care vi le-am trimis, mesajele și feedbackul pe care ni le-ați trimis, abonarea dumneavoastră la newsletter, lista locurilor de muncă pe care le-ați blocat în căutare și jurnalele tehnice ale interviurilor dumneavoastră cu IA. Le ștergem la cerere.
• Copiile deținute de furnizorii noștri conform propriilor reguli de păstrare, de exemplu până la 30 de zile la OpenAI și 14 zile în înregistrările noastre de urmărire a erorilor de IA.

Dacă nu vă puteți autentifica sau doriți ștergerea oricăreia dintre datele de mai sus, scrieți-ne la [email protected].

Dreptul de a depune o plângere

Dacă considerați că prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal cu încălcarea legislației privind protecția datelor, puteți depune o plângere la Oficiul Ombudsmanului pentru Protecția Datelor din Finlanda (Office of the Data Protection Ombudsman, tietosuoja.fi/en) sau la autoritatea de supraveghere din statul membru al UE în care locuiți sau lucrați ori în care a avut loc presupusa încălcare. V-am fi recunoscători dacă ne-ați contacta mai întâi, pentru a încerca să rezolvăm problema.

Securitate

Utilizăm măsuri tehnice și organizatorice pentru a proteja datele cu caracter personal, printre care:

• criptarea în tranzit (HTTPS) a tuturor conexiunilor către site-urile, aplicația și serverele noastre, inclusiv a celor provenite de la extensie;
• stocarea parolelor numai sub formă de hash și prelucrarea datelor cardului de către Stripe, fără ca acestea să ajungă la noi;
• limitarea accesului la serverele și bazele noastre de date la persoanele care au nevoie de acesta pentru operarea Serviciilor;
• criptarea pe dispozitivul dumneavoastră a informațiilor de înregistrare salvate în extensie.

Niciun sistem nu este complet sigur. Dacă o încălcare a securității datelor cu caracter personal este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru dumneavoastră, vă vom informa fără întârzieri nejustificate, astfel cum impune RGPD.

Copii

Serviciile sunt destinate adulților. Termenii și condițiile noastre impun ca utilizatorii să aibă cel puțin 18 ani, iar noi nu colectăm în mod intenționat date cu caracter personal de la copii. Dacă credeți că un copil ne-a furnizat date cu caracter personal, contactați-ne și le vom șterge.

Modificări ale prezentei politici

Actualizăm prezenta politică atunci când se modifică Serviciile noastre sau legislația. Data intrării în vigoare a versiunii actuale este indicată la început. Dacă facem modificări semnificative, vă vom informa prin e-mail sau în aplicație.

Contactați-ne

Pentru întrebări despre prezenta politică sau despre datele dumneavoastră cu caracter personal, scrieți-ne la [email protected] sau prin poștă la adresa OwlApply Oy, Tiistinkallio 6, 02230 Espoo, Finlanda.