Politika zasebnosti

Ta politika zasebnosti pojasnjuje, kako družba OwlApply Oy (»OwlApply«, »mi«, »nas«) obdeluje osebne podatke, ko uporabljate naši spletni mesti owlapply.com in app.owlapply.com, razširitev za brskalnik OwlApply, intervju z umetno inteligenco (UI) in e-poštna sporočila, ki jih pošiljamo (skupaj »storitve«).

Ta različica velja od 10. oktobra 2026. Uporabo piškotkov podrobneje pojasnjuje naša politika piškotkov.

Kdo smo

Upravljavec vaših osebnih podatkov je OwlApply Oy, finska družba z omejeno odgovornostjo (poslovna identifikacijska številka 3622413-7), Tiistinkallio 6, 02230 Espoo, Finska.

V vseh zadevah, povezanih z zasebnostjo, nam lahko pišete na [email protected]. Naša kontaktna oseba za vprašanja zasebnosti je Tufan Yavaş.

Katere podatke zbiramo

Zbiramo podatke, ki nam jih posredujete, podatke, ki nastanejo, ko uporabljate storitve, in nekatere podatke iz drugih virov:

• Podatki o računu: vaš e-poštni naslov, geslo (shranjeno le kot zgoščena vrednost) in vaše ime, če ga dodate, vaš paket, naročnina in krediti ter vaša izbira glede trženjskih e-poštnih sporočil. Če se prijavite z računom Google, Facebook ali LinkedIn, od tega ponudnika prejmemo ID vašega računa, ime, e-poštni naslov in profilno sliko.
• Življenjepisi, spremna pisma in dokumenti: datoteke, ki jih naložite, življenjepisi in spremna pisma, ki jih ustvarite (vključno z morebitno fotografijo ter delovnimi izkušnjami, izobrazbo in drugimi podatki v njih), in njihove ocene ATS. Če uvozite profil LinkedIn, iz omrežja LinkedIn pridobimo ime, naslovno vrstico, izkušnje, izobrazbo, veščine in fotografijo tega profila.
• Profil za samodejno izpolnjevanje: podatki, ki jih shranite za prijave na delovna mesta, na primer vaši kontaktni podatki, dovoljenje za delo, razpoložljivost, pričakovana plača ter lastna vprašanja in odgovori.
• Iskanje zaposlitve in sledilnik prijav: vaše nastavitve iskanja zaposlitve, delovna mesta, ki jih shranite ali blokirate, in sporočila za poizvedbo, ki jih ustvarite.
• Klepet z UI in intervju z UI: vaši pogovori z našimi asistenti UI, pri intervjuju z UI pa vaš glas med intervjujem (samo mikrofon; vašega zvoka ne snemamo), sprotni prepis in vaše poročilo o intervjuju.
• Plačila: vaše plačilne podatke in podatke za izstavitev računa zbira neposredno naš ponudnik plačilnih storitev; celotne številke vaše kartice nikoli ne vidimo. Hranimo podatke o vaši naročnini in njene datume.
• Partnerski program: če se mu pridružite, vaši podatki za izplačila in vaši zaslužki. Ko nekdo obišče OwlApply prek partnerske povezave, obisk zabeležimo (naslov IP, brskalnik, napotitvena stran in država) in nastavimo priporočilni piškotek, ki velja 30 dni.
• Sporočila in povratne informacije: kar nam pošljete po e-pošti, prek našega kontaktnega obrazca ali v anketah in obrazcih za povratne informacije, vaša naročnina na e-novice in evidence e-poštnih sporočil, ki vam jih pošljemo.
• Podatki o uporabi in napravi: dejanja, ki jih izvedete v spletni aplikaciji in razširitvi, skupaj s časom, vašim naslovom IP in podatki o brskalniku, ter poročila o tehničnih napakah. Iz vašega naslova IP ugotovimo vašo državo; vaše natančne lokacije ne zbiramo.
• Kako ste nas našli: ob registraciji oznake kampanje in identifikatorji klikov na oglase v povezavi, ki ste jo uporabili, napotitveno spletno mesto in prva stran, ki ste jo obiskali. Te podatke iz povezave zabeležimo tudi, če ste zavrnili oglaševalske piškotke.
• Uporaba brez računa: datoteke, ki jih preverite z brezplačnim preverjanjem življenjepisa ATS, in osnutki življenjepisov, ki jih začnete pripravljati pred registracijo, skupaj z vašim naslovom IP. Vsak, ki ima povezavo do preverjanja ATS ali do osnutka, ga lahko odpre, zato te povezave delite le z ljudmi, ki jim zaupate.

Poleg podatkov, ki nam jih posredujete, prejemamo podatke s spletnih mest, na katerih uporabljate razširitev, od ponudnikov Google, Facebook ali LinkedIn, če se prijavite z njihovim računom ali uvozite profil LinkedIn, od našega ponudnika plačilnih storitev (stanje vaših plačil in lokacijo iz naslova za izstavitev računa) ter iz povezave, prek katere ste prišli k nam.

Za ustvarjanje računa potrebujete e-poštni naslov in geslo (ali račun Google, Facebook ali LinkedIn), sprejeti pa morate tudi naše pogoje uporabe; za nakup naročnine morate našemu ponudniku plačilnih storitev posredovati svoje plačilne podatke. Vse drugo je neobvezno, vendar nekatere funkcije potrebujejo določene podatke: samodejno izpolnjevanje na primer potrebuje vaš profil, intervju z UI pa vaš mikrofon. Po zakonu nam osebnih podatkov niste dolžni posredovati.

Kako uporabljamo vaše podatke in na kateri pravni podlagi

V skladu s Splošno uredbo EU o varstvu podatkov (GDPR) vaše podatke uporabljamo za naslednje namene in na naslednjih pravnih podlagah:

Kadar se opiramo na zakonite interese, je naš interes tisti, ki je naveden v preglednici, vi pa lahko ugovarjate (glejte »Vaša pravica do ugovora«). Kadar se opiramo na privolitev, jo lahko kadar koli prekličete, ne da bi to vplivalo na predhodno obdelavo.

Za izboljševanje storitev nove različice naših funkcij preizkušamo na resničnih podatkih, na primer na rezultatih preverjanj ATS, analiziranih zaposlitvenih oglasih in prepisih intervjujev z UI, ter pripravljamo statistiko, na primer o tem, kako pogoste so nekatere težave v življenjepisih. Objavljamo le zbirne podatke, iz katerih ni mogoče nikogar identificirati.

Piškotki, analitika in oglaševanje

Analitična in oglaševalska orodja partnerjev, kot so Google, Microsoft, Meta in OpenAI, uporabljamo, da razumemo, kako se naša spletna mesta uporabljajo (na primer prek statistike, posnetkov sej in toplotnih zemljevidov), ter da merimo in izboljšujemo svoje oglaševanje. Kjer se prikaže naša pasica za piškotke, kar velja za celoten EGP, lahko ta orodja piškotke uporabljajo šele, ko jih sprejmete; izjema je trenutno oznaka družbe OpenAI za merjenje oglaševanja. Svojo izbiro lahko kadar koli spremenite v nastavitvah piškotkov. Podrobnosti so v naši politiki piškotkov.

Za merjenje našega oglaševanja in prikazovanje ustreznih oglasov lahko z našimi oglaševalskimi partnerji delimo podatke, na primer zgoščeno obliko vašega e-poštnega naslova in drugih kontaktnih podatkov ter podatke o vaših registracijah in nakupih. Uporabimo jih lahko tudi za oblikovanje ciljnih skupin za oglase, na primer zato, da naši oglasi niso prikazani obstoječim strankam ali da so prikazani osebam, ki so jim podobne. Naši oglaševalski partnerji te podatke obdelujejo v skladu s svojimi pogoji.

Tako ravnamo na podlagi naših zakonitih interesov. Kadar koli lahko ugovarjate; v tem primeru bomo prenehali z obdelavo in vas odstranili iz svojih ciljnih skupin za oglase.

Razširitev za brskalnik

Razširitev za brskalnik OwlApply analizira zaposlitvene oglase in izpolnjuje prijave na delovna mesta na drugih spletnih mestih:

• Strani z zaposlitvami: razširitev deluje le na straneh, katerih naslov je videti povezan z zaposlitvijo, ali kjer jo odprete sami. Če ste prijavljeni in je samodejno odpiranje vklopljeno (privzeta nastavitev), nam besedilo in naslov take strani pošlje v analizo. Med njimi so lahko tudi strani, za katere se izkaže, da niso zaposlitveni oglasi. Samodejno odpiranje lahko izklopite za posamezno spletno mesto ali povsod.
• Samodejno izpolnjevanje: ko zaženete samodejno izpolnjevanje, razširitev pošlje vprašanja v obrazcu, možne odgovore in morebitne vrednosti, ki so že vnesene. Te podatke skupaj z vašim profilom za samodejno izpolnjevanje in življenjepisom pošljemo našemu ponudniku UI, razširitev pa vnese odgovore. Priloži lahko tudi vaš življenjepis in spremno pismo. Pred oddajo preverite vsak odgovor.
• Gesla: razširitev nikoli ne pošlje vsebine polj za gesla. Če shranite podatke za registracijo na spletnih mestih delodajalcev za prijave (en e-poštni naslov in geslo), ostanejo šifrirani v vašem brskalniku in se nikoli ne pošljejo družbi OwlApply ali ponudnikom UI. Razširitev jih vnese le na teh spletnih mestih delodajalcev, ko postopek zaženete na plošči. Ko za vas ustvari račun, sprejme pogoje ali obvestilo o zasebnosti delodajalca, kadar spletno mesto zahteva, račun pa se ustvari šele, ko sami pritisnete gumb za potrditev. Od takrat velja obvestilo o zasebnosti tega delodajalca.
• Predpomnilnik oglasov: analizirani oglasi in njihovi rezultati se hranijo v skupnem predpomnilniku, ki ni povezan z vašim računom, da se isti oglas ne analizira dvakrat. Oglasi lahko vsebujejo ime ali kontaktne podatke kadrovnika.
• Nič drugega: razširitev ne vsebuje analitične ali oglaševalske kode tretjih oseb, dovoljenje za piškotke pa uporablja le zato, da ostanete prijavljeni v OwlApply. Vaše nastavitve ostanejo v vašem brskalniku, z odstranitvijo razširitve pa se izbrišejo.

Pravna podlaga: pogodba za funkcije, ki jih uporabljate; za predpomnilnik oglasov zakoniti interesi pri učinkovitem delovanju storitev.

Kako uporabljamo umetno inteligenco

Številne funkcije uporabljajo modele UI zunanjih ponudnikov, kot sta OpenAI (naš privzeti ponudnik) in Google, ter drugih ponudnikov modelov UI, v nekaterih primerih prek storitve, ki med njimi usmerja zahteve. Odvisno od funkcije ponudnik prejme vaš življenjepis (vključno s kontaktnimi podatki v njem), vaš profil za samodejno izpolnjevanje, zaposlitveni oglas, vprašanja v obrazcu, vaša sporočila ali, pri intervjuju z UI, vaš govor, ki ga storitev za pretvorbo govora v besedilo sproti prepisuje.

Na vaših podatkih ne učimo lastnih modelov UI. Vsak ponudnik s podatki ravna v skladu s svojimi pogoji; nekateri jih lahko omejen čas hranijo za nadzor zlorab, nekateri, na primer naš ponudnik pretvorbe govora v besedilo za intervju z UI, pa jih lahko uporabljajo za izboljševanje svojih modelov. Če želite podrobnosti, nas vprašajte.

Rezultati UI so predlogi. Ocene ujemanja, ustvarjeni odgovori in dokumenti nastanejo samodejno, vendar o tem, kaj boste uporabili in kaj poslali delodajalcu, odločate vi. Ne sprejemamo odločitev o vas, ki bi temeljile zgolj na avtomatski obdelavi in bi imele pravne učinke v zvezi z vami ali bi na podoben način znatno vplivale na vas (člen 22 GDPR). Rezultati UI so lahko napačni, zato jih pred uporabo preverite.

Občutljivi podatki in podatki o drugih osebah

Ne zahtevamo posebnih vrst osebnih podatkov, kot so podatki o vašem zdravju, etničnem poreklu, verskem prepričanju ali spolni usmerjenosti. Če take podatke vključite v življenjepis, profil za samodejno izpolnjevanje ali svoje odgovore, jih obdelujemo le za zagotavljanje te funkcije, na podlagi vaše izrecne privolitve, ki jo date z njihovim vnosom in jo lahko prekličete z njihovim izbrisom. Pri neobveznih vprašanjih o enakih možnostih v prijavnih obrazcih naše samodejno izpolnjevanje odgovarja le na podlagi tega, kar ste vnesli, sicer pa izbere možnost, da odgovor odklonite.

Če vaš življenjepis vsebuje podatke o drugih osebah, na primer o vaših referenčnih osebah, poskrbite, da se strinjajo s tem, da te podatke delite. Uvoz iz omrežja LinkedIn uporabljajte le za svoj profil. Če imamo podatke o vas, ker nam jih je posredoval nekdo drug, se lahko obrnete na nas, da uveljavite svoje pravice.

S kom delimo vaše podatke

Osebne podatke delimo z naslednjimi kategorijami prejemnikov:

• Ponudniki storitev, ki jih obdelujejo v našem imenu: gostovanje v EU, varnost, dostava vsebin in shranjevanje datotek (na primer Cloudflare), e-pošta, naša pasica za piškotke in orodja, ki nam pomagajo odkrivati in odpravljati napake.
• Ponudniki UI, kot sta OpenAI in Google, ter govorne storitve, ki se uporabljajo pri intervjuju z UI (glejte »Kako uporabljamo umetno inteligenco«).
• Ponudniki plačilnih storitev, na primer Stripe, za plačila, naročnine, račune in davke.
• Analitični in oglaševalski partnerji, kot so Google, Meta, Microsoft in OpenAI (glejte »Piškotki, analitika in oglaševanje«).
• Ponudniki storitev prijave (Google, Facebook, LinkedIn), če jih uporabljate.
• Delodajalci in podjetja, ki upravljajo njihove sisteme za prijave, ko se prijavite na delovno mesto; prejmejo podatke, ki jih oddate, in z njimi ravnajo v skladu s svojimi obvestili o zasebnosti.
• Organi, kadar od nas tako zahteva zakon, ter kupec ali pravni naslednik, če je naše poslovanje ali njegov del prodan, združen ali reorganiziran.

Ponudniki storitev prijave, oglaševalski partnerji in nekateri ponudniki UI lahko podatke uporabljajo tudi za lastne namene v skladu s svojimi politikami zasebnosti.

Prenosi zunaj EGP

Naši lastni strežniki in naš ponudnik e-pošte so v EU. Več prejemnikov je v ZDA, med njimi naši ponudniki UI, naš ponudnik plačilnih storitev, naši partnerji za analitiko, oglaševanje in prijavo, naš ponudnik varnosti in dostave vsebin ter storitve, ki se uporabljajo pri intervjuju z UI. Kadar je prejemnik certificiran v skladu z okvirom EU-ZDA za zasebnost podatkov (EU–U.S. Data Privacy Framework), prenos temelji na sklepu Evropske komisije o ustreznosti za ta okvir; v nasprotnem primeru temelji na standardnih pogodbenih določilih Evropske komisije. Vprašate nas lahko, kateri zaščitni ukrep velja za posameznega prejemnika, in zahtevate njegovo kopijo.

Kako dolgo hranimo vaše podatke

Osebne podatke hranimo le tako dolgo, kot jih potrebujemo za zgoraj opisane namene, razen če zakon zahteva, da jih hranimo dlje:

• Podatki o vašem računu, dokumenti in dejavnost se hranijo, dokler jih ne izbrišete ali ne izbrišete računa. Vaš račun se izbriše 30 dni po tem, ko zahtevate izbris.
• Evidence o obračunih in računovodske evidence, vključno z vašim zapisom stranke pri našem ponudniku plačilnih storitev, se hranijo toliko časa, kot zahteva finska zakonodaja o računovodstvu, praviloma šest let po koncu poslovnega leta.
• Osnutki življenjepisov, ustvarjeni brez računa, se izbrišejo 30 dni po vaši zadnji spremembi.
• Nekateri podatki niso povezani z vašim računom ali se z njim še ne izbrišejo, na primer brezplačna preverjanja ATS, skupni predpomnilnik oglasov, fotografije v življenjepisih, sporočila in povratne informacije, ki ste nam jih poslali, evidence e-poštnih sporočil, ki smo vam jih poslali, in tehnični dnevniki intervjujev z UI. Te podatke izbrišemo na zahtevo; predpomnilnik oglasov nima določenega roka za izbris.
• Izbrisani podatki lahko v naših varnostnih kopijah ostanejo do približno 70 dni. Kopije pri naših ponudnikih se hranijo v skladu z njihovimi pogoji.

Kako izbrišete svoj račun

Prijavite se, odprite Nastavitve profila in na dnu strani uporabite Izbriši račun. Nato imate 30 dni časa, da si premislite s klikom na Obdrži moj račun. Z načrtovanjem izbrisa se izklopi tudi samodejno podaljševanje vaše naročnine. Po 30 dneh se vaš račun izbriše in tega ni mogoče razveljaviti. Če se ne morete prijaviti v svoj račun ali želite, da izbrišemo druge podatke, nam pišite na [email protected].

Vaše pravice

Po GDPR imate pravico do:

• dostopa do svojih podatkov in prejema njihove kopije;
• popravka netočnih ali nepopolnih podatkov (večino jih lahko spremenite sami v aplikaciji);
• izbrisa svojih podatkov;
• omejitve uporabe svojih podatkov v določenih primerih;
• prejema podatkov, ki ste nam jih posredovali, v strojno berljivi obliki ali njihovega posredovanja drugemu ponudniku (prenosljivost);
• ugovora zoper obdelavo, ki temelji na zakonitih interesih, in zoper neposredno trženje (glejte spodaj);
• preklica privolitve kadar koli: za piškotke uporabite nastavitve piškotkov, za trženjska e-poštna sporočila pa nastavitve računa ali možnost odjave.

Za uveljavljanje svojih pravic nam pišite na [email protected]. Morda vas bomo prosili, da potrdite svojo identiteto, na primer tako, da nam pišete z e-poštnega naslova svojega računa. Odgovorimo v enem mesecu; če je zahteva zapletena ali prejmemo veliko zahtev, lahko ta rok podaljšamo za največ dva dodatna meseca in vam bomo pojasnili razloge. Zahteve so brezplačne, razen če so očitno neutemeljene ali pretirane.

Pritožbe

Če menite, da vaše osebne podatke obdelujemo v nasprotju z zakonodajo o varstvu podatkov, lahko vložite pritožbo pri Uradu varuha za varstvo podatkov na Finskem (Office of the Data Protection Ombudsman, tietosuoja.fi/en) ali pri nadzornem organu države EU, v kateri živite ali delate ali v kateri je prišlo do domnevne kršitve. Veseli bomo, če se najprej obrnete na nas, da bomo lahko poskušali zadevo rešiti.

Varnost

Osebne podatke varujemo s tehničnimi in organizacijskimi ukrepi, med drugim s šifriranjem vseh povezav med prenosom, shranjevanjem gesel le kot zgoščenih vrednosti, obdelavo podatkov o karticah pri našem ponudniku plačilnih storitev, ne da bi prišli do nas, in omejitvijo dostopa do naših sistemov na osebe, ki ga potrebujejo. Noben sistem ni popolnoma varen. Če bo kršitev varstva osebnih podatkov verjetno povzročila veliko tveganje za vas, vas bomo o njej obvestili brez nepotrebnega odlašanja.

Otroci

Storitve so namenjene odraslim. Naši pogoji uporabe zahtevajo, da so uporabniki stari najmanj 18 let, in osebnih podatkov otrok ne zbiramo zavestno. Če menite, da nam je otrok posredoval osebne podatke, se obrnite na nas in jih bomo izbrisali.

Spremembe te politike

To politiko posodobimo, kadar se spremenijo naše storitve ali zakonodaja. Datum začetka veljavnosti trenutne različice je naveden na vrhu. Če bomo uvedli bistvene spremembe, vas bomo o tem obvestili po e-pošti ali v aplikaciji.

Kontaktirajte nas

Za vprašanja o tej politiki ali vaših osebnih podatkih nam pišite na [email protected] ali po pošti na naslov OwlApply Oy, Tiistinkallio 6, 02230 Espoo, Finska.