プライバシーポリシー

本プライバシーポリシーは、OwlApply Oy（以下「OwlApply」または「当社」といいます。）が、お客様による当社のウェブサイト（owlapply.comおよびapp.owlapply.com）とこれらを支えるサーバー、OwlApplyブラウザ拡張機能、AI面接、ならびに当社が送信するメール（以下総称して「本サービス」といいます。）のご利用に際して、個人データをどのように取り扱うかを説明するものです。

本バージョンは、2026年10月3日から適用されます。当社によるクッキーの使用については、クッキーポリシーで詳しくご説明しています。

個人データの管理者

お客様の個人データの管理者は、フィンランド法に基づく株式会社であるOwlApply Oy（Business ID 3622413-7、所在地：Tiistinkallio 6, 02230 Espoo, Finland）です。

プライバシーに関するいかなる事項についても、[email protected]までご連絡いただけます。プライバシーに関する当社の担当者は、Tufan Yavaşです。

当社が収集する情報、その目的および法的根拠

以下では、個人データの種類ごとに、当社が収集する情報、その目的、EU一般データ保護規則（GDPR）に基づく法的根拠、および保存期間をご説明します。当社が依拠する法的根拠は、次のとおりです。

• 契約の履行（GDPR第6条第1項(b)）：当社の利用規約に基づきお客様が求めたサービスを提供するため、またはお客様の登録前にお客様の求めに応じて措置を講じるために、取扱いが必要である場合。
• 法的義務（第6条第1項(c)）：会計に関する法令など、法令により取扱いが義務付けられている場合。
• 正当な利益（第6条第1項(f)）：以下に当社が示す利益のために取扱いが必要であり、かつ、お客様の利益および権利がこれに優先しない場合。お客様は、この取扱いに対して異議を述べることができます。「異議を述べる権利」をご参照ください。
• 同意（第6条第1項(a)）：アナリティクス用クッキーやマーケティングメールなどについて、お客様が同意した場合。お客様は、いつでも同意を撤回することができます。
• 明示的な同意（第9条第2項(a)）：お客様がご自身の判断で当社に提供するセンシティブな情報について。「センシティブな情報」をご参照ください。

アカウント

• 収集する情報：お客様のメールアドレス、パスワード（ハッシュ値としてのみ保存します。）、およびご登録いただいた場合はお名前。Google、FacebookまたはLinkedInでログインされた場合、当社は、当該プロバイダーからお客様のアカウントID、氏名、メールアドレスおよびプロフィール写真を受け取ります。また、当社は、お客様のプラン、サブスクリプションの状況およびクレジット、お客様の紹介コードおよびお客様の紹介者、ログイン状態を維持するためのデータ、最終ログイン日時、メールアドレスの認証の有無、当社の利用規約を承諾された日時、ならびにマーケティングメールの受信に同意されたかどうかを保存します。
• 利用目的：お客様のアカウントを作成・運用し、ログインを可能にし、アカウントの安全を確保し、ご利用のプランの機能を提供するため。
• 法的根拠：契約の履行。利用規約の承諾およびマーケティングに関するお客様の選択の記録は、これらを証明できるようにするために保存します（法的義務および正当な利益）。
• 保存期間：お客様がアカウントを削除されるまで。

履歴書、カバーレターその他の書類

• 収集する情報：お客様がアップロードした履歴書ファイル（PDF、Wordまたは画像ファイル）、そこから当社が抽出したテキスト、そこに含まれる写真（当社が自動的に検出して切り抜きます。）およびプレビュー画像、お客様が作成または編集した履歴書およびカバーレター（連絡先、写真、職歴、学歴、スキル、語学、プロジェクト、受賞歴、資格・認定、出版物、趣味、推薦者およびカスタムセクションを含みます。）、ならびに各履歴書のATSスコアおよび言語。お客様がLinkedInのプロフィールをインポートした場合、当社は、お客様が入力したアドレスのプロフィールの氏名、ヘッドライン、職務経験、学歴、スキルおよび写真をLinkedInから取得します。
• 利用目的：履歴書作成ツール、ATSスコア、カバーレター、ダウンロードおよび求人マッチングを提供するため。求人マッチングのため、当社の求人検索サービスは、お客様の履歴書のテキストを、求人情報と比較できる数値表現に変換します。
• 法的根拠：契約の履行。
• 保存期間：お客様が当該書類またはアカウントを削除されるまで。なお、履歴書作成ツールで作成した履歴書に含まれる写真は、現時点では、アカウントを削除しても削除されません。「データを削除する方法」をご参照ください。

自動入力用プロフィール

• 収集する情報：求人への応募のためにお客様が保存する情報。具体的には、氏名、メールアドレス、電話番号、性別、所在地、LinkedIn、GitHubおよびウェブサイトへのリンク、就労資格の有無およびビザのスポンサーシップの要否、就業開始可能時期、リモートワークの希望、語学、希望給与、ならびにお客様ご自身が設定した質問と回答。
• 利用目的：ブラウザ拡張機能がお客様に代わって応募フォームに入力できるようにするため。「ブラウザ拡張機能」をご参照ください。
• 法的根拠：契約の履行。お客様がご自身の判断で追加するセンシティブな情報については、明示的な同意。
• 保存期間：お客様が変更もしくは削除されるまで、またはアカウントを削除されるまで。

求人検索、応募トラッカーおよびフォローアップ

• 収集する情報：お客様の求人検索の条件設定、求人検索でブロックした求人、応募トラッカーに保存した求人（職種名、企業、ステータス、勤務地、リンク、求人本文、ならびに使用した履歴書およびカバーレター）、およびお客様が作成したフォローアップメッセージ。
• 利用目的：条件に合う求人を表示し、お客様が応募状況を管理できるよう支援し、フォローアップメッセージの下書きを作成するため。フォローアップメッセージの下書きを作成する際、当社は、企業名、職種名、応募ステータス、応募からの経過日数、お客様が選択したトーンおよびお客様の氏名をGoogleに送信します。
• 法的根拠：契約の履行。
• 保存期間：お客様が変更もしくは削除されるまで、またはアカウントを削除されるまで。ブロックした求人の一覧は、現時点では、アカウントを削除しても削除されませんが、ご依頼があれば削除します。

AIチャット

• 収集する情報：ウェブアプリ内のAIアシスタントとの会話（AIアシスタントが扱う履歴書および求人の情報、ならびにAIアシスタントが行った変更を含みます。）、および拡張機能のAIチャットでお客様が行った質問。
• 利用目的：お客様のご依頼に応じて質問に回答し、書類を編集するため、ならびにお客様が会話を続けたり変更を元に戻したりできるようにするため。
• 法的根拠：契約の履行。
• 保存期間：ウェブアプリ内の会話：お客様がアカウントを削除されるまで。拡張機能のAIチャットの会話は、当社のサーバーには保存されません。拡張機能は、新たな質問のたびに、お客様の直近のいくつかのメッセージを改めて送信します。

AI面接

• 収集する情報：面接中のお客様の音声（マイクのみを使用し、カメラは使用しません。）、リアルタイムの文字起こし、練習の対象とする求人情報、お客様の履歴書の要約、面接の言語および種類、面接レポート、ならびにセッションの長さおよび終了の状況。
• 仕組み：お客様の音声はDailyを通じてストリーミングされ、Deepgramによりリアルタイムで文字起こしされます。面接官の質問はOpenAIが作成し、Googleの音声合成サービスが読み上げます。OwlApplyは、お客様の音声を録音しません。
• 利用目的：模擬面接を実施し、お客様にレポートを提供するため。
• 法的根拠：契約の履行。
• 保存期間：文字起こしおよびレポート：お客様がアカウントを削除されるまで。また、当社の面接システムはセッションごとに技術ログを記録しており、これには会話の一部が含まれることがあります。これらのログは、現時点では自動的に削除されませんが、ご依頼があれば削除します。

ATSチェッカーおよびアカウントなしでのご利用

• 収集する情報：無料のATS履歴書チェッカーについては、お客様がアップロードしたファイル、プレビュー画像、そこから当社が抽出した情報（お客様の連絡先を含みます。）、チェック結果およびお客様のIPアドレス。アカウントなしで作成する履歴書については、下書き、そのレイアウト、写真（ある場合）およびお客様のIPアドレス。
• 利用目的：お客様の履歴書をチェックして結果を表示するため、登録前に履歴書の作成を始められるようにするため、および不正利用を防止するため。
• 法的根拠：契約の履行（登録前にお客様が求める措置）、不正利用の防止に係る正当な利益（IPアドレス）。
• 保存期間：ATSチェックは、お客様がログインしていた場合であっても、いずれのアカウントにも紐付けられず、お客様から削除のご依頼があるまで保存されます。削除をご希望の場合は、当該チェックのリンクをお送りください。アカウントなしで作成された下書きは、最後の変更から30日後に削除されますが、当該下書きに含まれる写真は、現時点では、お客様から削除のご依頼があるまで保存されます。

ATSチェックまたは下書きのリンクを知っている人は誰でも、それを開くことができます。これらのリンクは、信頼できる人とのみ共有してください。

お支払い

• 収集する情報：カードその他の支払情報は、Stripeが直接収集します。当社がカード番号の全体を目にすることはなく、カード情報を保存することもありません。Stripeは、請求先の氏名および住所、メールアドレス、ならびにご提供いただいた場合は税務識別番号も収集します。当社は、お客様のStripeの顧客IDおよびサブスクリプションID、プラン、ならびにサブスクリプションの各日付を保存します。また、当社は、決済のたびに、お客様のOwlApplyユーザーID、Google Analyticsの識別子、登録時のキャンペーン情報、およびOpenAIの広告クリック参照情報（ある場合）をStripeに渡します。
• 利用目的：支払を受け、税額を計算し、サブスクリプションを管理し、会計記録を保持し、どのチャネルが購入につながっているかを把握するため。
• 法的根拠：契約の履行、会計記録および税務記録に関する法的義務、購入の分析に係る正当な利益。
• 保存期間：サブスクリプションの情報：お客様がアカウントを削除されるまで。請求および取引の記録：フィンランドの会計法が求める期間（通常は会計年度の末日から6年間）。このため、当社は、お客様がアカウントを削除された後も、Stripe上のお客様の顧客記録を保持します。

アフィリエイトプログラム

• 収集する情報：お客様が当社のアフィリエイトプログラムに参加される場合、報酬の支払先情報（口座名義、銀行、口座番号、IBAN、SWIFT/BICコードまたはPayPalのメールアドレス）、ならびにお客様の報酬額および支払実績。アフィリエイトリンクを経由してOwlApplyを訪問した人がいる場合、当社は、その人のIPアドレス、ブラウザのユーザーエージェント、参照元ページおよび国とともにその訪問を記録し、有効期間30日の紹介用クッキーを設定します。
• 利用目的：紹介の実績を正しく計上し、報酬を支払うため。
• 法的根拠：契約の履行（アフィリエイト）、紹介の実績を正しく計上することに係る正当な利益（訪問記録）、法的義務（支払記録）。
• 保存期間：アフィリエイト情報および報酬額：お客様がアカウントを削除されるまで。支払記録：会計法が求める期間（「お支払い」をご参照ください。）。訪問記録：削除のご依頼があるまで。

メッセージ、フィードバックおよびメール

• 収集する情報：お客様がメールまたは当社のお問い合わせフォームで送信したメッセージ（氏名、メールアドレス、件名、メッセージ、およびフォームの場合はIPアドレス）、フィードバックおよびアンケートへの回答（評価、コメント、理由、およびご提供いただいた場合はメールアドレス。拡張機能のアンインストール時に表示するフィードバックフォームへの回答を含みます。）、ニュースレターの購読情報（メールアドレスおよび氏名）、ならびに当社がお客様に送信したメールの記録（宛先、件名、内容の詳細および配信状況）。
• 利用目的：お客様にご回答し、本サービスを改善し、サービスに関するメール（登録、パスワードの再設定、エクスポート、サブスクリプションに関するものなど）を送信し、お客様が希望したニュースレターまたはマーケティングメールを送信し、送信した内容を記録するため。当社のお問い合わせフォームでは、スパムを防ぐためにGoogle reCAPTCHAを使用しています。
• 法的根拠：お問い合わせへの回答、本サービスの改善、スパムの防止および当社が送信したメールの記録の保持に係る正当な利益、サービスに関するメールについては契約の履行、ニュースレターおよびマーケティングメールについては同意。
• 保存期間：お客様から削除のご依頼があるまで。ニュースレターおよびマーケティングメールは、アカウント設定、当社が提供する配信停止の手段、または当社へのメールにより、いつでも停止することができます。

アクティビティログおよびセキュリティログ

• 収集する情報：お客様がウェブアプリまたは拡張機能を利用すると、当社のサーバーは、お客様が行った操作（履歴書の作成、自動入力用プロフィールの更新など）を、日時、IPアドレス、ブラウザのユーザーエージェント、参照元ページ、結果、および多くの操作についてはお客様が送信した情報とともに記録します。これらのログからはパスワードおよびセキュリティトークンが除去され、拡張機能が自動入力のために送信するフォームの内容は記録されません。また、ウェブアプリは、技術的なエラーを、ページのアドレス（機微な部分は除去されます。）、ブラウザの情報およびお客様のユーザーIDとともに当社に報告します。当社は、お客様の国の価格を表示し、登録がどこから来ているかを記録するために、IPアドレスからお客様の国を判定します。お客様の正確な位置情報は収集しません。
• 利用目的：本サービスの安全を確保し、不正利用およびエラーを検知・調査し、お問い合わせの際にお客様を支援し、機能の利用状況を把握するため。
• 法的根拠：セキュリティ、信頼性および本サービスの改善に係る正当な利益。
• 保存期間：お客様がアカウントを削除されるまで。

当社を知ったきっかけ

• 収集する情報：登録時に1回のみ、お客様が使用したリンクに含まれるキャンペーンタグ、参照元のウェブサイト、最初に訪問したページ、登録方法およびお客様の国、ならびに広告経由で来られた場合はGoogle AdsまたはOpenAI AdsのクリックID。Google AdsのクリックIDは、お客様が広告用クッキーを拒否した場合であっても、リンクから記録します。
• 利用目的：どのマーケティングチャネルが新規ユーザーおよび購入をもたらしているかを把握し、パートナーの成果を正しく計上するため。
• 法的根拠：正当な利益。
• 保存期間：お客様がアカウントを削除されるまで。購入時にStripeに渡された写しは、請求記録とともに保存されます。

アクセス解析および広告

当社は、owlapply.comおよびapp.owlapply.comにおいて、Google Analytics（利用統計。お客様がログインしている場合は、OwlApplyのユーザーIDと紐付けられます。）、Microsoft Clarity（ページの利用状況を示すセッション録画およびヒートマップ）およびGoogle Ads（広告クリック後の購入の測定）を使用しています。当社のクッキーバナーが表示される地域（EEA全域を含みます。）では、これらのツールは、お客様が同意した後にのみクッキーを使用することができ、お客様はいつでもその選択を変更することができます。法的根拠：同意。詳細は、当社のクッキーポリシーをご覧ください。

また、当社のウェブサイトでは、OpenAIの広告効果測定タグを読み込んでいます。このタグは、ページビューおよび主要な行動（登録、決済の開始、当社のお問い合わせフォームまたはニュースレター登録フォームの送信、履歴書のアップロード）をOpenAIに報告し、お客様がログインしている場合は、ハッシュ化したメールアドレスおよびOwlApplyのユーザーIDも報告します。現時点では、このタグは、クッキーバナーを介さずに直接読み込まれています。

当社のサーバーは、コンバージョンレポートも送信します。お客様がアカウントを作成すると、当社は、ハッシュ化したメールアドレス、ユーザーIDならびに姓および名を、IPアドレス、ブラウザのユーザーエージェントおよびOpenAIの広告クリック参照情報（ある場合）とともに、OpenAIの広告プラットフォームに報告します。お客様がサブスクリプションを購入すると、当社は、同じ情報に加えて決済時の請求先の国、都市、地域および郵便番号を送信し、さらに、お客様のユーザーIDおよびGoogle Analyticsの識別子とともに購入をGoogle Analyticsに報告します。これらのレポートは、お客様のクッキーに関する選択に左右されません。

当社は、OpenAIのタグおよびコンバージョンレポートを、当社の広告が登録および購入につながっているかを測定するために使用します。法的根拠：正当な利益。お客様は、いつでも異議を述べることができます（「異議を述べる権利」をご参照ください。）。Google、MicrosoftおよびOpenAIは、それぞれの規約および当社のアカウント設定に従ってこのデータを保存します。

本サービスの改善および統計

• 利用する情報：ATSチェックの結果、分析した求人情報、AI面接の文字起こしなど、本サービスから得られるデータ。
• 利用目的：当社の機能をテストし、改善するため（たとえば、リリース前に品質を確認するために、実際の求人情報および面接の文字起こしを機能の新しいバージョンで処理すること）、ならびに特定の履歴書の問題がどの程度よくみられるかといった集計統計を作成するため。当社が公表するのは、個人を特定しない集計値のみです。当社は、お客様のデータを用いて当社独自のAIモデルをトレーニングすることはありません。
• 法的根拠：本サービスの改善および求職者への情報提供に係る正当な利益。
• 保存期間：本ポリシーに記載する各期間。公表する統計には、個人データは含まれません。

ブラウザ拡張機能

OwlApplyブラウザ拡張機能は、他のウェブサイト上で求人情報を分析し、求人への応募フォームに入力します。拡張機能によるデータの取扱いは、次のとおりです。

• 動作する場所：拡張機能のスクリプトは、お客様が訪問するページ上で実行されますが、実際に動作するのは、求人情報や応募フォームなど、アドレスから求人に関連すると見られるページ、またはお客様ご自身が拡張機能を開いたページに限られます。
• 自動分析：自動起動が有効（初期設定）で、かつお客様がログインしている場合、拡張機能はそのようなページ上でパネルを開き、追加のクリックなしに、そのページの求人テキストおよびアドレスを分析のためOwlApplyに送信します。これには、応募フォームや候補者ポータルなど、結果的に求人情報ではなかったページが含まれることがあります。お客様ご自身がパネルを開いた場合も同様です。自動起動は、特定のサイトについてのみ、またはすべてのサイトで無効にすることができます。
• 自動入力：お客様が自動入力を開始すると、拡張機能は、フォームの質問、その回答の選択肢、および欄にすでに入力されている値をOwlApplyに送信します。当社は、これらを、お客様の自動入力用プロフィールおよび履歴書とともに当社のAIプロバイダー（デフォルトではOpenAI）に送信し、拡張機能がその回答をフォームに入力します。お客様がこれらのオプションを無効にしない限り、拡張機能は、ファイルのアップロード欄に履歴書およびカバーレターも添付します。応募を送信する前に、すべての回答をご確認ください。
• パスワード：自動入力が送信する情報に、パスワード欄が含まれることはありません。拡張機能がパスワード欄に入力するのは、お客様が保存した登録用パスワードのみであり、かつ次のセクションに記載する雇用主のサイトに限られます。
• 求人キャッシュ：分析した各ページのテキストおよびアドレスならびに分析結果は、同じ求人を二度分析しなくて済むよう、お客様のアカウントに紐付けられていない求人の共有キャッシュに保存されます。現時点では、このキャッシュには定まった削除期限がありません。求人とお客様の履歴書とのマッチング結果は、当該履歴書への参照とともに保存されます。
• お客様の端末上：拡張機能の設定、サイトごとのルール、ログイン用トークンおよびこれらに類する設定は、お客様のブラウザ内の、拡張機能専用のストレージに保存されます。タブに表示された求人は、そのタブを閉じるまでの間に限り保持されます。
• クッキー：拡張機能は、クッキーに関する権限を、お客様のOwlApplyへのログイン状態を維持するためにのみ使用します。他のウェブサイトのクッキーを読み取ることはありません。
• 第三者のトラッカーの不使用：拡張機能には、第三者のアクセス解析用または広告用のコードは含まれていません。拡張機能が読み込むのは、OwlApplyのサーバーのほかは、お客様が閲覧しているサイトのリソース（たとえば、パネルの横にページを収めるための、そのページのスタイルシート）、およびDayforceにおいては次のセクションに記載する2つの文書のみです。拡張機能をアンインストールすると、当社ウェブサイト上の簡単なフィードバックページが開きます。
• お客様の選択：お客様は、いつでも、特定のサイトについてまたはすべてのサイトで自動起動を無効にし、ログアウトし、または拡張機能をアンインストールすることができます。アンインストールすると、拡張機能がお客様のブラウザに保存したすべてのデータが削除されます。すでに当社に送信されたデータは、本ポリシーに記載するとおりに取り扱われます。

法的根拠：お客様が利用する機能については契約の履行、求人キャッシュについては本サービスを効率的に運営することに係る正当な利益。

雇用主のサイト用の登録情報

多くの雇用主の応募システム（たとえば、Workday、iCIMS、SAP SuccessFactors、UKG Pro、TaleoおよびBrassRing）では、応募する前にアカウントが必要となります。お客様は、これらのアカウントの作成およびログインのために、拡張機能にメールアドレスとパスワードを1組保存することができます。

• 登録情報は、拡張機能自体の設定ページでのみ入力します。
• 登録情報は、保存したブラウザ内にのみ保存され、エクスポートできない鍵を用いてAES-GCMで暗号化されます。この鍵は、拡張機能が保持します。
• 拡張機能は、登録情報とともに、登録情報に対応するアカウントが既に存在する雇用主のサイトの一覧を、同じ方法で暗号化して保持します。対象となるのは、拡張機能がアカウントを作成したサイト、お客様が拡張機能を通じて登録情報でログインしたサイト、およびメールアドレスが既に登録されている旨をサイトが表示したサイトです。拡張機能がこの一覧を使用する目的は、これらのサイトで2つ目のアカウントの作成を試みる代わりにログインを行うことに限られます。この一覧はお客様のブラウザ内にとどまり、OwlApplyに送信されることはなく、保存したメールアドレスを変更すると削除されます。
• 登録情報がOwlApplyのサーバーまたはAIプロバイダーに送信されることはなく、ログに記録されることもなく、自動入力がAIによる回答を得るために送信するフォームデータに含まれることもありません。
• 拡張機能が登録情報を入力するのは、上記の雇用主のサイトの該当する欄に限られ、かつ、お客様が拡張機能のパネルから操作を開始した場合に限られます。
• お客様が拡張機能にアカウントの作成を指示すると、拡張機能は、サイトが求める場合には、お客様に代わって雇用主のプライバシー通知または規約に同意します（通常はそのチェックボックスにチェックを入れること、またはその同意ボタンを押すことによります。Dayforceでは、同サイトの要求に従い、まずプライバシーに関する声明および規約をバックグラウンドのタブで開きます。）。CAPTCHA、サイトからお客様に送信されるコード、電話番号による認証および秘密の質問などのセキュリティ確認は、常にお客様ご自身で行っていただきます。拡張機能は、フォームの残りの項目を入力したうえで、お客様の操作を待ちます。アカウントの作成またはログインは、お客様ご自身が、サイトのアカウント作成ボタンもしくはログインボタン、またはこれをお客様に代わって押す拡張機能のボタンを押した場合にのみ行われます。その前に、雇用主の規約およびプライバシー通知をお読みください。
• アカウントは、雇用主またはその応募システムを運営する会社のもとで作成され、当該会社のプライバシー通知が適用されます。
• 設定ページで登録情報を削除するか、拡張機能をアンインストールすると、登録情報は雇用主のサイトの一覧とともに削除されます。

他の場所で使用していないパスワードを設定することをお勧めします。

AIの利用について

本サービスの多くの機能では、外部のプロバイダーのAIモデルを使用しています。プロバイダーが受け取る情報は機能によって異なりますが、通常はお客様の履歴書（記載された連絡先を含みます。）であり、機能に応じて、自動入力用プロフィール、求人情報、フォームの質問、お客様のメッセージまたはお客様の発話も含まれます。

• OpenAI（当社のデフォルトのプロバイダー）：自動入力の回答、カバーレター、履歴書の書き直しおよび翻訳、要約および箇条書きの作成、求人情報のキーワードおよび要約、ウェブアプリ内のAIアシスタント、ならびにAI面接（面接官、履歴書の要約およびレポート）。
• Google (Gemini)：アップロードされた履歴書の読み取り（ATSチェッカーおよびアカウントなしでのご利用の場合を含みます。）、ならびにフォローアップメッセージの下書きの作成。
• Groq：拡張機能のAIチャット。お客様の直近のいくつかのメッセージ、お客様の履歴書および当該求人情報を受け取ります。
• OpenRouterおよびOpenRouterがリクエストを転送するモデルプロバイダー：ページが求人情報であるかどうかの判定、その詳細の抽出、およびお客様の履歴書がその求人にどの程度適合しているかの評価。OpenRouterは、他のAIプロバイダーが利用できない場合の当社のバックアップでもあり、その場合、お客様のリクエストは別のモデルプロバイダーによって処理されることがあります。
• Deepgram（音声のテキスト化）およびGoogle（音声合成）：AI面接。

当社は、お客様のデータを用いて当社独自のAIモデルをトレーニングすることはありません。各プロバイダーは、それぞれの規約に基づいてデータを取り扱います。当社が利用しているOpenAIのAPIは、デフォルトでは、APIを通じて送信されたデータをOpenAIのモデルのトレーニングに使用せず、不正利用の監視のために最大30日間保存することがあります。Deepgramの標準規約では、Deepgramが処理する音声を自社の音声認識モデルの改善に使用することが認められています。その他のプロバイダーの規約はそれぞれ異なります。詳細をご希望の場合は、当社にお問い合わせください。

AIによる結果は提案です。適合度のスコア、応募すべきかどうかの提案、生成された回答および書類は自動的に作成されますが、何を利用し、何を雇用主に送るかはお客様ご自身が決定します。当社は、お客様に関して法的効果を生じさせ、またはこれと同様にお客様に重大な影響を及ぼす決定を、自動化された取扱いのみに基づいて行うことはありません（GDPR第22条）。AIの出力は誤っている場合がありますので、ご利用の前にご確認ください。

エラーを発見して修正するため、当社は、一部のAI機能へのリクエストを、LangChainのサービスであるLangSmithを用いて、同サービスのEUリージョンでトレースしています。お客様を直接特定する項目は仮名のコードに置き換えられ、トレースは14日後に削除されます。

センシティブな情報

当社は、健康、民族的出自、宗教、政治的意見、労働組合への加入、性的指向に関する情報など、特別な種類の個人データの提供を求めることはありません。お客様がこのような情報を履歴書、自動入力用プロフィールまたはご自身で設定した質問と回答に含めた場合、当社は、お客様がその情報を入力することにより与える明示的な同意（GDPR第9条第2項(a)）に基づき、お客様がその情報を使用する機能を提供するためにのみ、これを取り扱います。お客様は、当該情報を削除することにより、いつでも同意を撤回することができます。このような情報は、本当に必要な場合にのみ含めてください。

応募フォームでは、民族、障害、退役軍人であるかどうか、宗教などについて、任意回答の機会均等に関する質問がなされることがよくあります。当社の自動入力は、これらの質問には、お客様ご自身が入力した内容のみに基づいて回答し、それ以外の場合には回答を辞退する選択肢を選ぶよう指示されています。送信前に、これらの回答をご確認ください。

他の人に関する情報

お客様の履歴書に、推薦者の氏名や連絡先など、他の人に関する情報が含まれる場合は、その情報を共有することについて本人が同意していることをご確認ください。当社は、このような情報を、お客様の履歴書の一部としてのみ利用します。LinkedInのインポート機能は、お客様ご自身のプロフィールについてのみご利用ください。

拡張機能が分析する求人情報には、採用担当者の氏名や連絡先が含まれていることがあります。これらは、求人キャッシュ内の求人本文の一部として残ります（求人分析の提供に係る正当な利益）。

他の人から提供されたことにより当社がお客様に関する情報を保有している場合、お客様は、当社に連絡してご自身の権利を行使することができます。

データの取得元

当社が取り扱うデータの大部分は、お客様ご自身から提供されたものです。当社は、次の取得元からもデータを受け取ります。

• お客様が拡張機能を使用するウェブサイト：求人に関連するページのテキストおよびアドレス、ならびに応募フォームの質問および既存の入力値
• Google、FacebookまたはLinkedIn（これらでログインした場合）：お客様のアカウントID、氏名、メールアドレスおよびプロフィール写真
• LinkedIn（プロフィールをインポートした場合）：「履歴書、カバーレターその他の書類」に記載するプロフィール情報
• Stripe：お客様の支払およびサブスクリプションの状況、ならびに購入の場合は請求先の所在地
• お客様を当社に誘導したリンクおよびお客様のIPアドレス：キャンペーンタグ、参照元のウェブサイト、広告のクリックIDおよびお客様の国

個人データの提供は必須ですか

アカウントを作成するには、メールアドレスとパスワード、またはGoogle、FacebookもしくはLinkedInのアカウントが必要であり、当社の利用規約を承諾していただく必要があります。サブスクリプションを購入するには、支払情報および請求先情報をStripeに提供していただく必要があります。それ以外の情報の提供は任意ですが、一部の機能は特定のデータがなければ動作しません。たとえば、自動入力にはプロフィールが、AI面接にはマイクが必要です。お客様には、当社に個人データを提供する法律上の義務はありません。

データの提供先

当社は、本サービスを提供するために以下の会社を利用しています。その大部分は、当社に代わって、当社にサービスを提供する目的でのみ個人データを取り扱います。一部の会社は、それぞれのプライバシーポリシーに基づき、自らの目的のためにも個人データを利用することがあります。特に、ログイン用のプロバイダー、広告プラットフォーム、および「AIの利用について」でご説明したとおりDeepgramがこれに該当します。

また、当社は、お客様が求人に応募する場合には雇用主およびその応募システムを運営する会社に対し（これらの者は、お客様が送信した内容を受け取り、それぞれのプライバシー通知に基づいて取り扱います。）、法令により求められる場合には当局に対し、当社の事業の全部または一部が売却、合併または再編される場合には買収者または承継者に対し、個人データを開示します。

EEA域外への移転

当社自身のサーバー、当社のメールプロバイダーおよび当社のAIエラートレースは、EU域内にあります。米国に所在する提供先は、OpenAI、Google、Groq、OpenRouterおよびOpenRouterがリクエストを転送するモデルプロバイダー、Deepgram、Daily、Stripe、Cloudflare（そのネットワークは世界中で運用されています。）、Microsoft、MetaならびにLinkedInです。

提供先がEU-米国データプライバシーフレームワーク（EU-U.S. Data Privacy Framework）に基づく認証を受けている場合、移転は、同フレームワークに関する欧州委員会の十分性認定に基づいて行われます。それ以外の場合、移転は、欧州委員会の標準契約条項に基づいて行われます。お客様は、各提供先にどの保護措置が適用されるかを当社に問い合わせ、その写しを求めることができます。

データの保存期間

当社は、法令によりそれより長い保存が求められる場合を除き、上記の目的に必要な期間に限り個人データを保存します。「お客様がアカウントを削除されるまで」とは、お客様が削除を申請した時点から始まる30日間の期間が終了し、アカウントが削除されるまでをいいます。

バックアップ：当社は、データベースのバックアップを定期的に作成しています。お客様が削除したデータは、バックアップ自体が削除されるまで、最大約70日間、これらのバックアップに残る場合があります。

お客様の権利

お客様は、GDPRに基づき、次の権利を有します。

• アクセス権：当社がお客様のデータを取り扱っているかどうかを確認し、その写しを受け取る権利。
• 訂正の権利：不正確または不完全なデータを訂正させる権利。お客様のデータの大部分は、アプリ内でご自身で変更することができます。
• 消去の権利：お客様のデータを消去させる権利。お客様は、ご自身でアカウントを削除することができます。「データを削除する方法」をご参照ください。
• 取扱いの制限の権利：たとえば当社がデータの正確性を確認している間など、一定の場合に、お客様のデータの利用を制限させる権利。
• データポータビリティの権利：お客様が当社に提供したデータであって、当社が契約または同意に基づいて取り扱っているものを、構造化され、一般的に利用され、機械可読性のある形式で受け取る権利、または技術的に実行可能な場合に他の事業者へ送信させる権利。
• 異議を述べる権利：正当な利益に基づく取扱いおよびダイレクトマーケティングに対して異議を述べる権利。下記をご参照ください。
• 同意を撤回する権利：撤回前に行われた取扱いの適法性に影響を及ぼすことなく、いつでも同意を撤回する権利。クッキーについてはクッキー設定を、マーケティングメールについてはアカウント設定または配信停止の手段をご利用ください。

これらの権利を行使するには、[email protected]までメールでご連絡ください。アクセス、データの写し、訂正または異議に関するご請求には、メールで対応します。

当社は、たとえばアカウントのメールアドレスからご連絡いただくなどの方法により、ご本人であることの確認をお願いする場合があります。当社は、1か月以内に回答します。ご請求が複雑な場合または多数のご請求を受けている場合には、この期間をさらに最大2か月延長することがあります。その場合は、最初の1か月以内にその旨および理由をお知らせします。ご請求は無料です。ご請求が明らかに根拠を欠く場合または過剰である場合には、当社は、そのご請求を拒否し、または合理的な手数料を請求することがあり、その場合は理由をご説明します。

データを削除する方法

お客様は、いつでもご自身でOwlApplyのアカウントを削除することができます。手順は次のとおりです。

1. ログインして、プロフィール設定を開きます。
2. ページ下部にあるアカウントを削除のセクションを探します。
3. アカウントを削除をクリックし、確認のためメールアドレスを入力してから、削除を予約するをクリックします。

これでアカウントの削除が予約され、30日間は考え直すことができます。考え直す場合は、同じ画面に戻ってアカウントを残すをクリックしてください。削除を予約すると、サブスクリプションの自動更新も停止されるため、再び課金されることはありません。アカウントを残しても、自動更新は再開されません。30日が経過すると、アカウントは削除されます。この操作は元に戻せません。

アカウントとともに、当社は、お客様のプロフィールおよびログイン情報、履歴書（アップロードされたファイルおよびプレビューを含みます。）、カバーレター、自動入力用プロフィール、求人検索の条件設定、応募トラッカーの登録内容およびフォローアップ、AI面接の文字起こしおよびレポート、AIチャットの履歴、登録時の情報、アクティビティログ、ならびにアフィリエイトの記録を削除します。

次のデータは、アカウントとともには削除されません。

• 請求および会計の記録（Stripe上のお客様の顧客記録を含みます。）。フィンランドの会計法により、当社はこれらを保存する義務を負っています。
• バックアップ（最大約70日間）。
• 無料のATS履歴書チェッカーで行ったチェック。これらは、いずれのアカウントにも紐付けられていません。チェックのリンクをお送りいただければ、削除します。
• 分析済みの求人情報および分析結果の共有キャッシュ（お客様のアカウントには紐付けられていません。）、ならびにお客様を特定しない集計統計。
• 現時点では、さらに次のもの：履歴書作成ツールで作成した履歴書の写真、当社がお客様に送信したメールの記録、お客様から当社に送信されたメッセージおよびフィードバック、ニュースレターの購読情報、求人検索でブロックした求人の一覧、ならびにAI面接の技術ログ。これらは、ご依頼があれば削除します。
• 当社のプロバイダーがそれぞれの保存規則に基づいて保持する写し（たとえば、OpenAIでは最大30日間、当社のAIエラートレースでは14日間）。

ログインできない場合、または上記のいずれかのデータの削除をご希望の場合は、[email protected]までメールでご連絡ください。

苦情を申し立てる権利

当社がデータ保護法に違反してお客様の個人データを取り扱っているとお考えの場合、お客様は、フィンランドのデータ保護オンブズマン事務局（Office of the Data Protection Ombudsman、tietosuoja.fi/en）、またはお客様が居住もしくは就労しているEU加盟国もしくは侵害が疑われる行為が行われたEU加盟国の監督機関に、苦情を申し立てることができます。問題の解決に努めるため、まずは当社にご連絡いただけますと幸いです。

セキュリティ

当社は、個人データを保護するため、次のものを含む技術的および組織的な措置を講じています。

• 当社のウェブサイト、アプリおよびサーバーへのすべての接続（拡張機能からの接続を含みます。）における通信の暗号化（HTTPS）
• パスワードのハッシュ値のみでの保存、および当社に届くことのないStripeによるカード情報の取扱い
• 当社のサーバーおよびデータベースへのアクセスの、本サービスの運営に必要な者への限定
• 拡張機能に保存された登録情報の、お客様の端末上での暗号化

完全に安全なシステムは存在しません。個人データ侵害がお客様に高いリスクをもたらすおそれがある場合、当社は、GDPRの定めに従い、不当な遅滞なくお客様に通知します。

未成年者

本サービスは、成人を対象としています。当社の利用規約では、利用者は18歳以上であることが求められており、当社は、未成年者から故意に個人データを収集することはありません。未成年者が当社に個人データを提供したと思われる場合は、当社にご連絡ください。当該データを削除します。

本ポリシーの変更

当社は、本サービスまたは法令が変更された場合に本ポリシーを更新します。現行版の適用開始日は、冒頭に記載しています。重要な変更を行う場合は、メールまたはアプリ内でお知らせします。

お問い合わせ

本ポリシーまたはお客様の個人データに関するご質問は、[email protected]までメールでお寄せいただくか、OwlApply Oy（Tiistinkallio 6, 02230 Espoo, Finland）宛てに郵便でお送りください。