Sera ya Faragha

Sera hii ya Faragha inaeleza jinsi OwlApply Oy (“OwlApply”, “sisi”, “kwetu”) inavyochakata data binafsi unapotumia tovuti zetu owlapply.com na app.owlapply.com pamoja na seva zinazoziendesha, kiendelezi cha kivinjari cha OwlApply, usaili wa AI na barua pepe tunazotuma (kwa pamoja, “Huduma”).

Toleo hili linatumika kuanzia tarehe 3 Oktoba 2026. Sera yetu ya Vidakuzi inaeleza kwa undani zaidi jinsi tunavyotumia vidakuzi.

Nani anawajibika kwa data yako

Mdhibiti wa data anayewajibika kwa data yako binafsi ni OwlApply Oy, kampuni yenye dhima ya kikomo iliyosajiliwa nchini Ufini (Namba ya Utambulisho wa Biashara 3622413-7), Tiistinkallio 6, 02230 Espoo, Ufini.

Unaweza kuwasiliana nasi kuhusu suala lolote la faragha kupitia [email protected]. Mtu wetu wa kuwasiliana naye kuhusu masuala ya faragha ni Tufan Yavaş.

Tunachokusanya, kwa nini, na kwa msingi gani wa kisheria

Kwa kila aina ya data binafsi iliyo hapa chini, tunaeleza tunachokusanya, kwa nini, msingi wa kisheria chini ya Kanuni ya Jumla ya Ulinzi wa Data ya Umoja wa Ulaya (GDPR) na muda tunaoihifadhi. Misingi ya kisheria tunayoitegemea ni:

• Mkataba (Ibara ya 6(1)(b) ya GDPR): uchakataji ni muhimu ili kutoa huduma uliyoiomba chini ya Masharti yetu ya Huduma, au ili kuchukua hatua unazoziomba kabla ya kujisajili.
• Wajibu wa kisheria (Ibara ya 6(1)(c)): sheria inataka uchakataji huo ufanyike, kwa mfano sheria ya uhasibu.
• Maslahi halali (Ibara ya 6(1)(f)): uchakataji ni muhimu kwa maslahi tunayoyataja hapa chini, na maslahi na haki zako hazina uzito zaidi kuliko maslahi hayo. Unaweza kuupinga; angalia “Haki yako ya kupinga”.
• Ridhaa (Ibara ya 6(1)(a)): umekubali, kwa mfano vidakuzi vya takwimu au barua pepe za masoko. Unaweza kuondoa ridhaa yako wakati wowote.
• Ridhaa ya wazi (Ibara ya 9(2)(a)): kwa taarifa nyeti unazochagua kutupatia; angalia “Taarifa nyeti”.

Akaunti yako

• Tunachokusanya: anwani yako ya barua pepe, nenosiri lako (linalohifadhiwa kama hashi pekee) na, ukiliongeza, jina lako. Ukiingia kwa kutumia Google, Facebook au LinkedIn, tunapokea kutoka kwa mtoa huduma huyo kitambulisho cha akaunti yako, jina, anwani ya barua pepe na picha ya wasifu. Pia tunahifadhi mpango wako, hali ya usajili wako na krediti zako, msimbo wako wa rufaa na aliyekuelekeza kwetu, data inayokuwezesha kubaki umeingia, mara ya mwisho ulipoingia, kama anwani yako ya barua pepe imethibitishwa, lini ulikubali Masharti yetu ya Huduma na kama ulikubali kupokea barua pepe za masoko.
• Madhumuni: kuunda na kuendesha akaunti yako, kukuwezesha kuingia, kulinda usalama wa akaunti yako na kukupa vipengele vya mpango wako.
• Msingi wa kisheria: mkataba. Tunahifadhi kumbukumbu ya kukubali kwako Masharti na ya uchaguzi wako kuhusu barua pepe za masoko ili tuweze kuyathibitisha (wajibu wa kisheria na maslahi halali).
• Muda wa kuhifadhi: hadi utakapofuta akaunti yako.

CV, barua za maombi na hati nyingine

• Tunachokusanya: faili za CV unazopakia (faili za PDF, Word au picha), maandishi tunayoyatoa kutoka kwazo, picha yoyote iliyomo ndani ya faili hizo (ambayo tunaitambua na kuikata kiotomatiki) na picha za hakikisho; CV na barua za maombi unazounda au kuhariri, ikiwa ni pamoja na maelezo ya mawasiliano, picha, historia ya kazi, elimu, ujuzi, lugha, miradi, tuzo, vyeti, machapisho, mambo unayopenda kufanya, wadhamini na sehemu maalum; na alama ya ATS na lugha ya kila CV. Ukiingiza wasifu wa LinkedIn, tunapata kutoka LinkedIn jina, kichwa cha wasifu (headline), uzoefu, elimu, ujuzi na picha ya wasifu ulio kwenye anwani unayoiweka.
• Madhumuni: kutoa kitengeneza CV, alama za ATS, barua za maombi, upakuaji na ulinganishaji wa kazi. Kwa ajili ya ulinganishaji wa kazi, huduma yetu ya utafutaji wa kazi hubadilisha maandishi ya CV yako kuwa uwakilishi wa kitarakimu unaoweza kulinganishwa na matangazo ya kazi.
• Msingi wa kisheria: mkataba.
• Muda wa kuhifadhi: hadi utakapofuta hati husika au akaunti yako. Kwa sasa, picha zilizo katika CV zilizotengenezwa kwa kitengeneza CV haziondolewi unapofuta akaunti yako; angalia “Jinsi ya kufuta data yako”.

Wasifu wa kujaza kiotomatiki

• Tunachokusanya: maelezo unayohifadhi kwa ajili ya maombi ya kazi: jina, anwani ya barua pepe, namba ya simu, jinsia, mahali ulipo, viungo vya LinkedIn, GitHub na tovuti, kama una idhini ya kufanya kazi na kama unahitaji udhamini wa viza, lini unaweza kuanza kazi, upendeleo wako wa kufanya kazi ukiwa mbali, lugha, matarajio ya mshahara, na maswali na majibu yako mwenyewe.
• Madhumuni: ili kiendelezi cha kivinjari kiweze kukujazia fomu za maombi; angalia “Kiendelezi cha kivinjari”.
• Msingi wa kisheria: mkataba; ridhaa ya wazi kwa taarifa nyeti zozote unazochagua kuongeza.
• Muda wa kuhifadhi: hadi utakapoubadilisha au kuufuta, au utakapofuta akaunti yako.

Utafutaji wa kazi, Kifuatilia Kazi na ujumbe wa ufuatiliaji

• Tunachokusanya: mapendeleo yako ya utafutaji wa kazi; kazi unazozizuia katika utafutaji wa kazi; kazi unazohifadhi katika Kifuatilia Kazi (cheo, kampuni, hali, mahali, kiungo, maandishi ya tangazo pamoja na CV na barua ya maombi uliyotumia); na ujumbe wa ufuatiliaji unaouunda.
• Madhumuni: kukuonyesha kazi zinazokufaa, kukusaidia kufuatilia maombi yako na kuandaa rasimu za ujumbe wa ufuatiliaji. Ili kuandaa rasimu ya ujumbe wa ufuatiliaji, tunatuma kwa Google jina la kampuni, cheo cha kazi, hali ya ombi, idadi ya siku tangu ulipotuma ombi, mtindo wa lugha uliouchagua na jina lako.
• Msingi wa kisheria: mkataba.
• Muda wa kuhifadhi: hadi utakapovibadilisha au kuvifuta, au utakapofuta akaunti yako. Kwa sasa, orodha ya kazi ulizozuia haiondolewi unapofuta akaunti yako; tunaifuta ukiomba.

Gumzo la AI

• Tunachokusanya: mazungumzo yako na wasaidizi wa AI katika programu ya wavuti, ikiwa ni pamoja na taarifa za CV na za kazi wanazozifanyia kazi na mabadiliko wanayoyafanya; na maswali unayouliza katika gumzo la Ask AI ndani ya kiendelezi.
• Madhumuni: kujibu maswali yako na kuhariri hati zako kwa ombi lako, na kukuwezesha kuendeleza mazungumzo au kutendua badiliko.
• Msingi wa kisheria: mkataba.
• Muda wa kuhifadhi: mazungumzo katika programu ya wavuti: hadi utakapofuta akaunti yako. Mazungumzo ya Ask AI ndani ya kiendelezi hayahifadhiwi kwenye seva zetu; kiendelezi hutuma tena jumbe zako chache za mwisho pamoja na kila swali jipya.

Usaili wa AI

• Tunachokusanya: sauti yako wakati usaili unaendelea (maikrofoni pekee; kamera haitumiki), nakala ya maandishi ya mazungumzo inayoandikwa papo hapo, tangazo la kazi unalojizoeza kwalo, muhtasari wa CV yako, lugha na aina ya usaili, ripoti ya usaili wako, pamoja na muda ambao kipindi kilidumu na jinsi kilivyoisha.
• Jinsi usaili unavyoendeshwa: sauti yako hupitishwa moja kwa moja kupitia Daily na kugeuzwa kuwa maandishi papo hapo na Deepgram; maswali ya msaili huandikwa na OpenAI na kusomwa kwa sauti na huduma ya Google ya kubadilisha maandishi kuwa sauti. OwlApply hairekodi sauti yako.
• Madhumuni: kuendesha usaili wa mazoezi na kukupa ripoti.
• Msingi wa kisheria: mkataba.
• Muda wa kuhifadhi: nakala ya maandishi ya mazungumzo na ripoti: hadi utakapofuta akaunti yako. Mfumo wetu wa usaili pia huandika kumbukumbu za kiufundi kwa kila kipindi, ambazo zinaweza kuwa na sehemu za mazungumzo; kwa sasa kumbukumbu hizi hazifutwi kiotomatiki, na tunazifuta ukiomba.

Kikagua ATS na matumizi bila akaunti

• Tunachokusanya: kwa kikagua CV cha ATS cha bure: faili unalopakia, picha ya hakikisho, taarifa tunazozitoa kutoka kwenye faili hilo (ikiwa ni pamoja na maelezo yako ya mawasiliano), matokeo na anwani yako ya IP. Kwa CV unayoitengeneza bila akaunti: rasimu, mpangilio wake, picha yoyote na anwani yako ya IP.
• Madhumuni: kukagua CV yako na kukuonyesha matokeo, kukuwezesha kuanza kutengeneza CV kabla ya kujisajili, na kuzuia matumizi mabaya.
• Msingi wa kisheria: mkataba (hatua unazoziomba kabla ya kujisajili); maslahi halali ya kuzuia matumizi mabaya (anwani ya IP).
• Muda wa kuhifadhi: ukaguzi wa ATS hauhusishwi na akaunti yoyote, hata kama ulikuwa umeingia, na huhifadhiwa hadi utakapotuomba tuufute; tutumie kiungo cha ukaguzi husika. Rasimu zilizotengenezwa bila akaunti hufutwa siku 30 baada ya badiliko lako la mwisho, lakini kwa sasa picha iliyo katika rasimu kama hiyo huhifadhiwa hadi utakapotuomba tuifute.

Mtu yeyote aliye na kiungo cha ukaguzi wa ATS au cha rasimu anaweza kuufungua ukaguzi huo au rasimu hiyo, kwa hivyo shiriki viungo hivi na watu unaowaamini pekee.

Malipo

• Tunachokusanya: Stripe hukusanya moja kwa moja maelezo ya kadi yako au maelezo mengine ya malipo; sisi kamwe hatuoni namba kamili ya kadi yako na hatuhifadhi maelezo ya kadi. Stripe pia hukusanya jina na anwani yako ya ankara, anwani ya barua pepe na, ukiitoa, namba yako ya utambulisho wa mlipakodi. Sisi tunahifadhi vitambulisho vyako vya mteja na vya usajili kwenye Stripe, mpango wako na tarehe za usajili wako. Kwa kila mchakato wa malipo pia tunapitisha kwa Stripe kitambulisho chako cha mtumiaji wa OwlApply, vitambulisho vyako vya Google Analytics, maelezo ya kampeni iliyokuleta ulipojisajili na marejeo yoyote ya mbofyo wa tangazo la OpenAI.
• Madhumuni: kupokea malipo, kukokotoa kodi, kusimamia usajili wako, kutunza kumbukumbu za uhasibu na kuelewa ni njia zipi zinazoleta ununuzi.
• Msingi wa kisheria: mkataba; wajibu wa kisheria kwa kumbukumbu za uhasibu na kodi; maslahi halali ya kuchambua ununuzi.
• Muda wa kuhifadhi: maelezo ya usajili: hadi utakapofuta akaunti yako. Kumbukumbu za ankara na miamala: kwa muda unaotakiwa na sheria ya uhasibu ya Ufini, kwa kawaida miaka sita baada ya mwisho wa mwaka wa fedha. Kwa sababu hii, tunaendelea kuhifadhi rekodi yako ya mteja kwenye Stripe baada ya wewe kufuta akaunti yako.

Mpango wa washirika

• Tunachokusanya: ukijiunga na mpango wetu wa washirika, maelezo yako ya kupokea malipo (jina la mwenye akaunti, benki, namba ya akaunti, IBAN, msimbo wa SWIFT/BIC au anwani ya barua pepe ya PayPal) pamoja na mapato yako na malipo uliyolipwa. Mtu anapotembelea OwlApply kupitia kiungo cha mshirika, tunarekodi ziara hiyo pamoja na anwani yake ya IP, kitambulisho cha kivinjari chake (user agent), ukurasa uliomwelekeza na nchi yake, na tunaweka kidakuzi cha rufaa kinachodumu kwa siku 30.
• Madhumuni: kuhusisha kila rufaa na mshirika sahihi na kulipa kamisheni.
• Msingi wa kisheria: mkataba (washirika); maslahi halali ya kuhusisha rufaa ipasavyo (kumbukumbu za ziara); wajibu wa kisheria (kumbukumbu za malipo).
• Muda wa kuhifadhi: maelezo ya mshirika na mapato: hadi utakapofuta akaunti yako; kumbukumbu za malipo: kama inavyotakiwa na sheria ya uhasibu (angalia “Malipo”); kumbukumbu za ziara: hadi utakapotuomba tuzifute.

Ujumbe, maoni na barua pepe

• Tunachokusanya: ujumbe unaotutumia kwa barua pepe au kupitia fomu yetu ya mawasiliano (jina, anwani ya barua pepe, mada, ujumbe na, kwa fomu, anwani yako ya IP); maoni na majibu ya tafiti (ukadiriaji, maoni, sababu na, ukiitoa, anwani yako ya barua pepe), ikiwa ni pamoja na fomu ya maoni tunayoionyesha unapoondoa kiendelezi; usajili wako wa jarida (anwani ya barua pepe na jina); na kumbukumbu za barua pepe tunazokutumia (mpokeaji, mada, maelezo ya maudhui na hali ya uwasilishaji).
• Madhumuni: kukujibu, kuboresha Huduma, kutuma barua pepe za huduma (kwa mfano kuhusu kujisajili, kuweka upya nenosiri, uhamishaji wa hati na usajili wako), kutuma jarida au barua pepe za masoko ulizoomba, na kufuatilia tulichotuma. Fomu yetu ya mawasiliano hutumia Google reCAPTCHA kuzuia barua taka.
• Msingi wa kisheria: maslahi halali ya kujibu maswali, kuboresha Huduma, kuzuia barua taka na kutunza kumbukumbu za barua pepe zetu; mkataba kwa barua pepe za huduma; ridhaa kwa jarida na barua pepe za masoko.
• Muda wa kuhifadhi: hadi utakapotuomba tuvifute. Unaweza kusimamisha jarida na barua pepe za masoko wakati wowote katika mipangilio ya akaunti yako, kupitia chaguo la kujiondoa tunalotoa au kwa kututumia barua pepe.

Kumbukumbu za shughuli na za usalama

• Tunachokusanya: unapotumia programu ya wavuti au kiendelezi, seva zetu hurekodi vitendo unavyofanya, kwa mfano kuunda CV au kusasisha wasifu wako wa kujaza kiotomatiki, pamoja na muda, anwani yako ya IP, kitambulisho cha kivinjari (user agent), ukurasa uliokuelekeza, matokeo na, kwa vitendo vingi, taarifa ulizowasilisha. Manenosiri na tokeni za usalama huondolewa kwenye kumbukumbu hizi, na maudhui ya fomu ambayo kiendelezi hutuma kwa ajili ya ujazaji wa kiotomatiki hayarekodiwi. Programu ya wavuti pia hutuarifu kuhusu hitilafu za kiufundi pamoja na anwani ya ukurasa (sehemu nyeti zikiwa zimeondolewa), maelezo ya kivinjari na kitambulisho chako cha mtumiaji. Kutokana na anwani yako ya IP tunabaini nchi yako, ili kukuonyesha bei za nchi yako na kurekodi watumiaji wapya wanatoka wapi; hatukusanyi mahali halisi ulipo.
• Madhumuni: kulinda usalama wa Huduma, kugundua na kuchunguza matumizi mabaya na hitilafu, kukusaidia unapowasiliana nasi, na kuelewa jinsi vipengele vinavyotumika.
• Msingi wa kisheria: maslahi halali ya usalama, uthabiti na uboreshaji wa Huduma.
• Muda wa kuhifadhi: hadi utakapofuta akaunti yako.

Jinsi ulivyotupata

• Tunachokusanya: mara moja, unapojisajili: lebo za kampeni zilizo katika kiungo ulichotumia, tovuti iliyokuelekeza kwetu, ukurasa wa kwanza uliotembelea, jinsi ulivyojisajili na nchi yako; na, ikiwa ulikuja kupitia tangazo, kitambulisho cha mbofyo cha Google Ads au OpenAI Ads. Tunarekodi kitambulisho cha mbofyo cha Google Ads kutoka kwenye kiungo hata kama ulikataa vidakuzi vya matangazo.
• Madhumuni: kuelewa ni njia zipi za masoko zinazoleta watumiaji wapya na ununuzi, na kuwahusisha washirika na rufaa zao ipasavyo.
• Msingi wa kisheria: maslahi halali.
• Muda wa kuhifadhi: hadi utakapofuta akaunti yako. Nakala inayopitishwa kwa Stripe pamoja na ununuzi huhifadhiwa pamoja na kumbukumbu za ankara.

Takwimu za matumizi na matangazo

Kwenye owlapply.com na app.owlapply.com tunatumia Google Analytics (takwimu za matumizi, zinazohusishwa na kitambulisho chako cha mtumiaji wa OwlApply unapokuwa umeingia), Microsoft Clarity (rekodi za vipindi vya kurasa na ramani za joto zinazoonyesha jinsi kurasa zinavyotumika) na Google Ads (kupima ununuzi unaofanyika baada ya kubofya tangazo). Pale ambapo bango letu la vidakuzi linaonyeshwa, ikiwa ni pamoja na Eneo lote la Kiuchumi la Ulaya (EEA), zana hizi zinaweza kutumia vidakuzi baada tu ya wewe kuvikubali, na unaweza kubadilisha uchaguzi wako wakati wowote. Msingi wa kisheria: ridhaa. Maelezo zaidi yamo katika Sera yetu ya Vidakuzi.

Tovuti zetu pia hupakia lebo (tag) ya OpenAI ya kupima matangazo. Lebo hii huripoti kwa OpenAI mitazamo ya kurasa na vitendo muhimu (kujisajili, kuanza mchakato wa malipo, kutuma fomu yetu ya mawasiliano au ya jarida, kupakia CV) na, unapokuwa umeingia, anwani yako ya barua pepe katika mfumo wa hashi pamoja na kitambulisho chako cha mtumiaji wa OwlApply. Kwa sasa lebo hii hupakiwa moja kwa moja, si kupitia bango la vidakuzi.

Seva zetu pia hutuma ripoti za ubadilishaji (conversion). Unapofungua akaunti, tunaripoti jambo hili kwa jukwaa la matangazo la OpenAI, tukituma anwani yako ya barua pepe, kitambulisho chako cha mtumiaji na jina lako la kwanza na la mwisho katika mfumo wa hashi, pamoja na anwani yako ya IP, kitambulisho cha kivinjari (user agent) na marejeo yoyote ya mbofyo wa tangazo la OpenAI. Unaponunua usajili, tunatuma maelezo hayo hayo pamoja na nchi, jiji, eneo na msimbo wa posta wa ankara kutoka kwenye mchakato wa malipo, na tunaripoti ununuzi huo kwa Google Analytics pamoja na kitambulisho chako cha mtumiaji na kitambulisho chako cha Google Analytics. Ripoti hizi hazitegemei uchaguzi wako kuhusu vidakuzi.

Tunatumia lebo ya OpenAI na ripoti za ubadilishaji kupima kama matangazo yetu yanasababisha watu kujisajili na kununua. Msingi wa kisheria: maslahi halali; unaweza kupinga wakati wowote (angalia “Haki yako ya kupinga”). Google, Microsoft na OpenAI huhifadhi data hii kulingana na masharti yao wenyewe na mipangilio ya akaunti zetu.

Kuboresha Huduma na takwimu

• Tunachotumia: data kutoka kwenye Huduma, kama vile matokeo ya ukaguzi wa ATS, matangazo ya kazi yaliyochambuliwa na nakala za maandishi za usaili wa AI.
• Madhumuni: kujaribu na kuboresha vipengele vyetu, kwa mfano kwa kupitisha matangazo halisi ya kazi na nakala za maandishi za usaili kwenye toleo jipya la kipengele ili kukagua ubora wake kabla ya kukizindua, na kukusanya takwimu za jumla, kama vile jinsi matatizo fulani ya CV yalivyo ya kawaida. Tunachapisha takwimu za jumla pekee ambazo hazimtambulishi mtu yeyote. Hatufunzi miundo yetu wenyewe ya AI kwa kutumia data yako.
• Msingi wa kisheria: maslahi halali ya kuboresha Huduma na kuwapa watafuta kazi taarifa.
• Muda wa kuhifadhi: kwa vipindi vilivyoelezwa katika sera hii; takwimu zinazochapishwa hazina data binafsi.

Kiendelezi cha kivinjari

Kiendelezi cha kivinjari cha OwlApply huchambua matangazo ya kazi na kujaza maombi ya kazi kwenye tovuti nyingine. Hivi ndivyo kinavyoshughulikia data:

• Mahali kinapofanya kazi: skripti za kiendelezi huendeshwa kwenye kurasa unazotembelea, lakini huchukua hatua tu kwenye kurasa ambazo anwani zake zinaonekana kuhusiana na kazi, kama vile matangazo ya kazi na fomu za maombi, au pale unapofungua kiendelezi wewe mwenyewe.
• Uchambuzi wa kiotomatiki: ikiwa ufunguzi wa moja kwa moja umewashwa (huu ndio mpangilio wa chaguo-msingi) na umeingia, kiendelezi hufungua paneli yake kwenye ukurasa kama huo na kutuma kwa OwlApply maandishi ya kazi yaliyo kwenye ukurasa pamoja na anwani yake ili yachambuliwe, bila wewe kubofya chochote zaidi. Hili linaweza kujumuisha kurasa ambazo hatimaye hubainika kuwa si matangazo ya kazi, kama vile fomu za maombi au tovuti za akaunti za waombaji kazi (candidate portals). Vivyo hivyo hutokea unapofungua paneli wewe mwenyewe. Unaweza kuzima ufunguzi wa moja kwa moja kwa tovuti moja au kila mahali.
• Ujazaji wa kiotomatiki: unapoanzisha ujazaji wa kiotomatiki, kiendelezi hutuma kwa OwlApply maswali ya fomu, chaguo zao za majibu na thamani zozote ambazo tayari ziko kwenye sehemu za fomu. Tunazituma, pamoja na wasifu wako wa kujaza kiotomatiki na CV yako, kwa mtoa huduma wetu wa AI (kwa chaguo-msingi OpenAI), na kiendelezi huingiza majibu kwenye fomu. Usipozima chaguo hizi, kiendelezi pia huambatisha CV yako na barua yako ya maombi kwenye sehemu za kupakia faili. Kagua kila jibu kabla ya kutuma ombi.
• Manenosiri: data ambayo ujazaji wa kiotomatiki hutuma kamwe haijumuishi sehemu za nenosiri. Kiendelezi huandika kwenye sehemu ya nenosiri nenosiri la usajili ulilolihifadhi pekee, na hufanya hivyo tu kwenye tovuti za waajiri zilizoelezwa katika sehemu inayofuata.
• Hifadhi ya pamoja ya matangazo: maandishi na anwani ya kila ukurasa uliochambuliwa pamoja na matokeo ya uchambuzi huhifadhiwa katika hifadhi ya pamoja ya matangazo (cache) isiyohusishwa na akaunti yako, ili tangazo lilelile lisilazimike kuchambuliwa mara mbili. Kwa sasa hifadhi hii haina tarehe maalum ya kufutwa. Matokeo ya ulinganisho kati ya tangazo na CV yako huhifadhiwa pamoja na marejeo ya CV hiyo.
• Kwenye kifaa chako: mipangilio yako ya kiendelezi, kanuni za tovuti, tokeni za kuingia na mapendeleo mengine kama hayo huhifadhiwa kwenye kivinjari chako, katika hifadhi ya kiendelezi chenyewe. Tangazo linaloonyeshwa kwenye kichupo huhifadhiwa hadi utakapofunga kichupo hicho tu.
• Vidakuzi: kiendelezi hutumia ruhusa yake ya vidakuzi ili kukuweka umeingia kwenye OwlApply pekee. Hakisomi vidakuzi vya tovuti nyingine.
• Hakuna vifuatiliaji vya wahusika wengine: kiendelezi hakina msimbo wa takwimu wala wa matangazo wa wahusika wengine. Mbali na seva za OwlApply, hupakia tu rasilimali za tovuti uliyopo (kwa mfano faili za mitindo, yaani stylesheets, za ukurasa huo, ili ukurasa utoshee kando ya paneli) na, kwenye Dayforce, hati mbili zilizoelezwa katika sehemu inayofuata. Unapokiondoa, hufungua ukurasa mfupi wa maoni kwenye tovuti yetu.
• Uchaguzi wako: unaweza kuzima ufunguzi wa moja kwa moja kwa tovuti moja au kila mahali, kutoka kwenye akaunti, au kuondoa kiendelezi wakati wowote. Kuondoa kiendelezi hufuta kila kitu ambacho kiendelezi kilihifadhi kwenye kivinjari chako; data ambayo tayari imetumwa kwetu hushughulikiwa kama ilivyoelezwa katika sera hii.

Msingi wa kisheria: mkataba kwa vipengele unavyotumia; maslahi halali ya kuendesha Huduma kwa ufanisi kwa hifadhi ya pamoja ya matangazo.

Taarifa za usajili kwa tovuti za waajiri

Mifumo ya maombi ya waajiri wengi (kwa mfano Workday, iCIMS, SAP SuccessFactors, UKG Pro, Taleo na BrassRing) inahitaji uwe na akaunti kabla ya kutuma ombi. Unaweza kuhifadhi anwani moja ya barua pepe na nenosiri moja kwenye kiendelezi kwa ajili ya kufungua akaunti hizi na kuingia kwenye akaunti hizo.

• Unaziweka kwenye ukurasa wa mipangilio wa kiendelezi chenyewe pekee.
• Huhifadhiwa tu kwenye kivinjari ambamo unazihifadhi, zikiwa zimesimbwa kwa njia fiche kwa AES-GCM kwa kutumia ufunguo usioweza kuhamishwa nje na unaotunzwa na kiendelezi.
• Pamoja nazo, kiendelezi hutunza orodha ya tovuti za waajiri ambako tayari kuna akaunti yenye taarifa hizi. Orodha hii imesimbwa kwa njia fiche kwa namna ileile, na inajumuisha tovuti ambako kiendelezi kilifungua akaunti, ambako uliingia kwa kutumia taarifa hizi kupitia kiendelezi, au ambako tovuti ilieleza kwamba anwani hiyo ya barua pepe tayari imesajiliwa. Kiendelezi hutumia orodha hii tu ili kukuingiza kwenye tovuti hizo badala ya kujaribu kufungua akaunti ya pili. Orodha hii hubaki kwenye kivinjari chako, kamwe haitumwi kwa OwlApply, na hufutwa unapobadilisha anwani ya barua pepe iliyohifadhiwa.
• Kamwe hazitumwi kwa seva za OwlApply wala kwa watoa huduma za AI, kamwe haziandikwi kwenye kumbukumbu, na kamwe hazijumuishwi katika data ya fomu ambayo ujazaji wa kiotomatiki hutuma ili kupata majibu ya AI.
• Kiendelezi huziandika tu kwenye sehemu zinazolingana za tovuti hizo za waajiri, na tu pale unapoanzisha hatua hii kutoka kwenye paneli ya kiendelezi.
• Unapoomba kiendelezi kufungua akaunti, kiendelezi hukubali kwa niaba yako ilani ya faragha au masharti ya mwajiri pale tovuti inapoyataka (kwa kawaida kwa kuweka alama kwenye kisanduku chake cha kuteua au kwa kubonyeza kitufe chake cha kukubali; kwenye Dayforce, kwanza hufungua taarifa ya faragha na masharti katika vichupo vya nyuma, kama tovuti hiyo inavyotaka). Ukaguzi wa usalama, kama vile CAPTCHA, misimbo ambayo tovuti hukutumia, uthibitishaji kupitia simu na maswali ya usalama, daima huachwa kwako: kiendelezi hujaza sehemu iliyobaki ya fomu kisha husubiri. Akaunti hufunguliwa, au unaingia, pale tu wewe mwenyewe unapobonyeza kitufe cha kufungua akaunti (Create Account) au cha kuingia (Sign In), ama kwenye tovuti au kwenye kitufe cha kiendelezi kinachobonyeza kitufe cha tovuti kwa niaba yako. Soma masharti na ilani ya faragha ya mwajiri kabla ya kufanya hivyo.
• Akaunti hufunguliwa kwa mwajiri, au kwa kampuni inayoendesha mfumo wake wa maombi, na ilani ya faragha ya kampuni hiyo ndiyo inayohusika na akaunti hiyo.
• Kuondoa taarifa za usajili kwenye ukurasa wa mipangilio, au kuondoa kiendelezi, huzifuta pamoja na orodha ya tovuti za waajiri.

Tunapendekeza utumie nenosiri ambalo hulitumii mahali pengine popote.

Jinsi tunavyotumia AI

Vipengele vingi vya Huduma hutumia miundo ya AI kutoka kwa watoa huduma wa nje. Kile ambacho mtoa huduma hupokea hutegemea kipengele: kwa kawaida CV yako, ikiwa ni pamoja na maelezo ya mawasiliano yaliyomo, na, kulingana na kipengele, wasifu wako wa kujaza kiotomatiki, tangazo la kazi, maswali ya fomu, jumbe zako au sauti yako unapozungumza.

• OpenAI, mtoa huduma wetu wa chaguo-msingi: majibu ya ujazaji wa kiotomatiki, barua za maombi, kuandika upya na kutafsiri CV, kuandika muhtasari na vitone (bullet points), maneno muhimu na muhtasari wa matangazo ya kazi, wasaidizi wa AI katika programu ya wavuti, na usaili wa AI (msaili, muhtasari wa CV na ripoti).
• Google (Gemini): kusoma CV zilizopakiwa, ikiwa ni pamoja na katika kikagua ATS na bila akaunti, na kuandaa rasimu za ujumbe wa ufuatiliaji.
• Groq: gumzo la Ask AI ndani ya kiendelezi, ambalo hupokea jumbe zako chache za mwisho, CV yako na tangazo husika.
• OpenRouter na watoa huduma za miundo ambao OpenRouter huelekeza maombi kwao: kuamua kama ukurasa ni tangazo la kazi, kutoa maelezo yake na kukadiria jinsi CV yako inavyolingana nalo. OpenRouter pia ndiyo njia yetu mbadala pale mtoa huduma mwingine wa AI asipopatikana; katika hali hiyo ombi lako linaweza kushughulikiwa na mtoa huduma mwingine wa miundo.
• Deepgram (kubadilisha sauti kuwa maandishi) na Google (kubadilisha maandishi kuwa sauti): usaili wa AI.

Hatufunzi miundo yetu wenyewe ya AI kwa kutumia data yako. Kila mtoa huduma hushughulikia data chini ya masharti yake mwenyewe. API ya OpenAI tunayoitumia, kwa chaguo-msingi, haitumii data inayotumwa kupitia kwake kufunza miundo ya OpenAI, na inaweza kuihifadhi kwa hadi siku 30 ili kufuatilia matumizi mabaya. Masharti ya kawaida ya Deepgram yanairuhusu kampuni hiyo kutumia sauti inayoichakata ili kuboresha miundo yake ya utambuzi wa sauti. Masharti ya watoa huduma wengine yanatofautiana; tuulize ukitaka maelezo zaidi.

Matokeo ya AI ni mapendekezo. Alama za ulinganifu, mapendekezo kuhusu kama utume ombi, pamoja na majibu na hati zinazozalishwa, hutengenezwa kiotomatiki, lakini wewe ndiye unayeamua nini cha kutumia na nini cha kumtumia mwajiri. Hatufanyi maamuzi kukuhusu yanayotegemea uchakataji wa kiotomatiki pekee ambayo yana athari za kisheria kwako au yanayokuathiri kwa kiasi kikubwa kwa namna inayofanana (Ibara ya 22 ya GDPR). Matokeo ya AI yanaweza kuwa na makosa, kwa hivyo yakague kabla ya kuyatumia.

Ili kupata na kurekebisha hitilafu, tunafuatilia maombi yanayotumwa kwa baadhi ya vipengele vyetu vya AI kwa kutumia LangSmith, huduma ya LangChain, katika kanda yake ya EU. Sehemu zinazokutambulisha moja kwa moja hubadilishwa na misimbo bandia (pseudonymous), na rekodi hizo za ufuatiliaji hufutwa baada ya siku 14.

Taarifa nyeti

Hatuombi aina maalum za data binafsi, kama vile taarifa kuhusu afya yako, asili yako ya kikabila, dini, maoni ya kisiasa, uanachama wa chama cha wafanyakazi au mwelekeo wa kijinsia. Ukijumuisha taarifa kama hizo katika CV, katika wasifu wako wa kujaza kiotomatiki au katika maswali na majibu yako mwenyewe, tunazichakata tu ili kutoa kipengele unachozitumia, kwa msingi wa ridhaa yako ya wazi (Ibara ya 9(2)(a) ya GDPR), ambayo unaitoa kwa kuziingiza. Unaweza kuondoa ridhaa yako wakati wowote kwa kufuta taarifa hizo. Zijumuishe tu ikiwa kweli unahitaji kufanya hivyo.

Fomu za maombi mara nyingi huuliza maswali ya hiari kuhusu fursa sawa, kwa mfano kuhusu kabila, ulemavu, hali ya kuwa mwanajeshi mstaafu au dini. Ujazaji wetu wa kiotomatiki umeelekezwa kuyajibu kwa kuzingatia tu kile ulichoingiza wewe mwenyewe, na vinginevyo kuchagua chaguo la kukataa kujibu. Kagua majibu haya kabla ya kutuma.

Taarifa kuhusu watu wengine

Ikiwa CV yako ina taarifa kuhusu watu wengine, kama vile majina na maelezo ya mawasiliano ya wadhamini wako, hakikisha wamekubali uzishiriki. Tunatumia taarifa kama hizo tu kama sehemu ya CV yako. Tumia kipengele cha kuingiza wasifu kutoka LinkedIn kwa wasifu wako mwenyewe pekee.

Matangazo ya kazi ambayo kiendelezi huchambua wakati mwingine huwa na jina au maelezo ya mawasiliano ya afisa uajiri. Taarifa hizi hubaki kuwa sehemu ya maandishi ya tangazo katika hifadhi ya pamoja ya matangazo (maslahi halali ya kutoa uchambuzi wa kazi).

Ikiwa tunashikilia taarifa kukuhusu kwa sababu mtu mwingine alitupatia, unaweza kuwasiliana nasi ili kutumia haki zako.

Data yako inatoka wapi

Sehemu kubwa ya data tunayoichakata inatoka kwako. Pia tunapokea data:

• kutoka kwenye tovuti ambako unatumia kiendelezi: maandishi na anwani za kurasa zinazohusiana na kazi, pamoja na maswali na thamani zilizopo za fomu za maombi;
• kutoka Google, Facebook au LinkedIn, ukiingia kwa kutumia huduma hizo: kitambulisho cha akaunti yako, jina, anwani ya barua pepe na picha ya wasifu;
• kutoka LinkedIn, ukiingiza wasifu: maelezo ya wasifu yaliyoelezwa chini ya “CV, barua za maombi na hati nyingine”;
• kutoka Stripe: hali ya malipo yako na ya usajili wako na, kwa ununuzi, eneo la anwani yako ya ankara;
• kutoka kwenye kiungo kilichokuleta kwetu na kutoka kwenye anwani yako ya IP: lebo za kampeni, tovuti iliyokuelekeza, vitambulisho vya mibofyo ya matangazo na nchi yako.

Je, ni lazima utupatie data yako?

Ili kufungua akaunti unahitaji anwani ya barua pepe na nenosiri, au akaunti ya Google, Facebook au LinkedIn, na lazima ukubali Masharti yetu ya Huduma. Ili kununua usajili lazima umpe Stripe maelezo yako ya malipo na ya ankara. Kila kitu kingine ni cha hiari, lakini baadhi ya vipengele havifanyi kazi bila data fulani: kwa mfano, ujazaji wa kiotomatiki unahitaji wasifu wako na usaili wa AI unahitaji maikrofoni yako. Sheria haikulazimishi kutupatia data binafsi.

Nani hupokea data yako

Tunatumia kampuni zilizoorodheshwa hapa chini kutoa Huduma. Nyingi kati yake huchakata data binafsi kwa niaba yetu, kwa ajili ya kutupatia huduma yao pekee. Baadhi zinaweza pia kuitumia kwa madhumuni yao wenyewe chini ya sera zao za faragha, hasa watoa huduma za kuingia, majukwaa ya matangazo na, kama ilivyoelezwa chini ya “Jinsi tunavyotumia AI”, Deepgram.

Pia tunafichua data binafsi kwa waajiri na kampuni zinazoendesha mifumo yao ya maombi unapoomba kazi (wao hupokea kile unachowasilisha na kukishughulikia chini ya ilani zao za faragha); kwa mamlaka pale sheria inapotutaka kufanya hivyo; na kwa mnunuzi au mrithi ikiwa biashara yetu, au sehemu yake, itauzwa, itaunganishwa na nyingine au itaundwa upya.

Uhamishaji wa data nje ya EEA

Seva zetu wenyewe, mtoa huduma wetu wa barua pepe na huduma yetu ya kufuatilia hitilafu za AI ziko ndani ya Umoja wa Ulaya. Wapokeaji walioko Marekani ni OpenAI, Google, Groq, OpenRouter na watoa huduma za miundo ambao OpenRouter huelekeza maombi kwao, Deepgram, Daily, Stripe, Cloudflare (ambayo mtandao wake unafanya kazi duniani kote), Microsoft, Meta na LinkedIn.

Pale ambapo mpokeaji amethibitishwa chini ya Mfumo wa Faragha ya Data kati ya EU na Marekani (EU–U.S. Data Privacy Framework), uhamishaji hutegemea uamuzi wa utoshelevu (adequacy decision) wa Tume ya Ulaya kuhusu mfumo huo. Vinginevyo, hutegemea Vifungu vya Kawaida vya Mkataba (Standard Contractual Clauses) vya Tume ya Ulaya. Unaweza kutuuliza ni kinga ipi inayotumika kwa mpokeaji fulani na kuomba nakala yake.

Muda tunaohifadhi data yako

Tunahifadhi data binafsi kwa muda tu tunaouhitaji kwa madhumuni yaliyoelezwa hapo juu, isipokuwa pale sheria inapotutaka kuihifadhi kwa muda mrefu zaidi. “Hadi utakapofuta akaunti yako” maana yake ni hadi akaunti yako itakapofutwa mwishoni mwa kipindi cha siku 30 kinachoanza unapoomba ifutwe.

Nakala rudufu: tunahifadhi nakala rudufu za hifadhidata zetu mara kwa mara. Data unayoifuta inaweza kubaki katika nakala hizi kwa hadi takriban siku 70, hadi nakala zenyewe zitakapofutwa.

Haki zako

Chini ya GDPR una haki ya:

• Kufikia data yako: kujua kama tunaichakata na kupokea nakala yake.
• Kurekebisha: kutaka data isiyo sahihi au isiyokamilika isahihishwe. Unaweza kubadilisha sehemu kubwa ya data yako mwenyewe ndani ya programu.
• Kufuta: kutaka data yako ifutwe. Unaweza kufuta akaunti yako mwenyewe; angalia “Jinsi ya kufuta data yako”.
• Kuzuia: kutaka matumizi ya data yako yawekewe mipaka katika hali fulani, kwa mfano wakati tunakagua kama ni sahihi.
• Kuhamisha data: kupokea data uliyotupatia, pale tunapoichakata kwa msingi wa mkataba au ridhaa, katika muundo uliopangwa, unaotumika kwa kawaida na unaosomeka kwa mashine, au kutaka itumwe kwa mtoa huduma mwingine pale inapowezekana kiufundi.
• Kupinga uchakataji unaotegemea maslahi halali na masoko ya moja kwa moja; angalia hapa chini.
• Kuondoa ridhaa wakati wowote, bila kuathiri uchakataji uliofanyika kabla ya hapo. Kwa vidakuzi, tumia mipangilio ya vidakuzi; kwa barua pepe za masoko, tumia mipangilio ya akaunti yako au chaguo la kujiondoa.

Ili kutumia haki zako, tuandikie kupitia [email protected]. Maombi ya kufikia data, ya kupata nakala ya data yako, ya kurekebisha au ya kupinga hushughulikiwa kwa barua pepe.

Tunaweza kukuomba uthibitishe utambulisho wako, kwa mfano kwa kutuandikia kutoka kwenye anwani ya barua pepe ya akaunti yako. Tunajibu ndani ya mwezi mmoja. Ikiwa ombi ni tata au tunapokea maombi mengi, tunaweza kurefusha muda huu kwa hadi miezi miwili zaidi; tukifanya hivyo, tutakujulisha ndani ya mwezi wa kwanza na kueleza sababu. Maombi hayalipiwi. Ikiwa ombi kwa dhahiri halina msingi au limepita kiasi, tunaweza kulikataa au kutoza ada inayokubalika, na tutaeleza sababu.

Jinsi ya kufuta data yako

Unaweza kufuta akaunti yako ya OwlApply mwenyewe wakati wowote:

1. Ingia kwenye akaunti yako kisha uende kwenye Mipangilio ya Wasifu.
2. Tafuta sehemu ya Futa akaunti iliyo chini ya ukurasa.
3. Bofya Futa akaunti, andika anwani yako ya barua pepe ili kuthibitisha, kisha ubofye Panga ufutaji.

Kisha akaunti yako itapangwa kufutwa, na utakuwa na siku 30 za kubadili nia: rudi kwenye skrini hiyo hiyo na ubofye Hifadhi akaunti yangu. Kupanga ufutaji pia huzima usasishaji wa kiotomatiki wa usajili wako, ili usitozwe tena; kuhifadhi akaunti yako hakuuwashi tena. Baada ya siku 30 akaunti yako hufutwa. Hatua hii haiwezi kutenduliwa.

Pamoja na akaunti yako tunafuta wasifu wako na taarifa zako za kuingia, CV (ikiwa ni pamoja na faili zilizopakiwa na picha za hakikisho), barua za maombi, wasifu wa kujaza kiotomatiki, mapendeleo ya utafutaji wa kazi, maingizo ya Kifuatilia Kazi na ujumbe wa ufuatiliaji, nakala za maandishi na ripoti za usaili wa AI, historia ya gumzo la AI, taarifa za jinsi ulivyojisajili, kumbukumbu za shughuli na kumbukumbu za mshirika.

Data ifuatayo haifutwi pamoja na akaunti yako:

• Kumbukumbu za ankara na uhasibu, ikiwa ni pamoja na rekodi yako ya mteja kwenye Stripe, ambazo sheria ya uhasibu ya Ufini inatutaka tuzihifadhi.
• Nakala rudufu, kwa hadi takriban siku 70.
• Ukaguzi uliofanywa kwa kikagua CV cha ATS cha bure, ambao hauhusishwi na akaunti yoyote. Tutumie kiungo cha ukaguzi nasi tutaufuta.
• Hifadhi ya pamoja ya matangazo ya kazi yaliyochambuliwa na matokeo ya uchambuzi, ambayo haihusishwi na akaunti yako, pamoja na takwimu za jumla zisizokutambulisha.
• Kwa sasa pia: picha zilizo katika CV zilizotengenezwa kwa kitengeneza CV, kumbukumbu za barua pepe tulizokutumia, ujumbe na maoni uliyotutumia, usajili wako wa jarida, orodha ya kazi ulizozuia katika utafutaji wa kazi, na kumbukumbu za kiufundi za usaili wako wa AI. Tunavifuta hivi ukiomba.
• Nakala zinazoshikiliwa na watoa huduma wetu chini ya kanuni zao wenyewe za uhifadhi, kwa mfano hadi siku 30 kwa OpenAI na siku 14 katika rekodi zetu za ufuatiliaji wa hitilafu za AI.

Ikiwa huwezi kuingia, au unataka data yoyote kati ya iliyotajwa hapo juu ifutwe, tuandikie kupitia [email protected].

Haki ya kuwasilisha malalamiko

Ikiwa unaamini kwamba tunachakata data yako binafsi kwa kukiuka sheria ya ulinzi wa data, unaweza kuwasilisha malalamiko kwa Ofisi ya Ombudsman wa Ulinzi wa Data nchini Ufini (Office of the Data Protection Ombudsman, tietosuoja.fi/en) au kwa mamlaka ya usimamizi ya nchi ya EU unamoishi au unamofanya kazi, au ambamo ukiukaji unaodaiwa ulitokea. Tungefurahi ukiwasiliana nasi kwanza, ili tujaribu kutatua suala hilo.

Usalama

Tunatumia hatua za kiufundi na za kitaasisi kulinda data binafsi, zikiwemo:

• usimbaji fiche wakati wa usafirishaji (HTTPS) kwa miunganisho yote kwenye tovuti, programu na seva zetu, ikiwa ni pamoja na ile inayotoka kwenye kiendelezi;
• manenosiri kuhifadhiwa kama hashi pekee, na maelezo ya kadi kushughulikiwa na Stripe bila kutufikia;
• ufikiaji wa seva na hifadhidata zetu kuwekewa mipaka kwa watu wanaouhitaji ili kuendesha Huduma;
• usimbaji fiche kwenye kifaa chako kwa taarifa za usajili zilizohifadhiwa kwenye kiendelezi.

Hakuna mfumo ulio salama kabisa. Ikiwa ukiukaji wa usalama wa data binafsi una uwezekano wa kusababisha hatari kubwa kwako, tutakujulisha bila kuchelewa kusiko kwa lazima, kama GDPR inavyotaka.

Watoto

Huduma zimekusudiwa watu wazima. Masharti yetu ya Huduma yanawataka watumiaji kuwa na umri wa angalau miaka 18, na hatukusanyi kwa makusudi data binafsi kutoka kwa watoto. Ikiwa unaamini kuwa mtoto ametupatia data binafsi, wasiliana nasi, na tutaifuta.

Mabadiliko ya sera hii

Tunasasisha sera hii pale Huduma zetu au sheria zinapobadilika. Tarehe ya kuanza kutumika kwa toleo la sasa imeelezwa juu ya ukurasa huu. Tukifanya mabadiliko makubwa, tutakujulisha kwa barua pepe au ndani ya programu.

Wasiliana nasi

Kwa maswali kuhusu sera hii au data yako binafsi, tuandikie kupitia [email protected] au tutumie barua kwa anwani: OwlApply Oy, Tiistinkallio 6, 02230 Espoo, Ufini.