Personvernpolicy

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan OwlApply Oy («OwlApply», «vi», «oss») behandler personopplysninger når du bruker nettstedene våre owlapply.com og app.owlapply.com og serverne bak dem, OwlApplys nettleserutvidelse, AI-intervjuet og e-postene vi sender (samlet kalt «Tjenestene»).

Denne versjonen gjelder fra og med 3. oktober 2026. I retningslinjene våre for informasjonskapsler forklarer vi nærmere hvordan vi bruker informasjonskapsler.

Hvem er ansvarlig for opplysningene dine

Behandlingsansvarlig for personopplysningene dine er OwlApply Oy, et finsk aksjeselskap (organisasjonsnummer 3622413-7), Tiistinkallio 6, 02230 Espoo, Finland.

Du kan kontakte oss om alle personvernspørsmål på [email protected]. Kontaktpersonen vår for personvernspørsmål er Tufan Yavaş.

Hva vi samler inn, hvorfor og på hvilket behandlingsgrunnlag

For hver type personopplysninger nedenfor forklarer vi hva vi samler inn, hvorfor, hvilket behandlingsgrunnlag vi har etter EUs personvernforordning (GDPR), og hvor lenge vi lagrer opplysningene. Behandlingsgrunnlagene vi bygger på, er:

• Avtale (art. 6(1)(b) GDPR): behandlingen er nødvendig for å levere en tjeneste du har bedt om etter brukervilkårene våre, eller for å gjennomføre tiltak du ber om før du registrerer deg.
• Rettslig forpliktelse (art. 6(1)(c)): behandlingen er pålagt ved lov, for eksempel etter regnskapslovgivningen.
• Berettiget interesse (art. 6(1)(f)): behandlingen er nødvendig for en interesse vi angir nedenfor, og dine interesser og rettigheter går ikke foran denne interessen. Du kan protestere mot behandlingen; se «Retten din til å protestere».
• Samtykke (art. 6(1)(a)): du har samtykket, for eksempel til analytiske informasjonskapsler eller markedsføring på e-post. Du kan når som helst trekke samtykket ditt tilbake.
• Uttrykkelig samtykke (art. 9(2)(a)): for sensitive opplysninger du selv velger å gi oss; se «Sensitive opplysninger».

Kontoen din

• Hva vi samler inn: e-postadressen din, passordet ditt (lagres bare som hash) og navnet ditt, hvis du legger det inn. Hvis du logger inn med Google, Facebook eller LinkedIn, mottar vi fra den aktuelle leverandøren konto-ID, navn, e-postadresse og profilbilde. Vi lagrer også planen din, abonnementsstatusen og kredittene dine, vervekoden din og hvem som vervet deg, opplysningene som holder deg innlogget, når du sist logget inn, om e-postadressen din er bekreftet, når du godtok brukervilkårene våre, og om du har samtykket til å motta markedsføring på e-post.
• Formål: å opprette og drifte kontoen din, logge deg inn, holde kontoen din sikker og gi deg funksjonene som inngår i planen din.
• Behandlingsgrunnlag: avtale. Vi lagrer registreringen av at du har godtatt vilkårene, og av valget ditt om markedsføring, slik at vi kan dokumentere dem (rettslig forpliktelse og berettiget interesse).
• Lagringstid: til du sletter kontoen din.

CV-er, søknadsbrev og andre dokumenter

• Hva vi samler inn: CV-filer du laster opp (PDF-, Word- eller bildefiler), teksten vi henter ut av dem, eventuelle bilder i dem (som vi oppdager og beskjærer automatisk) og forhåndsvisningsbilder; CV-ene og søknadsbrevene du lager eller redigerer, herunder kontaktopplysninger, bilde, arbeidserfaring, utdanning, ferdigheter, språk, prosjekter, priser, sertifikater, publikasjoner, hobbyer, referanser og egendefinerte seksjoner; og ATS-poengsummen og språket for hver CV. Hvis du importerer en LinkedIn-profil, henter vi fra LinkedIn navnet, overskriften, erfaringen, utdanningen, ferdighetene og bildet til profilen på adressen du oppgir.
• Formål: å levere CV-byggeren, ATS-poengsummer, søknadsbrev, nedlastinger og jobbmatching. For jobbmatching gjør jobbsøktjenesten vår om teksten i CV-en din til en numerisk representasjon som kan sammenlignes med stillingsannonser.
• Behandlingsgrunnlag: avtale.
• Lagringstid: til du sletter dokumentet eller kontoen din. Bilder i CV-er som er laget med CV-byggeren, fjernes foreløpig ikke når du sletter kontoen din; se «Slik sletter du opplysningene dine».

Autofyll-profil

• Hva vi samler inn: opplysningene du lagrer til bruk i jobbsøknader: navn, e-postadresse, telefonnummer, kjønn, sted, lenker til LinkedIn, GitHub og nettsted, om du har rett til å arbeide og om du trenger visumsponsing, når du kan begynne, preferanse for fjernarbeid, språk, lønnsforventninger og dine egne spørsmål og svar.
• Formål: slik at nettleserutvidelsen kan fylle ut søknadsskjemaer for deg; se «Nettleserutvidelsen».
• Behandlingsgrunnlag: avtale; uttrykkelig samtykke for eventuelle sensitive opplysninger du selv velger å legge inn.
• Lagringstid: til du endrer eller sletter profilen, eller sletter kontoen din.

Jobbsøk, jobbsporing og oppfølgingsmeldinger

• Hva vi samler inn: preferansene dine for jobbsøk; stillinger du blokkerer i jobbsøket; stillinger du lagrer i jobbsporingen (tittel, selskap, status, sted, lenke, annonsetekst og CV-en og søknadsbrevet du brukte); og oppfølgingsmeldingene du lager.
• Formål: å vise deg stillinger som passer deg, hjelpe deg med å holde oversikt over søknadene dine og skrive utkast til oppfølgingsmeldinger. For å skrive et utkast til en oppfølgingsmelding sender vi selskapet, stillingstittelen, søknadsstatusen, antall dager siden du søkte, tonen du valgte, og navnet ditt til Google.
• Behandlingsgrunnlag: avtale.
• Lagringstid: til du endrer eller sletter dem, eller sletter kontoen din. Listen over stillinger du har blokkert, fjernes foreløpig ikke når du sletter kontoen din; vi sletter den på forespørsel.

AI-chat

• Hva vi samler inn: samtalene dine med AI-assistentene i nettappen, inkludert CV- og stillingsopplysningene de arbeider med og endringene de gjør; og spørsmålene du stiller i chatten Ask AI i utvidelsen.
• Formål: å svare på spørsmålene dine og redigere dokumentene dine når du ber om det, og å la deg fortsette en samtale eller angre en endring.
• Behandlingsgrunnlag: avtale.
• Lagringstid: samtaler i nettappen: til du sletter kontoen din. Samtaler i Ask AI i utvidelsen lagres ikke på serverne våre; utvidelsen sender de siste meldingene dine på nytt med hvert nytt spørsmål.

AI-intervju

• Hva vi samler inn: stemmen din mens intervjuet pågår (bare mikrofonen; kameraet brukes ikke), transkripsjonen i sanntid, stillingsannonsen du øver til, et sammendrag av CV-en din, språket og intervjutypen, intervjurapporten din, og hvor lenge økten varte og hvordan den ble avsluttet.
• Slik fungerer det: lyden din strømmes via Daily og transkriberes fortløpende av Deepgram; intervjuerens spørsmål skrives av OpenAI og leses opp av Googles tekst-til-tale-tjeneste. OwlApply tar ikke opp lyden din.
• Formål: å gjennomføre øvingsintervjuet og gi deg en rapport.
• Behandlingsgrunnlag: avtale.
• Lagringstid: transkripsjonen og rapporten: til du sletter kontoen din. Intervjusystemet vårt skriver også tekniske logger for hver økt, og disse kan inneholde deler av samtalen; de slettes foreløpig ikke automatisk, og vi sletter dem på forespørsel.

ATS CV-sjekk og bruk uten konto

• Hva vi samler inn: for den gratis ATS CV-sjekken: filen du laster opp, et forhåndsvisningsbilde, opplysningene vi henter ut av den (inkludert kontaktopplysningene dine), resultatet og IP-adressen din. For en CV du lager uten konto: utkastet, oppsettet, et eventuelt bilde og IP-adressen din.
• Formål: å sjekke CV-en din og vise deg resultatet, å la deg begynne på en CV før du registrerer deg, og å hindre misbruk.
• Behandlingsgrunnlag: avtale (tiltak du ber om før du registrerer deg); berettiget interesse i å hindre misbruk (IP-adresse).
• Lagringstid: ATS-sjekker knyttes ikke til noen konto, heller ikke hvis du var logget inn, og lagres til du ber oss slette dem; send oss lenken til sjekken. Utkast som er laget uten konto, slettes 30 dager etter den siste endringen din, men et bilde i et slikt utkast lagres foreløpig til du ber oss slette det.

Alle som har lenken til en ATS-sjekk eller et utkast, kan åpne den, så del disse lenkene bare med personer du stoler på.

Betalinger

• Hva vi samler inn: Stripe samler inn kortopplysningene dine eller andre betalingsopplysninger direkte; vi ser aldri hele kortnummeret ditt og lagrer ikke kortopplysninger. Stripe samler også inn faktureringsnavn og -adresse, e-postadresse og, hvis du oppgir det, skatte-ID-en din. Vi lagrer kunde- og abonnements-ID-ene dine hos Stripe, planen din og datoene for abonnementet ditt. Hver gang du går til betaling, sender vi også OwlApply-bruker-ID-en din, Google Analytics-identifikatorene dine, opplysninger om kampanjen du registrerte deg via, og en eventuell klikkreferanse fra en OpenAI-annonse til Stripe.
• Formål: å ta imot betalinger, beregne avgifter, administrere abonnementet ditt, føre regnskap og forstå hvilke kanaler som fører til kjøp.
• Behandlingsgrunnlag: avtale; rettslig forpliktelse for regnskaps- og skattedokumentasjon; berettiget interesse i å analysere kjøp.
• Lagringstid: abonnementsopplysninger: til du sletter kontoen din. Fakturerings- og transaksjonsdokumentasjon: så lenge finsk regnskapslovgivning krever, som regel seks år etter utgangen av regnskapsåret. Derfor beholder vi kundeoppføringen din hos Stripe etter at du har slettet kontoen din.

Affiliateprogram

• Hva vi samler inn: hvis du blir med i affiliateprogrammet vårt: utbetalingsopplysningene dine (kontoinnehavers navn, bank, kontonummer, IBAN, SWIFT/BIC-kode eller PayPal-e-postadresse) og inntjeningen og utbetalingene dine. Når noen besøker OwlApply via en affiliatelenke, registrerer vi besøket med vedkommendes IP-adresse, nettleserens brukeragent, henvisende side og land, og vi setter en informasjonskapsel for henvisninger som varer i 30 dager.
• Formål: å godskrive henvisninger riktig og betale ut provisjon.
• Behandlingsgrunnlag: avtale (affiliatepartnere); berettiget interesse i å godskrive henvisninger riktig (besøksregistreringer); rettslig forpliktelse (betalingsdokumentasjon).
• Lagringstid: affiliateopplysninger og inntjening: til du sletter kontoen din; betalingsdokumentasjon: så lenge regnskapslovgivningen krever (se «Betalinger»); besøksregistreringer: til du ber oss slette dem.

Meldinger, tilbakemeldinger og e-post

• Hva vi samler inn: meldinger du sender oss på e-post eller via kontaktskjemaet vårt (navn, e-postadresse, emne, melding og, for skjemaet, IP-adressen din); tilbakemeldinger og svar på spørreundersøkelser (vurdering, kommentarer, begrunnelser og, hvis du oppgir den, e-postadressen din), inkludert tilbakemeldingsskjemaet vi viser når du avinstallerer utvidelsen; abonnementet ditt på nyhetsbrevet (e-postadresse og navn); og registreringer av e-postene vi sender deg (mottaker, emne, opplysninger om innholdet og leveringsstatus).
• Formål: å svare deg, forbedre Tjenestene, sende tjenestemeldinger på e-post (for eksempel om registrering, tilbakestilling av passord, eksport og abonnementet ditt), sende nyhetsbrevet eller markedsføring på e-post som du har bedt om, og holde oversikt over hva vi har sendt. Kontaktskjemaet vårt bruker Google reCAPTCHA for å blokkere spam.
• Behandlingsgrunnlag: berettiget interesse i å besvare henvendelser, forbedre Tjenestene, hindre spam og føre oversikt over e-postene våre; avtale for tjenestemeldinger på e-post; samtykke for nyhetsbrevet og markedsføring på e-post.
• Lagringstid: til du ber oss slette dem. Du kan når som helst stanse nyhetsbrevet og markedsføringen på e-post i kontoinnstillingene dine, via avmeldingsmuligheten vi tilbyr, eller ved å sende oss en e-post.

Aktivitets- og sikkerhetslogger

• Hva vi samler inn: når du bruker nettappen eller utvidelsen, logger serverne våre handlingene du utfører, for eksempel at du oppretter en CV eller oppdaterer autofyll-profilen din, sammen med tidspunkt, IP-adressen din, nettleserens brukeragent, henvisende side, resultatet og, for mange handlinger, opplysningene du sendte inn. Passord og sikkerhetstokener fjernes fra disse loggene, og skjemainnholdet utvidelsen sender for autofyll, logges ikke. Nettappen rapporterer også tekniske feil til oss med sideadressen (med sensitive deler fjernet), nettleseropplysninger og bruker-ID-en din. Ut fra IP-adressen din fastslår vi hvilket land du er i, for å vise deg prisene for landet ditt og for å registrere hvor registreringene kommer fra; vi samler ikke inn den nøyaktige posisjonen din.
• Formål: å holde Tjenestene sikre, oppdage og undersøke misbruk og feil, hjelpe deg når du kontakter oss, og forstå hvordan funksjonene brukes.
• Behandlingsgrunnlag: berettiget interesse i sikkerhet, pålitelighet og forbedring av Tjenestene.
• Lagringstid: til du sletter kontoen din.

Hvordan du fant oss

• Hva vi samler inn: én gang, når du registrerer deg: kampanjetaggene i lenken du brukte, nettstedet som henviste deg, den første siden du besøkte, hvordan du registrerte deg, og landet ditt; og, hvis du kom via en annonse, klikk-ID-en fra Google Ads eller OpenAI Ads. Vi registrerer klikk-ID-en fra Google Ads i lenken selv om du har avslått informasjonskapsler for annonsering.
• Formål: å forstå hvilke markedsføringskanaler som gir nye brukere og kjøp, og å godskrive partnere riktig.
• Behandlingsgrunnlag: berettiget interesse.
• Lagringstid: til du sletter kontoen din. Kopien som sendes til Stripe ved et kjøp, oppbevares sammen med faktureringsdokumentasjonen.

Analyse og annonsering

På owlapply.com og app.owlapply.com bruker vi Google Analytics (bruksstatistikk, knyttet til OwlApply-bruker-ID-en din når du er logget inn), Microsoft Clarity (opptak av sideøkter og varmekart som viser hvordan sidene brukes) og Google Ads (måling av kjøp som følger etter et klikk på en annonse). Der banneret vårt for informasjonskapsler vises, og det gjør det blant annet i hele EØS, kan disse verktøyene bare bruke informasjonskapsler etter at du har godtatt dem, og du kan når som helst endre valget ditt. Behandlingsgrunnlag: samtykke. Du finner mer informasjon i retningslinjene våre for informasjonskapsler.

Nettstedene våre laster også inn OpenAIs måletagg for annonsering. Den rapporterer sidevisninger og viktige handlinger (registrering, start av betaling, innsending av kontaktskjemaet eller nyhetsbrevskjemaet vårt, opplasting av en CV) til OpenAI og, når du er logget inn, en hashet form av e-postadressen din og OwlApply-bruker-ID-en din. Denne taggen lastes foreløpig inn direkte, ikke via banneret for informasjonskapsler.

Serverne våre sender også konverteringsrapporter. Når du oppretter en konto, rapporterer vi dette til OpenAIs annonseplattform med en hashet form av e-postadressen din, bruker-ID-en din og for- og etternavnet ditt, sammen med IP-adressen din, nettleserens brukeragent og en eventuell klikkreferanse fra en OpenAI-annonse. Når du kjøper et abonnement, sender vi de samme opplysningene og i tillegg land, by, region og postnummer fra faktureringsadressen du oppga i kassen, og vi rapporterer kjøpet til Google Analytics med bruker-ID-en din og Google Analytics-identifikatoren din. Disse rapportene avhenger ikke av valgene dine for informasjonskapsler.

Vi bruker OpenAI-taggen og konverteringsrapportene til å måle om annonseringen vår fører til registreringer og kjøp. Behandlingsgrunnlag: berettiget interesse; du kan når som helst protestere (se «Retten din til å protestere»). Google, Microsoft og OpenAI lagrer disse opplysningene i samsvar med egne vilkår og kontoinnstillingene våre.

Forbedring av Tjenestene og statistikk

• Hva vi bruker: opplysninger fra Tjenestene, for eksempel resultater fra ATS-sjekker, analyserte stillingsannonser og transkripsjoner fra AI-intervjuer.
• Formål: å teste og forbedre funksjonene våre, for eksempel ved å kjøre ekte stillingsannonser og intervjutranskripsjoner gjennom en ny versjon av en funksjon for å kontrollere kvaliteten før lansering, og å utarbeide aggregert statistikk, for eksempel om hvor vanlige bestemte CV-problemer er. Vi publiserer bare aggregerte tall som ikke identifiserer noen. Vi trener ikke egne AI-modeller på opplysningene dine.
• Behandlingsgrunnlag: berettiget interesse i å forbedre Tjenestene og informere jobbsøkere.
• Lagringstid: i periodene som er beskrevet i denne personvernerklæringen; publisert statistikk inneholder ingen personopplysninger.

Nettleserutvidelsen

OwlApplys nettleserutvidelse analyserer stillingsannonser og fyller ut jobbsøknader på andre nettsteder. Slik håndterer den opplysninger:

• Hvor den virker: utvidelsens skript kjører på sidene du besøker, men de gjør bare noe på sider der adressen ser jobbrelatert ut, for eksempel stillingsannonser og søknadsskjemaer, eller der du selv åpner utvidelsen.
• Automatisk analyse: hvis automatisk åpning er slått på (standardinnstillingen) og du er logget inn, åpner utvidelsen panelet sitt på en slik side og sender sidens stillingstekst og adresse til OwlApply for analyse, uten at du trenger å klikke mer. Dette kan også gjelde sider som viser seg ikke å være stillingsannonser, for eksempel søknadsskjemaer eller kandidatportaler. Det samme skjer når du åpner panelet selv. Du kan slå av automatisk åpning for ett enkelt nettsted eller overalt.
• Autofyll: når du starter autofyll, sender utvidelsen spørsmålene i skjemaet, svaralternativene og eventuelle verdier som allerede står i feltene, til OwlApply. Vi sender dem, sammen med autofyll-profilen og CV-en din, til AI-leverandøren vår (som standard OpenAI), og utvidelsen fører inn svarene i skjemaet. Med mindre du slår av disse valgene, legger den også ved CV-en og søknadsbrevet ditt i felt for filopplasting. Kontroller hvert svar før du sender inn en søknad.
• Passord: det autofyll sender, omfatter aldri passordfelt. I et passordfelt skriver utvidelsen bare inn registreringspassordet du har lagret, og bare på de arbeidsgivernettstedene som er beskrevet i neste avsnitt.
• Hurtigbuffer for stillingsannonser: teksten og adressen til hver analyserte side og resultatet av analysen oppbevares i en felles hurtigbuffer for stillingsannonser som ikke er knyttet til kontoen din, slik at samme annonse ikke må analyseres to ganger. Hurtigbufferen har foreløpig ingen fast slettedato. Matchresultater mellom en annonse og CV-en din lagres med en henvisning til den aktuelle CV-en.
• På enheten din: utvidelsesinnstillingene dine, nettstedsregler, påloggingstokener og lignende preferanser lagres i nettleseren din, i utvidelsens egen lagring. Stillingsannonsen som vises i en fane, oppbevares bare til du lukker fanen.
• Informasjonskapsler: utvidelsen bruker tillatelsen sin for informasjonskapsler bare til å holde deg innlogget på OwlApply. Den leser ikke andre nettsteders informasjonskapsler.
• Ingen sporere fra tredjeparter: utvidelsen inneholder ingen analyse- eller annonseringskode fra tredjeparter. Utenom OwlApplys servere laster den bare inn ressurser fra nettstedet du er på (for eksempel sidens stilark, slik at siden får plass ved siden av panelet) og, på Dayforce, de to dokumentene som er beskrevet i neste avsnitt. Når du avinstallerer den, åpner den en kort side for tilbakemeldinger på nettstedet vårt.
• Valgene dine: du kan når som helst slå av automatisk åpning for et nettsted eller overalt, logge ut eller avinstallere utvidelsen. Avinstallering sletter alt utvidelsen har lagret i nettleseren din; opplysninger som allerede er sendt til oss, behandles som beskrevet i denne personvernerklæringen.

Behandlingsgrunnlag: avtale for funksjonene du bruker; berettiget interesse i effektiv drift av Tjenestene for hurtigbufferen for stillingsannonser.

Registreringsopplysninger for arbeidsgiveres nettsteder

Mange arbeidsgiveres søknadssystemer (for eksempel Workday, iCIMS, SAP SuccessFactors, UKG Pro, Taleo og BrassRing) krever en konto før du kan søke. Du kan lagre én e-postadresse og ett passord i utvidelsen for å opprette slike kontoer og logge inn på dem.

• Du legger dem bare inn på utvidelsens egen innstillingsside.
• De lagres bare i nettleseren der du lagrer dem, kryptert med AES-GCM med en nøkkel som ikke kan eksporteres, og som oppbevares av utvidelsen.
• Ved siden av dem oppbevarer utvidelsen en liste, kryptert på samme måte, over arbeidsgivernes nettsteder der det allerede finnes en konto med disse opplysningene: nettsteder der utvidelsen har opprettet kontoen, der du har logget inn med disse opplysningene via utvidelsen eller der nettstedet har meldt at e-postadressen allerede er registrert. Utvidelsen bruker denne listen bare til å logge deg inn på disse nettstedene i stedet for å prøve å opprette en andre konto. Listen forblir i nettleseren din, sendes aldri til OwlApply og slettes når du endrer den lagrede e-postadressen.
• De sendes aldri til OwlApplys servere eller til AI-leverandører, skrives aldri til logger og tas aldri med i skjemadataene som autofyll sender for å få AI-svar.
• Utvidelsen skriver dem bare inn i de tilsvarende feltene på disse arbeidsgivernes nettsteder, og bare når du starter dette fra utvidelsespanelet.
• Når du ber utvidelsen opprette en konto, godtar den arbeidsgiverens personvernerklæring eller vilkår for deg der nettstedet ber om det (vanligvis ved å krysse av i avmerkingsboksen eller trykke på knappen for å godta; på Dayforce åpner den først personvernerklæringen og vilkårene i bakgrunnsfaner, slik nettstedet krever). Sikkerhetskontroller som CAPTCHA-er, koder nettstedet sender deg, bekreftelse via telefon og sikkerhetsspørsmål overlates alltid til deg: utvidelsen fyller ut resten av skjemaet og venter. Kontoen opprettes, eller du logges inn, først når du selv trykker på knappen for å opprette konto eller logge inn, enten på nettstedet eller på utvidelsens knapp som trykker på den for deg. Les arbeidsgiverens vilkår og personvernerklæring før du gjør det.
• Kontoen opprettes hos arbeidsgiveren, eller hos selskapet som driver arbeidsgiverens søknadssystem, og det selskapets personvernerklæring gjelder for kontoen.
• Hvis du fjerner registreringsopplysningene på innstillingssiden eller avinstallerer utvidelsen, slettes de sammen med listen over arbeidsgivernes nettsteder.

Vi anbefaler at du velger et passord som du ikke bruker noe annet sted.

Hvordan vi bruker AI

Mange av funksjonene i Tjenestene bruker AI-modeller fra eksterne leverandører. Hva en leverandør mottar, avhenger av funksjonen: vanligvis CV-en din, inkludert kontaktopplysningene i den, og, avhengig av funksjonen, autofyll-profilen din, stillingsannonsen, spørsmålene i et skjema, meldingene dine eller talen din.

• OpenAI, standardleverandøren vår: svar for autofyll, søknadsbrev, omskriving og oversettelse av CV-er, skriving av sammendrag og kulepunkter, nøkkelord og sammendrag av stillingsannonser, AI-assistentene i nettappen og AI-intervjuet (intervjuer, CV-sammendrag og rapport).
• Google (Gemini): lesing av opplastede CV-er, også i ATS CV-sjekken og ved bruk uten konto, og utkast til oppfølgingsmeldinger.
• Groq: chatten Ask AI i utvidelsen, som mottar de siste meldingene dine, CV-en din og stillingsannonsen.
• OpenRouter og modelleverandørene den videresender forespørsler til: å avgjøre om en side er en stillingsannonse, hente ut detaljene i den og vurdere hvor godt CV-en din passer til den. OpenRouter er også reserveløsningen vår når en annen AI-leverandør ikke er tilgjengelig; forespørselen din kan da bli håndtert av en annen modelleverandør.
• Deepgram (tale-til-tekst) og Google (tekst-til-tale): AI-intervjuet.

Vi trener ikke egne AI-modeller på opplysningene dine. Hver leverandør behandler opplysningene etter sine egne vilkår. OpenAIs API, som vi bruker, bruker som standard ikke opplysninger som sendes gjennom det, til å trene OpenAIs modeller, og kan lagre dem i opptil 30 dager for å overvåke misbruk. Deepgrams standardvilkår gir Deepgram rett til å bruke lyden selskapet behandler, til å forbedre talegjenkjenningsmodellene sine. Vilkårene til de andre leverandørene er forskjellige; spør oss hvis du ønsker detaljer.

AI-resultater er forslag. Matchpoeng, forslag om hvorvidt du bør søke, genererte svar og dokumenter lages automatisk, men du bestemmer selv hva du bruker og hva du sender til en arbeidsgiver. Vi treffer ikke avgjørelser om deg som utelukkende er basert på automatisert behandling, og som har rettsvirkning for deg eller på tilsvarende måte i betydelig grad påvirker deg (art. 22 GDPR). Innhold som AI lager, kan være feil, så kontroller det før du bruker det.

For å finne og rette feil sporer vi forespørsler til noen av AI-funksjonene våre med LangSmith, en tjeneste fra LangChain, i tjenestens EU-region. Felt som direkte identifiserer deg, erstattes med pseudonyme koder, og sporingsdataene slettes etter 14 dager.

Sensitive opplysninger

Vi ber ikke om særlige kategorier av personopplysninger, for eksempel opplysninger om din helse, etniske opprinnelse, religion, politiske oppfatning, fagforeningsmedlemskap eller seksuelle orientering. Hvis du tar med slike opplysninger i en CV, i autofyll-profilen din eller i dine egne spørsmål og svar, behandler vi dem bare for å levere funksjonen du bruker dem i, på grunnlag av ditt uttrykkelige samtykke (art. 9(2)(a) GDPR), som du gir ved å legge dem inn. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake ved å slette opplysningene. Ta dem bare med hvis du virkelig trenger det.

Søknadsskjemaer inneholder ofte frivillige spørsmål om like muligheter, for eksempel om etnisitet, funksjonsnedsettelse, veteranstatus eller religion. Autofyll-funksjonen vår er instruert om bare å besvare dem ut fra det du selv har lagt inn, og ellers velge alternativet om å ikke svare. Kontroller disse svarene før du sender inn.

Opplysninger om andre personer

Hvis CV-en din inneholder opplysninger om andre personer, for eksempel navn og kontaktopplysninger til referansene dine, må du sørge for at de er enige i at du deler opplysningene. Vi bruker slike opplysninger bare som en del av CV-en din. Bruk LinkedIn-importen bare for din egen profil.

Stillingsannonser som utvidelsen analyserer, inneholder noen ganger navnet eller kontaktopplysningene til en rekrutterer. Disse forblir en del av annonseteksten i hurtigbufferen for stillingsannonser (berettiget interesse i å tilby stillingsanalyse).

Hvis vi har opplysninger om deg fordi noen andre har gitt dem til oss, kan du kontakte oss for å utøve rettighetene dine.

Hvor opplysningene dine kommer fra

De fleste opplysningene vi behandler, kommer fra deg. Vi mottar også opplysninger:

• fra nettstedene der du bruker utvidelsen: teksten og adressen til jobbrelaterte sider, og spørsmålene og eksisterende verdier i søknadsskjemaer;
• fra Google, Facebook eller LinkedIn, hvis du logger inn med dem: konto-ID-en, navnet, e-postadressen og profilbildet ditt;
• fra LinkedIn, hvis du importerer en profil: profilopplysningene som er beskrevet under «CV-er, søknadsbrev og andre dokumenter»;
• fra Stripe: statusen for betalingene og abonnementet ditt og, ved kjøp, hvor faktureringsadressen din ligger;
• fra lenken som førte deg til oss, og fra IP-adressen din: kampanjetagger, det henvisende nettstedet, klikk-ID-er fra annonser og landet ditt.

Må du gi oss opplysningene dine?

For å opprette en konto trenger du en e-postadresse og et passord, eller en Google-, Facebook- eller LinkedIn-konto, og du må godta brukervilkårene våre. For å kjøpe et abonnement må du gi Stripe betalings- og faktureringsopplysningene dine. Alt annet er frivillig, men enkelte funksjoner virker ikke uten visse opplysninger: autofyll trenger for eksempel profilen din, og AI-intervjuet trenger mikrofonen din. Du har ingen lovpålagt plikt til å gi oss personopplysninger.

Hvem mottar opplysningene dine

Vi bruker selskapene nedenfor til å levere Tjenestene. De fleste av dem behandler personopplysninger på våre vegne, bare for å levere tjenesten sin til oss. Noen kan også bruke opplysningene til egne formål i henhold til sine egne personvernerklæringer, særlig leverandørene av innlogging, annonseplattformene og, som forklart under «Hvordan vi bruker AI», Deepgram.

Vi utleverer også personopplysninger til arbeidsgivere og selskapene som driver søknadssystemene deres, når du søker på en jobb (de mottar det du sender inn, og behandler det etter sine egne personvernerklæringer); til myndigheter når loven pålegger oss det; og til en kjøper eller etterfølger hvis virksomheten vår, eller deler av den, blir solgt, fusjonert eller omorganisert.

Overføring ut av EØS

Våre egne servere, e-postleverandøren vår og sporingen vår av AI-feil befinner seg i EU. Mottakerne i USA er OpenAI, Google, Groq, OpenRouter og modelleverandørene den videresender forespørsler til, Deepgram, Daily, Stripe, Cloudflare (som har et verdensomspennende nettverk), Microsoft, Meta og LinkedIn.

Når en mottaker er sertifisert under personvernrammeverket mellom EU og USA (EU–U.S. Data Privacy Framework), bygger overføringen på EU-kommisjonens beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå for dette rammeverket. Ellers bygger overføringen på EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser (Standard Contractual Clauses). Du kan spørre oss hvilken garanti som gjelder for en mottaker, og be om en kopi av den.

Hvor lenge vi lagrer opplysningene dine

Vi lagrer personopplysninger bare så lenge vi trenger dem til formålene som er beskrevet ovenfor, med mindre loven krever at vi lagrer dem lenger. «Til du sletter kontoen din» betyr til kontoen din er slettet ved utløpet av perioden på 30 dager som begynner å løpe når du ber om sletting.

Sikkerhetskopier: vi tar jevnlig sikkerhetskopier av databasene våre. Opplysninger du sletter, kan ligge igjen i disse sikkerhetskopiene i opptil ca. 70 dager, til selve sikkerhetskopiene slettes.

Rettighetene dine

Etter personvernforordningen har du rett til:

• Innsyn i opplysningene dine: å få vite om vi behandler dem, og å få en kopi.
• Retting: å få uriktige eller ufullstendige opplysninger rettet. De fleste opplysningene dine kan du endre selv i appen.
• Sletting: å få opplysningene dine slettet. Du kan slette kontoen din selv; se «Slik sletter du opplysningene dine».
• Begrensning av behandling: å få bruken av opplysningene dine begrenset i visse tilfeller, for eksempel mens vi kontrollerer om de er riktige.
• Dataportabilitet: å motta opplysningene du har gitt oss, når vi behandler dem på grunnlag av avtale eller samtykke, i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format, eller å få dem overført til en annen leverandør når dette er teknisk mulig.
• Å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse, og mot direkte markedsføring; se nedenfor.
• Å trekke tilbake samtykke når som helst, uten at det påvirker behandling som har funnet sted før tilbaketrekkingen. For informasjonskapsler bruker du innstillingene for informasjonskapsler; for markedsføring på e-post bruker du kontoinnstillingene dine eller avmeldingsmuligheten.

For å utøve rettighetene dine kan du sende e-post til [email protected]. Anmodninger om innsyn, kopi av opplysningene dine, retting eller protest behandles per e-post.

Vi kan be deg bekrefte identiteten din, for eksempel ved at du skriver fra e-postadressen som er knyttet til kontoen din. Vi svarer innen én måned. Hvis en anmodning er kompleks eller vi mottar mange anmodninger, kan vi forlenge fristen med inntil to måneder til; i så fall gir vi deg beskjed innen den første måneden og forklarer hvorfor. Det er gratis å fremsette en anmodning. Hvis en anmodning er åpenbart grunnløs eller urimelig, kan vi avslå den eller kreve et rimelig gebyr, og vi forklarer i så fall hvorfor.

Slik sletter du opplysningene dine

Du kan når som helst slette OwlApply-kontoen din selv:

1. Logg inn og gå til Profilinnstillinger.
2. Finn delen Slett konto nederst på siden.
3. Klikk på Slett konto, skriv inn e-postadressen din for å bekrefte, og klikk deretter på Planlegg sletting.

Kontoen din er da planlagt for sletting, og du har 30 dager på deg til å ombestemme deg: gå tilbake til samme skjermbilde og klikk på Behold kontoen min. Når du planlegger sletting, slås også den automatiske fornyelsen av abonnementet ditt av, slik at du ikke blir belastet igjen; hvis du beholder kontoen, slås fornyelsen ikke på igjen. Etter 30 dager slettes kontoen din. Dette kan ikke angres.

Sammen med kontoen sletter vi profil- og påloggingsopplysningene dine, CV-er (inkludert opplastede filer og forhåndsvisninger), søknadsbrev, autofyll-profilen, preferanser for jobbsøk, oppføringer i jobbsporingen og oppfølgingsmeldinger, transkripsjoner og rapporter fra AI-intervjuer, AI-chathistorikk, opplysninger om hvordan du fant oss, aktivitetslogger og affiliateoppføringer.

Følgende opplysninger slettes ikke sammen med kontoen din:

• Fakturerings- og regnskapsdokumentasjon, inkludert kundeoppføringen din hos Stripe, som finsk regnskapslovgivning pålegger oss å oppbevare.
• Sikkerhetskopier, i opptil ca. 70 dager.
• Sjekker gjort med den gratis ATS CV-sjekken, som ikke er knyttet til noen konto. Send oss lenken til en sjekk, så sletter vi den.
• Den felles hurtigbufferen med analyserte stillingsannonser og analyseresultater, som ikke er knyttet til kontoen din, og aggregert statistikk som ikke identifiserer deg.
• Foreløpig også: bilder i CV-er laget med CV-byggeren, registreringer av e-postene vi har sendt deg, meldinger og tilbakemeldinger du har sendt oss, abonnementet ditt på nyhetsbrevet, listen over stillinger du har blokkert i jobbsøket, og tekniske logger fra AI-intervjuene dine. Disse sletter vi på forespørsel.
• Kopier hos leverandørene våre etter deres egne regler for lagring, for eksempel opptil 30 dager hos OpenAI og 14 dager i sporingsdataene våre for AI-feil.

Hvis du ikke kan logge inn, eller ønsker at noen av opplysningene ovenfor skal slettes, kan du sende e-post til [email protected].

Rett til å klage

Hvis du mener at vi behandler personopplysningene dine i strid med personvernregelverket, kan du klage til Dataombudsmannens kontor i Finland (Office of the Data Protection Ombudsman, tietosuoja.fi/en) eller til tilsynsmyndigheten i EU-landet der du bor eller arbeider, eller der det påståtte bruddet fant sted. Vi setter pris på om du kontakter oss først, slik at vi kan prøve å løse saken.

Sikkerhet

Vi bruker tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger, blant annet:

• kryptering under overføring (HTTPS) for alle tilkoblinger til nettstedene, appen og serverne våre, også tilkoblinger fra utvidelsen;
• passord som bare lagres som hash, og kortopplysninger som håndteres av Stripe uten å nå oss;
• tilgang til serverne og databasene våre som er begrenset til personene som trenger den for å drive Tjenestene;
• kryptering på enheten din av registreringsopplysninger som er lagret i utvidelsen.

Ingen systemer er helt sikre. Hvis et brudd på personopplysningssikkerheten sannsynligvis vil medføre en høy risiko for deg, varsler vi deg uten ugrunnet opphold, slik personvernforordningen krever.

Barn

Tjenestene er beregnet på voksne. Etter brukervilkårene våre må brukere være minst 18 år, og vi samler ikke bevisst inn personopplysninger fra barn. Hvis du mener at et barn har gitt oss personopplysninger, kan du kontakte oss, så sletter vi dem.

Endringer i denne personvernerklæringen

Vi oppdaterer denne personvernerklæringen når Tjenestene våre eller regelverket endres. Ikrafttredelsesdatoen for gjeldende versjon står øverst. Hvis vi gjør vesentlige endringer, gir vi deg beskjed på e-post eller i appen.

Kontakt oss

Har du spørsmål om denne personvernerklæringen eller personopplysningene dine, kan du sende e-post til [email protected] eller skrive til OwlApply Oy, Tiistinkallio 6, 02230 Espoo, Finland.