Zásady ochrany osobních údajů

Tyto zásady ochrany osobních údajů vysvětlují, jak společnost OwlApply Oy („OwlApply“, „my“, „nás“) zpracovává osobní údaje, když používáte naše webové stránky owlapply.com a app.owlapply.com a servery, na kterých běží, rozšíření prohlížeče OwlApply, AI pohovor a e-maily, které rozesíláme (dále společně jen „Služby“).

Toto znění je účinné od 3. října 2026. Používání souborů cookie podrobněji vysvětlují naše Zásady používání souborů cookie.

Kdo je správcem vašich osobních údajů

Správcem vašich osobních údajů je OwlApply Oy, finská společnost s ručením omezeným (identifikační číslo 3622413-7), s adresou Tiistinkallio 6, 02230 Espoo, Finsko.

Ve všech záležitostech týkajících se ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat na adrese [email protected]. Naší kontaktní osobou pro ochranu osobních údajů je Tufan Yavaş.

Jaké údaje shromažďujeme, proč a na jakém právním základě

U každého druhu osobních údajů níže uvádíme, co shromažďujeme, proč, na jakém právním základě podle obecného nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR) a jak dlouho údaje uchováváme. Opíráme se o tyto právní základy:

• Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR): zpracování je nezbytné k poskytnutí služby, o kterou jste požádali podle našich Podmínek používání, nebo k provedení kroků, o které požádáte před registrací.
• Právní povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c)): zpracování vyžaduje zákon, například předpisy o účetnictví.
• Oprávněné zájmy (čl. 6 odst. 1 písm. f)): zpracování je nezbytné pro účely zájmu, který u příslušného zpracování níže uvádíme, a nepřevažují nad ním vaše zájmy ani práva. Proti takovému zpracování můžete vznést námitku; viz „Vaše právo vznést námitku“.
• Souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a)): udělili jste souhlas, například s analytickými soubory cookie nebo se zasíláním marketingových e-mailů. Souhlas můžete kdykoli odvolat.
• Výslovný souhlas (čl. 9 odst. 2 písm. a)): u citlivých údajů, které se nám rozhodnete poskytnout; viz „Citlivé údaje“.

Váš účet

• Co shromažďujeme: vaši e-mailovou adresu, heslo (uložené pouze v hašované podobě) a, pokud ho doplníte, vaše jméno. Pokud se přihlašujete přes Google, Facebook nebo LinkedIn, získáme od daného poskytovatele ID vašeho účtu, jméno, e-mailovou adresu a profilový obrázek. Dále uchováváme váš tarif, stav předplatného a kredity, váš kód pro doporučení a údaj o tom, kdo vás doporučil, údaje, díky nimž zůstáváte přihlášeni, čas vašeho posledního přihlášení, informaci, zda je vaše e-mailová adresa ověřená, kdy jste přijali naše Podmínky používání a zda jste souhlasili se zasíláním marketingových e-mailů.
• Účel: založení a správa vašeho účtu, vaše přihlašování, zajištění bezpečnosti účtu a zpřístupnění funkcí vašeho tarifu.
• Právní základ: plnění smlouvy. Záznam o tom, že jste přijali Podmínky používání, a o vaší volbě ohledně marketingu uchováváme, abychom je mohli prokázat (právní povinnost a oprávněné zájmy).
• Doba uložení: do smazání vašeho účtu.

Životopisy, motivační dopisy a další dokumenty

• Co shromažďujeme: soubory životopisů, které nahrajete (soubory PDF, Word nebo obrázky), text, který z nich vytěžíme, fotografii, kterou případně obsahují (automaticky ji rozpoznáme a ořízneme), a náhledové obrázky; životopisy a motivační dopisy, které vytvoříte nebo upravíte, včetně kontaktních údajů, fotografie, pracovních zkušeností, vzdělání, dovedností, jazyků, projektů, ocenění, certifikátů, publikací, koníčků, referencí a vlastních sekcí; a u každého životopisu jeho ATS skóre a jazyk. Pokud importujete profil z LinkedInu, načteme z LinkedInu jméno, titulek (headline), praxi, vzdělání, dovednosti a fotografii profilu na adrese, kterou zadáte.
• Účel: poskytování editoru životopisů, ATS skóre, motivačních dopisů, stahování a párování s pracovními nabídkami. Pro účely párování naše služba vyhledávání pracovních nabídek převádí text vašeho životopisu na číselnou reprezentaci, kterou lze porovnávat s pracovními nabídkami.
• Právní základ: plnění smlouvy.
• Doba uložení: dokud dokument nebo svůj účet nesmažete. Fotografie v životopisech vytvořených v editoru životopisů se při smazání účtu v současnosti neodstraňují; viz „Jak smazat své údaje“.

Profil pro automatické vyplňování

• Co shromažďujeme: údaje, které si uložíte pro přihlášky na pracovní pozice: jméno, e-mailovou adresu, telefonní číslo, pohlaví, lokalitu, odkazy na LinkedIn, GitHub a webové stránky, informaci, zda máte oprávnění k práci a zda potřebujete sponzorství víza, kdy můžete nastoupit, preferenci práce na dálku, jazyky, platová očekávání a vaše vlastní otázky a odpovědi.
• Účel: aby za vás rozšíření prohlížeče mohlo vyplňovat formuláře přihlášek; viz „Rozšíření prohlížeče“.
• Právní základ: plnění smlouvy; u citlivých údajů, které se rozhodnete doplnit, výslovný souhlas.
• Doba uložení: dokud profil nezměníte nebo nesmažete, případně dokud nesmažete svůj účet.

Vyhledávání pracovních nabídek, sledování pracovních pozic a připomínací zprávy

• Co shromažďujeme: vaše preference pro vyhledávání pracovních nabídek; nabídky, které ve vyhledávání zablokujete; nabídky, které si uložíte do sledování pracovních pozic (název pozice, společnost, stav, lokalitu, odkaz, text nabídky a použitý životopis a motivační dopis); a připomínací zprávy, které vytvoříte.
• Účel: zobrazování vhodných nabídek, pomoc s přehledem o vašich přihláškách a příprava návrhů připomínacích zpráv. K přípravě návrhu připomínací zprávy předáváme společnosti Google název společnosti, název pozice, stav přihlášky, počet dní od podání přihlášky, zvolený tón a vaše jméno.
• Právní základ: plnění smlouvy.
• Doba uložení: dokud je nezměníte nebo nesmažete, případně dokud nesmažete svůj účet. Seznam zablokovaných nabídek se při smazání účtu v současnosti neodstraňuje; na požádání ho smažeme.

Chat s AI

• Co shromažďujeme: vaše konverzace s asistenty AI ve webové aplikaci, včetně životopisu a informací o pracovních nabídkách, se kterými pracují, a změn, které provádějí; a otázky, které kladete v chatu Ask AI v rozšíření.
• Účel: odpovídání na vaše otázky a úpravy vašich dokumentů na vaši žádost a možnost pokračovat v konverzaci nebo vrátit změnu zpět.
• Právní základ: plnění smlouvy.
• Doba uložení: konverzace ve webové aplikaci: do smazání vašeho účtu. Konverzace v chatu Ask AI v rozšíření se na našich serverech neukládají; rozšíření s každou novou otázkou znovu odešle několik vašich posledních zpráv.

AI pohovor

• Co shromažďujeme: váš hlas během pohovoru (pouze mikrofon; kamera se nepoužívá), přepis pořizovaný v reálném čase, pracovní nabídku, na kterou se připravujete, shrnutí vašeho životopisu, jazyk a typ pohovoru, vaši zprávu z pohovoru a údaje o tom, jak dlouho relace trvala a jak skončila.
• Jak to funguje: váš zvuk se přenáší prostřednictvím služby Daily a v reálném čase ho přepisuje Deepgram; otázky tazatele formuluje OpenAI a nahlas je čte služba převodu textu na řeč společnosti Google. OwlApply váš zvuk nenahrává.
• Účel: uskutečnění cvičného pohovoru a poskytnutí zprávy z něj.
• Právní základ: plnění smlouvy.
• Doba uložení: přepis a zpráva: do smazání vašeho účtu. Náš systém pro pohovory navíc u každé relace zapisuje technické záznamy (logy), které mohou obsahovat části konverzace; ty se v současnosti automaticky nemažou a na požádání je smažeme.

ATS kontrola a používání bez účtu

• Co shromažďujeme: u bezplatné ATS kontroly životopisu nahraný soubor, náhledový obrázek, informace, které z něj vytěžíme (včetně vašich kontaktních údajů), výsledek a vaši IP adresu. U životopisu, který vytváříte bez účtu, koncept, jeho rozvržení, případnou fotografii a vaši IP adresu.
• Účel: kontrola vašeho životopisu a zobrazení výsledku, možnost začít tvořit životopis ještě před registrací a předcházení zneužití.
• Právní základ: plnění smlouvy (kroky, o které požádáte před registrací); oprávněný zájem na předcházení zneužití (IP adresa).
• Doba uložení: ATS kontroly nejsou propojeny s žádným účtem, a to ani tehdy, pokud jste byli přihlášeni, a uchováváme je, dokud nás nepožádáte o jejich smazání; pošlete nám odkaz na danou kontrolu. Koncepty vytvořené bez účtu se mažou 30 dní po vaší poslední změně, fotografii v takovém konceptu však v současnosti uchováváme, dokud nás nepožádáte o její smazání.

Kdokoli, kdo má odkaz na ATS kontrolu nebo na koncept, jej může otevřít. Tyto odkazy proto sdílejte jen s lidmi, kterým důvěřujete.

Platby

• Co shromažďujeme: údaje o vaší kartě nebo jiné platební údaje shromažďuje přímo společnost Stripe; celé číslo vaší karty nikdy nevidíme a údaje o kartách neukládáme. Stripe dále shromažďuje vaše fakturační jméno a adresu, e-mailovou adresu a, pokud ho uvedete, vaše daňové identifikační číslo. My ukládáme vaše identifikátory zákazníka a předplatného ve Stripe, váš tarif a data vašeho předplatného. Při každém přechodu k platbě navíc předáváme společnosti Stripe vaše uživatelské ID v OwlApply, vaše identifikátory Google Analytics, údaje o kampani, přes kterou jste se zaregistrovali, a případný referenční údaj o kliknutí na reklamu OpenAI.
• Účel: přijímání plateb, výpočet daně, správa vašeho předplatného, vedení účetních záznamů a porozumění tomu, které kanály vedou k nákupům.
• Právní základ: plnění smlouvy; u účetních a daňových záznamů právní povinnost; oprávněný zájem na analýze nákupů.
• Doba uložení: údaje o předplatném: do smazání vašeho účtu. Fakturační záznamy a záznamy o transakcích: po dobu, kterou vyžadují finské účetní předpisy, zpravidla šest let od konce účetního období. Z tohoto důvodu váš zákaznický záznam ve Stripe uchováváme i po smazání vašeho účtu.

Partnerský (affiliate) program

• Co shromažďujeme: pokud se zapojíte do našeho partnerského programu, vaše údaje pro výplatu (jméno majitele účtu, banku, číslo účtu, IBAN, kód SWIFT/BIC nebo e-mailovou adresu účtu PayPal) a vaše výdělky a výplaty. Když někdo navštíví OwlApply přes partnerský odkaz, zaznamenáme návštěvu spolu s jeho IP adresou, identifikací prohlížeče (user agent), odkazující stránkou a zemí a nastavíme soubor cookie pro doporučení s platností 30 dní.
• Účel: správné připisování doporučení a vyplácení provizí.
• Právní základ: plnění smlouvy (partneři); oprávněný zájem na správném připisování doporučení (záznamy o návštěvách); právní povinnost (záznamy o platbách).
• Doba uložení: údaje partnera a výdělky: do smazání vašeho účtu; záznamy o platbách: podle požadavků účetních předpisů (viz „Platby“); záznamy o návštěvách: dokud nás nepožádáte o jejich smazání.

Zprávy, zpětná vazba a e-maily

• Co shromažďujeme: zprávy, které nám pošlete e-mailem nebo přes náš kontaktní formulář (jméno, e-mailovou adresu, předmět, zprávu a u formuláře také vaši IP adresu); zpětnou vazbu a odpovědi v dotaznících (hodnocení, komentáře, důvody a, pokud ji uvedete, vaši e-mailovou adresu), včetně formuláře zpětné vazby, který zobrazujeme při odinstalaci rozšíření; vaše přihlášení k odběru newsletteru (e-mailovou adresu a jméno); a záznamy o e-mailech, které vám posíláme (příjemce, předmět, údaje o obsahu a stav doručení).
• Účel: odpovídání na vaše zprávy, zlepšování Služeb, zasílání servisních e-mailů (například o registraci, obnovení hesla, exportech a vašem předplatném), zasílání newsletteru nebo marketingových e-mailů, o které jste požádali, a přehled o tom, co jsme odeslali. Náš kontaktní formulář používá k blokování spamu službu Google reCAPTCHA.
• Právní základ: oprávněný zájem na vyřizování dotazů, zlepšování Služeb, předcházení spamu a vedení záznamů o našich e-mailech; u servisních e-mailů plnění smlouvy; u newsletteru a marketingových e-mailů souhlas.
• Doba uložení: dokud nás nepožádáte o jejich smazání. Odběr newsletteru a marketingových e-mailů můžete kdykoli zrušit v nastavení účtu, prostřednictvím možnosti odhlášení, kterou poskytujeme, nebo e-mailem.

Záznamy o činnosti a bezpečnostní záznamy

• Co shromažďujeme: když používáte webovou aplikaci nebo rozšíření, naše servery zaznamenávají akce, které provedete, například vytvoření životopisu nebo úpravu profilu pro automatické vyplňování, spolu s časem, vaší IP adresou, identifikací prohlížeče (user agent), odkazující stránkou, výsledkem a u mnoha akcí i s údaji, které jste odeslali. Hesla a bezpečnostní tokeny se z těchto záznamů odstraňují a obsah formulářů, který rozšíření odesílá pro automatické vyplňování, se nezaznamenává. Webová aplikace nám také hlásí technické chyby spolu s adresou stránky (bez citlivých částí), údaji o prohlížeči a vaším uživatelským ID. Z vaší IP adresy určujeme vaši zemi, abychom vám mohli zobrazit ceny pro vaši zemi a zaznamenat, odkud registrace přicházejí; vaši přesnou polohu neshromažďujeme.
• Účel: zajištění bezpečnosti Služeb, odhalování a prošetřování zneužití a chyb, pomoc, když se na nás obrátíte, a porozumění tomu, jak se jednotlivé funkce používají.
• Právní základ: oprávněný zájem na bezpečnosti, spolehlivosti a zlepšování Služeb.
• Doba uložení: do smazání vašeho účtu.

Jak jste nás našli

• Co shromažďujeme: jednorázově při registraci: označení kampaně obsažená v odkazu, který jste použili, web, který vás k nám odkázal, první stránku, kterou jste navštívili, způsob registrace a vaši zemi; a pokud jste přišli z reklamy, identifikátor kliknutí Google Ads nebo OpenAI Ads. Identifikátor kliknutí Google Ads z odkazu zaznamenáváme i tehdy, pokud jste reklamní soubory cookie odmítli.
• Účel: porozumění tomu, které marketingové kanály přinášejí nové uživatele a nákupy, a správné připisování výsledků partnerům.
• Právní základ: oprávněné zájmy.
• Doba uložení: do smazání vašeho účtu. Kopie předaná společnosti Stripe spolu s nákupem se uchovává společně s fakturačními záznamy.

Analytika a reklama

Na owlapply.com a app.owlapply.com používáme Google Analytics (statistiky používání, které jsou po přihlášení propojeny s vaším uživatelským ID v OwlApply), Microsoft Clarity (záznamy relací na stránkách a teplotní mapy, které ukazují, jak se stránky používají) a Google Ads (měření nákupů, které následují po kliknutí na reklamu). Tam, kde se zobrazuje naše lišta souhlasu s cookies, což zahrnuje celý EHP, smějí tyto nástroje používat soubory cookie až poté, co je přijmete, a svou volbu můžete kdykoli změnit. Právní základ: souhlas. Podrobnosti najdete v našich Zásadách používání souborů cookie.

Naše webové stránky dále načítají reklamní měřicí tag společnosti OpenAI. Ten hlásí společnosti OpenAI zobrazení stránek a klíčové akce (registraci, zahájení platby, odeslání našeho kontaktního formuláře nebo formuláře pro odběr newsletteru, nahrání životopisu) a, pokud jste přihlášeni, hašovanou podobu vaší e-mailové adresy a vašeho uživatelského ID v OwlApply. Tento tag se v současnosti načítá přímo, nikoli prostřednictvím lišty souhlasu s cookies.

Naše servery také odesílají hlášení o konverzích. Když si vytvoříte účet, oznámíme to reklamní platformě společnosti OpenAI spolu s hašovanou podobou vaší e-mailové adresy, uživatelského ID a jména a příjmení a dále s vaší IP adresou, identifikací prohlížeče (user agent) a případným referenčním údajem o kliknutí na reklamu OpenAI. Když si zakoupíte předplatné, odešleme tytéž údaje a navíc fakturační zemi, město, region a PSČ zadané při platbě a nákup nahlásíme službě Google Analytics s vaším uživatelským ID a identifikátorem Google Analytics. Tato hlášení nezávisí na vaší volbě ohledně souborů cookie.

Tag OpenAI a hlášení o konverzích používáme k měření toho, zda naše reklama vede k registracím a nákupům. Právní základ: oprávněné zájmy; proti tomuto zpracování můžete kdykoli vznést námitku (viz „Vaše právo vznést námitku“). Google, Microsoft a OpenAI tyto údaje uchovávají podle svých vlastních podmínek a podle nastavení našich účtů.

Zlepšování Služeb a statistiky

• Co používáme: údaje ze Služeb, například výsledky ATS kontrol, analyzované pracovní nabídky a přepisy AI pohovorů.
• Účel: testování a zlepšování našich funkcí, například tak, že skutečné pracovní nabídky a přepisy pohovorů zpracujeme novou verzí funkce a před jejím vydáním ověříme její kvalitu, a sestavování souhrnných statistik, například o tom, jak časté jsou určité nedostatky životopisů. Zveřejňujeme pouze souhrnné údaje, podle kterých nelze nikoho identifikovat. Na vašich údajích netrénujeme vlastní modely AI.
• Právní základ: oprávněný zájem na zlepšování Služeb a informování uchazečů o zaměstnání.
• Doba uložení: po dobu uvedenou v těchto zásadách; zveřejněné statistiky neobsahují žádné osobní údaje.

Rozšíření prohlížeče

Rozšíření prohlížeče OwlApply analyzuje pracovní nabídky a vyplňuje přihlášky na jiných webových stránkách. S údaji nakládá takto:

• Kde působí: skripty rozšíření běží na stránkách, které navštívíte, činné jsou však pouze na stránkách, jejichž adresa naznačuje souvislost s hledáním práce, například u pracovních nabídek a formulářů přihlášek, nebo tam, kde rozšíření sami otevřete.
• Automatická analýza: pokud je zapnuto automatické otevírání (výchozí nastavení) a jste přihlášeni, rozšíření na takové stránce otevře svůj panel a bez dalšího kliknutí odešle text pracovní nabídky na stránce a její adresu k analýze do OwlApply. Může jít i o stránky, u nichž se ukáže, že pracovní nabídkou nejsou, například formuláře přihlášek nebo kandidátské portály. Totéž se stane, když panel otevřete sami. Automatické otevírání můžete vypnout pro jednotlivý web nebo všude.
• Automatické vyplňování: když spustíte automatické vyplňování, rozšíření odešle do OwlApply otázky formuláře, možnosti odpovědí na ně a hodnoty, které už pole obsahují. Ty spolu s vaším profilem pro automatické vyplňování a životopisem předáme našemu poskytovateli AI (ve výchozím nastavení OpenAI) a rozšíření pak odpovědi zapíše do formuláře. Pokud tyto možnosti nevypnete, rozšíření také připojí váš životopis a motivační dopis do polí pro nahrání souborů. Před odesláním přihlášky každou odpověď zkontrolujte.
• Hesla: to, co automatické vyplňování odesílá, nikdy nezahrnuje pole pro hesla. Do pole pro heslo rozšíření zapíše pouze vámi uložené registrační heslo, a to jen na webech zaměstnavatelů popsaných v následující části.
• Mezipaměť nabídek: text a adresa každé analyzované stránky a výsledek analýzy se uchovávají ve sdílené mezipaměti nabídek, která není propojena s vaším účtem, aby se stejná nabídka nemusela analyzovat dvakrát. Pro mezipaměť v současnosti není stanoveno pevné datum smazání. Výsledky porovnání nabídky s vaším životopisem se ukládají s odkazem na daný životopis.
• Ve vašem zařízení: nastavení rozšíření, pravidla pro jednotlivé weby, přihlašovací tokeny a podobné předvolby se ukládají ve vašem prohlížeči, ve vlastním úložišti rozšíření. Nabídka zobrazená na kartě se uchovává jen do zavření této karty.
• Soubory cookie: oprávnění k souborům cookie rozšíření používá pouze k tomu, abyste zůstali přihlášeni do OwlApply. Soubory cookie jiných webových stránek nečte.
• Žádné sledovací nástroje třetích stran: rozšíření neobsahuje žádný analytický ani reklamní kód třetích stran. Kromě serverů OwlApply načítá pouze zdroje webu, na kterém se právě nacházíte (například styly dané stránky, aby se stránka vešla vedle panelu), a na Dayforce dva dokumenty popsané v následující části. Při odinstalaci otevře krátkou stránku pro zpětnou vazbu na našem webu.
• Vaše možnosti: automatické otevírání můžete kdykoli vypnout pro jednotlivý web nebo všude, můžete se odhlásit nebo rozšíření odinstalovat. Odinstalováním se smaže vše, co rozšíření uložilo ve vašem prohlížeči; s údaji, které nám již byly odeslány, nakládáme podle těchto zásad.

Právní základ: u funkcí, které používáte, plnění smlouvy; u mezipaměti nabídek oprávněný zájem na efektivním provozu Služeb.

Registrační údaje pro weby zaměstnavatelů

Mnohé systémy, přes které zaměstnavatelé přijímají přihlášky (například Workday, iCIMS, SAP SuccessFactors, UKG Pro, Taleo a BrassRing), vyžadují před podáním přihlášky účet. Pro zakládání těchto účtů a přihlašování do nich si můžete v rozšíření uložit jednu e-mailovou adresu a jedno heslo.

• Zadáváte je pouze na vlastní stránce nastavení rozšíření.
• Ukládají se pouze v prohlížeči, ve kterém je uložíte, zašifrované algoritmem AES-GCM pomocí klíče, který nelze exportovat a který uchovává rozšíření.
• Spolu s nimi rozšíření uchovává stejným způsobem zašifrovaný seznam webů zaměstnavatelů, na kterých již s těmito údaji existuje účet: těch, na kterých účet samo založilo, na kterých jste se s nimi přihlásili prostřednictvím rozšíření nebo které oznámily, že je e-mailová adresa již zaregistrovaná. Rozšíření tento seznam používá pouze k tomu, aby vás na těchto webech přihlásilo, místo aby se pokoušelo založit druhý účet. Seznam zůstává ve vašem prohlížeči, nikdy se neodesílá do OwlApply a smaže se, když uloženou e-mailovou adresu změníte.
• Nikdy se neodesílají na servery OwlApply ani poskytovatelům AI, nikdy se nezapisují do záznamů (logů) a nikdy nejsou součástí údajů z formulářů, které automatické vyplňování odesílá k vygenerování odpovědí AI.
• Rozšíření je zapisuje pouze do odpovídajících polí na těchto webech zaměstnavatelů, a to jen tehdy, když to spustíte z panelu rozšíření.
• Když rozšíření požádáte o založení účtu, přijme za vás informace o ochraně osobních údajů nebo podmínky zaměstnavatele, pokud je web vyžaduje (obvykle zaškrtnutím příslušného políčka nebo stisknutím tlačítka pro jejich přijetí; na Dayforce nejprve otevře prohlášení o ochraně osobních údajů a podmínky na kartách na pozadí, jak to tento web vyžaduje). Bezpečnostní kontroly, jako jsou testy CAPTCHA, kódy, které vám web pošle, telefonické ověření a bezpečnostní otázky, zůstávají vždy na vás: rozšíření vyplní zbytek formuláře a počká. Účet se vytvoří, případně budete přihlášeni, pouze tehdy, když sami stisknete tlačítko pro vytvoření účtu nebo přihlášení (Create Account / Sign In), a to buď přímo na webu, nebo tlačítkem rozšíření, které tlačítko webu stiskne za vás. Než tak učiníte, přečtěte si podmínky zaměstnavatele a jeho informace o ochraně osobních údajů.
• Účet vzniká u zaměstnavatele nebo u společnosti, která provozuje jeho systém pro přijímání přihlášek, a vztahují se na něj informace o ochraně osobních údajů této společnosti.
• Odstraněním registračních údajů na stránce nastavení nebo odinstalováním rozšíření se tyto údaje smažou spolu se seznamem webů zaměstnavatelů.

Doporučujeme použít heslo, které nepoužíváte nikde jinde.

Jak používáme umělou inteligenci

Mnoho funkcí Služeb využívá modely AI od externích poskytovatelů. Co poskytovatel obdrží, závisí na funkci: obvykle váš životopis včetně kontaktních údajů, které obsahuje, a podle funkce také váš profil pro automatické vyplňování, pracovní nabídku, otázky z formuláře, vaše zprávy nebo vaši řeč.

• OpenAI, náš výchozí poskytovatel: odpovědi pro automatické vyplňování, motivační dopisy, přepisování a překlady životopisů, psaní shrnutí a odrážek, klíčová slova a shrnutí pracovních nabídek, asistenti AI ve webové aplikaci a AI pohovor (tazatel, shrnutí životopisu a zpráva).
• Google (Gemini): čtení nahraných životopisů, a to i v rámci ATS kontroly a při používání bez účtu, a příprava návrhů připomínacích zpráv.
• Groq: chat Ask AI v rozšíření, který dostává několik vašich posledních zpráv, váš životopis a pracovní nabídku.
• OpenRouter a poskytovatelé modelů, kterým předává požadavky: posouzení, zda je stránka pracovní nabídkou, vytěžení jejích údajů a hodnocení, nakolik jí odpovídá váš životopis. OpenRouter je také naší zálohou pro případ, že jiný poskytovatel AI není dostupný; váš požadavek pak může zpracovat jiný poskytovatel modelu.
• Deepgram (převod řeči na text) a Google (převod textu na řeč): AI pohovor.

Na vašich údajích netrénujeme vlastní modely AI. Každý poskytovatel nakládá s údaji podle svých vlastních podmínek. API společnosti OpenAI, které používáme, ve výchozím nastavení nepoužívá údaje, které jsou jeho prostřednictvím odeslány, k trénování modelů OpenAI a může je uchovávat až 30 dní za účelem odhalování zneužití. Standardní podmínky společnosti Deepgram jí umožňují používat zvuk, který zpracovává, ke zlepšování jejích modelů rozpoznávání řeči. Podmínky ostatních poskytovatelů se liší; pokud chcete znát podrobnosti, zeptejte se nás.

Výstupy AI jsou návrhy. Skóre shody, doporučení, zda se o pozici ucházet, vygenerované odpovědi a dokumenty vznikají automaticky, ale o tom, co použijete a co zaměstnavateli odešlete, rozhodujete vy. Nečiníme o vás rozhodnutí založená výhradně na automatizovaném zpracování, která by pro vás měla právní účinky nebo se vás obdobným způsobem významně dotýkala (čl. 22 GDPR). Výstupy AI mohou být chybné, proto je před použitím zkontrolujte.

Abychom mohli hledat a opravovat chyby, sledujeme (trasujeme) požadavky na některé naše funkce AI pomocí služby LangSmith společnosti LangChain v jejím regionu EU. Pole, která vás přímo identifikují, se nahrazují pseudonymními kódy a záznamy trasování se mažou po 14 dnech.

Citlivé údaje

Nežádáme o zvláštní kategorie osobních údajů, jako jsou údaje o vašem zdraví, etnickém původu, náboženském vyznání, politických názorech, členství v odborech nebo sexuální orientaci. Pokud takové údaje uvedete v životopisu, v profilu pro automatické vyplňování nebo ve vlastních otázkách a odpovědích, zpracováváme je pouze k poskytnutí funkce, ve které je používáte, a to na základě vašeho výslovného souhlasu (čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR), který udělujete jejich zadáním. Souhlas můžete kdykoli odvolat tím, že tyto údaje smažete. Uvádějte je jen tehdy, je-li to opravdu nutné.

Formuláře přihlášek často obsahují nepovinné otázky týkající se rovných příležitostí, například na etnický původ, zdravotní postižení, status válečného veterána nebo náboženské vyznání. Naše automatické vyplňování má pokyn odpovídat na ně pouze na základě toho, co jste sami zadali, a jinak zvolit možnost odmítnout odpověď. Před odesláním přihlášky tyto odpovědi zkontrolujte.

Údaje o jiných osobách

Pokud váš životopis obsahuje údaje o jiných osobách, například jména a kontaktní údaje osob, které vám poskytují reference, ujistěte se, že s jejich sdílením souhlasí. Takové údaje používáme pouze jako součást vašeho životopisu. Import z LinkedInu používejte pouze pro svůj vlastní profil.

Pracovní nabídky, které rozšíření analyzuje, někdy obsahují jméno nebo kontaktní údaje náboráře. Ty zůstávají součástí textu nabídky v mezipaměti nabídek (oprávněný zájem na poskytování analýzy pracovních nabídek).

Pokud o vás uchováváme údaje, protože nám je poskytl někdo jiný, můžete se na nás obrátit a uplatnit svá práva.

Odkud vaše údaje získáváme

Většinu údajů, které zpracováváme, nám poskytujete vy. Údaje dále získáváme:

• z webových stránek, na kterých používáte rozšíření: text a adresu stránek souvisejících s hledáním práce a otázky a již vyplněné hodnoty formulářů přihlášek;
• od společností Google, Facebook nebo LinkedIn, pokud se jejich prostřednictvím přihlašujete: ID vašeho účtu, jméno, e-mailovou adresu a profilový obrázek;
• od LinkedInu, pokud importujete profil: údaje profilu popsané v části „Životopisy, motivační dopisy a další dokumenty“;
• od společnosti Stripe: stav vašich plateb a předplatného a u nákupů vaši fakturační lokalitu;
• z odkazu, přes který jste k nám přišli, a z vaší IP adresy: označení kampaně, odkazující web, identifikátory kliknutí na reklamu a vaši zemi.

Musíte nám své údaje poskytnout?

K založení účtu potřebujete e-mailovou adresu a heslo, nebo účet Google, Facebook či LinkedIn, a musíte přijmout naše Podmínky používání. K zakoupení předplatného musíte společnosti Stripe poskytnout své platební a fakturační údaje. Vše ostatní je dobrovolné, některé funkce však bez určitých údajů nefungují: například automatické vyplňování potřebuje váš profil a AI pohovor váš mikrofon. Zákon vám poskytnutí osobních údajů neukládá.

Příjemci vašich údajů

K poskytování Služeb využíváme níže uvedené společnosti. Většina z nich zpracovává osobní údaje naším jménem, a to pouze za účelem poskytování své služby nám. Některé je mohou používat i pro vlastní účely podle svých vlastních zásad ochrany osobních údajů, zejména poskytovatelé přihlašování, reklamní platformy a, jak je vysvětleno v části „Jak používáme umělou inteligenci“, společnost Deepgram.

Osobní údaje dále zpřístupňujeme zaměstnavatelům a společnostem, které provozují jejich systémy pro přijímání přihlášek, když se ucházíte o pracovní pozici (obdrží to, co odešlete, a nakládají s tím podle svých vlastních informací o ochraně osobních údajů); orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon; a kupujícímu nebo nástupci, pokud dojde k prodeji, fúzi nebo reorganizaci našeho podniku nebo jeho části.

Předávání údajů mimo EHP

Naše vlastní servery, náš poskytovatel e-mailu a naše trasování chyb AI se nacházejí v EU. Příjemci ve Spojených státech jsou OpenAI, Google, Groq, OpenRouter a poskytovatelé modelů, kterým předává požadavky, Deepgram, Daily, Stripe, Cloudflare (jehož síť působí celosvětově), Microsoft, Meta a LinkedIn.

Pokud je příjemce certifikován podle rámce EU–USA pro ochranu osobních údajů (EU–U.S. Data Privacy Framework), předávání se zakládá na rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně pro tento rámec. V ostatních případech se zakládá na standardních smluvních doložkách Evropské komise. Můžete se nás zeptat, jaká záruka se na daného příjemce vztahuje, a požádat o její kopii.

Jak dlouho vaše údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu, po kterou je potřebujeme k výše popsaným účelům, pokud nám zákon neukládá uchovávat je déle. „Do smazání vašeho účtu“ znamená do okamžiku, kdy je váš účet smazán po uplynutí 30denní lhůty, která začíná běžet okamžikem, kdy o smazání požádáte.

Zálohy: naše databáze pravidelně zálohujeme. Údaje, které smažete, mohou v těchto zálohách zůstat přibližně až 70 dní, dokud nejsou smazány samotné zálohy.

Vaše práva

Podle GDPR máte tato práva:

• Právo na přístup ke svým údajům: zjistit, zda je zpracováváme, a získat jejich kopii.
• Právo na opravu: nechat opravit nepřesné nebo doplnit neúplné údaje. Většinu svých údajů můžete v aplikaci změnit sami.
• Právo na výmaz: nechat své údaje smazat. Svůj účet můžete smazat sami; viz „Jak smazat své údaje“.
• Právo na omezení zpracování: v určitých případech nechat omezit používání svých údajů, například po dobu, kdy ověřujeme jejich přesnost.
• Právo na přenositelnost údajů: získat údaje, které jste nám poskytli, pokud je zpracováváme na základě smlouvy nebo souhlasu, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, nebo nechat je předat jinému poskytovateli, je-li to technicky proveditelné.
• Právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněných zájmech a proti přímému marketingu; viz níže.
• Právo odvolat souhlas kdykoli, aniž by tím bylo dotčeno zpracování, které proběhlo před jeho odvoláním. U souborů cookie použijte nastavení cookies; u marketingových e-mailů nastavení svého účtu nebo možnost odhlášení odběru.

Svá práva můžete uplatnit e-mailem na adrese [email protected]. Žádosti o přístup, o kopii vašich údajů nebo o opravu i námitky vyřizujeme e-mailem.

Můžeme vás požádat o potvrzení totožnosti, například tím, že nám napíšete z e-mailové adresy svého účtu. Odpovíme do jednoho měsíce. Je-li žádost složitá nebo obdržíme-li velký počet žádostí, můžeme tuto lhůtu prodloužit nejvýše o další dva měsíce; v takovém případě vás o tom informujeme během prvního měsíce a vysvětlíme důvody. Žádosti vyřizujeme bezplatně. Je-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, můžeme ji odmítnout nebo účtovat přiměřený poplatek; důvody vám vysvětlíme.

Jak smazat své údaje

Svůj účet OwlApply můžete kdykoli smazat sami:

1. Přihlaste se a otevřete Nastavení profilu.
2. V dolní části stránky najděte sekci Smazat účet.
3. Klikněte na Smazat účet, pro potvrzení zadejte svou e-mailovou adresu a poté klikněte na Naplánovat smazání.

Váš účet se tím zařadí ke smazání a máte 30 dní na to, abyste si to rozmysleli: vraťte se na stejnou obrazovku a klikněte na Ponechat můj účet. Naplánováním smazání se zároveň vypne automatické obnovování vašeho předplatného, takže vám už nebude nic účtováno; ponecháním účtu se automatické obnovování znovu nezapne. Po 30 dnech se váš účet smaže. Tento krok nelze vzít zpět.

Spolu s vaším účtem smažeme váš profil a přihlašovací údaje, životopisy (včetně nahraných souborů a náhledů), motivační dopisy, profil pro automatické vyplňování, preference pro vyhledávání pracovních nabídek, záznamy ve sledování pracovních pozic a připomínací zprávy, přepisy a zprávy z AI pohovorů, historii chatu s AI, údaje o registraci, záznamy o činnosti a záznamy partnerského programu.

Spolu s vaším účtem se nemažou tyto údaje:

• Fakturační a účetní záznamy, včetně vašeho zákaznického záznamu ve Stripe, které musíme uchovávat podle finských účetních předpisů.
• Zálohy, a to přibližně až 70 dní.
• Kontroly provedené v bezplatné ATS kontrole životopisu, které nejsou propojeny s žádným účtem. Pošlete nám odkaz na kontrolu a my ji smažeme.
• Sdílená mezipaměť analyzovaných pracovních nabídek a výsledků analýz, která není propojena s vaším účtem, a souhrnné statistiky, podle kterých vás nelze identifikovat.
• V současnosti také: fotografie v životopisech vytvořených v editoru životopisů, záznamy o e-mailech, které jsme vám poslali, zprávy a zpětná vazba, které jste nám poslali, vaše přihlášení k odběru newsletteru, seznam nabídek, které jste zablokovali ve vyhledávání, a technické záznamy z vašich AI pohovorů. Ty na požádání smažeme.
• Kopie uchovávané našimi poskytovateli podle jejich vlastních pravidel uchovávání, například u OpenAI až 30 dní a v našem trasování chyb AI 14 dní.

Pokud se nemůžete přihlásit nebo chcete smazat některé z výše uvedených údajů, napište nám na [email protected].

Právo podat stížnost

Pokud se domníváte, že vaše osobní údaje zpracováváme v rozporu s právními předpisy o ochraně osobních údajů, můžete podat stížnost u finského Úřadu ombudsmana pro ochranu osobních údajů (Office of the Data Protection Ombudsman, tietosuoja.fi/en) nebo u dozorového úřadu země EU, ve které žijete nebo pracujete, nebo ve které došlo k údajnému porušení. Budeme rádi, když se nejprve obrátíte na nás, abychom se mohli pokusit problém vyřešit.

Zabezpečení

K ochraně osobních údajů používáme technická a organizační opatření, mimo jiné:

• šifrování při přenosu (HTTPS) u všech spojení s našimi webovými stránkami, aplikací a servery, včetně spojení z rozšíření;
• hesla uložená pouze v hašované podobě a údaje o platebních kartách zpracovávané společností Stripe, aniž by se k nám dostaly;
• přístup k našim serverům a databázím omezený na osoby, které ho potřebují k provozu Služeb;
• šifrování registračních údajů uložených v rozšíření přímo ve vašem zařízení.

Žádný systém není zcela bezpečný. Pokud bude pravděpodobné, že porušení zabezpečení osobních údajů bude mít za následek vysoké riziko pro vás, budeme vás o něm bez zbytečného odkladu informovat, jak vyžaduje GDPR.

Děti

Služby jsou určeny dospělým. Naše Podmínky používání vyžadují, aby uživatelům bylo nejméně 18 let, a od dětí vědomě neshromažďujeme osobní údaje. Pokud se domníváte, že nám dítě poskytlo osobní údaje, kontaktujte nás a my je smažeme.

Změny těchto zásad

Tyto zásady aktualizujeme, když se změní naše Služby nebo právní předpisy. Datum účinnosti aktuálního znění je uvedeno na začátku. O podstatných změnách vás budeme informovat e-mailem nebo v aplikaci.

Kontakt

S dotazy k těmto zásadám nebo ke svým osobním údajům nám napište e-mail na [email protected] nebo dopis na adresu OwlApply Oy, Tiistinkallio 6, 02230 Espoo, Finsko.