Privacybeleid

In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe OwlApply Oy ("OwlApply", "wij", "ons") persoonsgegevens verwerkt wanneer u gebruikmaakt van onze websites owlapply.com en app.owlapply.com en de achterliggende servers, de browserextensie van OwlApply, het AI-interview en de e-mails die wij versturen (samen de "Diensten").

Deze versie is van kracht met ingang van 3 oktober 2026. In ons cookiebeleid lichten wij ons gebruik van cookies uitgebreider toe.

Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is OwlApply Oy, een Finse besloten vennootschap (ondernemingsnummer 3622413-7), Tiistinkallio 6, 02230 Espoo, Finland.

Voor alle privacykwesties kunt u contact met ons opnemen via [email protected]. Onze contactpersoon voor privacyzaken is Tufan Yavaş.

Wat wij verzamelen, waarom en op welke grondslag

Hieronder lichten wij per soort persoonsgegevens toe wat wij verzamelen, waarom, op welke grondslag uit de Algemene verordening gegevensbescherming van de EU (AVG) en hoe lang wij de gegevens bewaren. Wij baseren ons op de volgende grondslagen:

• Uitvoering van een overeenkomst (art. 6(1)(b) AVG): de verwerking is noodzakelijk om een dienst te leveren die u op grond van onze algemene voorwaarden hebt aangevraagd, of om op uw verzoek maatregelen te nemen voordat u zich registreert.
• Wettelijke verplichting (art. 6(1)(c)): de verwerking is wettelijk verplicht, bijvoorbeeld op grond van de boekhoudwetgeving.
• Gerechtvaardigde belangen (art. 6(1)(f)): de verwerking is noodzakelijk voor een belang dat wij hieronder noemen, en uw belangen en rechten wegen niet zwaarder dan dat belang. U kunt hiertegen bezwaar maken; zie "Uw recht van bezwaar".
• Toestemming (art. 6(1)(a)): u hebt toestemming gegeven, bijvoorbeeld voor analytische cookies of marketing-e-mails. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken.
• Uitdrukkelijke toestemming (art. 9(2)(a)): voor gevoelige gegevens die u ons op eigen initiatief verstrekt; zie "Gevoelige gegevens".

Uw account

• Wat wij verzamelen: uw e-mailadres, uw wachtwoord (uitsluitend opgeslagen als hash) en, als u die toevoegt, uw naam. Als u inlogt met Google, Facebook of LinkedIn, ontvangen wij van die aanbieder uw account-ID, naam, e-mailadres en profielfoto. Daarnaast bewaren wij uw pakket, de status van uw abonnement en uw credits, uw verwijzingscode en door wie u bent doorverwezen, de gegevens waarmee u ingelogd blijft, wanneer u voor het laatst hebt ingelogd, of uw e-mailadres is geverifieerd, wanneer u onze algemene voorwaarden hebt aanvaard en of u hebt ingestemd met het ontvangen van marketing-e-mails.
• Doel: uw account aanmaken en beheren, u laten inloggen, uw account beveiligen en u de functies van uw pakket bieden.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst. Wij bewaren de registratie van uw aanvaarding van de algemene voorwaarden en van uw keuze met betrekking tot marketing, zodat wij die kunnen aantonen (wettelijke verplichting en gerechtvaardigde belangen).
• Bewaartermijn: totdat u uw account verwijdert.

Cv's, sollicitatiebrieven en andere documenten

• Wat wij verzamelen: cv-bestanden die u uploadt (pdf-, Word- of afbeeldingsbestanden), de tekst die wij daaruit halen, een eventuele foto erin (die wij automatisch herkennen en bijsnijden) en voorbeeldafbeeldingen; de cv's en sollicitatiebrieven die u maakt of bewerkt, met onder meer contactgegevens, foto, werkervaring, opleiding, vaardigheden, talen, projecten, prijzen, certificaten, publicaties, hobby's, referenties en zelf toegevoegde secties; en de ATS-score en de taal van elk cv. Als u een LinkedIn-profiel importeert, halen wij bij LinkedIn de naam, kopregel, ervaring, opleiding, vaardigheden en foto op van het profiel op het adres dat u invoert.
• Doel: het leveren van de cv-bouwer, ATS-scores, sollicitatiebrieven, downloads en vacaturematching. Voor vacaturematching zet onze vacaturezoekdienst de tekst van uw cv om in een numerieke weergave die met vacatures kan worden vergeleken.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Bewaartermijn: totdat u het document of uw account verwijdert. Foto's in cv's die met de cv-bouwer zijn gemaakt, worden momenteel niet gewist wanneer u uw account verwijdert; zie "Zo verwijdert u uw gegevens".

Profiel voor automatisch invullen

• Wat wij verzamelen: de gegevens die u voor sollicitaties opslaat: naam, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht, locatie, links naar LinkedIn, GitHub en uw website, of u gerechtigd bent om te werken en of u visumsponsoring nodig hebt, wanneer u kunt beginnen, uw voorkeur voor werken op afstand, talen, salarisverwachtingen en uw eigen vragen en antwoorden.
• Doel: zodat de browserextensie sollicitatieformulieren voor u kan invullen; zie "De browserextensie".
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst; uitdrukkelijke toestemming voor gevoelige gegevens die u er zelf aan toevoegt.
• Bewaartermijn: totdat u het profiel wijzigt of verwijdert, of uw account verwijdert.

Vacatures zoeken, sollicitatietracker en follow-upberichten

• Wat wij verzamelen: uw zoekvoorkeuren voor vacatures; vacatures die u in de vacaturezoekfunctie blokkeert; vacatures die u in de sollicitatietracker opslaat (functietitel, bedrijf, status, locatie, link, vacaturetekst en het cv en de sollicitatiebrief die u hebt gebruikt); en de follow-upberichten die u opstelt.
• Doel: u passende vacatures tonen, u helpen uw sollicitaties bij te houden en follow-upberichten opstellen. Om een follow-upbericht op te stellen, sturen wij het bedrijf, de functietitel, de sollicitatiestatus, het aantal dagen sinds u hebt gesolliciteerd, de door u gekozen toon en uw naam naar Google.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Bewaartermijn: totdat u ze wijzigt of verwijdert, of uw account verwijdert. De lijst van vacatures die u hebt geblokkeerd, wordt momenteel niet gewist wanneer u uw account verwijdert; op verzoek verwijderen wij deze.

AI-chat

• Wat wij verzamelen: uw gesprekken met de AI-assistenten in de webapp, inclusief de cv- en vacature-informatie waarmee zij werken en de wijzigingen die zij aanbrengen; en de vragen die u stelt in de chatfunctie Ask AI in de extensie.
• Doel: uw vragen beantwoorden en op uw verzoek uw documenten bewerken, en u de mogelijkheid geven een gesprek voort te zetten of een wijziging ongedaan te maken.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Bewaartermijn: gesprekken in de webapp: totdat u uw account verwijdert. Gesprekken in Ask AI in de extensie worden niet op onze servers opgeslagen; de extensie stuurt bij elke nieuwe vraag uw laatste paar berichten opnieuw mee.

AI-interview

• Wat wij verzamelen: uw stem zolang het interview loopt (alleen de microfoon; de camera wordt niet gebruikt), het live transcript, de vacature waarvoor u oefent, een samenvatting van uw cv, de taal en het soort interview, uw interviewrapport, en hoe lang de sessie heeft geduurd en hoe die is geëindigd.
• Zo werkt het: uw audio wordt via Daily gestreamd en live door Deepgram getranscribeerd; de vragen van de interviewer worden door OpenAI geschreven en door de tekst-naar-spraakdienst van Google uitgesproken. OwlApply neemt uw audio niet op.
• Doel: het oefeninterview afnemen en u een rapport geven.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
• Bewaartermijn: het transcript en het rapport: totdat u uw account verwijdert. Ons interviewsysteem legt per sessie ook technische logboeken vast, die delen van het gesprek kunnen bevatten; deze worden momenteel niet automatisch gewist, en op verzoek verwijderen wij ze.

ATS-cv-check en gebruik zonder account

• Wat wij verzamelen: bij de gratis ATS-cv-check: het bestand dat u uploadt, een voorbeeldafbeelding, de gegevens die wij eruit halen (waaronder uw contactgegevens), het resultaat en uw IP-adres. Bij een cv dat u zonder account opstelt: het concept, de opmaak ervan, een eventuele foto en uw IP-adres.
• Doel: uw cv controleren en u het resultaat tonen, u een cv laten beginnen voordat u zich registreert, en misbruik voorkomen.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (maatregelen die u vóór uw registratie aanvraagt); gerechtvaardigd belang bij het voorkomen van misbruik (IP-adres).
• Bewaartermijn: ATS-checks worden aan geen enkel account gekoppeld, ook niet als u was ingelogd, en worden bewaard totdat u ons vraagt ze te verwijderen; stuur ons daarvoor de link naar de check. Concepten die zonder account zijn gemaakt, worden 30 dagen na uw laatste wijziging gewist, maar een foto in zo'n concept wordt momenteel bewaard totdat u ons vraagt die te verwijderen.

Iedereen die de link naar een ATS-check of naar een concept heeft, kan die openen. Deel deze links daarom alleen met mensen die u vertrouwt.

Betalingen

• Wat wij verzamelen: Stripe verzamelt uw kaartgegevens of andere betaalgegevens rechtstreeks; wij zien uw volledige kaartnummer nooit en slaan geen kaartgegevens op. Stripe verzamelt ook uw factuurnaam en -adres, uw e-mailadres en, als u dat opgeeft, uw fiscaal nummer. Wij bewaren uw klant- en abonnements-ID's bij Stripe, uw pakket en de datums van uw abonnement. Telkens wanneer u afrekent, geven wij daarnaast uw OwlApply-gebruikers-ID, uw Google Analytics-ID's, de gegevens van de campagne waarmee u zich hebt geregistreerd en een eventuele klikreferentie van een OpenAI-advertentie aan Stripe door.
• Doel: betalingen ontvangen, belasting berekenen, uw abonnement beheren, de boekhouding bijhouden en begrijpen welke kanalen tot aankopen leiden.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst; wettelijke verplichting voor de boekhoudkundige en fiscale administratie; gerechtvaardigd belang bij het analyseren van aankopen.
• Bewaartermijn: abonnementsgegevens: totdat u uw account verwijdert. Facturerings- en transactiegegevens: zo lang als de Finse boekhoudwetgeving voorschrijft, doorgaans zes jaar na het einde van het boekjaar. Daarom bewaren wij uw klantgegevens bij Stripe ook nadat u uw account hebt verwijderd.

Partnerprogramma

• Wat wij verzamelen: als u deelneemt aan ons partnerprogramma: uw uitbetalingsgegevens (naam van de rekeninghouder, bank, rekeningnummer, IBAN, SWIFT/BIC-code of PayPal-e-mailadres) en uw verdiensten en uitbetalingen. Wanneer iemand OwlApply bezoekt via een partnerlink, registreren wij dat bezoek met het IP-adres, de user-agent van de browser, de verwijzende pagina en het land van die bezoeker, en plaatsen wij een verwijzingscookie die 30 dagen geldig blijft.
• Doel: verwijzingen correct toerekenen en commissies uitbetalen.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (partners); gerechtvaardigd belang bij het correct toerekenen van verwijzingen (bezoekregistraties); wettelijke verplichting (betalingsadministratie).
• Bewaartermijn: partnergegevens en verdiensten: totdat u uw account verwijdert; betalingsadministratie: zo lang als de boekhoudwetgeving voorschrijft (zie "Betalingen"); bezoekregistraties: totdat u ons vraagt ze te verwijderen.

Berichten, feedback en e-mails

• Wat wij verzamelen: berichten die u ons per e-mail of via ons contactformulier stuurt (naam, e-mailadres, onderwerp, bericht en, bij het formulier, uw IP-adres); feedback en antwoorden op enquêtes (beoordeling, opmerkingen, redenen en, als u het opgeeft, uw e-mailadres), waaronder het feedbackformulier dat wij tonen wanneer u de extensie verwijdert; uw inschrijving op de nieuwsbrief (e-mailadres en naam); en registraties van de e-mails die wij u sturen (ontvanger, onderwerp, gegevens over de inhoud en afleverstatus).
• Doel: u antwoorden, de Diensten verbeteren, service-e-mails sturen (bijvoorbeeld over uw registratie, het opnieuw instellen van uw wachtwoord, exports en uw abonnement), de nieuwsbrief of marketing-e-mails sturen waarom u hebt gevraagd, en bijhouden wat wij hebben verstuurd. Ons contactformulier gebruikt Google reCAPTCHA om spam tegen te houden.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang bij het beantwoorden van vragen, het verbeteren van de Diensten, het voorkomen van spam en het bijhouden van onze e-mails; uitvoering van de overeenkomst voor service-e-mails; toestemming voor de nieuwsbrief en marketing-e-mails.
• Bewaartermijn: totdat u ons vraagt ze te verwijderen. U kunt de nieuwsbrief en marketing-e-mails op elk moment stopzetten in uw accountinstellingen, via de afmeldmogelijkheid die wij bieden of door ons te e-mailen.

Activiteiten- en beveiligingslogboeken

• Wat wij verzamelen: wanneer u de webapp of de extensie gebruikt, leggen onze servers de handelingen vast die u verricht, bijvoorbeeld het aanmaken van een cv of het bijwerken van uw profiel voor automatisch invullen, samen met het tijdstip, uw IP-adres, de user-agent van uw browser, de verwijzende pagina, het resultaat en, bij veel handelingen, de gegevens die u hebt ingediend. Wachtwoorden en beveiligingstokens worden uit deze logboeken verwijderd, en de formulierinhoud die de extensie voor automatisch invullen verstuurt, wordt niet vastgelegd. De webapp meldt ons ook technische fouten, met het paginaadres (zonder gevoelige delen), browsergegevens en uw gebruikers-ID. Aan de hand van uw IP-adres bepalen wij uw land, om u de prijzen voor uw land te tonen en om vast te leggen waar registraties vandaan komen; uw precieze locatie verzamelen wij niet.
• Doel: de Diensten veilig houden, misbruik en fouten opsporen en onderzoeken, u helpen wanneer u contact met ons opneemt, en begrijpen hoe functies worden gebruikt.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang bij de beveiliging, de betrouwbaarheid en de verbetering van de Diensten.
• Bewaartermijn: totdat u uw account verwijdert.

Hoe u ons hebt gevonden

• Wat wij verzamelen: eenmalig, bij uw registratie: de campagnetags in de link die u hebt gebruikt, de website die u heeft doorverwezen, de eerste pagina die u hebt bezocht, de manier waarop u zich hebt geregistreerd en uw land; en, als u via een advertentie kwam, de klik-ID van Google Ads of OpenAI Ads. De klik-ID van Google Ads uit de link leggen wij ook vast als u advertentiecookies hebt geweigerd.
• Doel: begrijpen welke marketingkanalen nieuwe gebruikers en aankopen opleveren, en verwijzingen correct aan partners toerekenen.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang.
• Bewaartermijn: totdat u uw account verwijdert. De kopie die bij een aankoop aan Stripe wordt doorgegeven, wordt bij de factuuradministratie bewaard.

Analyse en advertenties

Op owlapply.com en app.owlapply.com gebruiken wij Google Analytics (gebruiksstatistieken, gekoppeld aan uw OwlApply-gebruikers-ID wanneer u bent ingelogd), Microsoft Clarity (opnamen van paginasessies en heatmaps die laten zien hoe pagina's worden gebruikt) en Google Ads (meting van aankopen na een klik op een advertentie). Waar onze cookiebanner wordt getoond, en dat is onder meer in de hele EER het geval, mogen deze tools pas cookies gebruiken nadat u ze hebt geaccepteerd, en u kunt uw keuze op elk moment wijzigen. Grondslag: toestemming. Meer informatie vindt u in ons cookiebeleid.

Onze websites laden ook de tag van OpenAI voor advertentiemeting. Deze tag meldt paginaweergaven en belangrijke handelingen (registreren, het afrekenen starten, ons contact- of nieuwsbriefformulier verzenden, een cv uploaden) aan OpenAI en, wanneer u bent ingelogd, een gehashte vorm van uw e-mailadres en uw OwlApply-gebruikers-ID. Deze tag wordt momenteel rechtstreeks geladen, en niet via de cookiebanner.

Onze servers versturen ook conversierapporten. Wanneer u een account aanmaakt, melden wij dat aan het advertentieplatform van OpenAI met een gehashte vorm van uw e-mailadres, gebruikers-ID en voor- en achternaam, samen met uw IP-adres, de user-agent van uw browser en een eventuele klikreferentie van een OpenAI-advertentie. Wanneer u een abonnement koopt, sturen wij dezelfde gegevens plus het land, de plaats, de regio en de postcode van uw factuuradres uit het afrekenproces, en melden wij de aankoop aan Google Analytics met uw gebruikers-ID en uw Google Analytics-ID. Deze meldingen zijn niet afhankelijk van uw cookiekeuzes.

Wij gebruiken de tag van OpenAI en de conversierapporten om te meten of onze advertenties tot registraties en aankopen leiden. Grondslag: gerechtvaardigd belang; u kunt hiertegen op elk moment bezwaar maken (zie "Uw recht van bezwaar"). Google, Microsoft en OpenAI bewaren deze gegevens volgens hun eigen voorwaarden en onze accountinstellingen.

Verbetering van de Diensten en statistieken

• Wat wij gebruiken: gegevens uit de Diensten, zoals resultaten van ATS-checks, geanalyseerde vacatures en transcripten van AI-interviews.
• Doel: onze functies testen en verbeteren, bijvoorbeeld door echte vacatures en interviewtranscripten door een nieuwe versie van een functie te halen om de kwaliteit daarvan vóór de release te controleren, en geaggregeerde statistieken samenstellen, bijvoorbeeld over hoe vaak bepaalde cv-problemen voorkomen. Wij publiceren uitsluitend geaggregeerde cijfers waaruit niemand te identificeren is. Wij trainen geen eigen AI-modellen met uw gegevens.
• Grondslag: gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van de Diensten en het informeren van werkzoekenden.
• Bewaartermijn: de termijnen die in deze privacyverklaring worden beschreven; gepubliceerde statistieken bevatten geen persoonsgegevens.

De browserextensie

De browserextensie van OwlApply analyseert vacatures en vult sollicitaties in op andere websites. Zo gaat de extensie met gegevens om:

• Waar de extensie actief is: de scripts van de extensie draaien op de pagina's die u bezoekt, maar komen alleen in actie op pagina's waarvan het adres vacaturegerelateerd lijkt, zoals vacatures en sollicitatieformulieren, of op pagina's waar u de extensie zelf opent.
• Automatische analyse: als automatisch openen aanstaat (de standaardinstelling) en u bent ingelogd, opent de extensie haar paneel op zo'n pagina en stuurt zij de vacaturetekst en het adres van de pagina ter analyse naar OwlApply, zonder dat u nog hoeft te klikken. Dat kan ook gebeuren op pagina's die geen vacature blijken te zijn, zoals sollicitatieformulieren of kandidatenportalen. Hetzelfde gebeurt wanneer u het paneel zelf opent. U kunt automatisch openen voor één site of overal uitschakelen.
• Automatisch invullen: wanneer u automatisch invullen start, stuurt de extensie de vragen van het formulier, de bijbehorende antwoordopties en eventuele waarden die al in de velden staan naar OwlApply. Wij sturen deze, samen met uw profiel voor automatisch invullen en uw cv, naar onze AI-aanbieder (standaard OpenAI), en de extensie vult de antwoorden in het formulier in. Tenzij u deze opties uitschakelt, voegt de extensie ook uw cv en sollicitatiebrief toe aan velden voor het uploaden van bestanden. Controleer elk antwoord voordat u een sollicitatie verstuurt.
• Wachtwoorden: wat bij automatisch invullen wordt verstuurd, bevat nooit wachtwoordvelden. De extensie typt in een wachtwoordveld alleen het registratiewachtwoord dat u hebt opgeslagen, en uitsluitend op de websites van werkgevers die in het volgende onderdeel worden beschreven.
• Vacaturecache: de tekst en het adres van elke geanalyseerde pagina en het resultaat van de analyse worden bewaard in een gedeelde cache van vacatures die niet aan uw account is gekoppeld, zodat dezelfde vacature niet twee keer hoeft te worden geanalyseerd. Voor de cache geldt momenteel geen vaste verwijderingsdatum. Matchresultaten tussen een vacature en uw cv worden opgeslagen met een verwijzing naar dat cv.
• Op uw apparaat: uw extensie-instellingen, siteregels, inlogtokens en vergelijkbare voorkeuren worden in uw browser opgeslagen, in de eigen opslag van de extensie. De vacature die in een tabblad wordt getoond, wordt alleen bewaard totdat u dat tabblad sluit.
• Cookies: de extensie gebruikt haar machtiging voor cookies uitsluitend om u bij OwlApply ingelogd te houden. Cookies van andere websites leest zij niet.
• Geen trackers van derden: de extensie bevat geen analyse- of advertentiecode van derden. Naast de servers van OwlApply laadt zij alleen bronnen van de site waarop u zich bevindt (bijvoorbeeld de stylesheets van die pagina, om de pagina naast het paneel te laten passen) en, op Dayforce, de twee documenten die in het volgende onderdeel worden beschreven. Wanneer u de extensie verwijdert, opent zij een korte feedbackpagina op onze website.
• Uw keuzes: u kunt automatisch openen op elk moment voor een site of overal uitschakelen, uitloggen of de extensie verwijderen. Bij het verwijderen wordt alles gewist wat de extensie in uw browser heeft opgeslagen; gegevens die al naar ons zijn verstuurd, worden behandeld zoals in deze privacyverklaring is beschreven.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst voor de functies die u gebruikt; gerechtvaardigd belang bij een efficiënte werking van de Diensten voor de vacaturecache.

Registratiegegevens voor websites van werkgevers

Bij veel sollicitatiesystemen van werkgevers (bijvoorbeeld Workday, iCIMS, SAP SuccessFactors, UKG Pro, Taleo en BrassRing) hebt u een account nodig voordat u kunt solliciteren. U kunt in de extensie één e-mailadres en één wachtwoord opslaan om deze accounts aan te maken en erop in te loggen.

• U voert ze uitsluitend in op de eigen instellingenpagina van de extensie.
• Ze worden alleen opgeslagen in de browser waarin u ze bewaart, versleuteld met AES-GCM met een sleutel die niet kan worden geëxporteerd en die door de extensie wordt bewaard.
• Naast deze gegevens bewaart de extensie een op dezelfde manier versleutelde lijst van de websites van werkgevers waar al een account met deze gegevens bestaat: websites waar zij het account heeft aangemaakt, waar u via de extensie met deze gegevens bent ingelogd of waar de site heeft gemeld dat het e-mailadres al is geregistreerd. De extensie gebruikt deze lijst uitsluitend om u op die websites in te loggen, in plaats van te proberen een tweede account aan te maken. De lijst blijft in uw browser, wordt nooit naar OwlApply verstuurd en wordt gewist wanneer u het opgeslagen e-mailadres wijzigt.
• Ze worden nooit naar de servers van OwlApply of naar AI-aanbieders verstuurd, nooit in logboeken vastgelegd en nooit opgenomen in de formuliergegevens die bij automatisch invullen voor AI-antwoorden worden verstuurd.
• De extensie typt ze alleen in de overeenkomstige velden van die websites van werkgevers, en alleen wanneer u dit vanuit het paneel van de extensie start.
• Wanneer u de extensie vraagt een account aan te maken, accepteert zij voor u de privacyverklaring of de voorwaarden van de werkgever als de site daarom vraagt (meestal door het betreffende vakje aan te vinken of op de akkoordknop te drukken; op Dayforce opent zij eerst de privacyverklaring en de voorwaarden in tabbladen op de achtergrond, zoals die site vereist). De extensie laat beveiligingscontroles, zoals CAPTCHA's, codes die de site u toestuurt, telefonische verificatie en beveiligingsvragen, altijd aan u over: zij vult de rest van het formulier in en wacht. Het account wordt pas aangemaakt, of u wordt pas ingelogd, wanneer u zelf op de knop drukt om het account aan te maken of in te loggen, ofwel op de site, ofwel op de knop van de extensie die er voor u op drukt. Lees de voorwaarden en de privacyverklaring van de werkgever voordat u dat doet.
• Het account wordt aangemaakt bij de werkgever of bij het bedrijf dat het sollicitatiesysteem van die werkgever beheert, en daarop is de privacyverklaring van dat bedrijf van toepassing.
• Als u de registratiegegevens op de instellingenpagina verwijdert of de extensie verwijdert, worden ze samen met de lijst van websites van werkgevers gewist.

Wij raden u aan een wachtwoord te kiezen dat u nergens anders gebruikt.

Hoe wij AI gebruiken

Veel functies van de Diensten maken gebruik van AI-modellen van externe aanbieders. Wat een aanbieder ontvangt, hangt af van de functie: meestal uw cv, inclusief de contactgegevens daarin, en, afhankelijk van de functie, uw profiel voor automatisch invullen, de vacature, de vragen op een formulier, uw berichten of uw spraak.

• OpenAI, onze standaardaanbieder: antwoorden voor automatisch invullen, sollicitatiebrieven, het herschrijven en vertalen van cv's, het schrijven van samenvattingen en opsommingspunten, trefwoorden en samenvattingen van vacatures, de AI-assistenten in de webapp en het AI-interview (interviewer, cv-samenvatting en rapport).
• Google (Gemini): het uitlezen van geüploade cv's, ook in de ATS-cv-check en bij gebruik zonder account, en het opstellen van follow-upberichten.
• Groq: de chatfunctie Ask AI in de extensie, die uw laatste paar berichten, uw cv en de vacature ontvangt.
• OpenRouter en de modelaanbieders waarnaar OpenRouter verzoeken doorstuurt: bepalen of een pagina een vacature is, de details ervan uitlezen en beoordelen hoe goed uw cv erbij past. OpenRouter is ook onze uitwijkmogelijkheid wanneer een andere AI-aanbieder niet beschikbaar is; uw verzoek kan dan door een andere modelaanbieder worden afgehandeld.
• Deepgram (spraak-naar-tekst) en Google (tekst-naar-spraak): het AI-interview.

Wij trainen geen eigen AI-modellen met uw gegevens. Elke aanbieder verwerkt de gegevens volgens zijn eigen voorwaarden. De API van OpenAI die wij gebruiken, gebruikt gegevens die via deze API worden verstuurd standaard niet om de modellen van OpenAI te trainen en kan ze maximaal 30 dagen bewaren om misbruik te monitoren. Op grond van de standaardvoorwaarden van Deepgram mag Deepgram de audio die het verwerkt, gebruiken om zijn spraakherkenningsmodellen te verbeteren. De voorwaarden van de andere aanbieders verschillen; vraag het ons als u daar meer over wilt weten.

AI-resultaten zijn suggesties. Matchscores, adviezen over het al dan niet solliciteren, gegenereerde antwoorden en documenten komen automatisch tot stand, maar u bepaalt zelf wat u gebruikt en wat u naar een werkgever stuurt. Wij nemen over u geen uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerde besluiten waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of die u anderszins in aanmerkelijke mate treffen (art. 22 AVG). AI-uitvoer kan onjuist zijn; controleer deze daarom voordat u hem gebruikt.

Om fouten op te sporen en te verhelpen, leggen wij het verloop van verzoeken aan sommige van onze AI-functies vast (tracing) met LangSmith, een dienst van LangChain, in de EU-regio van die dienst. Velden die u rechtstreeks identificeren, worden vervangen door pseudonieme codes, en deze traces worden na 14 dagen verwijderd.

Gevoelige gegevens

Wij vragen niet om bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gegevens over uw gezondheid, etnische afkomst, godsdienst, politieke opvattingen, lidmaatschap van een vakbond of seksuele gerichtheid. Als u zulke gegevens opneemt in een cv, in uw profiel voor automatisch invullen of in uw eigen vragen en antwoorden, verwerken wij ze uitsluitend om de functie te leveren waarin u ze gebruikt, op basis van uw uitdrukkelijke toestemming (art. 9(2)(a) AVG), die u geeft door de gegevens in te voeren. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door de gegevens te verwijderen. Neem ze alleen op als dat echt nodig is.

Sollicitatieformulieren bevatten vaak optionele vragen in het kader van gelijke kansen, bijvoorbeeld over etniciteit, een handicap, de status als veteraan of godsdienst. Onze functie voor automatisch invullen heeft de instructie deze vragen alleen te beantwoorden op basis van wat u zelf hebt ingevoerd, en anders de optie te kiezen om geen antwoord te geven. Controleer deze antwoorden voordat u de sollicitatie verstuurt.

Gegevens over andere personen

Als uw cv gegevens over andere personen bevat, zoals de namen en contactgegevens van uw referenties, zorg er dan voor dat zij ermee instemmen dat u die gegevens deelt. Wij gebruiken zulke gegevens uitsluitend als onderdeel van uw cv. Gebruik de LinkedIn-import alleen voor uw eigen profiel.

Vacatures die de extensie analyseert, bevatten soms de naam of contactgegevens van een recruiter. Deze blijven deel uitmaken van de vacaturetekst in de vacaturecache (gerechtvaardigd belang bij het aanbieden van vacatureanalyse).

Als wij gegevens over u hebben omdat iemand anders die aan ons heeft verstrekt, kunt u contact met ons opnemen om uw rechten uit te oefenen.

Waar uw gegevens vandaan komen

De meeste gegevens die wij verwerken, zijn afkomstig van uzelf. Daarnaast ontvangen wij gegevens:

• van de websites waarop u de extensie gebruikt: de tekst en het adres van vacaturegerelateerde pagina's, en de vragen en al ingevulde waarden van sollicitatieformulieren;
• van Google, Facebook of LinkedIn, als u daarmee inlogt: uw account-ID, naam, e-mailadres en profielfoto;
• van LinkedIn, als u een profiel importeert: de profielgegevens die worden beschreven onder "Cv's, sollicitatiebrieven en andere documenten";
• van Stripe: de status van uw betalingen en abonnement en, bij aankopen, de locatie van uw factuuradres;
• uit de link waarmee u bij ons bent gekomen en uit uw IP-adres: campagnetags, de verwijzende website, klik-ID's van advertenties en uw land.

Bent u verplicht ons uw gegevens te verstrekken?

Om een account aan te maken hebt u een e-mailadres en een wachtwoord nodig, of een Google-, Facebook- of LinkedIn-account, en moet u onze algemene voorwaarden aanvaarden. Om een abonnement te kopen moet u Stripe uw betaal- en factuurgegevens verstrekken. Al het overige is optioneel, maar sommige functies werken niet zonder bepaalde gegevens: automatisch invullen heeft bijvoorbeeld uw profiel nodig en het AI-interview uw microfoon. U bent wettelijk niet verplicht ons persoonsgegevens te verstrekken.

Wie uw gegevens ontvangen

Voor het leveren van de Diensten maken wij gebruik van de onderstaande bedrijven. De meeste daarvan verwerken persoonsgegevens in onze opdracht, uitsluitend om hun dienst aan ons te leveren. Sommige kunnen de gegevens ook voor hun eigen doeleinden gebruiken op grond van hun eigen privacybeleid, met name de aanbieders van inlogdiensten, de advertentieplatforms en, zoals uitgelegd onder "Hoe wij AI gebruiken", Deepgram.

Daarnaast verstrekken wij persoonsgegevens aan werkgevers en aan de bedrijven die hun sollicitatiesystemen beheren wanneer u solliciteert (zij ontvangen wat u indient en verwerken dat volgens hun eigen privacyverklaringen); aan autoriteiten wanneer de wet ons daartoe verplicht; en aan een koper of rechtsopvolger als ons bedrijf of een deel daarvan wordt verkocht, gefuseerd of gereorganiseerd.

Doorgifte buiten de EER

Onze eigen servers, onze e-mailprovider en onze tracing van AI-fouten bevinden zich in de EU. De ontvangers in de Verenigde Staten zijn OpenAI, Google, Groq, OpenRouter en de modelaanbieders waarnaar OpenRouter verzoeken doorstuurt, Deepgram, Daily, Stripe, Cloudflare (waarvan het netwerk wereldwijd actief is), Microsoft, Meta en LinkedIn.

Als een ontvanger gecertificeerd is onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (EU–U.S. Data Privacy Framework), is de doorgifte gebaseerd op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor dat kader. In andere gevallen is de doorgifte gebaseerd op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (standard contractual clauses). U kunt ons vragen welke waarborg voor een ontvanger geldt en om een kopie daarvan.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden, tenzij de wet ons verplicht ze langer te bewaren. "Totdat u uw account verwijdert" betekent: totdat uw account wordt verwijderd aan het einde van de termijn van 30 dagen die ingaat wanneer u om verwijdering verzoekt.

Back-ups: wij maken regelmatig back-ups van onze databases. Gegevens die u verwijdert, kunnen tot ongeveer 70 dagen in deze back-ups achterblijven, totdat de back-ups zelf worden verwijderd.

Uw rechten

Op grond van de AVG hebt u het recht op:

• Inzage in uw gegevens: weten of wij uw gegevens verwerken en een kopie ervan ontvangen.
• Rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren. De meeste gegevens kunt u zelf in de app wijzigen.
• Gegevenswissing: uw gegevens laten verwijderen. U kunt uw account zelf verwijderen; zie "Zo verwijdert u uw gegevens".
• Beperking van de verwerking: het gebruik van uw gegevens in bepaalde gevallen laten beperken, bijvoorbeeld terwijl wij nagaan of de gegevens juist zijn.
• Overdraagbaarheid van gegevens: de gegevens die u ons hebt verstrekt, voor zover wij die verwerken op grond van een overeenkomst of toestemming, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm ontvangen, of deze aan een andere aanbieder laten doorgeven als dat technisch mogelijk is.
• Bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigde belangen en tegen direct marketing; zie hieronder.
• Intrekking van uw toestemming op elk moment, zonder dat dit afbreuk doet aan de verwerking die daarvóór heeft plaatsgevonden. Gebruik voor cookies de cookie-instellingen en voor marketing-e-mails uw accountinstellingen of de afmeldmogelijkheid.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen naar [email protected]. Verzoeken om inzage, om een kopie van uw gegevens, om correctie of bezwaren worden per e-mail afgehandeld.

Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen, bijvoorbeeld door ons te schrijven vanaf het e-mailadres van uw account. Wij reageren binnen een maand. Als een verzoek complex is of als wij veel verzoeken ontvangen, kunnen wij deze termijn met ten hoogste twee maanden verlengen; in dat geval laten wij u dat binnen de eerste maand weten en lichten wij toe waarom. Verzoeken zijn kosteloos. Als een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij weigeren eraan te voldoen of een redelijke vergoeding vragen; ook dan leggen wij uit waarom.

Zo verwijdert u uw gegevens

U kunt uw OwlApply-account op elk moment zelf verwijderen:

1. Log in en ga naar Profielinstellingen.
2. Zoek onderaan de pagina het onderdeel Account verwijderen.
3. Klik op Account verwijderen, typ ter bevestiging uw e-mailadres en klik vervolgens op Verwijdering inplannen.

Uw account wordt dan ingepland voor verwijdering en u hebt 30 dagen om van gedachten te veranderen: ga terug naar hetzelfde scherm en klik op Mijn account behouden. Door de verwijdering in te plannen wordt ook de automatische verlenging van uw abonnement uitgeschakeld, zodat er niets meer bij u in rekening wordt gebracht; als u uw account behoudt, wordt de verlenging niet opnieuw ingeschakeld. Na 30 dagen wordt uw account verwijderd. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Samen met uw account verwijderen wij uw profiel- en inloggegevens, cv's (inclusief geüploade bestanden en voorbeeldweergaven), sollicitatiebrieven, profiel voor automatisch invullen, zoekvoorkeuren voor vacatures, items in de sollicitatietracker en follow-upberichten, transcripten en rapporten van AI-interviews, AI-chatgeschiedenis, gegevens over hoe u ons hebt gevonden, activiteitenlogboeken en partnergegevens.

De volgende gegevens worden niet samen met uw account verwijderd:

• Facturerings- en boekhoudgegevens, waaronder uw klantgegevens bij Stripe, die wij op grond van de Finse boekhoudwetgeving moeten bewaren.
• Back-ups, gedurende maximaal ongeveer 70 dagen.
• Checks die met de gratis ATS-cv-check zijn uitgevoerd, aangezien die aan geen enkel account zijn gekoppeld. Stuur ons de link naar een check, dan verwijderen wij die.
• De gedeelde cache van geanalyseerde vacatures en analyseresultaten, die niet aan uw account is gekoppeld, en geaggregeerde statistieken waaruit u niet te identificeren bent.
• Momenteel ook: foto's in cv's die met de cv-bouwer zijn gemaakt, registraties van de e-mails die wij u hebben gestuurd, berichten en feedback die u ons hebt gestuurd, uw inschrijving op de nieuwsbrief, de lijst van vacatures die u in de vacaturezoekfunctie hebt geblokkeerd, en technische logboeken van uw AI-interviews. Deze verwijderen wij op verzoek.
• Kopieën bij onze dienstverleners volgens hun eigen bewaarregels, bijvoorbeeld maximaal 30 dagen bij OpenAI en 14 dagen in onze traces van AI-fouten.

Als u niet kunt inloggen of wilt dat een van de bovenstaande gegevens wordt verwijderd, stuur dan een e-mail naar [email protected].

Recht om een klacht in te dienen

Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens verwerken in strijd met de wetgeving inzake gegevensbescherming, kunt u een klacht indienen bij het Bureau van de Ombudsman voor gegevensbescherming in Finland (Office of the Data Protection Ombudsman, tietosuoja.fi/en) of bij de toezichthoudende autoriteit van het EU-land waar u woont of werkt of waar de vermeende inbreuk heeft plaatsgevonden. Wij stellen het op prijs als u eerst contact met ons opneemt, zodat wij kunnen proberen het probleem op te lossen.

Beveiliging

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

• versleuteling tijdens de overdracht (HTTPS) voor alle verbindingen met onze websites, app en servers, ook die vanuit de extensie;
• wachtwoorden die uitsluitend als hash worden opgeslagen, en kaartgegevens die door Stripe worden verwerkt zonder dat ze bij ons terechtkomen;
• toegang tot onze servers en databases die beperkt is tot de personen die deze nodig hebben om de Diensten te laten draaien;
• versleuteling op uw apparaat van de registratiegegevens die in de extensie zijn opgeslagen.

Geen enkel systeem is volledig veilig. Als een inbreuk in verband met persoonsgegevens waarschijnlijk een hoog risico voor u met zich meebrengt, stellen wij u daarvan onverwijld op de hoogte, zoals de AVG voorschrijft.

Kinderen

De Diensten zijn bedoeld voor volwassenen. Volgens onze algemene voorwaarden moeten gebruikers ten minste 18 jaar oud zijn, en wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen. Als u denkt dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op; wij verwijderen die gegevens dan.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij passen deze privacyverklaring aan wanneer onze Diensten of de wetgeving veranderen. De ingangsdatum van de huidige versie staat bovenaan vermeld. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u per e-mail of in de app.

Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of over uw persoonsgegevens kunt u een e-mail sturen naar [email protected] of schrijven naar OwlApply Oy, Tiistinkallio 6, 02230 Espoo, Finland.