Tietosuojakäytäntö

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten OwlApply Oy (”OwlApply” tai ”me”) käsittelee henkilötietoja, kun käytät verkkosivustojamme owlapply.com ja app.owlapply.com sekä niiden taustalla toimivia palvelimia, OwlApply-selainlaajennusta, tekoälyhaastattelua ja lähettämiämme sähköposteja (yhdessä ”Palvelut”).

Tämä versio on voimassa 3.10.2026 alkaen. Evästekäytännössämme kerrotaan tarkemmin, miten käytämme evästeitä.

Kuka vastaa tietojesi käsittelystä

Henkilötietojesi käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä on OwlApply Oy, suomalainen osakeyhtiö (Y-tunnus 3622413-7), Tiistinkallio 6, 02230 Espoo, Suomi.

Voit ottaa meihin yhteyttä kaikissa tietosuoja-asioissa osoitteessa [email protected]. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilömme on Tufan Yavaş.

Mitä tietoja keräämme, miksi ja millä oikeusperusteella

Kunkin alla mainitun henkilötietoryhmän kohdalla kerromme, mitä keräämme, miksi, mikä on käsittelyn oikeusperuste EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaan ja kuinka kauan säilytämme tietoja. Käyttämämme oikeusperusteet ovat:

• Sopimus (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta): käsittely on tarpeen, jotta voimme tarjota palvelun, jota olet pyytänyt käyttöehtojemme mukaisesti, tai toteuttaa pyytämiäsi toimenpiteitä ennen rekisteröitymistäsi.
• Lakisääteinen velvoite (6 artiklan 1 kohdan c alakohta): laki edellyttää käsittelyä, esimerkiksi kirjanpitolainsäädäntö.
• Oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta): käsittely on tarpeen jäljempänä nimeämämme edun toteuttamiseksi, eivätkä etusi ja oikeutesi syrjäytä sitä. Voit vastustaa käsittelyä; ks. ”Oikeutesi vastustaa käsittelyä”.
• Suostumus (6 artiklan 1 kohdan a alakohta): olet antanut suostumuksesi esimerkiksi analytiikkaevästeisiin tai markkinointisähköposteihin. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.
• Nimenomainen suostumus (9 artiklan 2 kohdan a alakohta): niiden arkaluonteisten tietojen osalta, jotka päätät antaa meille; ks. ”Arkaluonteiset tiedot”.

Käyttäjätilisi

• Mitä keräämme: sähköpostiosoitteesi, salasanasi (tallennetaan vain tiivisteenä) ja nimesi, jos lisäät sen. Jos kirjaudut Googlen, Facebookin tai LinkedInin kautta, saamme kyseiseltä palveluntarjoajalta tilisi tunnisteen, nimesi, sähköpostiosoitteesi ja profiilikuvasi. Säilytämme myös tilauksesi tason, tilauksesi tilan ja krediittisi, suosituskoodisi ja tiedon siitä, kuka sinua suositteli, tiedot, joiden avulla pysyt kirjautuneena, viimeisimmän kirjautumisesi ajankohdan, tiedon siitä, onko sähköpostiosoitteesi vahvistettu, ajankohdan, jolloin hyväksyit käyttöehtomme, sekä tiedon siitä, oletko suostunut vastaanottamaan markkinointisähköposteja.
• Käyttötarkoitus: tilisi luominen ja ylläpito, sisäänkirjautumisen mahdollistaminen, tilisi suojaaminen ja tilaukseesi kuuluvien toimintojen tarjoaminen.
• Oikeusperuste: sopimus. Säilytämme tiedon käyttöehtojen hyväksymisestä ja markkinointia koskevasta valinnastasi, jotta voimme osoittaa ne (lakisääteinen velvoite ja oikeutettu etu).
• Säilytysaika: kunnes poistat tilisi.

Ansioluettelot, saatekirjeet ja muut asiakirjat

• Mitä keräämme: lataamasi ansioluettelotiedostot (PDF-, Word- tai kuvatiedostot), niistä poimimamme teksti, niiden sisältämät valokuvat (jotka tunnistamme ja rajaamme automaattisesti) ja esikatselukuvat; luomasi tai muokkaamasi ansioluettelot ja saatekirjeet, mukaan lukien yhteystiedot, valokuva, työhistoria, koulutus, taidot, kielitaito, projektit, palkinnot, sertifikaatit, julkaisut, harrastukset, suosittelijat ja omat osiot; sekä kunkin ansioluettelon ATS-pisteet ja kieli. Jos tuot LinkedIn-profiilin, haemme LinkedInistä antamassasi osoitteessa olevan profiilin nimen, otsikon, työkokemuksen, koulutuksen, taidot ja kuvan.
• Käyttötarkoitus: ansioluettelotyökalun, ATS-pisteiden, saatekirjeiden, latausten ja työpaikkojen yhteensovittamisen tarjoaminen. Työpaikkojen yhteensovittamista varten työnhakupalvelumme muuntaa ansioluettelosi tekstin numeeriseen muotoon, jota voidaan verrata työpaikkailmoituksiin.
• Oikeusperuste: sopimus.
• Säilytysaika: kunnes poistat asiakirjan tai tilisi. Ansioluettelotyökalulla tehtyjen ansioluetteloiden valokuvia ei tällä hetkellä poisteta, kun poistat tilisi; ks. ”Näin poistat tietosi”.

Automaattisen täytön profiili

• Mitä keräämme: työhakemuksia varten tallentamasi tiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, sukupuoli, sijainti, LinkedIn-, GitHub- ja verkkosivustolinkit, tieto siitä, onko sinulla työnteko-oikeus ja tarvitsetko viisumisponsorointia, milloin voit aloittaa, etätyötoive, kielitaito, palkkatoive sekä omat kysymyksesi ja vastauksesi.
• Käyttötarkoitus: hakulomakkeiden täyttäminen puolestasi selainlaajennuksen avulla; ks. ”Selainlaajennus”.
• Oikeusperuste: sopimus; nimenomainen suostumus niiden arkaluonteisten tietojen osalta, jotka päätät lisätä.
• Säilytysaika: kunnes muutat tai poistat sen tai poistat tilisi.

Työnhaku, työnhakuseuranta ja seurantaviestit

• Mitä keräämme: työnhakuasetuksesi; työnhaussa estämäsi työpaikat; työnhakuseurantaan tallentamasi työpaikat (tehtävänimike, yritys, tila, sijainti, linkki, ilmoituksen teksti sekä käyttämäsi ansioluettelo ja saatekirje); sekä luomasi seurantaviestit.
• Käyttötarkoitus: sinulle sopivien työpaikkojen näyttäminen, hakemustesi seurannan helpottaminen ja seurantaviestien luonnostelu. Seurantaviestin luonnostelua varten lähetämme Googlelle yrityksen nimen, tehtävänimikkeen, hakemuksen tilan, hakemuksesi lähettämisestä kuluneiden päivien määrän, valitsemasi sävyn ja nimesi.
• Oikeusperuste: sopimus.
• Säilytysaika: kunnes muutat tai poistat ne tai poistat tilisi. Estämiesi työpaikkojen luetteloa ei tällä hetkellä poisteta, kun poistat tilisi; poistamme sen pyynnöstä.

Tekoälykeskustelu

• Mitä keräämme: keskustelusi verkkosovelluksen tekoälyavustajien kanssa, mukaan lukien ansioluettelo- ja työpaikkatiedot, joita ne käsittelevät, ja niiden tekemät muutokset; sekä kysymykset, joita esität laajennuksen tekoälykeskustelussa.
• Käyttötarkoitus: kysymyksiisi vastaaminen ja asiakirjojesi muokkaaminen pyynnöstäsi sekä mahdollisuus jatkaa keskustelua tai perua muutos.
• Oikeusperuste: sopimus.
• Säilytysaika: verkkosovelluksen keskustelut: kunnes poistat tilisi. Laajennuksen tekoälykeskusteluja ei tallenneta palvelimillemme; laajennus lähettää muutaman viimeisimmän viestisi uudelleen jokaisen uuden kysymyksen mukana.

Tekoälyhaastattelu

• Mitä keräämme: äänesi haastattelun aikana (vain mikrofoni; kameraa ei käytetä), reaaliaikainen litterointi, työpaikkailmoitus, jota varten harjoittelet, tiivistelmä ansioluettelostasi, haastattelun kieli ja tyyppi, haastatteluraporttisi sekä tieto siitä, kuinka kauan istunto kesti ja miten se päättyi.
• Näin se toimii: äänesi välitetään reaaliaikaisesti Dailyn kautta, ja Deepgram litteroi sen samalla; haastattelijan kysymykset kirjoittaa OpenAI, ja ne luetaan ääneen Googlen puhesynteesipalvelulla. OwlApply ei tallenna ääntäsi.
• Käyttötarkoitus: harjoitushaastattelun toteuttaminen ja raportin antaminen sinulle.
• Oikeusperuste: sopimus.
• Säilytysaika: litterointi ja raportti: kunnes poistat tilisi. Haastattelujärjestelmämme kirjoittaa lisäksi jokaisesta istunnosta teknisiä lokeja, jotka voivat sisältää osia keskustelusta; niitä ei tällä hetkellä poisteta automaattisesti, ja poistamme ne pyynnöstä.

ATS-tarkistus ja käyttö ilman tiliä

• Mitä keräämme: maksuttoman ATS-ansioluettelotarkistuksen osalta lataamasi tiedosto, esikatselukuva, siitä poimimamme tiedot (myös yhteystietosi), tulos ja IP-osoitteesi. Ilman tiliä laatimasi ansioluettelon osalta luonnos, sen asettelu, mahdollinen valokuva ja IP-osoitteesi.
• Käyttötarkoitus: ansioluettelosi tarkistaminen ja tuloksen näyttäminen sinulle, mahdollisuus aloittaa ansioluettelo ennen rekisteröitymistä sekä väärinkäytösten estäminen.
• Oikeusperuste: sopimus (pyytämäsi toimenpiteet ennen rekisteröitymistä); oikeutettu etu väärinkäytösten estämiseen (IP-osoite).
• Säilytysaika: ATS-tarkistuksia ei liitetä mihinkään tiliin, vaikka olisit ollut kirjautuneena, ja ne säilytetään, kunnes pyydät meitä poistamaan ne; lähetä meille tarkistuksen linkki. Ilman tiliä tehdyt luonnokset poistetaan 30 päivän kuluttua viimeisimmästä muutoksestasi, mutta tällaisen luonnoksen valokuva säilytetään tällä hetkellä, kunnes pyydät meitä poistamaan sen.

Kuka tahansa, jolla on ATS-tarkistuksen tai luonnoksen linkki, voi avata sen, joten jaa näitä linkkejä vain henkilöille, joihin luotat.

Maksut

• Mitä keräämme: Stripe kerää kortti- tai muut maksutietosi suoraan; emme koskaan näe koko kortinnumeroasi emmekä tallenna korttitietoja. Stripe kerää myös laskutusnimesi ja -osoitteesi, sähköpostiosoitteesi ja, jos annat sen, verotunnisteesi. Tallennamme Stripen asiakas- ja tilaustunnisteesi, tilauksesi tason ja tilauksesi päivämäärät. Jokaisen maksutapahtuman yhteydessä välitämme Stripelle myös OwlApply-käyttäjätunnisteesi, Google Analytics -tunnisteesi, rekisteröitymiskampanjasi tiedot ja mahdollisen OpenAI-mainoksen klikkausviitteen.
• Käyttötarkoitus: maksujen vastaanottaminen, verojen laskeminen, tilauksesi hallinnointi, kirjanpitoaineiston säilyttäminen ja sen selvittäminen, mitkä kanavat johtavat ostoihin.
• Oikeusperuste: sopimus; lakisääteinen velvoite kirjanpito- ja veroaineiston osalta; oikeutettu etu ostojen analysointiin.
• Säilytysaika: tilaustiedot: kunnes poistat tilisi. Laskutus- ja maksutapahtumatiedot: niin kauan kuin Suomen kirjanpitolainsäädäntö edellyttää, yleensä kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Tästä syystä säilytämme asiakastietosi Stripessä myös tilisi poistamisen jälkeen.

Kumppanuusohjelma

• Mitä keräämme: jos liityt kumppanuusohjelmaamme, maksutietosi (tilinhaltijan nimi, pankki, tilinumero, IBAN, SWIFT/BIC-koodi tai PayPal-sähköpostiosoite) sekä provisiotulosi ja niiden maksut. Kun joku vierailee OwlApplyssa kumppanilinkin kautta, kirjaamme käynnin ja sen yhteydessä hänen IP-osoitteensa, selaimensa tunnistetiedot (user agent), viittaavan sivun ja maan sekä asetamme 30 päivää voimassa olevan suositteluevästeen.
• Käyttötarkoitus: suositusten oikea kohdistaminen ja provisioiden maksaminen.
• Oikeusperuste: sopimus (kumppanit); oikeutettu etu suositusten oikeaan kohdistamiseen (käyntitiedot); lakisääteinen velvoite (maksutiedot).
• Säilytysaika: kumppanitiedot ja provisiotulot: kunnes poistat tilisi; maksutiedot: kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan (ks. ”Maksut”); käyntitiedot: kunnes pyydät meitä poistamaan ne.

Viestit, palaute ja sähköpostit

• Mitä keräämme: viestit, jotka lähetät meille sähköpostitse tai yhteydenottolomakkeemme kautta (nimi, sähköpostiosoite, aihe, viesti ja lomakkeen osalta IP-osoitteesi); palaute ja kyselyvastaukset (arvio, kommentit, syyt ja, jos annat sen, sähköpostiosoitteesi), mukaan lukien palautelomake, jonka näytämme, kun poistat laajennuksen; uutiskirjeen tilauksesi (sähköpostiosoite ja nimi); sekä tiedot sinulle lähettämistämme sähköposteista (vastaanottaja, aihe, sisältöä koskevat tiedot ja toimitustila).
• Käyttötarkoitus: sinulle vastaaminen, Palvelujen kehittäminen, palveluun liittyvien sähköpostien lähettäminen (esimerkiksi rekisteröitymisestä, salasanan palauttamisesta, tietojen vienneistä ja tilauksestasi), pyytämäsi uutiskirjeen tai markkinointisähköpostien lähettäminen sekä lähettämiemme viestien kirjaaminen. Yhteydenottolomakkeemme käyttää Google reCAPTCHAa roskapostin estämiseen.
• Oikeusperuste: oikeutettu etu yhteydenottoihin vastaamiseen, Palvelujen kehittämiseen, roskapostin estämiseen ja lähettämiemme sähköpostien kirjaamiseen; sopimus palveluun liittyvien sähköpostien osalta; suostumus uutiskirjeen ja markkinointisähköpostien osalta.
• Säilytysaika: kunnes pyydät meitä poistamaan ne. Voit lopettaa uutiskirjeen ja markkinointisähköpostien tilauksen milloin tahansa tilisi asetuksista, tarjoamamme tilauksen peruutusmahdollisuuden kautta tai lähettämällä meille sähköpostia.

Toiminta- ja tietoturvalokit

• Mitä keräämme: kun käytät verkkosovellusta tai laajennusta, palvelimemme kirjaavat lokiin tekemäsi toimenpiteet, esimerkiksi ansioluettelon luomisen tai automaattisen täytön profiilin päivittämisen, sekä ajankohdan, IP-osoitteesi, selaimesi tunnistetiedot (user agent), viittaavan sivun, lopputuloksen ja monien toimenpiteiden osalta lähettämäsi tiedot. Salasanat ja tietoturvatunnisteet (tokenit) poistetaan näistä lokeista, eikä laajennuksen automaattista täyttöä varten lähettämää lomakkeiden sisältöä kirjata lokiin. Verkkosovellus ilmoittaa meille myös teknisistä virheistä ja lähettää samalla sivun osoitteen (arkaluonteiset osat poistettuina), selaimen tiedot ja käyttäjätunnisteesi. Päättelemme IP-osoitteestasi maasi, jotta voimme näyttää sinulle maasi hinnat ja kirjata, mistä rekisteröitymiset tulevat; emme kerää tarkkaa sijaintiasi.
• Käyttötarkoitus: Palvelujen turvallisuuden ylläpitäminen, väärinkäytösten ja virheiden havaitseminen ja selvittäminen, avun antaminen sinulle, kun otat meihin yhteyttä, sekä sen ymmärtäminen, miten toimintoja käytetään.
• Oikeusperuste: oikeutettu etu, joka liittyy tietoturvaan, toimintavarmuuteen ja Palvelujen kehittämiseen.
• Säilytysaika: kunnes poistat tilisi.

Miten löysit meidät

• Mitä keräämme: kerran, rekisteröityessäsi: käyttämäsi linkin kampanjatunnisteet, sinut meille ohjannut verkkosivusto, ensimmäinen sivu, jolla kävit, rekisteröitymistapasi ja maasi; sekä, jos tulit mainoksen kautta, Google Adsin tai OpenAI Adsin klikkaustunniste. Kirjaamme linkissä olevan Google Ads -klikkaustunnisteen, vaikka olisit kieltäytynyt mainosevästeistä.
• Käyttötarkoitus: sen ymmärtäminen, mitkä markkinointikanavat tuovat uusia käyttäjiä ja ostoja, sekä suositusten oikea kohdistaminen kumppaneille.
• Oikeusperuste: oikeutettu etu.
• Säilytysaika: kunnes poistat tilisi. Oston yhteydessä Stripelle välitetty kopio säilytetään laskutustietojen mukana.

Analytiikka ja mainonta

Käytämme sivustoilla owlapply.com ja app.owlapply.com Google Analyticsia (käyttötilastot, jotka liitetään OwlApply-käyttäjätunnisteeseesi, kun olet kirjautunut sisään), Microsoft Claritya (sivujen käyttökertojen tallenteet ja lämpökartat, jotka näyttävät, miten sivuja käytetään) ja Google Adsia (mainosklikkausta seuraavien ostojen mittaaminen). Alueilla, joilla evästebannerimme näytetään, mukaan lukien koko ETA-alue, nämä työkalut voivat käyttää evästeitä vasta, kun olet hyväksynyt ne, ja voit muuttaa valintaasi milloin tahansa. Oikeusperuste: suostumus. Lisätietoja on evästekäytännössämme.

Verkkosivustomme lataavat myös OpenAI:n mainonnan mittauskoodin. Se ilmoittaa OpenAI:lle sivujen katselut ja keskeiset toiminnot (rekisteröityminen, maksun aloittaminen, yhteydenotto- tai uutiskirjelomakkeemme lähettäminen, ansioluettelon lataaminen) sekä, kun olet kirjautunut sisään, sähköpostiosoitteesi tiivisteenä ja OwlApply-käyttäjätunnisteesi. Tämä koodi ladataan tällä hetkellä suoraan eikä evästebannerin kautta.

Palvelimemme lähettävät myös konversioraportteja. Kun luot tilin, ilmoitamme siitä OpenAI:n mainosalustalle ja lähetämme sähköpostiosoitteesi, käyttäjätunnisteesi sekä etu- ja sukunimesi tiivisteinä yhdessä IP-osoitteesi, selaimesi tunnistetietojen (user agent) ja mahdollisen OpenAI-mainoksen klikkausviitteen kanssa. Kun ostat tilauksen, lähetämme samat tiedot sekä maksun yhteydessä annetun laskutusmaan, -kaupungin, -alueen ja -postinumeron, ja ilmoitamme oston Google Analyticsiin käyttäjätunnisteesi ja Google Analytics -tunnisteesi kanssa. Nämä raportit eivät riipu evästevalinnoistasi.

Käytämme OpenAI:n mittauskoodia ja konversioraportteja mitataksemme, johtaako mainontamme rekisteröitymisiin ja ostoihin. Oikeusperuste: oikeutettu etu; voit vastustaa käsittelyä milloin tahansa (ks. ”Oikeutesi vastustaa käsittelyä”). Google, Microsoft ja OpenAI säilyttävät näitä tietoja omien ehtojensa ja tiliemme asetusten mukaisesti.

Palvelujen kehittäminen ja tilastot

• Mitä käytämme: Palveluista saatuja tietoja, kuten ATS-tarkistusten tuloksia, analysoituja työpaikkailmoituksia ja tekoälyhaastattelujen litterointeja.
• Käyttötarkoitus: toimintojemme testaaminen ja kehittäminen, esimerkiksi ajamalla todellisia työpaikkailmoituksia ja haastattelujen litterointeja toiminnon uuden version läpi sen laadun tarkistamiseksi ennen käyttöönottoa, sekä koostetilastojen laatiminen, esimerkiksi siitä, kuinka yleisiä tietyt ansioluetteloiden ongelmat ovat. Julkaisemme vain koostettuja lukuja, joista ketään ei voi tunnistaa. Emme kouluta omia tekoälymallejamme tiedoillasi.
• Oikeusperuste: oikeutettu etu Palvelujen kehittämiseen ja työnhakijoiden informoimiseen.
• Säilytysaika: tässä selosteessa kuvatut ajat; julkaistut tilastot eivät sisällä henkilötietoja.

Selainlaajennus

OwlApply-selainlaajennus analysoi työpaikkailmoituksia ja täyttää työhakemuksia muilla verkkosivustoilla. Näin se käsittelee tietoja:

• Missä se toimii: laajennuksen skriptit suoritetaan sivuilla, joilla vierailet, mutta ne toimivat vain sivuilla, joiden osoite näyttää liittyvän työpaikkoihin (kuten työpaikkailmoitukset ja hakulomakkeet), tai sivuilla, joilla avaat laajennuksen itse.
• Automaattinen analyysi: jos automaattinen avaus on käytössä (oletusasetus) ja olet kirjautunut sisään, laajennus avaa paneelinsa tällaisella sivulla ja lähettää sivun työpaikkatekstin ja osoitteen OwlApplylle analysoitavaksi ilman erillistä klikkausta. Tällaisia voivat olla myös sivut, jotka eivät lopulta ole työpaikkailmoituksia, kuten hakulomakkeet tai hakijaportaalit. Sama tapahtuu, kun avaat paneelin itse. Voit poistaa automaattisen avauksen käytöstä yksittäiseltä sivustolta tai kaikkialta.
• Automaattinen täyttö: kun käynnistät automaattisen täytön, laajennus lähettää OwlApplylle lomakkeen kysymykset, niiden vastausvaihtoehdot ja kentissä jo olevat tiedot. Lähetämme ne yhdessä automaattisen täytön profiilisi ja ansioluettelosi kanssa tekoälypalvelun tarjoajallemme (oletuksena OpenAI), ja laajennus syöttää vastaukset lomakkeeseen. Ellet poista näitä asetuksia käytöstä, laajennus liittää myös ansioluettelosi ja saatekirjeesi tiedostojen latauskenttiin. Tarkista jokainen vastaus ennen kuin lähetät hakemuksen.
• Salasanat: automaattisen täytön lähettämät tiedot eivät koskaan sisällä salasanakenttiä. Laajennus kirjoittaa salasanakenttään vain tallentamasi rekisteröitymissalasanan ja vain seuraavassa kohdassa kuvatuilla työnantajien sivustoilla.
• Ilmoitusten välimuisti: kunkin analysoidun sivun teksti ja osoite sekä analyysin tulos säilytetään yhteisessä ilmoitusten välimuistissa, jota ei ole liitetty tiliisi, jotta samaa ilmoitusta ei tarvitse analysoida kahdesti. Välimuistille ei tällä hetkellä ole määritetty kiinteää poistamisajankohtaa. Ilmoituksen ja ansioluettelosi väliset vastaavuustulokset tallennetaan viittauksella kyseiseen ansioluetteloon.
• Laitteellasi: laajennuksen asetukset, sivustokohtaiset säännöt, kirjautumistunnisteet (tokenit) ja muut vastaavat valinnat tallennetaan selaimeesi laajennuksen omaan tallennustilaan. Välilehdellä näytetty ilmoitus säilytetään vain siihen asti, kunnes suljet kyseisen välilehden.
• Evästeet: laajennus käyttää evästeoikeuttaan ainoastaan pitääkseen sinut kirjautuneena OwlApplyhin. Se ei lue muiden verkkosivustojen evästeitä.
• Ei kolmansien osapuolten seurantaa: laajennus ei sisällä kolmansien osapuolten analytiikka- tai mainoskoodia. OwlApplyn palvelinten lisäksi se lataa vain sen sivuston resursseja, jolla olet (esimerkiksi kyseisen sivun tyylitiedostot, jotta sivu saadaan sovitettua paneelin viereen), ja Dayforcessa seuraavassa kohdassa kuvatut kaksi asiakirjaa. Kun poistat laajennuksen, se avaa verkkosivustollamme lyhyen palautesivun.
• Valintasi: voit milloin tahansa poistaa automaattisen avauksen käytöstä yksittäiseltä sivustolta tai kaikkialta, kirjautua ulos tai poistaa laajennuksen. Laajennuksen poistaminen poistaa kaiken, mitä laajennus on tallentanut selaimeesi; meille jo lähetettyjä tietoja käsitellään tässä selosteessa kuvatulla tavalla.

Oikeusperuste: sopimus käyttämiesi toimintojen osalta; oikeutettu etu Palvelujen tehokkaaseen toimintaan ilmoitusten välimuistin osalta.

Työnantajasivustojen rekisteröitymistiedot

Monien työnantajien hakujärjestelmät (esimerkiksi Workday, iCIMS, SAP SuccessFactors, UKG Pro, Taleo ja BrassRing) edellyttävät tiliä ennen kuin voit hakea. Voit tallentaa laajennukseen yhden sähköpostiosoitteen ja yhden salasanan näiden tilien luomista ja niihin kirjautumista varten.

• Syötät ne vain laajennuksen omalla asetussivulla.
• Ne tallennetaan vain siihen selaimeen, johon tallennat ne, AES-GCM-salattuina avaimella, jota ei voi viedä ulos ja jota laajennus säilyttää.
• Niiden rinnalla laajennus säilyttää samalla tavalla salattuna luettelon niistä työnantajasivustoista, joilla sinulla on jo tili näillä tiedoilla: sivustoista, joilla laajennus on itse luonut tilin, joille olet kirjautunut näillä tiedoilla laajennuksen kautta tai jotka ovat ilmoittaneet, että sähköpostiosoite on jo rekisteröity. Laajennus käyttää tätä luetteloa vain kirjatakseen sinut sisään näille sivustoille sen sijaan, että yrittäisi luoda toisen tilin. Luettelo pysyy selaimessasi, sitä ei koskaan lähetetä OwlApplylle ja se poistuu, kun vaihdat tallennetun sähköpostiosoitteen.
• Niitä ei koskaan lähetetä OwlApplyn palvelimille eikä tekoälypalvelujen tarjoajille, niitä ei koskaan kirjata lokeihin, eivätkä ne koskaan sisälly lomaketietoihin, jotka automaattinen täyttö lähettää tekoälyvastauksia varten.
• Laajennus syöttää ne vain kyseisten työnantajasivustojen vastaaviin kenttiin ja vain, kun käynnistät toiminnon laajennuksen paneelista.
• Kun pyydät laajennusta luomaan tilin, se hyväksyy puolestasi työnantajan tietosuojaselosteen tai ehdot, jos sivusto sitä pyytää (yleensä rastittamalla sivuston valintaruudun tai painamalla sen hyväksymispainiketta; Dayforcessa se avaa ensin tietosuojaselosteen ja ehdot taustavälilehdille, koska kyseinen sivusto edellyttää sitä). Turvatarkistukset, kuten CAPTCHA-testit, sivuston sinulle lähettämät koodit, puhelinnumeron vahvistus ja turvakysymykset, jätetään aina sinun hoidettaviksesi: laajennus täyttää lomakkeen muut kohdat ja jää odottamaan. Tili luodaan tai sinut kirjataan sisään vain silloin, kun painat itse tilinluonti- tai kirjautumispainiketta joko suoraan sivustolla tai laajennuksen painikkeen kautta, joka painaa sivuston painiketta puolestasi. Lue työnantajan ehdot ja tietosuojaseloste ennen kuin teet niin.
• Tili luodaan työnantajan tai sen hakujärjestelmää ylläpitävän yrityksen järjestelmään, ja siihen sovelletaan kyseisen yrityksen tietosuojaselostetta.
• Rekisteröitymistiedot poistuvat yhdessä työnantajasivustojen luettelon kanssa, kun poistat ne asetussivulta tai poistat laajennuksen.

Suosittelemme salasanaa, jota et käytä missään muualla.

Miten käytämme tekoälyä

Monet Palvelujen toiminnot käyttävät ulkopuolisten palveluntarjoajien tekoälymalleja. Palveluntarjoajan saamat tiedot riippuvat toiminnosta: yleensä ansioluettelosi, mukaan lukien siinä olevat yhteystiedot, ja toiminnosta riippuen automaattisen täytön profiilisi, työpaikkailmoitus, lomakkeen kysymykset, viestisi tai puheesi.

• OpenAI, oletuspalveluntarjoajamme: automaattisen täytön vastaukset, saatekirjeet, ansioluetteloiden uudelleenkirjoittaminen ja kääntäminen, tiivistelmien ja luettelokohtien kirjoittaminen, työpaikkailmoitusten avainsanat ja tiivistelmät, verkkosovelluksen tekoälyavustajat sekä tekoälyhaastattelu (haastattelija, ansioluettelon tiivistelmä ja raportti).
• Google (Gemini): ladattujen ansioluetteloiden lukeminen, myös ATS-tarkistuksessa ja ilman tiliä, sekä seurantaviestien luonnostelu.
• Groq: laajennuksen tekoälykeskustelu, joka saa muutaman viimeisimmän viestisi, ansioluettelosi ja työpaikkailmoituksen.
• OpenRouter ja mallipalvelujen tarjoajat, joille se ohjaa pyyntöjä: sen arvioiminen, onko sivu työpaikkailmoitus, sen tietojen poimiminen ja sen arvioiminen, kuinka hyvin ansioluettelosi sopii siihen. OpenRouter on myös varajärjestelmämme silloin, kun jokin muu tekoälypalvelun tarjoaja ei ole käytettävissä; pyyntösi voi tällöin käsitellä toinen mallipalvelun tarjoaja.
• Deepgram (puheentunnistus) ja Google (puhesynteesi): tekoälyhaastattelu.

Emme kouluta omia tekoälymallejamme tiedoillasi. Kukin palveluntarjoaja käsittelee tietoja omien ehtojensa mukaisesti. Käyttämämme OpenAI:n ohjelmointirajapinta (API) ei oletusarvoisesti käytä sen kautta lähetettyjä tietoja OpenAI:n mallien kouluttamiseen, ja se voi säilyttää tietoja enintään 30 päivää väärinkäytösten valvomiseksi. Deepgramin vakioehtojen mukaan se saa käyttää käsittelemäänsä ääntä puheentunnistusmalliensa parantamiseen. Muiden palveluntarjoajien ehdot vaihtelevat; kysy meiltä, jos haluat lisätietoja.

Tekoälyn tuottamat tulokset ovat ehdotuksia. Soveltuvuuspisteet, ehdotukset siitä, kannattaako hakea, sekä luodut vastaukset ja asiakirjat tuotetaan automaattisesti, mutta sinä päätät, mitä käytät ja mitä lähetät työnantajalle. Emme tee sinua koskevia päätöksiä, jotka perustuvat pelkästään automaattiseen käsittelyyn ja joilla on sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttavat sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi (tietosuoja-asetuksen 22 artikla). Tekoälyn tuottama sisältö voi olla virheellistä, joten tarkista se ennen käyttöä.

Virheiden löytämiseksi ja korjaamiseksi jäljitämme joihinkin tekoälytoimintoihimme tehtyjä pyyntöjä LangChainin tarjoamalla LangSmith-palvelulla sen EU-alueella. Kentät, jotka suoraan yksilöivät sinut, korvataan pseudonyymeillä koodeilla, ja jäljitystiedot poistetaan 14 päivän kuluttua.

Arkaluonteiset tiedot

Emme pyydä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten tietoja terveydestäsi, etnisestä alkuperästäsi, uskonnostasi, poliittisista mielipiteistäsi, ammattiliiton jäsenyydestäsi tai seksuaalisesta suuntautumisestasi. Jos sisällytät tällaisia tietoja ansioluetteloon, automaattisen täytön profiiliisi tai omiin kysymyksiisi ja vastauksiisi, käsittelemme niitä vain sen toiminnon tarjoamiseksi, jossa käytät niitä, nimenomaisen suostumuksesi perusteella (tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan a alakohta), jonka annat syöttämällä tiedot. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa poistamalla tiedot. Lisää niitä vain, jos se on todella tarpeen.

Hakulomakkeissa kysytään usein vapaaehtoisia yhdenvertaisuuteen liittyviä kysymyksiä esimerkiksi etnisestä taustasta, vammaisuudesta, veteraaniasemasta tai uskonnosta. Automaattista täyttöämme on ohjeistettu vastaamaan niihin vain itse syöttämiesi tietojen perusteella ja muussa tapauksessa valitsemaan vaihtoehto, jolla vastaamisesta kieltäydytään. Tarkista nämä vastaukset ennen kuin lähetät hakemuksen.

Muita henkilöitä koskevat tiedot

Jos ansioluettelosi sisältää muita henkilöitä koskevia tietoja, kuten suosittelijoidesi nimiä ja yhteystietoja, varmista, että he suostuvat siihen, että jaat tiedot. Käytämme tällaisia tietoja vain osana ansioluetteloasi. Käytä LinkedIn-tuontia vain omaan profiiliisi.

Laajennuksen analysoimat työpaikkailmoitukset sisältävät joskus rekrytoijan nimen tai yhteystiedot. Ne säilyvät osana ilmoituksen tekstiä ilmoitusten välimuistissa (oikeutettu etu työpaikkailmoitusten analysoinnin tarjoamiseen).

Jos meillä on sinua koskevia tietoja, koska joku muu on antanut ne meille, voit ottaa meihin yhteyttä käyttääksesi oikeuksiasi.

Mistä tietosi saadaan

Suurin osa käsittelemistämme tiedoista saadaan sinulta itseltäsi. Saamme tietoja myös:

• verkkosivustoilta, joilla käytät laajennusta: työpaikkoihin liittyvien sivujen teksti ja osoite sekä hakulomakkeiden kysymykset ja niissä jo olevat tiedot;
• Googlelta, Facebookilta tai LinkedIniltä, jos kirjaudut niiden kautta: tilisi tunniste, nimesi, sähköpostiosoitteesi ja profiilikuvasi;
• LinkedIniltä, jos tuot profiilin: kohdassa ”Ansioluettelot, saatekirjeet ja muut asiakirjat” kuvatut profiilin tiedot;
• Stripeltä: maksujesi ja tilauksesi tila sekä ostojen osalta laskutussijaintisi;
• linkistä, jonka kautta tulit luoksemme, ja IP-osoitteestasi: kampanjatunnisteet, viittaava verkkosivusto, mainosten klikkaustunnisteet ja maasi.

Onko sinun pakko antaa meille tietojasi?

Tilin luomiseen tarvitset sähköpostiosoitteen ja salasanan tai Google-, Facebook- tai LinkedIn-tilin, ja sinun on hyväksyttävä käyttöehtomme. Tilauksen ostamiseksi sinun on annettava Stripelle maksu- ja laskutustietosi. Kaikki muu on vapaaehtoista, mutta jotkin toiminnot eivät toimi ilman tiettyjä tietoja: esimerkiksi automaattinen täyttö edellyttää profiiliasi ja tekoälyhaastattelu mikrofoniasi. Sinulla ei ole lakisääteistä velvollisuutta antaa meille henkilötietoja.

Tietojesi vastaanottajat

Käytämme alla lueteltuja yrityksiä Palvelujen tarjoamiseen. Useimmat niistä käsittelevät henkilötietoja puolestamme ja ainoastaan tarjotakseen palvelunsa meille. Jotkin voivat käyttää tietoja myös omiin tarkoituksiinsa omien tietosuojaselosteidensa mukaisesti, erityisesti kirjautumispalvelujen tarjoajat, mainosalustat ja, kuten kohdassa ”Miten käytämme tekoälyä” kerrotaan, Deepgram.

Luovutamme henkilötietoja myös työnantajille ja niiden hakujärjestelmiä ylläpitäville yrityksille, kun haet työpaikkaa (ne saavat lähettämäsi tiedot ja käsittelevät niitä omien tietosuojaselosteidensa mukaisesti); viranomaisille, kun laki velvoittaa meidät siihen; sekä ostajalle tai seuraajalle, jos liiketoimintamme tai osa siitä myydään, sulautetaan tai järjestellään uudelleen.

Siirrot ETA-alueen ulkopuolelle

Omat palvelimemme, sähköpostipalvelumme tarjoaja ja tekoälyvirheiden jäljityksemme sijaitsevat EU:ssa. Yhdysvalloissa sijaitsevat vastaanottajat ovat OpenAI, Google, Groq, OpenRouter ja mallipalvelujen tarjoajat, joille se ohjaa pyyntöjä, Deepgram, Daily, Stripe, Cloudflare (jonka verkko toimii maailmanlaajuisesti), Microsoft, Meta ja LinkedIn.

Jos vastaanottaja on sertifioitu EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen (EU–U.S. Data Privacy Framework) mukaisesti, siirto perustuu Euroopan komission tätä kehystä koskevaan päätökseen tietosuojan riittävyydestä. Muussa tapauksessa siirto perustuu Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin. Voit kysyä meiltä, mitä suojatoimea vastaanottajaan sovelletaan, ja pyytää siitä jäljennöksen.

Kuinka kauan säilytämme tietojasi

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin tarvitsemme niitä edellä kuvattuihin tarkoituksiin, ellei laki edellytä pidempää säilytystä. ”Kunnes poistat tilisi” tarkoittaa, että tietoja säilytetään siihen asti, kun tilisi poistetaan sen 30 päivän jakson päätyttyä, joka alkaa poistopyynnöstäsi.

Varmuuskopiot: varmuuskopioimme tietokantamme säännöllisesti. Poistamasi tiedot voivat säilyä näissä varmuuskopioissa enintään noin 70 päivää, kunnes itse varmuuskopiot poistetaan.

Oikeutesi

Tietosuoja-asetuksen mukaan sinulla on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy tietoihin: voit saada tietää, käsittelemmekö tietojasi, ja saada niistä jäljennöksen.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: voit vaatia virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista. Voit muuttaa useimpia tietojasi itse sovelluksessa.
• Oikeus tietojen poistamiseen: voit vaatia tietojesi poistamista. Voit poistaa tilisi itse; ks. ”Näin poistat tietosi”.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: voit vaatia tietojesi käytön rajoittamista tietyissä tilanteissa, esimerkiksi sillä aikaa, kun tarkistamme tietojen paikkansapitävyyttä.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: voit saada meille antamasi tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, kun käsittelemme niitä sopimuksen tai suostumuksen perusteella, tai pyytää siirtämään ne toiselle palveluntarjoajalle, jos se on teknisesti mahdollista.
• Vastustamisoikeus: voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja suoramarkkinointia; ks. jäljempänä.
• Oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa ilman, että se vaikuttaa ennen peruuttamista tapahtuneeseen käsittelyyn. Evästeiden osalta käytä evästeasetuksia ja markkinointisähköpostien osalta tilisi asetuksia tai tilauksen peruutusmahdollisuutta.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen [email protected]. Pääsyä tietoihin, jäljennöstä tiedoistasi, tietojen oikaisemista tai käsittelyn vastustamista koskevat pyynnöt käsitellään sähköpostitse.

Voimme pyytää sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi esimerkiksi kirjoittamalla meille tiliisi liitetystä sähköpostiosoitteesta. Vastaamme kuukauden kuluessa. Jos pyyntö on monimutkainen tai saamme paljon pyyntöjä, voimme pidentää määräaikaa enintään kahdella kuukaudella; tällöin ilmoitamme siitä sinulle ensimmäisen kuukauden kuluessa ja kerromme syyn. Pyynnöt ovat maksuttomia. Jos pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, voimme kieltäytyä toteuttamasta sitä tai periä kohtuullisen maksun, ja kerromme sinulle syyn.

Näin poistat tietosi

Voit poistaa OwlApply-tilisi itse milloin tahansa:

1. Kirjaudu sisään ja siirry kohtaan Profiiliasetukset.
2. Etsi sivun alaosasta osio Poista tili.
3. Valitse Poista tili, kirjoita sähköpostiosoitteesi vahvistukseksi ja valitse sitten Ajoita poisto.

Tilisi on tämän jälkeen ajoitettu poistettavaksi, ja sinulla on 30 päivää aikaa muuttaa mielesi: palaa samaan näkymään ja valitse Säilytä tilini. Poiston ajoittaminen poistaa käytöstä myös tilauksesi automaattisen uusiutumisen, joten sinua ei veloiteta uudelleen; tilin säilyttäminen ei ota sitä takaisin käyttöön. Tilisi poistetaan 30 päivän kuluttua. Tätä ei voi perua.

Tilisi mukana poistamme profiilisi ja kirjautumistietosi, ansioluettelosi (mukaan lukien ladatut tiedostot ja esikatselukuvat), saatekirjeesi, automaattisen täytön profiilisi, työnhakuasetuksesi, työnhakuseurannan merkinnät ja seurantaviestit, tekoälyhaastattelujen litteroinnit ja raportit, tekoälykeskustelujen historian, rekisteröitymisen lähdetiedot, toimintalokit ja kumppanuustiedot.

Seuraavia tietoja ei poisteta tilisi mukana:

• Laskutus- ja kirjanpitoaineisto, mukaan lukien asiakastietosi Stripessä, jotka Suomen kirjanpitolainsäädäntö velvoittaa meidät säilyttämään.
• Varmuuskopiot, enintään noin 70 päivän ajan.
• Maksuttomalla ATS-ansioluettelotarkistuksella tehdyt tarkistukset, joita ei ole liitetty mihinkään tiliin. Lähetä meille tarkistuksen linkki, niin poistamme sen.
• Analysoitujen työpaikkailmoitusten ja analyysitulosten yhteinen välimuisti, jota ei ole liitetty tiliisi, sekä koostetilastot, joista sinua ei voi tunnistaa.
• Tällä hetkellä myös: ansioluettelotyökalulla tehtyjen ansioluetteloiden valokuvat, tiedot sinulle lähettämistämme sähköposteista, meille lähettämäsi viestit ja palaute, uutiskirjeen tilauksesi, työnhaussa estämiesi työpaikkojen luettelo sekä tekoälyhaastattelujesi tekniset lokit. Poistamme nämä pyynnöstä.
• Palveluntarjoajiemme hallussa olevat kopiot niiden omien säilytyssääntöjen mukaisesti, esimerkiksi enintään 30 päivää OpenAI:lla ja 14 päivää tekoälyvirheiden jäljitystiedoissamme.

Jos et pysty kirjautumaan sisään tai haluat, että jotakin edellä mainituista tiedoista poistetaan, lähetä sähköpostia osoitteeseen [email protected].

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos katsot, että käsittelemme henkilötietojasi tietosuojalainsäädännön vastaisesti, voit tehdä valituksen Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi) tai sen EU-maan valvontaviranomaiselle, jossa asut tai työskentelet tai jossa väitetty rikkominen on tapahtunut. Toivomme, että otat ensin yhteyttä meihin, jotta voimme yrittää ratkaista asian.

Tietoturva

Suojaamme henkilötietoja teknisin ja organisatorisin toimenpitein, joita ovat muun muassa:

• siirronaikainen salaus (HTTPS) kaikissa yhteyksissä verkkosivustoillemme, sovellukseemme ja palvelimillemme, myös laajennuksesta tulevissa yhteyksissä;
• salasanojen tallentaminen vain tiivisteinä sekä korttitietojen käsittely Stripessä niin, etteivät ne päädy meille;
• pääsyn rajaaminen palvelimillemme ja tietokantoihimme vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat sitä Palvelujen ylläpitämiseen;
• laajennukseen tallennettujen rekisteröitymistietojen salaus laitteellasi.

Mikään järjestelmä ei ole täysin turvallinen. Jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa sinulle korkean riskin, ilmoitamme siitä sinulle ilman aiheetonta viivytystä, kuten tietosuoja-asetus edellyttää.

Lapset

Palvelut on tarkoitettu aikuisille. Käyttöehtojemme mukaan käyttäjien on oltava vähintään 18-vuotiaita, emmekä tietoisesti kerää henkilötietoja lapsilta. Jos epäilet, että lapsi on antanut meille henkilötietoja, ota meihin yhteyttä, niin poistamme ne.

Muutokset tähän selosteeseen

Päivitämme tätä selostetta, kun Palvelumme tai lainsäädäntö muuttuvat. Voimassa olevan version voimaantulopäivä on mainittu selosteen alussa. Jos teemme olennaisia muutoksia, ilmoitamme niistä sinulle sähköpostitse tai sovelluksessa.

Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää tästä selosteesta tai henkilötiedoistasi, lähetä sähköpostia osoitteeseen [email protected] tai kirjoita osoitteeseen OwlApply Oy, Tiistinkallio 6, 02230 Espoo, Suomi.