Політика конфіденційності

Ця Політика конфіденційності пояснює, як OwlApply Oy («OwlApply», «ми», «нас») обробляє персональні дані, коли Ви користуєтеся нашими вебсайтами owlapply.com і app.owlapply.com та серверами, на яких вони працюють, розширенням OwlApply для браузера, співбесідою зі ШІ та електронними листами, які ми надсилаємо (разом — «Сервіси»).

Ця редакція діє з 3 жовтня 2026 року. Докладніше про те, як ми використовуємо файли cookie, йдеться в нашій Політиці щодо файлів cookie.

Хто відповідає за Ваші дані

Контролером, відповідальним за Ваші персональні дані, є OwlApply Oy — фінська компанія з обмеженою відповідальністю (ідентифікаційний код компанії Business ID 3622413-7), адреса: Tiistinkallio 6, 02230 Espoo, Фінляндія.

З будь-якого питання щодо конфіденційності Ви можете звернутися до нас за адресою [email protected]. Нашою контактною особою з питань конфіденційності є Tufan Yavaş.

Що ми збираємо, з якою метою і на якій правовій підставі

Нижче для кожного виду персональних даних ми пояснюємо, що саме збираємо, з якою метою, на якій правовій підставі відповідно до Загального регламенту ЄС про захист даних (GDPR) і як довго їх зберігаємо. Ми спираємося на такі правові підстави:

• Виконання договору (ст. 6(1)(b) GDPR): обробка необхідна, щоб надати послугу, яку Ви замовили відповідно до наших Умов надання послуг, або щоб на Ваш запит ужити заходів ще до Вашої реєстрації.
• Юридичний обов'язок (ст. 6(1)(c)): обробки вимагає закон, наприклад законодавство про бухгалтерський облік.
• Законні інтереси (ст. 6(1)(f)): обробка необхідна для інтересу, який ми зазначаємо нижче, і Ваші інтереси та права не переважають над ним. Ви можете заперечити проти такої обробки; див. розділ «Ваше право на заперечення».
• Згода (ст. 6(1)(a)): Ви надали згоду, наприклад на аналітичні файли cookie або на маркетингові листи. Ви можете будь-коли відкликати свою згоду.
• Явна згода (ст. 9(2)(a)): щодо чутливої інформації, яку Ви вирішили нам надати; див. розділ «Чутлива інформація».

Ваш обліковий запис

• Що ми збираємо: Вашу адресу електронної пошти, Ваш пароль (зберігається лише у вигляді хешу) і, якщо Ви його додасте, Ваше ім'я. Якщо Ви входите через Google, Facebook або LinkedIn, ми отримуємо від відповідного постачальника ідентифікатор Вашого облікового запису, ім'я, адресу електронної пошти та фото профілю. Ми також зберігаємо Ваш тарифний план, статус передплати та кредити, Ваш реферальний код і відомості про те, хто Вас запросив, дані, завдяки яким Ви залишаєтеся в системі, час Вашого останнього входу, відомості про те, чи підтверджено Вашу адресу електронної пошти, коли Ви прийняли наші Умови надання послуг і чи погодилися отримувати маркетингові листи.
• Мета: створення та ведення Вашого облікового запису, вхід у систему, захист Вашого облікового запису та надання Вам функцій Вашого тарифного плану.
• Правова підстава: виконання договору. Запис про прийняття Вами Умов і про Ваш вибір щодо маркетингових листів ми зберігаємо, щоб мати змогу це довести (юридичний обов'язок і законні інтереси).
• Строк зберігання: доки Ви не видалите свій обліковий запис.

Резюме, супровідні листи та інші документи

• Що ми збираємо: файли резюме, які Ви завантажуєте (PDF, Word або зображення), текст, який ми з них видобуваємо, фото, що в них міститься (ми автоматично його виявляємо та обрізаємо), і зображення для попереднього перегляду; резюме та супровідні листи, які Ви створюєте або редагуєте, зокрема контактні дані, фото, досвід роботи, освіту, навички, мови, проєкти, нагороди, сертифікати, публікації, хобі, рекомендації та власні розділи; а також ATS-оцінку і мову кожного резюме. Якщо Ви імпортуєте профіль LinkedIn, ми отримуємо з LinkedIn ім'я, заголовок, досвід, освіту, навички та фото профілю за вказаною Вами адресою.
• Мета: надання конструктора резюме, ATS-оцінок, супровідних листів, можливості завантажувати готові документи та підбору вакансій. Для підбору вакансій наш сервіс пошуку вакансій перетворює текст Вашого резюме на числове представлення, яке можна порівнювати з оголошеннями про вакансії.
• Правова підстава: виконання договору.
• Строк зберігання: доки Ви не видалите документ або свій обліковий запис. Фото в резюме, створених у конструкторі резюме, наразі не видаляються під час видалення облікового запису; див. розділ «Як видалити свої дані».

Профіль автозаповнення

• Що ми збираємо: відомості, які Ви зберігаєте для подання заявок на вакансії: ім'я, адресу електронної пошти, номер телефону, стать, місцезнаходження, посилання на LinkedIn, GitHub і вебсайт, відомості про те, чи маєте Ви дозвіл на роботу і чи потрібне Вам візове спонсорство, коли Ви можете приступити до роботи, уподобання щодо віддаленої роботи, мови, очікування щодо заробітної плати, а також Ваші власні запитання й відповіді.
• Мета: заповнення розширенням для браузера форм заявок замість Вас; див. розділ «Розширення для браузера».
• Правова підстава: виконання договору; явна згода — щодо будь-якої чутливої інформації, яку Ви вирішите додати.
• Строк зберігання: доки Ви не зміните чи не видалите ці дані або не видалите свій обліковий запис.

Пошук вакансій, трекер вакансій і листи-нагадування

• Що ми збираємо: Ваші уподобання щодо пошуку вакансій; вакансії, які Ви блокуєте в пошуку вакансій; вакансії, які Ви зберігаєте в трекері вакансій (назва посади, компанія, статус, місцезнаходження, посилання, текст оголошення, а також використані Вами резюме та супровідний лист); і листи-нагадування, які Ви створюєте.
• Мета: показ відповідних Вам вакансій, допомога у відстеженні Ваших заявок і складання чернеток листів-нагадувань. Щоб скласти чернетку листа-нагадування, ми надсилаємо Google назву компанії, назву посади, статус заявки, кількість днів, що минули від подання заявки, обраний Вами тон і Ваше ім'я.
• Правова підстава: виконання договору.
• Строк зберігання: доки Ви не зміните чи не видалите ці дані або не видалите свій обліковий запис. Список заблокованих Вами вакансій наразі не видаляється під час видалення облікового запису; ми видаляємо його на запит.

Чат зі ШІ

• Що ми збираємо: Ваші розмови з ШІ-асистентами у вебзастосунку, зокрема дані резюме та вакансій, з якими вони працюють, і зміни, які вони вносять; а також запитання, які Ви ставите в AI-чаті розширення (Ask AI).
• Мета: відповіді на Ваші запитання та редагування Ваших документів на Ваш запит, а також можливість продовжити розмову чи скасувати зміну.
• Правова підстава: виконання договору.
• Строк зберігання: розмови у вебзастосунку — доки Ви не видалите свій обліковий запис. Розмови в AI-чаті розширення не зберігаються на наших серверах; з кожним новим запитанням розширення повторно надсилає кілька Ваших останніх повідомлень.

Співбесіда зі ШІ

• Що ми збираємо: Ваш голос під час співбесіди (лише мікрофон; камера не використовується), транскрипт у реальному часі, оголошення про вакансію, до співбесіди на яку Ви готуєтеся, стислий виклад Вашого резюме, мову та тип співбесіди, Ваш звіт про співбесіду, а також тривалість сесії та те, як вона завершилася.
• Як це працює: Ваше аудіо передається потоком через Daily, і Deepgram у реальному часі перетворює його на текст; запитання інтерв'юера формулює OpenAI, а озвучує сервіс синтезу мовлення Google. OwlApply не записує Ваше аудіо.
• Мета: проведення тренувальної співбесіди та надання Вам звіту.
• Правова підстава: виконання договору.
• Строк зберігання: транскрипт і звіт — доки Ви не видалите свій обліковий запис. Наша система співбесід також веде для кожної сесії технічні журнали, які можуть містити фрагменти розмови; наразі вони не видаляються автоматично, і ми видаляємо їх на запит.

ATS-перевірка резюме та користування без облікового запису

• Що ми збираємо: для безкоштовної ATS-перевірки резюме — завантажений Вами файл, зображення для попереднього перегляду, інформацію, яку ми з нього видобуваємо (зокрема Ваші контактні дані), результат і Вашу IP-адресу. Для резюме, яке Ви створюєте без облікового запису, — чернетку, її макет, фото (якщо є) та Вашу IP-адресу.
• Мета: перевірка Вашого резюме й показ Вам результату, можливість почати створювати резюме ще до реєстрації, а також запобігання зловживанням.
• Правова підстава: виконання договору (заходи, яких Ви просите вжити до реєстрації); законні інтереси щодо запобігання зловживанням (IP-адреса).
• Строк зберігання: ATS-перевірки не пов'язуються з жодним обліковим записом, навіть якщо Ви увійшли в систему, і зберігаються, доки Ви не попросите нас їх видалити; для цього надішліть нам посилання на перевірку. Чернетки, створені без облікового запису, видаляються через 30 днів після Вашої останньої зміни, але фото в такій чернетці наразі зберігається, доки Ви не попросите нас його видалити.

Будь-хто, у кого є посилання на ATS-перевірку чи на чернетку, може її відкрити, тому діліться такими посиланнями лише з людьми, яким довіряєте.

Платежі

• Що ми збираємо: дані Вашої картки чи інші платіжні дані збирає безпосередньо Stripe; ми ніколи не бачимо повного номера Вашої картки і не зберігаємо дані карток. Stripe також збирає ім'я та адресу для виставлення рахунків, адресу електронної пошти і, якщо Ви його вкажете, Ваш податковий номер. Ми зберігаємо Ваші ідентифікатори клієнта й передплати у Stripe, Ваш тарифний план і дати Вашої передплати. Під час кожного оформлення оплати ми також передаємо Stripe Ваш ідентифікатор користувача OwlApply, Ваші ідентифікатори Google Analytics, відомості про рекламну кампанію, через яку Ви зареєструвалися, і, якщо він є, ідентифікатор кліку на рекламу OpenAI.
• Мета: приймання платежів, розрахунок податків, керування Вашою передплатою, ведення бухгалтерського обліку та розуміння того, які канали приводять до покупок.
• Правова підстава: виконання договору; юридичний обов'язок — щодо бухгалтерських і податкових записів; законні інтереси — щодо аналізу покупок.
• Строк зберігання: відомості про передплату — доки Ви не видалите свій обліковий запис. Рахунки та записи про операції — стільки, скільки вимагає фінське законодавство про бухгалтерський облік, як правило, шість років після закінчення фінансового року. Тому Ваш клієнтський запис у Stripe ми зберігаємо і після видалення Вашого облікового запису.

Партнерська програма

• Що ми збираємо: якщо Ви приєднуєтеся до нашої партнерської програми, — Ваші реквізити для виплат (ім'я власника рахунку, банк, номер рахунку, IBAN, код SWIFT/BIC або адресу електронної пошти PayPal), а також Ваші заробітки та виплати. Коли хтось заходить на OwlApply за партнерським посиланням, ми реєструємо цей візит разом з IP-адресою відвідувача, ідентифікатором браузера (user agent), сторінкою, з якої відбувся перехід, і країною, а також установлюємо реферальний файл cookie строком на 30 днів.
• Мета: правильне зарахування рефералів і виплата комісійних.
• Правова підстава: виконання договору (партнери); законні інтереси щодо правильного зарахування рефералів (записи про візити); юридичний обов'язок (записи про платежі).
• Строк зберігання: дані партнера та заробітки — доки Ви не видалите свій обліковий запис; записи про платежі — стільки, скільки вимагає законодавство про бухгалтерський облік (див. розділ «Платежі»); записи про візити — доки Ви не попросите нас їх видалити.

Повідомлення, відгуки та електронні листи

• Що ми збираємо: повідомлення, які Ви надсилаєте нам електронною поштою або через нашу контактну форму (ім'я, адреса електронної пошти, тема, текст повідомлення, а для форми — також Ваша IP-адреса); відгуки та відповіді на опитування (оцінка, коментарі, причини і, якщо Ви її вкажете, Ваша адреса електронної пошти), зокрема у формі відгуку, яку ми показуємо, коли Ви видаляєте розширення; Вашу підписку на розсилку новин (адреса електронної пошти та ім'я); а також записи про листи, які ми Вам надсилаємо (одержувач, тема, відомості про вміст і статус доставки).
• Мета: відповіді Вам, удосконалення Сервісів, надсилання службових листів (наприклад, щодо реєстрації, скидання пароля, експорту та Вашої передплати), надсилання розсилки новин або маркетингових листів, на які Ви підписалися, і облік того, що ми надіслали. Наша контактна форма використовує Google reCAPTCHA для блокування спаму.
• Правова підстава: законні інтереси щодо відповідей на звернення, удосконалення Сервісів, запобігання спаму та ведення записів про наші листи; виконання договору — для службових листів; згода — для розсилки новин і маркетингових листів.
• Строк зберігання: доки Ви не попросите нас їх видалити. Ви можете будь-коли відмовитися від розсилки новин і маркетингових листів у налаштуваннях облікового запису, скориставшись наданою нами можливістю відписатися або написавши нам.

Журнали активності та безпеки

• Що ми збираємо: коли Ви користуєтеся вебзастосунком або розширенням, наші сервери реєструють у журналах Ваші дії, наприклад створення резюме чи оновлення профілю автозаповнення, разом із часом, Вашою IP-адресою, ідентифікатором браузера (user agent), сторінкою, з якої відбувся перехід, результатом і, для багатьох дій, інформацією, яку Ви надіслали. Паролі та токени безпеки з цих журналів вилучаються, а вміст форм, який розширення надсилає для автозаповнення, до журналів не записується. Вебзастосунок також повідомляє нам про технічні помилки, передаючи адресу сторінки (без чутливих частин), відомості про браузер і Ваш ідентифікатор користувача. За Вашою IP-адресою ми визначаємо Вашу країну, щоб показувати Вам ціни для Вашої країни та фіксувати, звідки надходять реєстрації; Ваше точне місцезнаходження ми не збираємо.
• Мета: забезпечення безпеки Сервісів, виявлення та розслідування зловживань і помилок, допомога Вам, коли Ви звертаєтеся до нас, а також розуміння того, як використовуються функції.
• Правова підстава: законні інтереси щодо безпеки, надійності та вдосконалення Сервісів.
• Строк зберігання: доки Ви не видалите свій обліковий запис.

Як Ви про нас дізналися

• Що ми збираємо: одноразово, під час реєстрації: мітки кампанії в посиланні, за яким Ви перейшли, вебсайт, який Вас направив, першу відвідану Вами сторінку, спосіб реєстрації та Вашу країну; а якщо Ви прийшли з реклами, — ідентифікатор кліку Google Ads або OpenAI Ads. Ідентифікатор кліку Google Ads із посилання ми фіксуємо навіть тоді, коли Ви відмовилися від рекламних файлів cookie.
• Мета: розуміння того, які маркетингові канали приводять нових користувачів і покупки, а також правильне зарахування результатів партнерам.
• Правова підстава: законні інтереси.
• Строк зберігання: доки Ви не видалите свій обліковий запис. Копія, передана Stripe разом із покупкою, зберігається разом із платіжними записами.

Аналітика та реклама

На owlapply.com і app.owlapply.com ми використовуємо Google Analytics (статистика використання, яка пов'язується з Вашим ідентифікатором користувача OwlApply, коли Ви увійшли в систему), Microsoft Clarity (записи сеансів на сторінках і теплові карти, що показують, як використовуються сторінки) та Google Ads (вимірювання покупок, здійснених після кліку на рекламу). Там, де показується наш банер щодо файлів cookie (зокрема в усьому ЄЕП), ці інструменти можуть використовувати файли cookie лише після того, як Ви їх приймете, і Ви можете будь-коли змінити свій вибір. Правова підстава: згода. Докладніше — у нашій Політиці щодо файлів cookie.

Наші вебсайти також завантажують тег OpenAI для вимірювання ефективності реклами. Він передає OpenAI дані про перегляди сторінок і ключові дії (реєстрація, початок оформлення оплати, надсилання контактної форми чи форми підписки на розсилку, завантаження резюме), а коли Ви увійшли в систему, — також хешовану форму Вашої адреси електронної пошти та Ваш ідентифікатор користувача OwlApply. Наразі цей тег завантажується безпосередньо, а не через банер щодо файлів cookie.

Наші сервери також надсилають звіти про конверсії. Коли Ви створюєте обліковий запис, ми повідомляємо про це рекламній платформі OpenAI, передаючи хешовану форму Вашої адреси електронної пошти, ідентифікатора користувача, імені та прізвища разом із Вашою IP-адресою, ідентифікатором браузера (user agent) і, якщо він є, ідентифікатором кліку на рекламу OpenAI. Коли Ви купуєте передплату, ми надсилаємо ті самі дані, а також країну, місто, регіон і поштовий індекс із платіжної адреси, указаної під час оформлення оплати, і повідомляємо про покупку Google Analytics разом із Вашим ідентифікатором користувача та ідентифікатором Google Analytics. Ці звіти не залежать від Вашого вибору щодо файлів cookie.

Тег OpenAI і звіти про конверсії ми використовуємо, щоб вимірювати, чи приводить наша реклама до реєстрацій і покупок. Правова підстава: законні інтереси; Ви можете будь-коли заперечити проти такої обробки (див. розділ «Ваше право на заперечення»). Google, Microsoft і OpenAI зберігають ці дані відповідно до власних умов і налаштувань наших облікових записів у цих сервісах.

Удосконалення Сервісів і статистика

• Які дані ми використовуємо: дані із Сервісів, як-от результати ATS-перевірок, проаналізовані оголошення про вакансії та транскрипти співбесід зі ШІ.
• Мета: тестування та вдосконалення наших функцій — наприклад, ми проганяємо реальні оголошення про вакансії та транскрипти співбесід через нову версію функції, щоб перевірити її якість перед випуском, — а також складання зведеної статистики, наприклад про те, наскільки поширені певні проблеми в резюме. Ми публікуємо лише зведені показники, які не дають змоги нікого ідентифікувати. Ми не навчаємо власні моделі ШІ на Ваших даних.
• Правова підстава: законні інтереси щодо вдосконалення Сервісів та інформування шукачів роботи.
• Строк зберігання: протягом строків, описаних у цій політиці; опублікована статистика не містить персональних даних.

Розширення для браузера

Розширення OwlApply для браузера аналізує оголошення про вакансії та заповнює заявки на вакансії на інших вебсайтах. Ось як воно поводиться з даними:

• Де воно діє: скрипти розширення виконуються на сторінках, які Ви відвідуєте, але діють лише на сторінках, адреса яких має ознаки пов'язаності з вакансіями, як-от оголошення про вакансії та форми заявок, або там, де Ви самі відкриваєте розширення.
• Автоматичний аналіз: якщо ввімкнено автоматичне відкриття (це налаштування за замовчуванням) і Ви увійшли в систему, розширення відкриває свою панель на такій сторінці й без жодного додаткового кліку надсилає текст вакансії з цієї сторінки та її адресу до OwlApply для аналізу. Це можуть бути й сторінки, які зрештою виявляються не оголошеннями про вакансії, наприклад форми заявок або портали для кандидатів. Те саме відбувається, коли Ви самі відкриваєте панель. Ви можете вимкнути автоматичне відкриття для окремого сайту або для всіх сайтів.
• Автозаповнення: коли Ви запускаєте автозаповнення, розширення надсилає до OwlApply запитання форми, варіанти відповідей на них і всі значення, які вже є в полях. Ми надсилаємо їх разом із Вашим профілем автозаповнення та резюме нашому постачальнику ШІ (за замовчуванням OpenAI), а розширення вносить відповіді у форму. Якщо Ви не вимкнете відповідні параметри, розширення також прикріплює Ваше резюме й супровідний лист до полів для завантаження файлів. Перевіряйте кожну відповідь, перш ніж подавати заявку.
• Паролі: дані, які надсилає автозаповнення, ніколи не включають поля для паролів. У поле для пароля розширення вводить лише збережений Вами пароль для реєстрації і лише на сайтах роботодавців, описаних у наступному розділі.
• Кеш оголошень: текст і адреса кожної проаналізованої сторінки та результат аналізу зберігаються в спільному кеші оголошень, не пов'язаному з Вашим обліковим записом, щоб те саме оголошення не доводилося аналізувати двічі. Наразі для кешу не встановлено фіксованого строку видалення. Результати зіставлення оголошення з Вашим резюме зберігаються з посиланням на це резюме.
• На Вашому пристрої: налаштування розширення, правила для сайтів, токени входу та подібні параметри зберігаються у Вашому браузері, у власному сховищі розширення. Оголошення, показане у вкладці, зберігається лише доти, доки Ви не закриєте цю вкладку.
• Файли cookie: розширення використовує свій дозвіл на доступ до файлів cookie лише для того, щоб Ви залишалися в системі OwlApply. Файли cookie інших вебсайтів воно не зчитує.
• Жодних сторонніх трекерів: розширення не містить стороннього аналітичного чи рекламного коду. Окрім серверів OwlApply, воно завантажує лише ресурси сайту, на якому Ви перебуваєте (наприклад, таблиці стилів цієї сторінки, щоб розмістити сторінку поруч із панеллю), а на Dayforce — два документи, описані в наступному розділі. Коли Ви видаляєте розширення, воно відкриває на нашому вебсайті коротку сторінку для відгуку.
• Ваш вибір: Ви можете будь-коли вимкнути автоматичне відкриття для окремого сайту або для всіх сайтів, вийти з облікового запису чи видалити розширення. Видалення розширення стирає все, що воно зберегло у Вашому браузері; з даними, які вже надіслано нам, ми поводимося так, як описано в цій політиці.

Правова підстава: виконання договору — для функцій, якими Ви користуєтеся; законні інтереси щодо ефективної роботи Сервісів — для кешу оголошень.

Дані для реєстрації на сайтах роботодавців

Багато систем подання заявок, якими користуються роботодавці (наприклад, Workday, iCIMS, SAP SuccessFactors, UKG Pro, Taleo і BrassRing), вимагають облікового запису, перш ніж Ви зможете подати заявку. Ви можете зберегти в розширенні одну адресу електронної пошти та один пароль, щоб створювати такі облікові записи та входити в них.

• Ви вводите їх лише на власній сторінці налаштувань розширення.
• Вони зберігаються лише в тому браузері, у якому Ви їх зберегли, у зашифрованому за алгоритмом AES-GCM вигляді, із використанням ключа, який неможливо експортувати і який зберігає розширення.
• Поряд із ними розширення зберігає так само зашифрований список сайтів роботодавців, на яких із цими даними вже існує обліковий запис: тих, де обліковий запис створило розширення, тих, де Ви за їх допомогою виконали вхід через розширення, або тих, де сайт повідомив, що цю адресу електронної пошти вже зареєстровано. Розширення використовує цей список лише для того, щоб на цих сайтах виконувати вхід у Ваш обліковий запис, а не намагатися створити другий. Список залишається у Вашому браузері, ніколи не надсилається до OwlApply і стирається, коли Ви змінюєте збережену адресу електронної пошти.
• Вони ніколи не надсилаються на сервери OwlApply чи постачальникам ШІ, ніколи не записуються до журналів і ніколи не включаються до даних форм, які автозаповнення надсилає для отримання відповідей від ШІ.
• Розширення вводить їх лише у відповідні поля цих сайтів роботодавців і лише тоді, коли Ви запускаєте це з панелі розширення.
• Коли Ви просите розширення створити обліковий запис, воно приймає за Вас повідомлення про конфіденційність або умови роботодавця, якщо сайт цього вимагає (зазвичай шляхом встановлення позначки у відповідному прапорці або натискання кнопки згоди; на Dayforce воно спершу відкриває заяву про конфіденційність і умови у фонових вкладках, як того вимагає цей сайт). Перевірки безпеки, як-от капча, надіслані Вам сайтом коди, підтвердження номера телефону та контрольні запитання, завжди залишаються за Вами: розширення заповнює решту форми й чекає. Обліковий запис створюється або вхід виконується лише тоді, коли Ви самі натискаєте кнопку для створення облікового запису чи входу, чи то власну кнопку сайту, чи то кнопку розширення, яка натискає кнопку сайту за Вас. Перш ніж це зробити, прочитайте умови та повідомлення про конфіденційність роботодавця.
• Обліковий запис створюється в роботодавця або в компанії, яка керує його системою подання заявок, і на нього поширюється повідомлення про конфіденційність цієї компанії.
• Якщо Ви вилучите дані для реєстрації на сторінці налаштувань або видалите розширення, ці дані буде стерто разом зі списком сайтів роботодавців.

Радимо використовувати пароль, який Ви ніде більше не використовуєте.

Як ми використовуємо ШІ

Багато функцій Сервісів використовують моделі ШІ зовнішніх постачальників. Які дані отримує постачальник, залежить від функції: зазвичай це Ваше резюме разом із контактними даними в ньому, а залежно від функції — також Ваш профіль автозаповнення, оголошення про вакансію, запитання у формі, Ваші повідомлення або Ваше мовлення.

• OpenAI, наш постачальник за замовчуванням: відповіді для автозаповнення, супровідні листи, переписування та переклад резюме, написання підсумків і маркованих пунктів для резюме, ключові слова та стислі описи оголошень про вакансії, ШІ-асистенти у вебзастосунку, а також співбесіда зі ШІ (інтерв'юер, стислий виклад резюме та звіт).
• Google (Gemini): зчитування завантажених резюме, зокрема під час ATS-перевірки та без облікового запису, і складання чернеток листів-нагадувань.
• Groq: AI-чат у розширенні, який отримує кілька Ваших останніх повідомлень, Ваше резюме й оголошення.
• OpenRouter і постачальники моделей, яким він переспрямовує запити: визначення того, чи є сторінка оголошенням про вакансію, видобування його даних і оцінювання того, наскільки Ваше резюме йому відповідає. OpenRouter також є нашим резервним варіантом, коли інший постачальник ШІ недоступний; у такому разі Ваш запит може обробити інший постачальник моделей.
• Deepgram (розпізнавання мовлення) і Google (синтез мовлення): співбесіда зі ШІ.

Ми не навчаємо власні моделі ШІ на Ваших даних. Кожен постачальник обробляє дані відповідно до власних умов. API OpenAI, яким ми користуємося, за замовчуванням не використовує надіслані через нього дані для навчання моделей OpenAI і може зберігати їх до 30 днів для виявлення зловживань. Стандартні умови Deepgram дозволяють йому використовувати оброблене аудіо для вдосконалення своїх моделей розпізнавання мовлення. Умови інших постачальників відрізняються; якщо Вам потрібні подробиці, зверніться до нас.

Результати роботи ШІ — це пропозиції. Оцінки відповідності, поради щодо того, чи варто подавати заявку, згенеровані відповіді та документи створюються автоматично, але що з них використати і що надіслати роботодавцю, вирішуєте Ви. Ми не ухвалюємо щодо Вас рішень, які ґрунтуються виключно на автоматизованій обробці та породжують щодо Вас юридичні наслідки або подібним чином істотно на Вас впливають (ст. 22 GDPR). Результати ШІ можуть бути хибними, тож перевіряйте їх перед використанням.

Щоб виявляти та виправляти помилки, ми трасуємо запити до деяких наших функцій ШІ за допомогою LangSmith — сервісу компанії LangChain — у його регіоні ЄС. Поля, які прямо Вас ідентифікують, замінюються псевдонімними кодами, а записи трасування видаляються через 14 днів.

Чутлива інформація

Ми не запитуємо персональних даних особливих категорій, як-от відомостей про стан Вашого здоров'я, етнічне походження, релігію, політичні погляди, членство у професійній спілці чи сексуальну орієнтацію. Якщо Ви включаєте таку інформацію до резюме, профілю автозаповнення або власних запитань і відповідей, ми обробляємо її лише для надання функції, у якій Ви її використовуєте, на підставі Вашої явної згоди (ст. 9(2)(a) GDPR), яку Ви надаєте, вводячи цю інформацію. Ви можете будь-коли відкликати згоду, видаливши цю інформацію. Додавайте її, лише якщо це справді необхідно.

У формах заявок часто трапляються необов'язкові запитання щодо рівних можливостей, наприклад про етнічну належність, інвалідність, статус ветерана чи релігію. Наше автозаповнення має інструкцію відповідати на них лише на основі того, що Ви ввели самі, а інакше — обирати варіант відмови від відповіді. Перевіряйте ці відповіді перед поданням.

Інформація про інших осіб

Якщо Ваше резюме містить інформацію про інших людей, наприклад імена та контактні дані осіб, які можуть надати Вам рекомендації, переконайтеся, що вони згодні з тим, щоб Ви нею ділилися. Ми використовуємо таку інформацію лише як частину Вашого резюме. Імпорт із LinkedIn використовуйте лише для власного профілю.

Оголошення про вакансії, які аналізує розширення, іноді містять ім'я чи контактні дані рекрутера. Вони залишаються частиною тексту оголошення в кеші оголошень (законні інтереси щодо надання аналізу вакансій).

Якщо в нас є інформація про Вас, тому що її надав нам хтось інший, Ви можете звернутися до нас, щоб скористатися своїми правами.

Звідки ми отримуємо Ваші дані

Більшість даних, які ми обробляємо, ми отримуємо від Вас. Ми також отримуємо дані:

• з вебсайтів, на яких Ви користуєтеся розширенням: текст і адресу сторінок, пов'язаних із вакансіями, а також запитання та вже наявні значення форм заявок;
• від Google, Facebook або LinkedIn, якщо Ви входите через них: ідентифікатор Вашого облікового запису, ім'я, адресу електронної пошти та фото профілю;
• від LinkedIn, якщо Ви імпортуєте профіль: дані профілю, описані в розділі «Резюме, супровідні листи та інші документи»;
• від Stripe: статус Ваших платежів і передплати, а щодо покупок — Ваше місцезнаходження за платіжною адресою;
• з посилання, за яким Ви до нас потрапили, і з Вашої IP-адреси: мітки кампаній, вебсайт, з якого Ви перейшли, ідентифікатори кліків на рекламу та Вашу країну.

Чи зобов'язані Ви надавати нам свої дані?

Щоб створити обліковий запис, Вам потрібні адреса електронної пошти та пароль або обліковий запис Google, Facebook чи LinkedIn, і Ви повинні прийняти наші Умови надання послуг. Щоб придбати передплату, Ви повинні надати Stripe свої платіжні дані та дані для виставлення рахунків. Усе інше — на Ваш розсуд, але деякі функції не працюють без певних даних: наприклад, для автозаповнення потрібен Ваш профіль, а для співбесіди зі ШІ — Ваш мікрофон. Закон не зобов'язує Вас надавати нам персональні дані.

Хто отримує Ваші дані

Для надання Сервісів ми залучаємо наведені нижче компанії. Більшість із них обробляє персональні дані від нашого імені й лише для того, щоб надавати нам свої послуги. Деякі з них можуть також використовувати ці дані у власних цілях відповідно до власних політик конфіденційності, зокрема постачальники послуг входу, рекламні платформи та, як пояснено в розділі «Як ми використовуємо ШІ», Deepgram.

Ми також розкриваємо персональні дані роботодавцям і компаніям, які керують їхніми системами подання заявок, коли Ви подаєте заявку на вакансію (вони отримують те, що Ви надсилаєте, і обробляють це відповідно до власних повідомлень про конфіденційність); органам влади, коли цього від нас вимагає закон; а також покупцеві чи правонаступникові, якщо наш бізнес або його частину буде продано, об'єднано з іншим бізнесом чи реорганізовано.

Передавання даних за межі ЄЕП

Наші власні сервери, наш постачальник послуг електронної пошти та наше трасування помилок ШІ розташовані в ЄС. Одержувачами у США є OpenAI, Google, Groq, OpenRouter і постачальники моделей, яким він переспрямовує запити, Deepgram, Daily, Stripe, Cloudflare (мережа якої працює по всьому світу), Microsoft, Meta та LinkedIn.

Якщо одержувач сертифікований за Рамковою програмою захисту даних ЄС – США (EU–U.S. Data Privacy Framework), передавання здійснюється на підставі рішення Європейської комісії про адекватність рівня захисту, ухваленого щодо цієї програми. В інших випадках передавання здійснюється на підставі стандартних договірних положень, затверджених Європейською комісією. Ви можете запитати нас, яка гарантія застосовується до певного одержувача, і попросити її копію.

Як довго ми зберігаємо Ваші дані

Ми зберігаємо персональні дані лише доти, доки вони потрібні нам для описаних вище цілей, якщо закон не вимагає зберігати їх довше. «Доки Ви не видалите свій обліковий запис» означає: доки Ваш обліковий запис не буде видалено після закінчення 30-денного строку, який починається з моменту, коли Ви надсилаєте запит на видалення.

Резервні копії: ми регулярно створюємо резервні копії наших баз даних. Видалені Вами дані можуть залишатися в цих резервних копіях приблизно до 70 днів — доки не буде видалено самі резервні копії.

Ваші права

Відповідно до GDPR Ви маєте право на:

• Доступ до своїх даних: дізнатися, чи обробляємо ми їх, і отримати їх копію.
• Виправлення: вимагати виправлення неточних або доповнення неповних даних. Більшість своїх даних Ви можете змінити самостійно в застосунку.
• Видалення: вимагати видалення своїх даних. Ви можете самостійно видалити свій обліковий запис; див. розділ «Як видалити свої дані».
• Обмеження обробки: у певних випадках вимагати обмеження використання своїх даних, наприклад на час, поки ми перевіряємо їхню точність.
• Перенесення даних: отримати надані Вами дані, якщо ми обробляємо їх на підставі договору чи згоди, у структурованому, загальновживаному та машинозчитуваному форматі або вимагати передати їх іншому постачальнику, якщо це технічно здійсненно.
• Заперечення проти обробки на підставі законних інтересів і проти прямого маркетингу; див. нижче.
• Відкликання згоди будь-коли, що не впливає на обробку, яка відбулася раніше. Щодо файлів cookie скористайтеся налаштуваннями файлів cookie, а щодо маркетингових листів — налаштуваннями облікового запису або можливістю відписатися.

Щоб скористатися своїми правами, напишіть на [email protected]. Запити щодо доступу, отримання копії даних, виправлення чи заперечення розглядаються електронною поштою.

Ми можемо попросити Вас підтвердити свою особу, наприклад написати нам з адреси електронної пошти, пов'язаної з Вашим обліковим записом. Ми відповідаємо протягом одного місяця. Якщо запит складний або ми отримуємо багато запитів, ми можемо продовжити цей строк ще не більше ніж на два місяці; у такому разі ми повідомимо Вас про це протягом першого місяця й пояснимо причини. Розгляд запитів безкоштовний. Якщо запит явно необґрунтований або надмірний, ми можемо відмовити в його задоволенні або стягнути розумну плату; у такому разі ми пояснимо причини.

Як видалити свої дані

Ви можете будь-коли самостійно видалити свій обліковий запис OwlApply:

1. Увійдіть і відкрийте розділ Налаштування профілю.
2. Унизу сторінки знайдіть розділ Видалити обліковий запис.
3. Натисніть Видалити обліковий запис, введіть свою адресу електронної пошти для підтвердження, а потім натисніть Запланувати видалення.

Після цього Ваш обліковий запис буде заплановано до видалення, і Ви матимете 30 днів, щоб передумати: поверніться на той самий екран і натисніть Зберегти мій обліковий запис. Планування видалення також вимикає автоматичне поновлення Вашої передплати, тож плату з Вас більше не стягуватимуть; збереження облікового запису не вмикає автоматичне поновлення повторно. Через 30 днів Ваш обліковий запис буде видалено. Цю дію неможливо скасувати.

Разом з обліковим записом ми видаляємо Ваш профіль і дані для входу, резюме (зокрема завантажені файли та зображення попереднього перегляду), супровідні листи, профіль автозаповнення, уподобання щодо пошуку вакансій, записи в трекері вакансій і листи-нагадування, транскрипти та звіти співбесід зі ШІ, історію чату зі ШІ, відомості про реєстрацію, журнали активності та записи партнерської програми.

Разом з обліковим записом не видаляються такі дані:

• Платіжні та бухгалтерські записи, зокрема Ваш клієнтський запис у Stripe, які ми зобов'язані зберігати згідно з фінським законодавством про бухгалтерський облік.
• Резервні копії — приблизно до 70 днів.
• Перевірки, виконані за допомогою безкоштовної ATS-перевірки резюме, які не пов'язані з жодним обліковим записом. Надішліть нам посилання на перевірку, і ми її видалимо.
• Спільний кеш проаналізованих оголошень про вакансії та результатів аналізу, не пов'язаний з Вашим обліковим записом, а також зведена статистика, яка не дає змоги Вас ідентифікувати.
• Наразі також: фото в резюме, створених у конструкторі резюме, записи про листи, які ми Вам надіслали, повідомлення та відгуки, які Ви нам надіслали, Ваша підписка на розсилку новин, список вакансій, які Ви заблокували в пошуку вакансій, і технічні журнали Ваших співбесід зі ШІ. Ці дані ми видаляємо на запит.
• Копії, які зберігають наші постачальники згідно з власними правилами зберігання, наприклад до 30 днів в OpenAI та 14 днів у записах трасування помилок ШІ.

Якщо Ви не можете увійти або хочете, щоб ми видалили будь-які з наведених вище даних, напишіть на [email protected].

Право подати скаргу

Якщо Ви вважаєте, що ми обробляємо Ваші персональні дані з порушенням законодавства про захист даних, Ви можете подати скаргу до Офісу Уповноваженого із захисту даних Фінляндії (Office of the Data Protection Ombudsman, tietosuoja.fi/en) або до наглядового органу країни ЄС, у якій Ви проживаєте чи працюєте або в якій сталося ймовірне порушення. Ми будемо вдячні, якщо Ви спершу звернетеся до нас, щоб ми могли спробувати розв'язати питання.

Безпека

Для захисту персональних даних ми застосовуємо технічні та організаційні заходи, зокрема:

• шифрування під час передавання (HTTPS) для всіх з'єднань з нашими вебсайтами, застосунком і серверами, зокрема з'єднань із розширення;
• зберігання паролів лише у вигляді хешів, а також обробку даних карток компанією Stripe без їх передавання нам;
• обмеження доступу до наших серверів і баз даних колом осіб, яким він потрібен для роботи Сервісів;
• шифрування на Вашому пристрої даних для реєстрації, збережених у розширенні.

Жодна система не є повністю захищеною. Якщо порушення безпеки персональних даних імовірно призведе до високого ризику для Вас, ми без невиправданої затримки повідомимо Вас про це, як того вимагає GDPR.

Діти

Сервіси призначені для дорослих. Наші Умови надання послуг вимагають, щоб користувачам було щонайменше 18 років, і ми свідомо не збираємо персональні дані дітей. Якщо Ви вважаєте, що дитина надала нам персональні дані, зв'яжіться з нами, і ми їх видалимо.

Зміни до цієї політики

Ми оновлюємо цю політику, коли змінюються наші Сервіси або законодавство. Дату набрання чинності поточною редакцією зазначено на початку. Про суттєві зміни ми повідомимо Вас електронною поштою або в застосунку.

Зв'яжіться з нами

З питань щодо цієї політики або Ваших персональних даних пишіть на [email protected] або надсилайте листи на адресу: OwlApply Oy, Tiistinkallio 6, 02230 Espoo, Фінляндія.