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ビジネス文書の基本に忠実な、あらゆる業界で安心して使えるスタンダードな送付状テンプレート
9分で読了
•初めての就職活動でも安心して使えるシンプル送付状テンプレートは、日本のビジネス文書のルールに完全準拠したスタンダードな書式です。余計な装飾を省き、必要な情報を過不足なく伝えるフォーマットは、公務員から大手企業まであらゆる業界・職種で好印象を与えます。マイナビやリクナビでの新卒採用から、dodaやビズリーチを通じた転職活動まで、日本の採用シーンにおける「標準語」とも言えるのがシンプル送付状です。
シンプル送付状テンプレートの特徴
- ビジネス文書の定型に完全準拠：頭語・結語、時候の挨拶、記書きなど、日本のビジネス文書の基本形式を網羅
- フォーマル度が最も高い：銀行、保険、官公庁などフォーマルさが求められる業界に最適
- 読みやすいレイアウト：明朝体ベースの落ち着いた書体で、誠実さを伝える
- 印刷最適化：白黒印刷でもきれいに出力。用紙はA4が基本
- 敬語表現の自動補完：OwlApplyがビジネス敬語に沿った文面を自動提案
- 履歴書との統一感：シンプル履歴書テンプレートとデザインを揃えることで、応募書類全体が一貫したプロの印象を与える
厚生労働省「令和5年度 雇用動向調査」
年間の転職者数 約329万人
厚生労働省の調査によれば、日本では年間329万人以上が転職を経験しています。その多くが送付状を作成しており、ビジネスマナーに沿ったシンプルなフォーマットが依然として主流です。
送付状の基本構文
シンプル送付状は以下の構成で作成します。OwlApplyのテンプレートでは、各項目を入力するだけで正しい書式の送付状が自動生成されます。日付の記載方法、宛名の敬称、同封書類の書き方まで、すべてのルールが組み込まれているため、初めての方でも迷わず作成できます。
- 日付（右寄せ）：令和〇年〇月〇日 または 2026年3月31日
- 宛名（左寄せ）：株式会社〇〇 人事部 採用ご担当者様
- 差出人（右寄せ）：氏名・住所・電話番号・メールアドレス
- 件名（中央揃え）：応募書類の送付につきまして
- 頭語：拝啓
- 時候の挨拶＋本文：貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。…
- 結語：敬具
- 同封書類一覧：記 → 履歴書 1部 / 職務経歴書 1部 → 以上
本文の書き方とポイント
シンプル送付状の本文は3〜5行程度が適切です。長すぎると冗長に感じられ、短すぎると素っ気ない印象を与えます。応募した求人を知った経緯、自分の強みをひと言で示す文、そして面接の機会を希望する締めの文--この3点を意識すれば、採用担当者に誠実さが伝わります。
本文に含めるべき要素
- 求人を知った経緯（「マイナビにて貴社の〇〇職の募集を拝見し」等）
- 応募する職種名を明記
- 簡潔な自己紹介（1文程度）
- 前職または在学中の経験から得たスキルへの言及
- 面接の機会をいただきたい旨
- 書類のご確認をお願いする締めの一文
専門家のヒント
送付状の本文で最も大切なのは「なぜこの求人に応募したのか」を一文で伝えることです。リクナビで見つけた場合は「リクナビにて貴社の〇〇職の募集を拝見し」、知人の紹介なら「貴社〇〇部の△△様よりご紹介いただき」のように、具体的な経緯を書きましょう。テンプレート的な文面だけだと、熱意が伝わりません。採用担当者は一日に何十通もの送付状を読みます。書き出しの一行で差をつけてください。
渡辺真理
キャリアコンサルタント（国家資格）•パソナキャリア•キャリアカウンセリング14年・大学就職課での講演多数
新卒の場合の書き方
新卒の就職活動（就活）では、送付状を初めて書く方がほとんどです。基本的な構成は同じですが、学校名・学部・学科を差出人欄に記載し、本文では「現在〇〇大学〇〇学部に在籍しており、2027年3月に卒業予定です」のように在学情報と卒業予定を明記しましょう。就活の選考期間（6月以降の本選考、3月からのインターン選考）によって時候の挨拶が変わるため、OwlApplyの自動補完機能を活用するのが確実です。
新卒向け本文の例文
「マイナビにて貴社の営業職（2027年卒）の募集を拝見し、応募の機会をいただきたく書類を送付いたします。現在〇〇大学経済学部4年に在籍しており、2027年3月に卒業予定です。在学中は〇〇ゼミにて市場分析を専攻し、インターンシップでは○○株式会社の法人営業を経験いたしました。ご多忙の折、誠に恐縮ではございますが、面接の機会を賜りますようお願い申し上げます。」という構成が、新卒の送付状の標準的な文体です。
転職の場合の書き方
転職の場合は、現在の職種・業界を簡潔に述べた上で、なぜ転職を考えているのかをポジティブな表現で伝えます。「現在の環境に不満がある」のような否定的な理由ではなく、「より大きな裁量を持って〇〇に取り組みたい」のような前向きな動機を書きましょう。リクルートエージェントやdodaなどのエージェントを経由する場合でも、企業への直接送付の場合でも、この原則は変わりません。
こうしましょう
- 「貴社の〇〇事業に強く惹かれ、これまでの経験を活かして貢献したく存じます」
- 「〇〇業界で5年間培った経験を、新たなフィールドで発揮したいと考えております」
- 「ご多忙の折、大変恐縮ではございますが、面接の機会を頂戴できれば幸いです」
これは避けましょう
- 「現在の会社に将来性を感じないため、転職を決意しました」
- 「給与面での不満があり、より好条件の企業を探しております」
- 「面接してください」（命令調・敬語なし）
差出人情報の書き方
送付状の右上（または最下部）には差出人情報を記載します。氏名、郵便番号・住所、電話番号（携帯可）、メールアドレスが基本セットです。転職中の場合は現在の勤務先を書く必要はありませんが、在職中であることを本文中に一文添えると誠実さが伝わります。メールアドレスは就活・転職専用のフォーマルなものを使用し、プライベートのニックネームを含むアドレスは避けましょう。
封筒の書き方と書類の同封順
郵送で応募する場合、送付状だけでなく封筒の書き方も重要です。白色の角形2号封筒を使用し、表面には宛名、裏面には差出人情報を記載します。「応募書類在中」と赤字で記載することで、他の郵便物に紛れることを防ぎます。
郵送時の注意点
- •書類は折らずにクリアファイルに入れて封筒に収めましょう。送付状→履歴書→職務経歴書→その他書類の順に重ねるのが一般的です。切手の料金不足にも注意してください。A4の封筒に複数枚入れる場合は、重量を計算して適切な切手を貼りましょう。コンビニのATMや郵便局の窓口で確認できます。
メール応募時の送付状
近年はメール・Web応募が主流になりつつあります。メールで応募する場合、送付状はメール本文に組み込むか、PDF添付する形になります。メール本文に書く場合は時候の挨拶を省いてもよく、件名は「〇〇職への応募について（氏名）」のように簡潔にまとめます。PDFで添付する場合はOwlApplyから直接エクスポートできます。
メール件名の例
- 「営業職への応募について（山田太郎）」
- 「中途採用（エンジニア職）へのご応募 ／ 鈴木一郎」
- 「2027年卒・総合職への応募 ／ 東京大学 田中花子」
よくある質問
よくある質問
「人事部 採用ご担当者様」と記載するのが一般的です。部署名もわからない場合は「採用ご担当者様」だけでも問題ありません。可能であれば企業に電話で確認するのがベストです。電話が難しい場合は企業のWebサイトの「採用情報」ページに担当部署が記載されていることが多いので確認しましょう。
ビジネス文書の基本として、入れることをおすすめします。ただし、メールでの応募の場合は省略しても構いません。OwlApplyのテンプレートでは、月に応じた時候の挨拶が自動で挿入されるので、迷う心配はありません。「春暖の候」「師走の候」など、季節にそぐわない挨拶を誤って使うリスクもなくなります。
送付状はパソコンで作成するのが一般的です。手書きで作成する必要はありません。ただし、氏名の署名部分だけ手書きで入れると、丁寧さが伝わります。特に伝統的な業界（金融、公務員等）では手書きの署名がプラスに働く場合があります。
はい、OwlApplyでは履歴書と送付状のデザインテーマを統一できます。シンプルテンプレート同士で合わせることで、応募書類全体に統一感が生まれ、プロフェッショナルな印象を与えます。
はい、企業名・担当部署名・職種名・志望動機は必ず応募先に合わせて書き直しましょう。コピー&ペーストで他社の企業名が残ってしまうミスは非常に多く、印象を大きく損ないます。OwlApplyでは応募先ごとにテンプレートを複製して管理できます。
本文は200〜400字程度が適切です。頭語・時候の挨拶・本文・結語・同封書類一覧を含めた全体では400〜600字が一般的です。長すぎると読まれなくなるため、簡潔さを意識しましょう。
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